《Acccess数据库原理与应用(第二版) 教学课件 ppt 作者 林青 第七章 报表》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Acccess数据库原理与应用(第二版) 教学课件 ppt 作者 林青 第七章 报表（44页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第七章 报 表,第七章 报表,本章要点,创建报表 设计报表 在报表中排序、分组和使用表达式 高级报表,Access 2003 数据库,第七章 报表,7.1 认识报表,报表也是Access 2003中重要的数据库对象，可以打印出来进行更广泛的传阅 。 报表和窗体在某种程度上具有互换性，即两者可以互相转换。 虽然窗体也可以打印，但是与窗体不同的是，报表只能用来对数据或计算结果进行浏览或打印，而不能在其中进行数据的输入和编辑。 报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获得的，它们是报表对象的数据源。,第七章 报表,作为信息的展示工具，报表、窗体和数据访问页这三种数据库对象都可以作为用户浏览数
2、据库数据的有效工具，但是在获得各类总计数据功能方面，报表具有其他两种数据库对象不可替代的作用。报表为用户提供信息的主要优点在于其不仅可提供一般性信息，更可以提供综合性信息及各种总计信息等，通过这些信息，决策者可以获得企业的综合情况。 Access 2003数据库的报表功能非常强大，它利用图形化对象控件，可以在报表与其记录来源之间建立连接。控件可以是用于显示名称及数值的文本框，也可以是用于显示标题的标签，以及用于可视化的数据组织、美化报表的装饰线条等。,7.1.1 报表用途,第七章 报表,7.1.2 报表结构,报表对象的结构与窗体对象的结构十分相似，也是由5个节构成。它们分别是“报表页眉”节、“
3、页面页眉”节、“主体”节、“页面页脚”节和“报表页脚”节，如图7.1所示。,图7.1 报表结构,7.1.2 报表结构,在默认方式下，报表分为三个节，分别为“页面页眉”节，“主体”节和“页面页脚”节。 报表中的内容是以节来划分，每一个节都有其特定目的，而且按照一定的顺序打印在页面及报表上。报表中的信息分在多个节中，所有报表都必须有一个主体节，但可以不包含其他节。 下面用“会员分组统计借阅情况报表”说明报表中各节的作用。 1）报表页眉只在整个报表的首部显示和打印。 2 ）页面页眉将显示在报表中每页的最上方。 3）“主体”节包含了报表数据的主体，显示报表的主体数据部分。 “主体”节 是报表中的关键部
4、分，因此不能删除。 4）“页面页脚”中的内容在每页的最下方显示一次。主要用来显示页号、制表人 员、审核人员等说明信息。 5）与“报表页眉”相反，“报表页脚”中的控件只在报表的最后一页末尾显示。,第七章 报表,第七章 报表,7.1.3 报表的种类,Access中报表的种类比较单一，子报表、标签报表、弹出式报表和报表快照是其中特殊的几类报表。 另外还有两类特殊形式的报表：多列报表和子报表。,第七章 报表,作为一种面向办公室人员的数据库软件，Access最大的优点之一就是其简便性。虽然可以用报表“设计”视图来设计并创建报表，但这是个比较复杂的过程，需要了解数据库的一些详细情况，以及报表“设计”视图的
5、使用方法。因此Access提供了“自动报表”和“报表向导”功能帮助用户按常用的报表格式创建报表。对于一般的应用来说，“自动报表”完全能满足要求，如果其中数据的格式有特殊的格式要求，仍可以通过报表“设计”视图进行修改。 创建报表的一般过程是：根据表或查询，利用“自动报表”或“报表向导”创建基本的报表“框架”，然后在报表“设计”视图根据具体的需求进行修改。具体设计方法有以下三种： 使用自动创建报表向导 使用报表向导 使用报表的设计视图,7.2 创建报表,第七章 报表,7.2.1 使用自动创建报表向导,打开“图书借阅管理系统”数据库，切换至“报表”对象类型，单击“新建”按钮打开如图7.2所示的“新建
6、报表”对话框。 在“新建报表”对话框的列表框中选择“自动创建报表：纵栏式”，然后在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择“会员表”选项。 图7.2 “新建报表”对话框,第七章 报表,7.2.1 使用自动创建报表向导,单击“确定”按钮，Access根据内部默认样式自动创建“会员表”报表，创建好的报表如图7.3所示。如果在“新建报表”对话框的列表框中选择“自动创建报表：表格式”选项，那么Access将会根据内部默认样式创建出如图7.4所示的报表。 图7.3 用自动报表向导创建的会员报表 图7.4 “表格式”报表,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,在“新建报表”对话框中选择“报表向
7、导”选项，然后单击“确定”按钮。 在报表向导的第一个对话框中（如图7.5所示），选择建立报表所用数据的来源。 选定字段后，单击“下一步”按钮，进入“报表向导”的第二个对话框，确定是否添加分组级别，如图7.6所示。 图7.5 选择报表数据所在的字段图 7.6 确定是否添加分组级别,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,设定好分组后，单击“下一步”按钮，进入“报表向导”的第三个对话框，确定排序次序和汇总信息，如图7.7所示。 设定好排序字段后，单击“下一步”按钮，进入“报表向导”第四个对话框，进行报表布局方式的确定，如图7.8所示。 图7.7 确定排序次序和汇总信息 图7.8 确定报表的布局方式
8、,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,单击“下一步”按钮，进入“报表向导”第五个对话框，确定报表所用样式，如图7.9所示。这里选择“正式”样式。 单击“下一步”按钮，进入“报表向导”的最后一个对话框，为报表指定标题，如图7.10所示。 图7.9 确定样式 7.10 为报表指定标题,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,在选中“预览报表”单选按钮情况下单击“完成”按钮，即可预览由报表向导创建的“借还书报表”，如图7.11所示。 通过报表向导的设计过程可以看到，报表向导提供了比自动报表更多 的功能和选择，从而使报表更有表现力，当然报表向导为了方便用户，在 功能上也存在局限性，要设计功能更强大
9、的报表，必须使用报表设计视图 来对由向导生成的报表进行修改。 图7.11 由报表向导创建的“借还书报表”,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,虽然利用报表向导可以快捷地完成报表对象的创建，但是如上所述，使用向导创建的报表往往难以满足我们对报表对象的最终要求。为了实现一个报表对象的最终设计，只有利用报表“设计”视图提供的各种报表设计工具来完成报表对象的各项功能设计。在报表“设计”视图中，我们不仅可以直接创建报表对象，还可以以“设计视图”方式打开已创建的报表，再对报表内容进行修改，例如想要改变报表的结构或显示内容等。 报表设计视图下的工具栏如图7.12所示。 图7.12 报表设计视图中的
10、工具栏,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,用“设计视图”来创建报表，其步骤如下： 在“数据库”窗口中，切换到“报表”对象类型，然后单击“新建”按钮，出现“新建报表”对话框，如图7.13所示。 选中“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，就创建了一个空白报表，如图7.14所示。从图中可以看到空白报表中没有显示报表页眉和报表页脚，如果需要，可以自行添加。 图7.13 “新建报表”对话框 图7.14 空白的新报表,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,为空白报表添加数据源，打开报表属性设置框，如图7.15所示。切换到“全部”选项卡，然后单击“记录源”属性框的下拉按钮，打开下拉列表
11、框，在列表框中显示该数据库中的所有表和查询的名称。选中要作为新报表数据源的表或查询，就会弹出选中的表或查询的字段列表。 图7.15 报表属性设置框及选中数据源后弹出的会员表结构,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,把需要的字段直接拖曳到空白报表中即可，如图7.16所示，然后关闭属性设置框，一个简单的会员报表就创建完成了。 图7.16 直接拖曳字段到相应的节中,第七章 报表,7.2.4 创建图表报表,具体操作步骤如下： 在“数据库”窗口中切换到“报表”对象类型，单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“图表向导”选项，并在数据来源下拉列表框中选择需要创建图表的数据来源。这里选
12、择查询“图书类别查询”，然后单击“确定”按钮开始由向导创建图表。 此时出现“图表向导”的第一个对话框，选择图表数据所在的字段。这里选择“图书类别名称”来生成饼图，如图7.17所示。 图7.17 选择图表数据所在的字段,第七章 报表,7.2.4 创建图表报表,单击“下一步”按钮，出现“图表向导”第二个对话框，选择图表类型。单击要使用的图表类型，在对话框的右下部将显示此类图表的说明，如图7.18所示，这里选择“饼图”。 单击“下一步”按钮，出现“图表向导”的第三个对话框，指定数据在图表中的布局方式，如图7.19所示。将对话框右部所列的字段按钮拖至相应区域即可。 图7.18 选择所用图表的形式 图7
13、.19 指定数据在图表中的布局方式,第七章 报表,7.2.4 创建图表报表,单击“下一步”按钮。出现“图表向导”的最后一个对话框。在该对话框中要求为该图表指定标题，同时还可以选择是否显示图例以及在创建了图表后是否在“设计视图中进行修改等，如图7.20所示。 单击“完成”按钮，Access将根据上面各步骤所做的选择创建图表，结果如图7.21所示。 图7.20 指定图表的标题图 7.21 由图表向导生成的饼图,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,1.创建多列报表 默认情况下，设计的报表中只有一列，但在实际应用中，报表往往是由多列信息组成的。对于多列报表，报表页眉、报表页脚和页面页眉、页
14、面页脚将占满报表的整个宽度，多列报表的组页眉、组页脚和主体节将占满整个列宽度。 要创建多列报表，首先要应用创建一般报表的方法创建报表，然后通过页面设置使所创建的报表为多列，最后在报表“设计”视图中进一步修改报表，使其实现正确的打印功能。,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,2.创建子报表 子报表是插在其他报表中的报表。在窗体的设计和应用中，通过子窗体可以建立一对多关系表之间的联系，主窗体显示“一”端表的记录，而子窗体则显示与“一”端表当前记录所对应的“多”端表的记录。同样，在报表中也可以利用子报表实现这种对应。 子报表的创建方法有两种：一种是在已有的报表中创建子报表，另一种是通过将
15、某个已有报表添加到其他已有报表中来创建子报表。,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,1.创建子报表 下面利用第二种方法，将“图书借阅管理系统”数据库中的“会员表 借阅一览表”报表作为主报表（如图7.22所示），以“借还书报表”作为 子报表，该子报表汇总各会员借阅图书的明细情况，生成新报表。 1）在“设计”视图中打开希望作为主报表的报表，这里打开“会员表 借阅一览表”报表。 2）如已弹出“工具箱”，则单击工具箱中的“子窗体/子报表”按钮； 若没有，则单击属性栏中的“工具箱”按钮，打开工具箱，然后单击工具 箱中的“子窗体/子报表”按钮。 图 7.22 主报表,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,2.创建子报表 3）在报表中拖曳出需要放置子报表的区域，如图7.23所示，打开“子报表向导”对话框，如图7.24所示。 图7.23 放置子报表的插入点 图7.24 “子报表向导”对话框（一）,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,2.创建子报表 4）在图7.24中若选择“使用现有的表和查询”单选按钮，单击“下一步”按钮，进入“子报表向导”对话框（二），如图7.25所示，可以在“表/查询”下拉列表框中选择相应的表或查询，并将所选字
