《会计电算化实务 教学课件 ppt 作者 胡汉祥 第四章 总账系统》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计电算化实务 教学课件 ppt 作者 胡汉祥 第四章 总账系统（35页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第四章 总账系统,会计电算化编写组,总账系统 总账系统概述 总账系统初始设置 总账系统日常业务处理 总账系统月末处理,一、总账系统概述,、功能概述,、总账系统与其他系统的主要关系,、操作流程,、功能概述,总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。 8.50总账系统功能模块划分为：系统设置、凭证处理、出纳管理、账表管理、期末处理等模块。,、总账系统与其他系统的主要关系,总账系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。账务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。 总账系统是财务管理
2、系统的一个基本的子系统，它概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，它在财务管理系统中处于中枢地位。,工资管理,资金管理,网上银行,报账中心,项目管理,成本管理,存货核算,财务分析,管理驾驶仓,报表,应付系统,应收系统,固定资产,总账系统,总账系统与其他系统之间的数据传递关系：,、操作流程,使用总账系统的基本操作流程包括初始设置、日常处理和期末处理三部分。,1.安装总账系统,2.增加新账套,3.进入总账系统,4.建立会计科目,5.建立部门、个人、客户、供应商、项目目录,6.定义外币及汇率、设置凭证类别,7.录入期初金额,1.完成上年各项工作,2.建新年度账,3.进总账系统,4.调整会计科目
3、,5.部门、个人、客户、供应商、项目目录调整,6.结转上年数据,7.期初余额调整,11.查询各种辅助账,10.出纳管理,8.制单、审核、记账,9.账簿管理,12.自动转账,13.试算并对账,15.会计档案备份,16.打印各种账簿,使用辅助核算,14.结账,新用户初始设置,老用户初始设置,日常处理,期末处理,开始下月工作,二、总账系统初始设置,总账系统初始设置是应用总账系统的基础工作，在此将结合企业的实际情况，将一个通用的总账系统改造为适合本企业核算要求的“专用总账系统”。 总账系统初始设置，包括会计科目、外币设置、期初余额、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、自定义等。,（一）设置系统参数
4、,在首次启动总账系统时，需要确定反映总账系统核算要求的各种参数，便利通用总账系统适用于本单位的具体核算要求。 总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。,（二）设置会计科目,会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录。会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。 本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可根据业务需要方便地指定、增加、修改、删除、查询、打印会计科目。,（三）设置项目目录,“项目目录”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。企业可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，以及项目
5、目录。 系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。,（四）凭证类别设置,选择凭证类别 （1）记账凭证 （2）收款、付款、转账凭证 （3）现金、银行、转账凭证 （4）现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证 （5）自定义凭证类别,（四）凭证类别设置,2确定限制条件 凭证类别的限制条件是指限制该凭证类别的使用范围。 借方必有：借方至少有一个限制科目有发生额。 贷方必有：贷方至少有一个限制科目有发生额。 凭证必有：借或贷至少有一个限制科目有发生额。 凭证必无：借或贷不可有一个限制科目有发生额。 无限制 ： 可使用所有合法的科目。 设定限制以后，在凭证录入保存时由系
6、统自动进行检查。,（五）结算方式设置,结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。 要注意的是： 结算方式最多可以分为2级； 如果要修改或删除某种结算方式，单击工具栏上的【修改】或【删除】按钮即可，结算方式一旦引用，便不能进行修改和删除的操作。,（六）输入期初余额,“期初余额”功能包括： （1）输入期初余额：用于年初输入余额或调整余额； （2）核对期初余额，并进行试算平衡。,1确定方向输入余额,当第一次使用总账系统时，首先应将原系统的账户余额整理好，编制科目余额表，然后通过键盘输入到系统中。包括：余额和方向。 （）输入余额时必须注意调整有关科目余额的方向； （）只要求
7、输入最低级科目的余额，非末级的自动计算； （）输入期初余额时，若某科目涉及辅助核算，则必须输入辅助账的期初数据。,试算平衡,期初余额输入后，必须进行上下级科目之间余额的试算平衡和一级科目余额试算平衡，以保证初始数据的正确性，检验过程直接由计算机自动进行。 系统的“试算”功能可显示期初试算平衡表，显示试算结果是否平衡，如果不平，需重新调整。,年初结转,年初结转是在旧的会计年度结束，新的会计年度开始时，为保持会计数据处理的连续性，将上一年度的期末余额结转为新会计年度的期初余额。,三、总账系统日常业务处理,填制凭证 审核凭证 记账 出纳管理 账簿管理,（一）填制凭证,增加凭证 （）输入凭证头部分 （
8、）输入凭证正文部分 （）输入科目辅助明细项目和备查内容 使用常用摘要 使用常用凭证,（一）填制凭证,查询凭证 在制单过程中，可以通过查询功能，对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，确保填制凭证的正确性。 两种方式： “填制凭证”窗口的查询（未记账） “凭证”查询凭证,（一）填制凭证,修改凭证 （）已经输入但未审核的机内凭证，可随时找到错误凭证，在编辑状态下直接进行修改； （）已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可先通过凭证审核功能取消审核后，再通过凭证的编辑功能进行直接修改； （）若记账的凭证发现有错，不允许直接修改，针对此类凭证的处理，可采用“红字冲消法” 或者“补充凭证法”。
9、,（一）填制凭证,冲销凭证 红字冲消法，即将错误凭证采用增加一张“红字”凭证全额冲销，若需要，在增加一张“蓝字”凭证补充的办法。 通过红字冲消法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。,（一）填制凭证,作废与删除凭证 （）作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样； （）作废凭证不能修改，不能审核； （）在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则，月末无法结帐，但不对作废凭证做数据处理； （）账簿查询时，查不到作废凭证的数据。,（二）审核凭证,审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。 审核凭证包括：出纳签字、主管签字和审核员审核凭证三方面工作。
10、,（二）审核凭证,出纳签字 会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改和删除； 取消签字只能由出纳人自己进行。,（二）审核凭证,审核凭证 审核方法有屏幕审核和对照审核。 作废凭证不能被审核，也不能被标错。,（三）记账,记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查簿等。记账工作采用向导方式，使记账过程更加明确。 记账处理 取消记账操作 已结账的月份不能取消记账。,（四）出纳管理,“出纳管理”功能是出纳人员进行管理的一套工具
11、，它包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账提供审计报告。 日记账 资金日报表 支票登记簿 银行对账,（四）出纳管理,银行对账： 1输入银行对账期初数据：是用于第一次使用银行对账模块前输入日记账及对账单未达项，在开始使用银行对账之后不再使用； 2输入银行对账单：用于平时输入、查询和引入银行对账单，它显示的银行对账单为启用日期之后的对账单。 3 对账（自动和手工） 4 输出余额调节表（银行存款余额调节表）,（五）账簿管理,账簿查询提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能随时了解各科目的最新余额和明细情况，对部门、项目信息反映及时，费用控制更加可靠。 三栏式总账 余额表 明细账 多栏账（多栏账名称不能重复） 客户供应商往来管理 部门核算管理,四、总账系统月末处理,定义转账分录 生成机制凭证 对账 结账,月末处理是指将本月所发生的经济业务全部登记入账后要做的工作。,（一）定义转账分录,第一次使用总账系统，应先进行“转账定义”，即设置自动转账分录。 设置转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程。包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。,（二）生成机制凭证,在定义完转账分录之后，每月月末只需执行本功能，即可由计算机自动生成转账凭证，在此生成的凭证，需经审核、记账后才真正完成结转工作。,
