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1、第3章 创 建 Access 数 据 库,本章主要以数据库设计实例来介绍设计数据库的方法和步骤；并介绍了如何利用向导和自行设计,3.1 设计数据库,在开始建立Access数据库之前，必须先对数据库中要存放的数据进行仔细认真的分析和设计。良好的数据库设计可以使数据库易于维护与管理。如果将相同主题的数据存储到表中，当修改数据的内容时，所做的改动会自动更新到整个数据库中。 设计良好的数据库还可以进行高效率的查询，以便显示所需的信息。查询会将不同的表中的数据进行组合。,3.1.1 数据库的设计方法和步骤 设计数据库可以分为几个步骤： 1. 确定其目的和使用方式 （1）与数据库的用户进行交谈，了解他们的
2、需求。 （2）草拟所需要的数据库产生的报表。 （3）收集目前用来记录数据的单据或文件，这样可以帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能。,2确定数据库中所需要的字段 参考的设计原则为： （1）必须包含所有需要的信息。 （2）将信息存储到最小的逻辑单位。 （3）字段中不要包含多个项目。 （4）如果是需要计算结果的数据，尽量不要建立额外的字段存储，他可以由计算结果得到。,3确定表中所需要的表 每一个表应该只包含一个主题的相关信息。例如，如果有一个“出生日期”字段，他的主题是学生，那么他就属于“学生”表。 4确定每一个字段所属的表 只将字段添加到一个表中，就是说同一个字段尽量不要出现在一个以上
3、的表中，否则会造成数据更新时的不便。 如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息，就不要将该字段添加到表中，即表中字段值应该尽量避免重复。,5建立主关键字作为识别字段 为了要Microsoft Access能连接存储于不同表中的信息，数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键，这样可以惟一地辩识表中的单个记录。 6 建立表的关系 在数据库中，将信息分类成表，并为每一个表定义好主关键字后，必须通过建立关系来将相关信息联系在一起。,3.1.2 数据库设计实例 本书采用“学籍管理数据库”系统为例进行介绍。 “学籍管理数据库”系统是以学校的教务部门所使用的管理系统为模式，包含有“学生信息表”、“学
4、生成绩表”和“学习课程表”等相关信息的实用数据库系统，该系统所含有三张表如图3-13-3所示。,图3-1 学生信息表,图3-2 学生成绩表,图3-3 学习课程表,3.2 创建数据库,Access 2007提供了两种创建数据库的方法。最简单的方法是：使用模板创建数据库，建立所选择的数据库类型中所需的表、0窗体和报表。另外，也可以先建立一个空数据库，然后再自行新建表、窗体、报表等数据库对象，这是一种灵活的方法。 3.2.1 利用模板创建数据库 Access提供了多种数据库模板，可以利用模板来快速创建数据库，这是创建数据库的最快方式。如果能找到并使用与要求接近的模板，此方法的效果最佳。这种方法还可以
5、利用因特网上的资源，在网上搜索到所需的模板后，一步创建出所需的数据库。,【例3-1】 利用模板来创建“资产”数据库。 （1）启动Access 2007。 （2）可以在启动窗口中的模板类别窗格中，双击“特色联机模板”中的选项，可以连接微软Office Online在线网站，在此网站上，找到相关的模板后，把需要的模板下载到自己的计算机上。如图3-4所示。,图3-4 在启动窗口中下载数据库模板,（3）如果数据库模板已经下载，则可以直接在启动窗口中的中间窗格中选择某一符合需要的模板，如图3-5所示。,图3-5 数据库模板,（4）单击选择“资产”。在右侧窗格中，显示数据库的图标，设置数据库的文件名任务及
6、其保存位置，如果3-6所示。,图3-6 设置数据库文件名和保存位置,如果要更改文件名，直接在“文件名”文本框中输入新的文件名。如果要更改数据库的保存位置，单击 按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中，选择数据库的保存位置。如图3-7所示。,图3-7 文件新建数据库窗口,（5）单击【创建】按钮，开始创建数据库。 （6）数据库创建完成后，自动打开“资产”数据库，并显示“资产列表”窗口，在资产列表窗口中，可以开始输入记录。如图3-8所示。,图3-8 “资产列表”窗口,3.2.2 创建空数据库实例 若没有满足需要的模板，或在另一个程序中有要导入的Access的数据，则最好的方法是从头开始创建空白数据
7、库，但是没有数据库对象和数据。然后根据实际需要，在空白数据库中添加所需要的表、窗体、查询、报表、宏和模块等对象。此方法非常灵活，可以创建出符合需要的各种数据库，但由于需要用户自己动手创建各个对象，操作比较复杂。适合于需要创建比较复杂的数据库，且没有合适的数据库模板的情况。 【例3-2】创建一个空白“学籍管理数据库”。 （1） 打开Access2007，在启动窗口中间窗格的上方，如图3-4所示，单击“空白数据库”，在右侧窗格的文件名文本框中，选择合适的路径，把默认的文件名“Database1”修改为“学籍管理数据库”。,（2） 或单击 按钮，系统弹出如图3-9所示“文件管理数据库”窗口。,图3-
8、9 新建数据库,（3） 选择输入新数据库的存放路径和名称，并输入数据库文件名“学籍管理数据库”，如图3-20所示。,图3-10 新建数据库名称,在右侧窗格中，单击【创建】命令按钮，开始创建名为“学籍管理数据库”的空数据库。在新建的空数据库中没有任何数据库对象。如图3-11所示。,图3-11 数据工作表视图,（4）光标位于“添加新字段”列中的第一个空单元格中。若要添加数据，可以开始输入或从另一个数据源粘贴数据。 Access 2007 的数据工作表视图与以前有所不同。在数据工作表视图中，有一个默认的ID字段，还有一个添加新字段的字段标识。,3.3 组织数据库对象,Access 2007数据库中，
9、使用导航窗格作为管理工具，突出了对数据库对象的组织和管理。主要包括表、查询、窗体、报表、宏和模块等6个基本对象。 在导航窗格中，Access采用多种方式组织数据库对象，以方便用户高效地管理数据库对象。这些组织方式包括按对象类型、表和相关视图、创建日期、修改日期、按组筛选以及自定义。在导航窗格上部，单击“所有Access对象”右侧的下拉箭头，可以打开组织方式列表，如图3-12所示。,1按对象类型 按照表、查询、窗体、报表等对象组织数据，在对象类别中，单击其中一个对象，例如表，在导航窗格中将显示数据库中所有的表。 2按表和相关视图 是Access 2007采用的一种新的组织方式，它是基于数据库对象
10、的逻辑关系的组织。 在Access 2007中，数据表示最基本的对象，查询、窗体、报表等对象都是以表作为数据源而创建的。因此与某个表有关的对象自然构成了逻辑关系，通过这种组织方式，可以使Access开发者比较容易地了解数据库内部对象之间的关系。如果在创建数据库各个对象的过程中，没有采用按表和相关视图来组织对象，可以在数据库完成后进行组织。,图3-12 导航窗格中的组织方式列表,打开相关数据库，在导航窗格中单击图3-12中“表和相关视图”按钮。则Access 2007对数据库对象进行组织（如果数据库较大，可以花费一定的时间）。如图3-13所示，是某个管理系统中的部分表相关视图，其中包括表与其相关
11、视图。,图3-13 部分表及其相关视图,3按创建日期/修改日期 这两种组织对象的方式可以方便地查找那些修改过过创建出的对象。 4按组筛选 “组”筛选是表与相关视图的另一种表达方式，按组筛选，就是以表为核心，把与一个表相关的对象集中地筛选出来。 5自定义 自定义组织方式是一种灵活的组织方式，允许开发者根据开发需要组织数据库的对象。比如，如果一个主窗体由两个子窗体组成，可以把该主窗体和这两个子窗体组织在一起，或者把两个相关的查询组织在一起。,打开相关数据库，在导航窗格中单击图3-12中“自定义”按钮。则Access 2007创建一个自定义组，如图3-14所示。 从导航窗格中，把需要的对象依次拖到自
12、定义组1中，即可，如图3-15所示。,图3-14 创建自定义组,图3-15 将对象拖到自定义组1中,3.4 操作数据库对象,Access 2007数据库中，共有表、查询等7个基本对象。除了对这些对象进行基本的打开操作之外，还经常对这些对象进行插入、复制和删除等操作，以提高数据库开发的效率。 3.4.1 打开和关闭Access数据库对象 在数据库的导航窗格中，选择一种组织方式，然后双击，可以直接打开所选中的对象。 无论打开的是哪种数据库对象，都放置在选项卡式文档窗格中，如图2-13所示。如果打开了多个对象，那么在选项卡文档窗格中，只要单击相应的选项卡名称，就可以把这个对象显示出来。 在对象的右上
13、角，单击【关闭】按钮，就可以直接关闭该数据库对象。,3.4.2 复制数据库对象 在Access 2007数据库中，使用复制的方法可以创建对象的副本。在修改某个对象的设计之前，创建对象的副本可以避免因修改操作错误而造成的损失。一旦发生失误，可以用对象副本还原对象。 在导航窗格内选择某个数据库对象，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“复制”命令，如图3-16所示。,图3-16 数据库对象的快捷菜单,再次在导航窗格内单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”命令，系统打开“粘贴为”对话框，如图3-17所示。在此对话框中，可以为复制的对象重新命名，或使用默认的名称，然后单击【确定】按钮即可。,
14、图3-17 “粘贴为”对话框,如果复制数据库表，可以选择“只粘贴结构”、“结构和数据”和“将数据追加到已有的表”中。如图3-18所示。,图3-18 “粘贴表方式”对话框,3.4.3 删除数据库对象 如图要删除数据库对象，需要县关闭该对象，使其不能出现在选项卡式文档窗格种。在多用户环境下，确保所有用户都已关闭了该数据库对象。 在导航窗格内选中要删除的数据库对象，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“删除”命令，系统打开“是否删除”提示框，如图3-19所示。单击【是】或【否】按钮即可。,图3-19 删除提示框,3.4.4 数据库对象的视图及其切换 在Access 2007数据库中，视图是对象在屏
15、幕上的显示方式，不同视图中，对象的显示方式不同。表、查询、窗体、报表等对象有各种不同的视图，在不同的视图中可以执行不同的工作任务。用户可以在对象的不同视图之间进行切换，这种切换非常方便。 【例3-3】 在“罗斯文2007”数据库中“产品”表的不同视图之间进行切换。,【例3-3】 在“罗斯文2007”数据库中“产品”表的不同视图之间进行切换。 （1）打开“罗斯文2007”数据库系统，在导航窗格内选择“所有数据库对象”“对象类型”“表”“产品”，双击鼠标左键，打开“数据工作表视图”如图3-20所示。此时，“产品”表出现在选项卡式文档窗格中。,图3-20 “产品”表的数据工作表视图,（2）在功能区“
16、开始”选项卡的“视图”分组中，单击“视图”按钮，在打开视图下拉列表中选项“设计视图”按钮，如图3-21所示。,图3-21 “视图”的下拉列表,切换到产品表的设计视图状态如图3-22所示。在视图列表中，单击不同的视图按钮，可以切换到表的相应视图。,图3-22 “产品”表的设计视图,（3）在选项卡式文档窗格中，将光标选中“产品”表，单击鼠标右键，弹出对数据库对象操作的快捷菜单，如图3-23所示。同样可以进行不同的视图切换。,图3-23 选项卡式文档窗格中对象的快捷菜单,（4）还可以在工作窗口的右下角，在视图状态栏表组 中，单击相应图标，直接进行不同的视图切换。,3.5 习题,思考题： 1. 设计数据库一般分为几个步骤？ 2.两种创建数据库的方法各有什么优缺点？ 3.如果组织数据库对象？,
