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1、大学生项目管理通识教程,第十章,第一节 结束项目的概念 第二节 结束项目工作的主要内容 第三节 项目后评价 第四节 案例：污水处理厂项目后评价,大学生项目管理通识教程,第一节 结束项目的概念,一、什么是结束项目 二、结束项目的意义 三、结束项目工作也需要计划 四、什么时候结束项目,大学生项目管理通识教程,一、什么是结束项目,结束项目是指进行正式的活动，按正式的程序，把项目结束。无论项目是正常结束还是提前结束，无论项目的绩效是否令人满意，都要做正式的结束项目工作。也就是说，无论如何，项目不能不了了之。 结束项目工作与启动工作一样重要。对于已经完成的项目，正式结束项目是为了结束因项目而存在的项目干
2、系人之间的关系；而对以后将要开发的项目，结束项目工作是它们的坚实基础，可以使项目团队避免不必要的错误，提高项目管理的水平。成功的组织或个人都是因为总结所做过的事，不断地持续改进，才取得现在的成就。,大学生项目管理通识教程,二、结束项目的意义,图10-1 项目管理水平持续提高,大学生项目管理通识教程,三、结束项目工作也需要计划,编制项目计划时，除了考虑项目实施工作以外，也要考虑如何结束项目。甚至在启动项目时，就需要考虑将来如何结束项目。结束项目与实施项目同样重要，都会为项目干系人带来重要价值;但是，人们常常忽略结束项目工作。项目实施工作会产出看得见的可交付成果，对本项目的完成有直接作用，其价值容
3、易被人们重视；而结束项目工作的许多活动，如经验教训总结，其价值却不太容易被人们所认识，因为经验教训总结的效益可能在项目结束以后很长一段时间才能在别的项目上显现出来，这与人们倾向于抓住眼前利益的愿望相矛盾。 在项目计划阶段，应该对未来的结束项目工作编制框架性计划，包括程序、参与方、主要考核指标等。然后，在结束项目工作开始时，再召集主要项目干系人，一起商讨与编制详细的结束项目计划(项目收尾计划)。,大学生项目管理通识教程,四、什么时候结束项目,不仅在所有项目工作全部完成时，需要结束项目，而且在项目阶段结束时，也需要“结束项目”开展正式的结束活动，把项目阶段正式结束。所以，可以说，结束项目工作是贯穿
4、在整个项目周期中的。就像大学生读大学，毕业时固然需要做结束项目工作，每个学期甚至每门课结束时，也需要做结束项目阶段的工作，以便每个阶段的成果得到验收，每个阶段的经验教训得到总结。结束项目与结束项目阶段，工作的性质是一样的。为简便起见，“结束项目”一词也被用来兼指结束项目阶段。,大学生项目管理通识教程,第二节 结束项目工作的主要内容,一、技术收尾 二、合同收尾 三、行政收尾 四、总结,大学生项目管理通识教程,第二节 结束项目工作的主要内容,图10-2 项目的三大收尾,大学生项目管理通识教程,一、技术收尾,(一)技术收尾的概念 (二)验收与移交 (三)技术收尾举例,大学生项目管理通识教程,(一)技
5、术收尾的概念,技术收尾是指按项目计划的要求对项目可交付成果进行正式验收和移交。项目技术收尾的主要目的是检验项目产品是否满足项目客户(投资人)的要求，并在验收合格之后向客户(投资人)移交项目产品和相关资料。如果项目产品符合他们的要求，他们愿意正式接受项目产品，就表示项目验收合格。在项目开发过程中产生的与项目产品有关的技术资料、文件，也需要验收和移交，如设计图样、软件说明书等。 对于由不同项目阶段构成的项目，当某个阶段完成时，需要及时地向下一阶段使用该阶段产品的内部客户进行技术收尾，获得他们的认可；需要及时向他们进行解释、说明，甚至给予培训等。,大学生项目管理通识教程,(二)验收与移交,如前所述，
6、验收可以是对整个项目成果的验收，也可以是对某阶段成果或某单个成果的验收。验收是指主要项目干系人(特别是客户和投资人)按项目计划的要求对项目成果进行检查和检验，确认是否符合要求，并出具是否予以接受的书面文件。 在很多项目上，通过验收是项目成果移交和支付项目工程款的先决条件之一。商品房销售中，房地产开发商向购房者交房的一个重要先决条件是建筑物验收合格。关于验收，项目计划中应该规定以下方面： 验收的对象：对什么成果进行验收。 验收的时间：什么时候进行验收。 验收的人员：谁主持和参与验收。 验收的方式：采用什么检查和检验手段来验收。 验收的程序：按什么步骤来验收。 验收结果：以什么格式发布验收结果，应
7、包括什么内容，应由谁签字。,大学生项目管理通识教程,(三)技术收尾举例,不同的项目，技术收尾的复杂程度也不同。有些项目的技术收尾工作比较简单，如学校资助的科研项目，研究者需要写一个结题报告，并且通过结题答辩会；硕士论文写作项目，研究生需要提交论文，填写有关表格，然后学校组织有关专家对论文进行评阅并组织学生答辩。这两种项目，通过答辩就标志着技术收尾的完成。 有些项目的技术收尾工作则比较复杂，如软件开发项目、建筑工程项目等。无论是项目完工或项目阶段结束时，在移交项目产品之前，都需要对项目产品进行许多技术测试，向客户展示项目产品已经符合技术要求，并能够交付使用。这些测试可能本身就是比较复杂的技术工作
8、，而且需要花费较多的成本和时间。有些项目(如软件开发)还要求在技术收尾阶段向客户进行操作、维护等方面的培训，以便客户将来更好地使用项目产品。例如，某软件公司为某贸易企业开发专用的管理信息系统，项目开发完成后，不仅需要试运行，而且软件公司还要为贸易公司提供信息系统使用培训。,大学生项目管理通识教程,二、合同收尾,(一)合同收尾的内容 (二)合同收尾的程序 (三)合同收尾的时间,大学生项目管理通识教程,(一)合同收尾的内容,有些项目工作是通过合同外包给其他人实施的。在合同双方履行了合同规定的义务后，或者因任何原因需要提前终止合同时，就需要采取措施来关闭合同，正式结束合同双方的关系。 合同收尾的主要
9、内容包括两个方面，一是核实项目合同的产品，确认合同卖方提供的产品或服务是否符合合同的要求，是否满足合同客户的要求，能否获得买方认可；二是进行合同的管理收尾工作，系统地收集、索引和整理合同执行过程中所产生的合同资料，总结采购和合同执行中的经验教训，为将来提供经验和资料。前一个方面相当于技术收尾，后一个方面相当于行政收尾。通常在合同中有相关条款具体规定合同收尾的内容和程序。合同收尾的正式结果是，买方向卖方签发书面文件，来明确双方的合同关系已经结束。 如果合同双方没有发生合同争议，合同收尾工作通常比较简单。否则，解决争议，就成为合同收尾过程中最难的工作。所谓争议，是指双方协商无法达成协议的各种事项，
10、需要第三方介入来解决。例如，卖方认为合同产品已经达到要求，而买方坚持不验收。双方也可能对最终的结算价款，有不同的意见，需要提交第三方调解、仲裁或裁决。解决所有未决事项，是合同收尾的重要工作，也是最困难的工作，可能耗时很长。,大学生项目管理通识教程,(二)合同收尾的程序,合同收尾开始之前，应该制订合同收尾程序，规定合同收尾需要开展的活动以及在收尾工作中，项目团队成员、客户、买方和卖方以及其他项目干系人的责任。有些合同中，已经规定了主要的合同收尾活动及程序，只需遵照执行即可。如果合同中没有相关的规定，合同双方应该在适当时候协商确定合同收尾活动与程序。 通常，合同收尾的程序包括以下方面： 确认和验收
11、已经完成的合同工作和可交付成果。 移交可交付成果和相关资料。 解决所有未决事宜。 确认最终的价款结算。 支付最终的剩余价款。 解除有关合同担保。 出具关于合同结束的书面证明。,大学生项目管理通识教程,(三)合同收尾的时间,合同收尾是针对每一个合同进行的。每个合同的执行可能处于项目周期的不同阶段，有些在项目的早期、有些在中期、有些在晚期。合同在什么时候终止，就在什么时候及时开展合同收尾工作。 合同可能因各种原因提前终止，例如，双方协商提前终止合同，外界情况变化使合同执行成为不可能或不必要，买方无力支付合同款或者卖方无力提交合同产品或服务等。对于这种通常被认为是“失败”的合同，也需要进行收尾。在这
12、种合同中，需要妥善处理已实施的部分合同工作所产生的成果和费用，并根据提前终止的原因解决赔偿等问题。当然，还需要总结经验教训，认真分析提前终止的原因以及应该如何避免。,大学生项目管理通识教程,三、行政收尾,表10-1 技术收尾、合同收尾与行政收尾之间的比较,大学生项目管理通识教程,三、行政收尾,表10-1 技术收尾、合同收尾与行政收尾之间的比较,大学生项目管理通识教程,四、总结,让我们以大学毕业时的收尾工作为例来结束本节。大学毕业时，你获得了应有的学分，拿到毕业证和学位证，这是技术收尾，表明你已经具备离开学校的基本条件。这时，学校会给你一张表格，要求你到相关部门签署，促使你结束与学校的有关合同，
13、如付清学费、归还图书资料等，这就是你的合同收尾。在每个部门都给你盖了章之后，你就可以从学校拿到离校许可。然后，千万不要忘了对四年的学习生活进行总结，看哪些方面做得好，哪些方面值得改进。尽管你不会再上一次大学了，但是总结出来的经验教训对其他工作有重要借鉴价值。这些总结工作，就是你的行政收尾。所有这三大收尾都做完后，你就站在了一个新起点上，可以开始新的征程了。,大学生项目管理通识教程,第三节 项目后评价,一、为什么要进行项目后评价 二、如何做好项目后评价 三、如何评价项目成功 四、组织过程资产更新,大学生项目管理通识教程,一、为什么要进行项目后评价,项目后评价是指在项目结束之后，对项目工作进行全面
14、、系统、客观的总结，为以后的项目积累知识。虽然根据项目的大小、重要性与复杂程度的不同，后评价工作可简可繁，但是对任何项目来说，都是必须要做的一项工作，而不是可做可不做的。项目是临时的，如果没有这种后评价，许多经验教训会随项目团队的解散而流失，以至于经常出现“没有二次经验、只有二次教训”的情况。还要特别强调的是，对成功完成的项目要作后评价，对提前终止的项目更应该作后评价。项目为什么不能成功完成？原因是多种多样的，通过总结我们可以尽量减少这种情况的发生。项目可行性研究已经成了大家的习惯，大家都会做；但是项目后评价还没有达到这一点，项目后评价也需要成为大家的习惯。,大学生项目管理通识教程,二、如何做
15、好项目后评价,项目后评价是为了知识积累，是前瞻性的。后评价的结论与建议，不改变项目验收或其他文件对项目的评价与结论。作后评价必须抱着对事不对人的态度，也就是说，即使需要指出项目做得不好的地方，也不是要批评相关的工作人员。因为后评价工作是“事后诸葛亮”，是站在现在的时点上来看待过去的工作。虽然，我们可以说假如当时怎么做，情况会更好，但是那个时候的条件、那个时候的认识水平、那个时候的其他各种情况都决定了当时只能采取我们事实上已经采取的做法。所以，我们可以说当时的做法值得改进，但是我们不能简单地去责备相关人员当时没有做得更好。,大学生项目管理通识教程,三、如何评价项目成功,(一)产品成功与管理成功
16、(二)效率和效果,大学生项目管理通识教程,(一)产品成功与管理成功,图10-3 项目成功标准,大学生项目管理通识教程,(一)产品成功与管理成功,图10-4 项目成功类型,大学生项目管理通识教程,(二)效率和效果,图10-5 效率和效果,大学生项目管理通识教程,四、组织过程资产更新,项目后评价的最终目的是为了组织过程资产更新。组织过程资产，是PMI贡献给项目管理的一个重要词汇。这个词，初看起来有些别扭，因为由三个独立的名词复合而成。组织，就是一个一个的单位，如公司、学校、政府机构等。过程，就是用来完成相关工作的一系列流程，如时间管理过程、成本管理过程等。资产，是指能在未来给组织带来收益的任何东西，包括有形资产和无形资产。组织过程资产主要是指无形资产。综合起来说，组织过程资产就是有利于组织改进未来工作流程的经验和知识。 做项目，需要从组织获得一些现有的过程资产，也需要为今后的项目积累新的组织过程资产。组织过程资产是组织从以前的项目上所学到的经验教训与知识，例如，以前项目所形成的各种工作程序、指南、模板和数据库。,大学生项目管理通识教程
