实用秘书综合实训 教学课件 ppt 作者 郭梅 主编 项目11

《实用秘书综合实训 教学课件 ppt 作者 郭梅 主编 项目11》由会员分享，可在线阅读，更多相关《实用秘书综合实训 教学课件 ppt 作者 郭梅 主编 项目11（41页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、实用秘书综合实训,模块四 商务活动,电子制作：刘菲,模块四 商务活动,项目11 C公司的一个重要接待活动,项目11 C公司的一个重要接待活动,1.掌握接待工作的流程和接待方案的拟 订； 2.熟悉接待礼仪，掌握安排宴请、参观 活动的技巧和常识，能在实际接待工作 中运用好所学的技能和技巧。,实训目标,项目11 C公司的一个重要接待活动,1在演示机场接机、宴请活动、公司参观接待活动及送行 这4个场景时，学生的角色要轮换进行，尽量避免同一个学 生每个场景都演示同一个角色的情况。 2模拟演示必须严格按照事先拟好的接待计划进行，具体 洽谈内容可虚拟。 3情景演示时既要符合接待的程序，又要具备接待礼仪， 还

2、要体现出秘书应变能力。 4任务2和任务3必须在完成任务1的基础上依次进行。 5任务完成后，小组成员互相评价并打分，并做好记录工 作。,实训要求,项目11 C公司的一个重要接待活动,1本实训可模拟机场、模拟酒店、模拟宴会厅、模拟公司 各个部门（主要是资料室、产品陈列室、会议室、研发部、 销售部、售后服务部）等场所进行。 2实训应分组进行。58个学生一组，分别扮演经理、秘书 和客户，可以通过抽签的方式决定每个学生的角色。每组学 生先讨论并拟订接待计划、晚宴准备方案和公司参观活动方 案，然后分别演示机场接机、宴请活动、公司参观接待活动 及送行的场景。,实训准备,项目11 C公司的一个重要接待活动,1

3、拟定接待工作计划 2筹划安排接风晚宴，模拟演练从迎客到送客的宴请程序 3拟订参观接待方案，分角色模拟演示参观接待活动全过程 参考答案 (1 2 3),实训任务,任务一 拟定接待计划,一了解来宾的情况 秘书在接到通知时要了解来宾的基本情况，包 括来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单 位、人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况， 还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班 等，并将上述情况向主管部门领导报告，同时通 知有关部门和人员。,知识要点,任务一 拟定接待计划,二接待规格（主要是从主陪人员角度而言） 1高规格：主要陪同人员比主要来宾的职位 高，表明对被接待一方的重视和友好。 2对等接待：

4、主要陪同人员与主要来宾的职 位相当，最为常用。 3低规格：主要陪同人员比主要来宾的职位 低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司 视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格 接待。,知识要点,任务一 拟定接待计划,4如何确定接待规格： （1）主要由上司决定，秘书仅提供参考意见。 （2）了解对方来宾最高身份。 （3）考虑与我方关系。 （4）以前接待过的来宾参照上次标准。 （5）突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道 歉。 总之，不论采用哪一种接待规格，秘书拟定后，由领 导决定。一旦定下来，秘书应当把主要陪同人的情况和日 程安排告知对方，征求意见，加以确认。,知识要点,任务一 拟定接待计划,

5、三、接待经费 1明确经费来源。若来宾的住宿费、交通费等一切费 用由来宾自己承担的，就必须把所需费用数目与日程安排 提前通知对方（用电话或信函等）。若由两个或两个以上 单位联合接待的，则双方要明确经费的承担问题。 2了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食 忌讳。 3不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定。,知识要点,任务一 拟定接待计划,四、制定接待工作计划 “凡事预则立”，接待来访者，制定接待计划 很有必要，第一是可以合理地安排各项接待工作， 使之有条不紊地开展；第二是可以使有关人员提前 安排好自己的时间，保证接待工作顺利开展。接待 工作的计划一般包括三个方面的内容：确定接待规 格、

6、拟定日程安排和开列接待经费。涉及的具体内 容有：,知识要点,任务一 拟定接待计划,1来宾的单位、来访的目的、要求、人数、性别、身份、生 活习惯、抵离的日期。 2工作日程的安排。 3由哪一位高级管理人员负责这次接待？由谁担任专职陪同 人员及接待人员？ 4来客的住宿地点、标准、房间数量等。 5会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数，担任主谈 判的人员，其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单，大的 项目还要有律师和会计的名单。,知识要点,任务一 拟定接待计划,6宴请的时间、地点、规格、人数、次数。 7参观游览或娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪 同人员。 8接待期间的交通工具的安排。 9接待期间

7、的安全保卫工作，包括饮食卫生、人身、财产 安全等。 10接待经费主要包括住宿费、餐饮费、劳务费（讲课、作 报告等费用）、交通费、工作经费（租借会议室、打印资 料、通讯等费用）、考察参观娱乐费、纪念品费、其他费用 等。,知识要点,任务一 拟定接待计划,知识要点,接待计划制定好后，送交领导批准，一经批准，按照方案组织人力、物力、财力做好接待准备工作。同时，制定并填写表格，印发各有关人员，使有关人员明确自己在此次接待工作中的任务和责任，提前安排好工 作，确保接待工作圆满成功。,任务一 拟定接待计划,任务实施,任务一 拟定接待计划,任务 评估,任务一 拟定接待计划,示范表格,1、日程安排表,任务一 拟

8、定接待计划,示范表格,2、费用列支表,任务二 安排宴请接待活动,由于宴请的种类不同，宴请的组织安排工作也就有所不同。工作餐较简单，而正式宴会的组织工作则相当复杂，有许多具体工作要进行认真的筹划。总的来说，宴请流程包括以下步骤：,知识要点,任务二 安排宴请接待活动,1宴会筹划 （1）确定宴请名单。先由秘书人员根据宴请目的、性质拟 定宾客及陪同人员名单，最后由上司定夺。 （2）确定时间和场所。宴请时间要征求主宾意见，不要选 在重大节日、假日或有禁忌的日子。宴请场所要考虑规格 和宴请对象身份，讲究环境因素，体现对客人的敬意。 （3）发请柬。正式宴会大都要向宾客发出正式请柬。事先 口头约定或电话通知的

9、也要补发，这是礼节上的要求。请 柬应注明邀请人姓名、被邀请人姓名、尊贵的称呼、宴请 的方式及时间地点、着装要求等。,知识要点,任务二 安排宴请接待活动,（4）确定菜单。宴请的酒菜应根据规格和宴会形式，在规 定的预算内安排。菜肴要精致可口、突出特色。注意客人 饮食习惯、禁忌。冷热、甜咸、色香味合理搭配。 （5）排定桌次和座次。宴会一般要事先安排好桌次和座 次，使参加宴会的人能各就其位。席位的安排也能体现出 对客人的尊重。桌次地位有高低，一般来说，以主人的桌 为基准，右高左低，近高远低。座位中，以主人（女主 人）为中心，近高远低，右上左下。,知识要点,任务二 安排宴请接待活动,2宴请程序 （1）迎

10、客。主人一般在大门口迎接客人。视宴会重要程 度，还可有其他主要陪同人员陪同主人迎接客人。 （2）入席。主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会 开始。 （3）敬酒。入席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人 敬酒。 （4）交谈。席间要引导客人参与交谈，巧妙选择话题。 （5）散席。主人和主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞， 主人送至门口，主宾离去后，原迎宾人员依次与其他客人 握别。,知识要点,任务二 安排宴请接待活动,3宴请形式：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、 工作餐等。 4注意事项 （1）秘书应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况。 （2）席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会厅陈列 宴会

11、简图，标出全场席位图及出席者位置。 （3）如有讲话，双方通常事先交换讲稿，由东道主先提 供。由何人翻译也应事先谈好。,知识要点,任务二 安排宴请接待活动,任务实施,任务二 安排宴请接待活动,任务 评估,任务三 安排参观接待活动,1确定参观活动的主题 （1）扩大企业的知名度，提高社会美誉度。 （2）加大企业的业务拓展空间。 （3）与相关企业及社区形成和谐关系。 （4）增强员工对企业的认可度和归属自豪感。 2明确参观活动的目的 整个参观活动都要围绕所确定的主题进行策划 和组织。,知识要点,任务三 安排参观接待活动,3安排开放参观的内容 （1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣 传资料。 （

12、2）现场观摩，让参观者参观工作、生产现场。 （3）实物展览，参观成果展览室，可以陈列资料、模 模、样品等实物。 4选择参观路线 （1）能引起参观者的兴趣。 （2）能保证参观者的安全。 （3）对本单位正常工作干扰小。,知识要点,任务三 安排参观接待活动,5做好解说及接待准备 （1）设立接待服务处，来宾到达后热情引导接待。 （2）挑选并培训解说人员，放映视听资料时认真解说，耐心 解答来宾提出的各种问题。 （3）准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等。 （4）准备礼品或纪念品。 6处理好公开和保密的关系 要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给 参观者留下坦诚的印象，又不使本单位机密外泄。参观

13、所到 之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，如若必要 可礼貌示意，尽量避免与参观人员交谈。,知识要点,任务三 安排参观接待活动,7参观接待礼仪要点 （1）参观接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任 何越格行为发生。 （2）秘书于参观接待进行时，须密切注视接待动态，做 好控制指挥工作，保证规范进行。 （3）参观接待过程中若有来客提出办理限制事宜，须婉 言解释。 8参观地点环境标准 （1）物品摆放整齐，且表面无灰尘。 （2）地面干净无脏物，空气流通清新。 （3）室温适度，灯光合适，备品齐全。,知识要点,任务三 安排参观接待活动,任务实施,任务三 安排参观接待活动,任务 评估,项目11 C公

14、司的一个重要接待活动 参考答案,任务一 拟定接待计划 书面接待计划如下： 1接待规格：对等接待（主要陪同人员钱经理 和主要来访人员王院长职位相当，属对等接 待） 2日程安排表,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,3、费用列支表,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,任务二 安排宴请接待活动 书面宴请筹备方案： 1宴请宾客名单：北京市D人民医院王院长、器械科张科 长以及急诊科罗主任等3人。 2陪同人员名单：武汉C电子有限公司钱总经理、销售部

15、夏经理、办公室陈主任以及刘秘书。 3宴请目的：表示对北京市D人民医院王院长等人来访的 欢迎，增进其与武汉C电子有限公司的了解，融洽双方关 系，为进一步合作奠定良好基础。 4宴请时间、地点：2月20日晚上6点，武汉天安假日酒 店中餐厅。,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,5宴请形式：正式宴会。 6宴请邀请：事先电话口头邀请，待客人抵汉后发 出正式请柬。 7宴请菜单：以清淡的湖北菜为主，突出地方特 色，兼顾客人口味，菜单需经钱总经理审核后方可 执行。 8宴请座次：圆桌一席，钱总经理坐主宾席，右侧 贵宾席为北京市D人民医院王院长，为了方便主宾交 流，本公司其他陪同人员和客人穿插就座，刘秘

16、书 的座位在钱总经理对面靠近门口处。,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,席位座次图：,夏经理,小刘,王院长,张科长,陈主任,钱总,罗主任,门口,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,任务三 安排参观接待活动 书面参观接待方案： 1参观人员：北京市D人民医院王院长、器械科张科长以及 急诊科罗主任等3人。 2参观陪同人员：武汉C电子有限公司钱总经理、销售部夏 经理、售后服务部张经理、研发部胡经理、办公室陈主任以 及刘秘书。 3参观主题：塑造武汉C电子有限公司良好的企业形象，增 进北京市D人民医院王院长等人对该公司的了解，为双方进 一步合作奠定良好基础。 4参观时间：21日上午9点到12点。 5参观内容：公司商业环境、产品资料、样品陈列、市场 开发、产品研发展示等。 6参观路线：公司外观资料室销售部售后服务部 研发部样品陈列室。,项目11 C公司的一个重要接待活动 参考答案,7参观接待准备： （1）事先准