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1、第7章 建 立 Access 报 表,本章主要介绍报表的基本知识，报表的概念、报表的作用、类型和视图；报表的各种设计和创建方法；在打印报表之前对报表进行排序、分组和计算等各种编辑方法；最后还介绍了一些高级报表的设计技巧，如何创建多列报表和子报表的创建及链接等。,一个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在传统的数据库系统开发中，数据库的打印功能需要程序员编写复杂的打印程序来实现，打印格式由程序员在设计过程中确定，用户在使用中一般很难修改。在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方
2、面的结合，利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使用计算机的读者。,7.1 报表的基本知识,报表是Access数据库中的对象，是真正面向用户的对象，它是以打印格式展示数据的一种有效方式，报表可以将大量数据进行比较和汇总，并最终能生成数据的打印报表。 7.1.1 报表的作用 报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方式打印出来。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和外观，所以报表能按照所需的方式显示信息以方便查看。报表的主要作用是比较和汇总数据。其中的数据来自表、查询或SQL语句，其他信息存储在报表的设计中。,7.1.2 报表的类型 在Access中，常用的报表包括文字报表、图表报表和标签报
3、表三大类。 1.文字报表 文字报表的主要形式是常用的纵栏式和表格式。用户也可以根据需要自行设计。纵栏式报表以纵列方式显示同一记录的多个字段（与窗体类似），可以包括汇总数据和图形，在纵栏式报表中可以用多段显示一条记录，也可以同时显示多条记录。表格式报表以表格形式打印输出数据，可以对数据进行分组汇总，是报表中较常用的类型。,2.图表报表 图表报表的优点是可以直观地描述数据。Access系统提供了图表报表的创建向导。 3.标签报表 标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片，大多用于表示产品价格、个人地址、邮件等简短信息。Access将其归入报表对象中，并提供了创建向导。,7.1.3 报表的视图
4、报表有四种视图：报表视图、打印预览、布局视图和设计视图。 （1）报表视图。是报表设计完成后，最终被打印的视图。在此可以选择文本并将其复制到剪切板上。 （2）打印预览。在“打印预览”中，可以看到报表的打印外观，使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放比例对报表进行预览。 （3）布局视图。在“布局视图”中可以调整报表设计，根据实际报表数据调整列宽，还可以放置新的字段，并设置报表及其控件的属性，调整控件的位置。 （4）设计视图。在“设计视图”中可以自行设计报表，也可以修改报表的布局。,7.2 创建报表,Access 2007中，创建报表的方法和创建窗体类似，可以利用简单的“报表”工具、“报表向导”
5、、“空报表”和“报表设计”来创建报表。此外还可以使用“标签”向导创建标签报表。一般情况下，都先用“报表”工具和“报表向导”创建报表，然后切换到“设计”视图，对由向导生成的报表进行修改。下面通过具体例子来学习几种创建报表的方法。,7.2.1 使用简单“报表”工具创建报表 “报表”工具提供了最快的报表创建方式，它不向用户提示信息，也不需要用户做任何其它操作，就立即生成报表，显示基础表或查询中的所有字段，并可以在布局视图或设计视图中进行修改。 【例7-1】以“学籍管理数据库”中“学生信息表”为数据源，使用简单“报表”工具创建如图7-1所示报表。,图7-1 “学生信息表”报表布局视图,（1）打开“学籍
6、管理数据库”，在“导航”窗格中，选择“学生信息表”。 （2）在“创建”选项卡的“报表”分组中，单击“报表”按钮，如图7-2所示。即生成图7-1所示“学生信息表”报表。,图7-2 在“创建”选项卡选择“报表”按钮,7.2.2 利用“报表向导”创建报表 在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”也可以非常简单地创建常用的报表，可以在创建报表时对报表所包含的字段进行选择，可以指定数据的分组和排序方式，同时还可以选择报表的布局和样式。 【例7-2】 利用“报表向导”创建“学习课程”报表。结果如图7-3所示。,图7-3 “学习课程”报表预览窗口,（1） 打开“学籍管理数据库”，在“创建”选项卡
7、的“报表”分组中，单击“报表向导”按钮。系统弹出如图7-4所示“报表向导”对话框一。,图7-4 “报表向导”对话框一,（2） 通过单击“表/查询”选择表“学习课程表”为数据的来源，在“可用字段”框中选择需要的字段，将其加入到“选定的字段”中。单击【下一步】”按钮，系统弹出如图7-5所示“报表向导”对话框二。,图7-5 “报表向导”对话框二,通过选择字段，如“出版社”，然后单击按钮，可以添加分组级别，如图7-6所示。,图7-6 添加分组级别,（3）并可以添加其他分组级别，然后单击【下一步】”按钮，系统弹出如图7-7所示“报表向导”对话框三。,图7-7 “报表向导”对话框三,（4）单击【汇总选项】
8、按钮，出现如图7-8所示对话框，从中可以选择需要计算的汇总值，然后单击【确定】按钮，系统返回到“报表向导”对话框三。,图7-8 “汇总选项”对话框,（5）设置排序字段的次序，最多可按四个字段对记录进行排序。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-9所示“报表向导”对话框四。,图7-9 “报表向导”对话框四,（6）选择报表的布局方式，单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-10所示“报表向导”对话框五。 （7） 选择报表的样式，单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-11所示“报表向导”对话框六。,图7-10 “报表向导”对话框五,图7-11 “报表向导”对话框六,（8） 输入标题“学习课程”，如果选择“修
9、改报表设计”，然后单击【完成】按钮，系统进入到如图7-12所示设计视图，可以调整各个控件的位置。切换到报表视图或打印预览视图得到如图7-3所示报表。,图7-12 在设计视图调整控件,7.2.3 利用“空报表”创建报表 Access 2007报表中取消了“图表报表”向导，提供了“空报表”工具，可以借助于数据透视图窗体来创建报表。用图表的形式更方便、直观地描述数据间的关系。 【例7-3】 利用“空报表”创建如图7-13所示“学生成绩”图表报表。,图7-13 用“空报表”创建的图表报表,（1） 打开“学籍管理数据库”窗口中，创建一个“学生成绩”查询，包括字段为“姓名”、“专业”、“课程名称”和“成绩
10、”。如图7-14所示。,图7-14 “学生成绩”查询,（2） 单击选择“创建”选项卡，在“窗体”分组中用“数据透视图”按钮创建“窗体”，并打开“学生成绩”查询的“字段列表”。把“专业”拖到“将分类字段拖至此处”；把“成绩”拖到“将数据字段拖至此处”；并把“成绩”拖到“将系列字段拖至此处”，然后保存此窗体，如图7-15所示。,图7-15 “学生成绩”查询数据透视图窗体,（3）重新选择“创建”选项卡，单击“报表”分组中的“空报表”按钮，打开“空报表”设计窗口，在“导航”窗格中，把保存的“学生成绩”查询数据透视图窗体拖到空白表中，如图7-16所示。使用鼠标的控制柄，可以改变图表的位置和大小。,图7-
11、16 “空报表”设计窗口,（4）单击选择“格式”选项卡，在“控件”分组中，单击“标题”按钮，在图表中插入报表标题，如图7-17所示。,图7-17 插入报表标题,7.2.4 创建标签报表 标签在商务活动中是一件常见的事物，如果要创建标签式样的报表，可以通过标签向导来创建。标签是特殊的Access报表，只要指定标签的数据来源，Access就会自动建立出标签。如果标签的格式不符合要求，也可以自行设置标签的样式。 【例7-4】 利用标签向导创建“学生标签”，包括姓名、性别、系和专业。其结果如图7-18所示。,图7-18 标签预览,（1）打开“学籍管理数据库”窗口中，在“导航”窗格中，选择“学生信息表”
12、，单击“创建”选项卡“报表”分组中的“标签”按钮，系统弹出如图7-19所示“标签向导”对话框一。,图7-19 “标签向导”对话框一,（2）选择标签型号、尺寸和横标签号，也可以通过“自定义”来设计自己所需要的尺寸。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-20所示“标签向导”对话框二。,图7-20 “标签向导”对话框二,（3）选择标签报表中文本的字体和颜色，如字号为14，颜色为蓝色。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-21所示“标签向导”对话框三。,图7-21 “标签向导”对话框三,（4）现在选择在标签上显示的字段“姓名”、“性别”、“系”和“专业”。单击【下一步】按钮，系统弹出的如图7-22所示“标
13、签向导”对话框四。,图7-22 “标签向导”对话框四,（5） 选择作为排序的依据字段。单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-23所示“标签向导”对话框五。 （6） 输入报表的名称。单击【完成】按钮，系统显示如图7-18所示报表预览。并可以在设计视图中进行修改。,图7-23 “标签向导”对话框五,7.2.5 在“设计视图”设计报表 对于简单报表，使用“报表向导”等工具可以直接进行创建，对于复杂的报表，利用向导建立的报表，在布局上会有一些缺陷，需要加以修改。这时，可以将报表由“打印预览”切换到“设计视图”中，进行修改或自行设计。 很多情况下，是先利用各种向导建立简单的报表，然后再利用设计视图对其修改
14、。 1. 在设计视图中修改报表 【例7-5】 利用报表设计视图修改例7-1创建的报表“学生信息”，对其进行修改，结果如图7-24所示。,图7-24 修改后的“学习课程”报表预览,（1） 在报表的设计视图中打开例7-1所建立的“学习课程”报表，如图7-25所示。 同窗体一样，报表的设计视图有五个组成部分，称为“节”。都是用于控制文档的某些特定的部分。分别是：报表页眉、页面页眉、报表主体、页面页脚、报表页脚。,图7-25 报表的设计视图,（2） 修改报表的各种控件方法和在窗体中一样。选中需要调整的控件，按Shift的同时还可以选择多个控件，当鼠标显示为箭头的形状时，可以对控件的大小进行调整；当鼠标
15、显示为手掌的形状时，可以同时对多个所选控件进行操作；当鼠标显示为握着的手时，可以对一个控件进行操作。 （3） 将报表页眉中“学生信息表”修改为“学生信息”，再通过单击“设计”选项卡 “控件”分组中的“标签”按钮，将其放置在报表的合适位置，输入文字“计算机系”。 （4） 修改后，切换至“打印预览”状态，进行观察，并可在设计视图和预览状态间反复切换，直至得到较为满意的报表，如图7-24所示。,2.自行设计报表 【例7-6】 在设计视图中自行设计如图7-26所示报表。,图7-26 自行设计的报表,（1）打开“学籍管理数据库”窗口中，单击“创建”选项卡“报表”分组中的“报表设计”按钮，系统弹出空白的报
16、表设计视图，如图7-27所示。 最初的报表分为三部分，页面页眉是每页的最开头所要显示的文字或数据；主体是报表的主要内容；页面页脚是每页最后面所要显示的文字或数据。,图7-27 空白报表设计视图,（2） 双击设计视图中左上角的“报表选择器”按钮；或者在报表区域单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”，系统弹出报表属性对话框，在“记录源”一栏中，选择记录来源“清华出版教材”，如图7-28所示。,图7-28 在报表属性对话框选择记录源,（3） 在“设计”选项卡的“工具”分组中，单击“添加现有字段”按钮，打开“清华出版教材”的“字段列表”窗格，选择其中的“课程名称”、“教材名称”、“作者”和“单价”等字段，将其拖动到报表的设计视图主体中，如图7-29所示。,图7-29 选取字段,（4）与窗体中控件的使用方法类似，可以在报表设计视图中添加文本框、标签、图像等，还可以对添加的控件进行编辑。例如将所添加字段的标签都移动到“页面页眉”中，并选择合适的字体。如图7-30所示。,图7-30 在“页面页眉”中加标题,（5）选中“页面页脚”，单击“控件”分组中“插入页码”按钮，系统弹出“页码”对话框
