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1、第2章 公务文书写作,2.1 公务文书概述 2.1.1 公务文书的概念、特点 1.公务文书的概念 公务文书是指党政机关、人民团体、企事业单位在处理各种公务活动时所使用的具有特定格式的一种应用文。 公文有广义和狭义之分。广义的公文是指所有反映公务活动的文书，通常划分为非法定公文和法定公文两大类。非法定公文又被分为常用公文和专用公文两种。常用公文也被称为事务文书，是指在处理机关各种事务时经常使用的各种公务文书，包括计划、总结、简报、调查报告等。专用公文是指外交、军事、司法、财经和行政法规等方面的公务文书。法定公文，专指行政公文，是国家行政机关制发的公务文书。狭义的公文则是专指行政公文。本书所述的公
2、文即是狭义的行政公文。,(1)行政公文即公文的作者是法定的，是指国家机关、企事业单位或人民团体等一切合法存在的组织和机构。 (2)公文是进行公务活动的重要工具。 2.公文的特点 公文与其他文章相比，有其鲜明的特色。 (1)政治性。 (2)权威性。 (3)时效性。 (4)规范性。,2.1.2 公文的种类、作用 1.公文的种类 公文的种类划分方法很多，主要的有两大种划分方法。 (1)国务院规定的行政公文种类。 1)命令(令)。2)决定。3)公告。4)通告。5)通知。6)通报。7)议案。8)报告。9)请示。10)批复。11)意见。12)函。13)会议纪要。 (2)从不同角度对公文进行的分类。 1)按
3、公文的行文方向划分。2)按公文的紧急程度划分。3)按公文的秘密程度分。 2.公文的作用 (1)联系和沟通作用。(2)领导和指导作用。(3)法规和准绳作用。(4)宣传教育作用。(5)依据凭证作用。,2.1.3 公文的格式与结构,1.公文的格式 公文格式指公文的外观形式，包括公文的用纸、用字、排版、制版、印刷、装订及文面结构等。 (1)公文用字：从左至右横写、横排。 (2)公文用纸：采用国际标准A4型，左侧装订。 (3)公文的文头、正文和文尾三大部分，每一部分的项目内容和区域位置，都必须按规定的标准安排。,2.1.3 公文的格式与结构,2.公文的结构 公文的结构指公文的组织构造，即公文各要素在公文
4、文面上所处的位置和书写形式。 (1)眉首，也称文头。 1)公文份数序号，简称份号或编号，指印刷同一公文文稿时每份公文的份数顺序编号。 2)秘密等级和保密期限。 3)紧急程度，指公文送达和办理的时限要求，以强调公文的时效，避免延误。 4)发文机关标志，即公文发文机关名称，可使用发文机关全称或规范化简称，后加“文件”二字构成，用醒目、整齐、庄重的大号字体套红印刷，位于文头上部正中央、发文字号之上。 5)发文字号，简称文号，由所属行政区域代字、发文机关代字、文种代字、年份和序号五部分组成。 6)签发人。,2.1.3 公文的格式与结构,(2)主体。 1)标题。2)主送机关，也称受文机关，是指公文的主要
5、送达、受理机关，即负责办理公文或答复的机关。3)正文。4)附件。5)落款和成文日期。6)印章。 (3)版记。 1)附注。2)主题词。3)抄送机关。4)印发机关和印发日期。5)印制份数。,2.1.4 公文写作的基本要求,1)合法性。2)实事求是、讲求实效。3)主题明确，结构完整，格式规范。4)用词庄重严谨，简明通顺。 (1)案：处理公事的记录，查考，事件或涉及法律的事件。 在案：在处理公事的记录里。【例】该厂部分房屋产权，上次会上，我们曾声明在案。 ()颁：发下，多用于庄严、隆重的场合。 颁布：庄严地发布，多用于公布重要的法律、规定、条例、命令。【例】年月日全国人民代表大会常务委员会颁布了中华人
6、民共和国全国人民代表大会和地方各级人民代表大会选举法。,2.1.4 公文写作的基本要求,()不：否定。 不日：不多天、不久。【例】该批机器设备，不日即可运抵你厂。 ()查：清点，了解，调查，清查的意思，其确定意义要根据具体语言环境而定。 查收：清点收下。【例】兹送去科技展览入场券张，请查收。 ()此：这个。 此令：就这样命令，多用于命令的正文末尾。【例】经省人民政府第次常务会议讨论，批准任命同志为市局长，此令。,2.1.4 公文写作的基本要求,()大：十分，很。 大有：很有。【例】农工商联合企业大有发展的余地。 ()度：次。 再度：再一次。【例】两县接壤地区的林权纠纷，经再度协商，仍未取得一致
7、意见。 ()否：不对，不。 当否（妥否）：是不是恰当。【例】兹送去我室年度工作计划，当否（妥否），请批示。 ()函：信。 函告：通过信件相告。【例】你厂托运的机器部件已于月日运抵，请速派人去八里庄提货站提取，特此函告。,2.1.4 公文写作的基本要求,()即：当时，当地，立刻。 即日：当天。【例】农业参观团即日来，望速派干部做好接待工作。 ()鉴：审察，考虑，教训。 鉴别：审查、辨别。【例】各地对所收集到的情况，要注意鉴别真伪，予以核实。 ()接：接到。 接洽：联系商量。【例】关于去化工厂参观一事，已同该厂接洽妥当。 ()经：经过。 业经：已经经过。【例】你厅报送的关于压缩国有企业管理费的具体
8、规定，业经省府第次常务会议讨论批准，请即按此执行。,2.1.4 公文写作的基本要求,()径：直接。 径向：直接向。【例】有关年度计划的制订情况，请径向计委反映。 ()就：靠近，从事。 就地：在原地。【例】此类问题应尽可能就地解决。 ()谨：敬辞，恭敬地，小心谨慎地。 谨电：恭敬地去电。【例】欣闻水利工程胜利建成，谨电致贺。 ()免：去掉。 免去：免除（有关人员某种职务）。【例】兹决定免去同志行政科长职务。,2.1.4 公文写作的基本要求,()拟：打算，起草。 拟于：打算在。【例】我局拟于下周星期三召开大会进行动员。 (19)批：写上字句，判定是非、优劣、可否，多用于上级对下级。 批示：对下级请
9、示的问题表示意见。【例】兹送上我局1996年度工作计划，当否，请批示。 (20)期：希望，日期。 以期：以此希望。【例】在思想工作中要注意进行疏导，以期在教育青年的问题上取得良好效果。 (21)切：务必、千万。 切勿：千万不要。【例】加固沿江堤防，是保证安全度汛的重要措施。沿江各地、县都要特别重视并抓紧这一工作，切勿等闲视之。,2.1.4 公文写作的基本要求,(22)顷：刚才。 顷闻：刚才听到。【例】顷闻同志不幸病逝，特电致哀并向家属表示慰问。 (23)任：担负，使用。 任用：给予职务。【例】人事部门将根据每个干部的实际情况量才任用。 (24)审：检查核对。 审定：审查决定。【例】此报告可否下
10、发，请领导审定。 (25)时：时令、时候、时间。 届时：到时候。【例】兹定于7月8日上午8时在会议室召开抗洪救灾工作会议，请届时参加。,2.1.4 公文写作的基本要求,(26)事：事情，事项。 事由：公文的主要内容。【例】为提高公文处理效率，请在来文前扼要注明事由。 (27)望：希望。 尚望：还希望。【例】生产所需原料，除由当地自力更生解决一部分外，尚望你县大力支持。 (28)为：为了，作表“目的”的介词。 为此：为了这个。【例】要完成全年工业生产任务，必须加强运输力量，保证能源供应，为此，交通、电力、煤炭等部门，要采取得力措施，相应作出安排。,2.1.4 公文写作的基本要求,(29)为：当做
11、，是。 引为：引来当做。【例】该地区由于一贯忽视生产安全，致使近年来重大人身伤亡事故一再发生，给国家和人民造成了巨大损失，对此，希各级领导要高度重视，引为教训。 (30)悉：知道、了解。 收悉：收到后就知道了。【例】9月10日来函收悉，经研究答复如下 (31)系：是。 确系：的确是。【例】经技术鉴定，此次大桥垮塌事故，确系施工质量低劣造成。 (32)行：实行，就要。 另行：另外。【例】兹介绍同志去你处另行分配工作，请接洽。,2.1.4 公文写作的基本要求,(33)须：必须。 还须：还必须。【例】造成这一事故的原因，还须进一步调查。 (34)严：严格。 严防：严格防范。【例】提高革命警惕，严防坏
12、人破坏。 (35)以：用。 以资：用来作为。【例】该厂职工通过技术革新，提前一月全面完成了全年生产任务，特予通报表扬，以资鼓励。 (36)应：应该。 应即：应该立即。【例】目前，正是小麦生长的关键时节，应即抓住有利时机，加强田间管理。,2.1.4 公文写作的基本要求,(38)于：在。 限于：限定在。【例】你县棉花收购任务，限于10月底前完成。 (39)予：给予。 应予：应该给予。【例】各级领导必须充分发扬民主，接受群众监督，对来自群众的批评应予鼓励。 (40)与：作动词，是“参加”的意思；有时可作连词，意思相当于“和”，多用于文件标题。 与会：参加会议。【例】这次大会，与会代表共1230人。
13、(41)兹：现在。 兹有：现在有，多用于介绍信或便条的开头。【例】兹有我局同志去你处联系借用运输车辆事宜，请予接洽。,2.1.4 公文写作的基本要求,(1)标题用语:关于、发布。 (2)起首用语:为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、准照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于、悉、接、顷接、据、收悉、经、业经、已经、兹经。 (3)结尾用语:为盼；为荷；为要；为宜；为妥；特此函达；特此证明；尚望函复。 (4)称谓用语：我单位、本人、本公司、敝单位；你局、贵公司、贵方；该公司、该项目。 (5)递送用语：报、呈；送；发、颁发、颁布、发布、印发、下达。,2.1.4 公文写作的基本要
14、求,(6)审批、拟办用语:拟办：责成、交办、试办、办理、执行。 (7)过渡用语:鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。 (8)期请用语:请、恳请、拟请、特请、报请；务请、如蒙、即请、切盼；希、望、尚望、尚希、希将、希能、切望、请于、勿误。 (9)谦敬用语:承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙、大力支持、大力协助。 (10)表示意见用语:应、拟应、责成、同意、支持、反对、不妥、照办、请核查、暂停、取消、取缔、禁止、作废。 (11)征询用语:当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、是否可行、意见如何。,2.1.5 公文行文规则,1.行文应确有必要，注重实效，坚持少而精 可发
15、可不发的公文不发，可长可短的公文要发短文。 2.根据组织关系准确行文 组织关系通常有4种情况：隶属关系，指同一组织系统中的上下级机关之间，领导与被领导的关系；指导与被指导关系，指同一专业系统中的上级主管业务部门与下级业务部门之间的关系；平行关系，指同一组织系统中的同级机关之间的关系；不相隶属关系，指非同一系统，任何机关之间的关系。 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。,2.1.5 公文行文规则,3.联合行文要协商一致 同级政府、同级政府
16、各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 4.行文方式要合适 正常情况下具有隶属关系或业务指导关系的机关应采取逐级行文的方式。 5.主送机关与抄送机关要正确 除普发性公文外，一般公文应有主送机关，而且通常只选择一个机关。,2.1.6 公文写作的基本程序,1.明确目的，选好文种 写作公文，首先要明确行文目的。 2.确定好主题 公文主题一是来自机关领导的授意，二是根据对客观情况的分析研究。 3.准备好材料 公文材料的基本要求是真实、准确、新颖、典型、充分。 4.拟好写作提纲 拟提纲的过程，就是一个构思过程。 5.拟好公文 提纲拟好后，就可以按照公文的写作要求拟制公文了。 6.审核修改 公文正式印之前，一定要送负责人审核签
