《商务秘书教程 教学课件 ppt 作者 杨光汉 王瑞成 主编 商务秘书教程第9章》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务秘书教程 教学课件 ppt 作者 杨光汉 王瑞成 主编 商务秘书教程第9章（30页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第九章 商务秘书工作方法提要,第一节 探讨商务秘书工作方法的基础,秘书工作方法概述,娴熟的工作技能,良好的工作习惯,秘书工作方法概述,（一）秘书工作方法概念 秘书工作方法是指秘书发挥职能作用，完成工作任务的途径、程序和手段。 （二）商务秘书工作方法的基础 1、娴熟的业务工作技能 2、良好的工作习惯 3、勤于思考、精益求精的工作态度,娴熟的业务技能,（一）办文技能 1、熟练使用办公设备 2、撰写常用公文 （二）办会技能 1、筹备、组织和实施企业各类会议 （三）办事技能 1、日常事务的处理 2、紧急情况的处理,良好的工作习惯,（一）工作的条理性 （二）做事要雷厉风行 （三）坚持写工作日志 （四）工
2、作中要自信而又不自信,第二节 商务秘书的工作方法要点,有效利用时间,正确领会领导意图,合理应对突发事件,使用图表表述复杂问题,在协调中处理问题,掌握现代企业管理方法,有效利用时间（一）,（一）要善于集中时间 1、保持时间利用的相对连续性 2、忌平均分配时间 3、忌事必躬亲 （二）善于把握重点、分清主次 （三）合理安排时间 1、明确目标 2、有所取舍 3、集中精力做关键事情,有效利用时间（二）,（四）用四象限法衡量时间安排 1、既紧急又重要 2、重要但不紧急 应将时间和精力集中与此 3、紧急但不重要 4、既不紧急又不重要 （五）考虑不确定因素的影响 1、留下储备时间 2、紧凑完成计划 3、准备应
3、变计划,正确领会领导意图,（一）正确领会领导意图要“三思” 1、换位思考 2、联系背景思考 3、围绕领导的主要思想倾向思考 （二）如何正确把握领导的意图 1、设法明确领导意图 2、弄清领导目的 3、注意将领导意图与实际情况有机结合,合理应对突发事件,（一）突发事件的特点 1、突然性 2、严重性 （二）如何处理突发事件 1、善于应变 2、沉着冷静 3、采取应急措施 4、请示报告领导,使用图表表述复杂问题（一）,（一）图表统筹复杂问题的步骤： 1、确定任务目标，做好编制图表准备 2、确定完成各项事务的时间和顺序 3、确定完成各项任务的责任人和督导人 4、确定各项事务的质量要求 5、制成图表 6、进
4、行审定，检查有无疏漏，报领导审批,使用图表表述复杂问题（二）,（二）图表表述复杂问题的特点： 1、简明清晰、篇幅小 2、细节明了 3、缩短方案制作时间,在协调中处理问题,（一）商务秘书设计的协调工作 1、上下关系协调 2、内外关系协调 3、横向关系协调 （二）协调的要求 1、把握分寸 2、适时协调 3、选择恰当的方法进行协调 4、事先进行充分沟通准备,掌握现代企业管理方法（一）,（一）网络计划技术 网络计划技术（PERT）是英语“Program Evaluation Review Technique”的缩写，汉语译为“计划评审法”。 （二）PERT的应用 1、工程计划 2、建筑施工 3、书籍出
5、版 4、戏剧编排,掌握现代企业管理方法（二）,（二）计划评审法在会议组织工作中的运用 1、制定会议工作项目程序表 2、制作PERT网络图 3、时间评估 （1）乐观的估计时间To（Optimistic Time） （2）悲观的估计时间Tp（Pessimistic Time） （3）可能的估计时间Tm（Most Likely Time） （4）预期完成时间Te（Expect Time） To+4Tm+Tp Te= 6,掌握现代企业管理方法（三）,（三）运用计划评审法组织大、中型会议的优势 1、有利于会议组织者对整个筹备工作进行控制 2、有利于领导者掌握筹备工作的整个进程 3、有利于参加筹备工作的明
6、确自己的责任 4、有利于整个组织工作条例清晰、有条不紊 5、有利于今后运用计算机控制会议或庆典活动的筹备工作,第三节 商务秘书的思维方法要点,掌握合理的思维程序,把握处理与领导关系原则,把握角色二重性,学会与领导同层次思维,掌握合理的思维程序,（一）计划阶段 1、清楚明确工作目的 2、寻找多种实现目的的方法或途径 3、拟出实施计划 4、选择适当的计划 5、考虑计划实施时的必要程序、工具、设施、人员组织及工作时机,掌握合理的思维程序（二）,（二）实施阶段 1、切实执行原订计划 2、不一定按原计划执行 3、依照顺序执行计划 4、马上执行计划 5、实施过程中因故请示后调整计划,掌握合理的思维程序（三
7、）,（三）检查阶段 1、回顾检查工作是否符合原定工作目的 2、检查工作的方法：5W2H1R 1） Why 为什么这样做？ What 要做什么？ Who由谁来做？ When何时完成？ Where在哪里进行？,2） How用什么方法做？ How many 要多少 How mach 才能做？,3） Result结果如何？,把握处理与领导关系原则,（一）与领导间良好关系的表现 1、在工作上默契配合 2、在思想上相互理解 3、在性格心理上相互兼容 （二）处理与领导关系的原则 1、遵守组织法规原则 2、尊重职权划分，单向请示原则 3、对同层次领导“一视同仁”的原则,在工作上默契配合,1、做好领导交办但要求
8、不明确的事宜 2、领导预交办的事宜应提前做准备 3、提醒领导办理忘记办理的事宜并做好相关准备 4、领导处理事情时主动为领导提供帮助,尊重职权划分，单向请示原则,1、单项请示的原因 （1）领导有明确分工 领导意见完全一致 （2）多头请示可能会导致 领导意见部分不一致 领导意见完全不一致,2、合理处理领导的不同意见 （1）建议领导直接磋商给出意见 （2）将主持工作的领导意见向其他领导通报 （3）紧急事宜可先办理后报告,对同层次领导“一视同仁”的原则,1、工作上，对同层次领导同等协助 2、待遇上，对同层次领导同等对待 3、思想感情上，对同层次领导同等尊重,把握授权办事中的角色二重性（一）,（一）秘书
9、授权办事中的角色二重性 1、秘书地位的双重性 （1）秘书无权处理领导授权以外的问题 （2）被授权后，对相关工作有一定程度的决定权 2、秘书身份的双重性 （1）秘书不是领导 （2）被授权时，秘书是领导的代理人,把握授权办事中的角色二重性（二）,（二）秘书在授权办事中的角色把握 1、无损领导形象 2、谦虚谨慎 3、把握平衡，完成领导交办任务,学会与领导同层次思维（一）,（一）秘书与领导同层次思维的特征 1、秘书立足点转移及思维方式的变化 2、秘书立足点转移与思维内容的差异 3、秘书与领导同层次思维不得涉及行动范畴的行为规定,学会与领导同层次思维（二）,（二）秘书与领导同层次思维的基础 1、领导活动
10、相关信息资料的平时积累 2、领导意向的体会与综合 （1）对领导的意向作多向联系与综合 （2）整体把握领导内在的思想体系与思维方式特征 （3）区别领导意图与领导意向 3、交结智囊与群众朋友,学会与领导同层次思维（三）,（三）秘书应注意的一些问题 1、秘书要保持与领导思维距离的适度 2、秘书要保持对于领导决策影响力的适度 3、秘书要掌握参与领导决策范围的适度 4、秘书要掌握提出参谋性意见的方式与时间的选择,本章要点框架,商务秘书工作方法提要,工作方法的基础,娴熟 的业务 技能,良好 的工作 习惯,认真 的工作 态度,工作方法要点,思维方法要点,有效 利用 时间,领会 领导 意图,应对 突发 时间,使用 图表 表述 问题,协调 处理 问题,有效 利用 时间,处理 与领 导的 关系,把握 角色 二重 性,与领 导同 层次 思维,
