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1、实用秘书综合实训,模块二 训练办公室事务处理技能,电子制作：段玉佳,项目5 布置适宜的办公环境,项目5 布置适宜的办公环境,1使学生熟悉办公室责任区的范围，具备分清个人工作区、公用工作区和上司的办公区域的基本技能 。 2熟悉日常办公所需的办公室常用办公设备及办公家具的合理摆放位置。 。,实训目标,项目5 布置适宜的办公环境,1.熟悉请示与批复的基本写作方法。 2.熟悉行政公文版面制作的基本技能。,实训目标,项目5 布置适宜的办公环境,1.人员分组：每小组三人，共同讨论，互相协作，实训任务。 2.评分要求：每组确定一名组长。由实训指导教师根据任务评估表中“操作方案”和“工作总结”两部分的评分标准
2、给每组人员打分；由组长根据任务评估表中“任务准备”部分的评分标准给每组人员打分；实训指导教师与组长评分合计为最后得分。,实训要求,项目5 布置适宜的办公环境,1教室或实训室。 2硬件准备：电脑，绘图工具软件， word软件，打印机，A4打印纸张。,实训准备,项目5 布置适宜的办公环境,1. 制作办公室环境布局平面图 2撰写办公设备采买请示 3. 制作一份规范完整的行政公文 批复 参考答案 1 2 3,实训任务,项目5 布置适宜的办公环境 任务一 制作办公室环境布局平面图,1工作场所安全设施的配设 （1）办公楼内每层的公共部位可按照每100m2配置1具1A手提式灭火器的标准配设灭火器。通常情况下
3、，在每层楼至少配置灭火器的数量为2具。 （2）在工作场所，灭火器应放在门边或通道处，灭火器前不要堆放物品。 （3）公共走道顶部和办公室顶部设置烟感器。 （4）楼梯、通道、安全出口等是火灾发生时最重要的逃生之路，应保证畅通无阻，切不可堆放杂物或设闸上锁，以便紧急时能安全迅速地通过。,知识要点,项目5 布置适宜的办公环境 任务一 制作办公室环境布局平面图,2秘书部门办公区域的安排 （1）为提高工作效率，需营造健康适宜的办公环境，办公区域以通风、采光好为宜。 （2）为更好地为领导服务，秘书办公区域与领导办公区域距离不宜太远。 （3）为方便来访者，接待秘书办公区域应靠近走道楼梯。 （4）接待区域应设置
4、在办公室大门附近。 （5）文书档案岗位的办公区域应该单独设置，以安静保密为宜。 （6）秘书事务性岗位可以在统一区域办公。,项目5 布置适宜的办公环境 任务一 制作办公室环境布局平面图,3秘书部门办公室内的责任区域一般包括 （1）个人工作区：一名秘书人员在办公室内的个人工作区为个人办公桌椅围绕的区域，包括电脑、电脑台、带有文件抽屉和文具抽屉的办公桌、办公座椅、文件分类架、电话、通知板。 （2）公用工作区：与同事共同使用的办公区域，包括传真机、复印机、公用茶水桌、公用文件柜、公用物品收纳柜（公用物品为公用电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等） （3）有你辅助的上司的办公区域：秘书主管人员拥有单独
5、的办公室有利于保密和工作不受干扰。秘书的办公室应紧邻主管办公室，以一墙之隔为好。 （4）接待区：接待区除设置必要的桌椅、沙发、茶几之外，可以铺设地毯、放置盆景、在墙壁挂上格调高雅的油画或国画。,知识要点,项目5 布置适宜的办公环境 任务一 制作办公室环境布局平面图,任务实施,项目5 布置适宜的办公环境 任务一 制作办公室环境布局平面图,参考答案,任务评估,项目5 布置适宜的办公环境 任务二 撰写办公设备采买请示,1办公室环境管理的基本要求 1）整洁： 要求办公桌椅和柜橱等办公家具尽量采用同一尺寸、同一颜色（主管人员的桌椅可以特殊一些），排列尽可能有规则或朝同一方向。 办公桌上除必要的文件架、电
6、脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽屉内。 柜橱和书架中的文件、图书、报纸、杂志要放置的井然有序。 每张办公桌旁都应该配有废纸篓。 办公室内禁止吸烟。 打字机、电脑、复印机应保持整洁，长期不用应盖上保护罩。,知识要点,项目5 布置适宜的办公环境 任务二 撰写办公设备采买请示,2）安静： 办公人员要养成轻步走路、轻声说话的习惯，不干扰同事的工作。 应到接待区会见客户。 3）光线适宜： 办公室最好自然采光，以太阳光不直接照射办公桌面为宜，以免影 响视力。自然光线不足时，使用灯光补充或替代。可以在办公桌上 安放有灯罩的台灯台灯亮度为2025瓦。也可以在办公室顶部或天 花板四周安装光线
7、柔和的日光灯。 4）空气清新： 夏冬季节可以使用空调器调节温度，每天三次打开门窗换取新鲜空气。 在办公室放置绿色植物或盆景调节空气。,项目5 布置适宜的办公环境 任务二 撰写办公设备采买请示,2请示的写作基本要求 1）请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文种。 2）请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请示事项、结束语三部分组成。 请示原因：开头先提出为什么要请示，请示的依据是什么。请示的依据可以是理论依据，可以是事实依据，也可以根据需要将两者结合起来。请示的原因既要言简意赅，又要提供足够的依据让人信服。 请示事项：请求指示的请示事项主要写遇到的问题是什么，现状如何，有
8、哪些不同的处理意见，并请求上级给予明确的处理意见的指示。请求批准的请示事项主要写准备做什么，如何做，请求上级再给予哪些支持与帮助。 结束语：在请示事项之后另起一行写结束语。常用的结束语有“妥否，请批示。”“以上请示，请于审核批准。”,项目5 布置适宜的办公环境 任务二 撰写办公设备采买请示,3）请示写作的注意事项： 请示应坚持一文一事的原则。 请示应做到事前行文。 请示应送直接主管机关，不要多头主送。,知识要点,项目5 布置适宜的办公环境 任务二 撰写办公设备采买请示,任务实施,项目5 布置适宜的办公环境 任务二 撰写办公设备采买请示,任 务 评 估,参考答案,项目5 布置适宜的办公环境 任务
9、三 制作一份规范完整的行政公文 批复,知识要点,1批复的基本写作方法 1）批复的适用范围： 批复适用于答复下级机关的请示事项。 2）批复正文的拟写： 批复的标题：批复的标题由发文机关、事由、文种三要素组成。 批复的正文：批复的正文由批复引语、批复内容、结尾用语三部分组成。批复引语为引述来文；批复内容为标明同意与否的态度，有时还要阐明同意或不同意的理由。 结尾用语一般为“特此批复”,项目5 布置适宜的办公环境 任务三 制作一份规范完整的行政公文 批复,知识要点,3）公文眉首：由发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。 4）公文主体：由公文标
10、题、主送机关、公文的正文、附件、印章、成文日期、附注等要素组成。 5）文尾：由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等要素组成。,项目5 布置适宜的办公环境 任务三 制作一份规范完整的行政公文 批复,2行政公文的格式 1）公文用纸： 公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。 公文用纸上白边为：37 mm（）1 mm 公文用纸左白边为：28 mm（）1 mm 版心尺寸为156 mm225 mm 2）公文印装规范： 公文排版正文用3号仿宋字。 一般每面排22行，每行排28个字。 文字从左至右横写、横排。,知识要点,项目5 布置适宜的办公环境 任务三 制作一份规范完整的行政公文
11、 批复,3）批复写作的注意事项： 批复只能对应一份请示。 批复的态度必须明确，同意就是同意，不同意就是不同意，缓办就是缓办，不能含糊其词。 批复要有依据。批复的依据必须是有关政策、法令或规章制度，根据本机关的职权进过慎重思考与调查，做出明确的答复。 批复用词应明确，不要用“酌情办理”这类态度含混的词语。,知识要点,项目5 布置适宜的办公环境 任务三 制作一份规范完整的行政公文 批复,任务实施,项目5 布置适宜的办公环境 任务三 制作一份规范完整的行政公文 批复,任务评估,参考答案,参考答案 项目5 布置适宜的办公环境 任务一 制作办公室环境布局平面图,返回,参考答案 项目5 布置适宜的办公环境
12、 任务二 撰写办公设备采买请示,顺达公司第五分公司行政部关于购买办公设备的请示 顺达公司第五分公司： 我部按照公司总体部署，正在进行组建筹备工作。目前，拟开始办公设备采购工作阶段。我部现有主任一名，秘书三名，秘书人员分别承担前台接待、内勤档案和外勤工作。为确保日常工作正常运行，现将行政部办公设备采购计划上报，总预算为70300元（大写：柒万零叁佰圆整），妥否？请批示。 附件：行政部办公设备采购计划 二OO年月日 （行政部印章）,返回,参考答案 项目5 布置适宜的办公环境 任务三 制作一份规范完整的行政公文 批复,顺达公司第五分公司文件 顺发2008号 关于同意行政部购买办公设备的批复 行政部： 你部关于购买办公设备的请示收悉。根据公司办公设备采买 管理办法的相关规定，经研究决定，同意你部请示事项。 此复。 （顺达公司第五分公司印章） 二OO年月日 主题词：同意 办公设备 批复 顺达公司第五分公司 二OO年月日印发,返回,
