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1、第4章 采 购 管 理,4.1 采购管理概述 4.2 采购管理应用模式 4.3 普通采购业务流程 4.4 采购管理系统构成及工作原理 4.5 采购管理实验及指导,4.1 采购管理概述,采购形式因企业所属行业和生产类型的不同而千差万别。采购管理是北京朝阳电脑有限公司供应链系统中的子项目，帮助企业对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票和结算的完整采购流程，帮助企业降低采购成本，提升竞争力。,4.2 采购管理应用模式,1.普通采购业务 2.受托代销业务 3.直运业务,4.3 普通采购业务流程,图4-1 采购业务流程图,4.4 采购管理系统构成及工作原理,采购管理系统有狭义与广
2、义之分。狭义的采购管理系统，是对采购申请、采购订单、仓库入库、采购发票等综合运用的管理系统。,4.5 采购管理实验及指导,4.5.1 实验准备 4.5.2 实验要求 4.5.3 普通采购业务 4.5.4 现付采购款业务 4.5.5 采购业务运费处理 4.5.6 采购比价 4.5.7 未开发票退货业务 4.5.8 已开发票退货业务 4.5.9 暂估成本 4.5.10 收到发票 4.5.11 总账处理,4.5.1 实验准备,已经完成第3章实验的操作。将系统时间调整为各实验的日期，以“操作人姓名”操作员(口令001)的身份登录001账套的“企业门户”平台。,4.5.2 实验要求,(1)掌握企业在日常
3、业务中如何通过软件来处理采购业务及进行相关账表的查询。 (2)掌握普通采购业务的物流处理、成本核算、应付款和总账归集的技能。 (3)理解一些特殊采购业务的ERP处理过程。,4.5.3 普通采购业务,(1)填制并审核请购单。 (2)填制并审核采购订单。 (3)填制到货单。 (4)填制并审核采购入库单。 (5)填制采购发票。 (6)采购结算。 (7)采购成本核算。 (8)财务部门确认应付账款。 (9)账表查询。 (10)账套备份。,(1)填制并审核请购单。,1)进入采购管理系统，选择“请购”“请购单”命令，进入“采购请购单”窗口。 2)单击【增加】按钮，输入日期“2012-01-01”，选择部门“
4、采购部”、业务员“倪雪”、存货编码“08”，输入数量“300”、供应商“建昌”，如图4-2所示。 3)单击【保存】按钮进行保存，然后单击【审核】按钮对内容进行审核。 4)最后单击【退出】按钮退出。,图4-2 采购请购单录入,(1)填制并审核请购单。,图4-3 采购请购单列表,(1)填制并审核请购单。,(2)填制并审核采购订单。,1)进入采购管理系统，选择“订货”“采购订单”命令，进入“采购订单”窗口。 2)单击【增加】按钮，再单击鼠标右键，选择“拷贝采购请购单”选项(见图4-4)，打开“过滤条件”对话框。3)单击【过滤】按钮，进入“生单选单列表”窗口，如图4-5所示。 4)双击需要参照的采购请
5、购单的“选择”栏，单击【OK】按钮，将采购请购单相关信息带入采购订单。 5)最后单击【退出】按钮退出。,图4-4 采购请购单(一),(2)填制并审核采购订单。,图4-5 生单选单列表(一),(2)填制并审核采购订单。,图4-6 采购订单(一),(2)填制并审核采购订单。,(3)填制到货单。,1)进入采购管理系统，选择“到货”“到货单”命令，进入“到货单”窗口。 2)单击【增加】按钮，然后单击鼠标右键，选择“拷贝采购单”选项，打开“过滤条件”对话框。 3)双击需要参照的采购订单的“选择”栏，单击【确定】按钮，将采购订单相关信息带入到货单，如图4-7所示。 4)单击【保存】按钮进行保存，最后单击【
6、退出】按钮退出。,图4-7 采购到货单,(3)填制到货单。,(4)填制并审核采购入库单。,1)进入库存管理系统，选择“入库”“入库单”命令，进入“采购入库单”窗口。 2)单击【生单】按钮，进入“选择采购订单或到货单”窗口。 3)打开“采购到货单”窗口，单击【过滤】按钮，选择需要参照的采购到货单，选择入库仓库“原材料仓库”，单击【确定】按钮，生成采购入库单，如图4-8所示。4)单击【审核】按钮，系统出现“该单据审核成功！”信息框，单击【确定】按钮退出。,图4-8 采购入库单(一),(4)填制并审核采购入库单。,(5)填制采购发票。,1)进入采购管理系统，选择“采购发票”“专用采购发票”命令，进入
7、“专用采购发票”窗口。 2)单击【增加】按钮，在表体处单击鼠标右键，选择“拷贝采购入库单”选项，打开“过滤条件”对话框。 3)选择需要参照的采购入库单，单击【确定】按钮，将采购入库单相关信息带入采购专用发票，输入发票号，如图4-9所示。 4)单击【结算】按钮，专用发票已结算，或者做自动结算业务，如图4-10所示。,图4-9 采购专用发票(一),(5)填制采购发票。,图4-10 已结算采购专用发票(一),(5)填制采购发票。,(6)采购结算。,1)执行采购结算后的单据不能进行修改、删除操作。 2)如果需要删除已经结算的发票或采购入库单，可以在“结算单列表”中打开该结算并删除，这样才能对采购发票或
8、采购入库单执行相关的修改和删除。 3)在第(5)步中，已经对实验一的专用发票进行了手工结算操作。,(7)采购成本核算。,1)在存货核算系统中，选择“业务核算”“正常单据记账”命令，打开“正常单据记账条件”窗口。 2)选中“仓库”中的“原材料仓库”复选框，如图4-11所示。 3)单击【确认】按钮，打开“正常单据记账”窗口。 4)单击要选择的单据，如图4-12所示。 5)单击【记账】按钮，采购入库单显示记账。 6)单击【退出】按钮退出。 7)选择“财务核算”“生成凭证”命令，打开“生成凭证”窗口。 8)单击【选择】按钮，打开“查询条件”对话框。 9)选中“(01)采购入库单(报销记账)”复选框，如
9、图4-13所示。 10)单击【确认】按钮，打开“未生成凭证单据一览表”窗口，如图4-14所示。 11)单击“选择”栏或单击【全选】按钮，选中待生成凭证的单据，单击【确定】按钮。 12)单击【生成】按钮，生成一张记账凭证。 13)单击【保存】按钮进行保存，如图4-15所示。 14)单击【退出】按钮退出。,图4-11 正常单据记账条件(一),(7)采购成本核算。,图4-12 正常单据记账(一),(7)采购成本核算。,图4-13 查询条件(一),(7)采购成本核算。,图4-14 未生成凭证单据一览表,(7)采购成本核算。,图4-15 存货入库的记账凭证,(7)采购成本核算。,(8)财务部门确认应付账
10、款。,1)进入应付款管理系统，选择“应付单据处理”“应付单据审核”命令，打开“应付单据过滤条件”对话框，输入相关查询条件。 2)单击【选择】按钮，或单击【全选】按钮，如图4-16所示。 3)单击【审核】按钮，系统完成审核并给出审核报告，如图4-17所示。 4)单击【确认】按钮退出。 5)选择“制单处理”命令，打开“制单查询”对话框，如图4-18所示。 6)单击【确认】按钮，打开“制单”窗口。 7)凭证类别选择“记账凭证”，制单日期为“2012-01-03”，再单击【全选】按钮，选中要制单的“采购入库单”，如图4-19所示。 8)单击【制单】按钮，即生成一张记账凭证，如图4-20所示。,图4-1
11、6 应付单据列表,(8)财务部门确认应付账款。,图4-17 应付单据审核报告,(8)财务部门确认应付账款。,图4-18 制单查询,(8)财务部门确认应付账款。,图4-19 采购发票制单,(8)财务部门确认应付账款。,图4-20 采购专用发票生成记账凭证,(8)财务部门确认应付账款。,(9)账表查询。,1)在采购系统中，订单执行统计表如图4-21所示。 2)在采购系统中，到货明细表如图4-22所示。 3)在采购系统中，入库明细表如图4-23所示。 4)在采购系统中，采购明细表如图4-24所示。 5)在库存系统中，库存台账如图4-25所示。 6)在存货系统中，收发存汇总表如图4-26所示。,图4-
12、21 订单执行统计表(一),(9)账表查询。,图4-22 到货明细表,(9)账表查询。,图4-23 入库明细表,(9)账表查询。,图4-24 采购明细表,(9)账表查询。,图4-25 库存台账,(9)账表查询。,图4-26 收发存汇总表,(9)账表查询。,4.5.4 现付采购款业务,(1)在库存管理系统中直接填制并审核采购入库单。 (2)在采购管理系统中填制采购专用发票并进行现结处理。 (3)账套备份。,图4-27 采购入库单(二),4.5.4 现付采购款业务,图4-28 采购专用发票(二),4.5.4 现付采购款业务,图4-29 已结算采购专用发票(二),4.5.4 现付采购款业务,4.5.
13、5 采购业务运费处理,(1)在库存管理系统中直接填制并审核采购入库单。 (2)在采购管理系统中填制采购专用发票。 (3)在采购管理系统中填制运费发票。 (4)手工结算单据。 (5)账套备份。,图4-30 采购入库单(三),4.5.5 采购业务运费处理,图4-31 采购专用发票(三),4.5.5 采购业务运费处理,图4-32 采购运费发票,4.5.5 采购业务运费处理,图4-33 结算选单(一),4.5.5 采购业务运费处理,图4-34 手工结算,4.5.5 采购业务运费处理,4.5.6 采购比价,(1)在采购系统中，定义供应商存货对照表。 (2)在采购系统中，填制并审核请购单。 (3)在采购系
14、统中，执行请购比价生成订单功能。 (4)在采购系统中，查询供应商催货函。 (5)账套备份。,图4-35 增加供应商存货对照表,4.5.6 采购比价,图4-36 采购请购单(二),4.5.6 采购比价,图4-37 生单选单列表(二),4.5.6 采购比价,图4-38 系统筛选出供应商,4.5.6 采购比价,图4-39 采购订单(二),4.5.6 采购比价,4.5.7 未开发票退货业务,(1)收到货物时，在库存系统中填制入库单。 (2)退货时，在库存系统中填制红字入库单。 (3)收到发票时，根据原入库数量扣除退货数量后的实际数量(2)和发票单价(1150)在采购系统中填制采购发票。 (4)在采购系
15、统中，执行采购结算(手工结算)。 (5)账套备份。,图4-40 采购入库单(四),4.5.7 未开发票退货业务,图4-41 红字采购入库单,4.5.7 未开发票退货业务,图4-42 采购专用发票(四),4.5.7 未开发票退货业务,图4-43 采购结算表(一),4.5.7 未开发票退货业务,4.5.8 已开发票退货业务,(1)退货时，在库存系统中填制红字入库单。 (2)收到退货发票时，在采购系统中填制采购发票。 (3)在采购系统中，执行采购结算(自动结算)。 (4)账套备份。,图4-44 采购入库单(五),4.5.8 已开发票退货业务,图4-45 红字采购专用发票,4.5.8 已开发票退货业务
16、,图4-46 采购结算表(二),4.5.8 已开发票退货业务,4.5.9 暂估成本,(1)在库存系统中，填制并审核入库单。 (2)在存货系统中，录入暂估入库成本。 (3)在存货系统中，执行正常单据记账。 (4)在存货系统中，生成凭证(暂估记账)。 (5)账套备份。,图4-47 采购入库单(六),4.5.9 暂估成本,图4-48 采购入库单成本成批录入,4.5.9 暂估成本,4.5.10 收到发票,(1)在采购系统中，填制采购发票(可拷贝采购入库单)。 (2)在存货系统中，执行单据结算。 (3)应付款系统。 (4)在存货核算系统中，结算成本处理。 (5)在存货系统中，生成凭证(红字回冲单、蓝字回冲单)。 (6)在采购系统中，查询暂估入库余额表，如图4-57所示。 (7)账套备份。,图4-49 采购专用发票(五),4.5.10 收到发票,图4-50 结算选单(二),4.5.10 收到发票,图4-51 付款凭证,4.5.10 收到发票,图4-52 暂估处理查询,4.5.10 收到发票,图4-53 暂估结算表,4.5.
