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1、外贸函电,FOREIGN BUSINESS CORRESPONDENCE,Unit 16 Memo, Fax and E-mail 备忘录、传真与电子邮件,16.1 Introduction（简介）,目的：掌握有关备忘录、传真与电子邮件的格式和撰写。,在现代商务交往中，备忘录、传真和电子邮件已经成为除了商业信函外最主要的交流载体。 备忘录是一种非正式的商务文件、便条，可用来解释政策、程序和指示，发布通知、提出信息和行动要求，以及答复要求。此外，备忘录可帮助人们提醒事物，并可对决定、电话交谈、会议提供书面记录。,传真，又叫作传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，即刻对外发
2、送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。利用传真通讯的主要优点是操作简便，传送速度迅速，可将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去，但缺点是自动发送性能差，需要专人操作，有时清晰度难以确保。 自20世纪90年代以来，电子邮件已发展成诸种电子通讯手段中的“黑马”，成为当今商务名片上必不可少的一个部。电子邮件，又称电子信函，是利用电子计算机所组成的互联网络向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。,16.2 Memo(备忘录),备忘录在本质上也是书信。事实上，memo
3、一词来自于拉丁语memorandum，意指“必须记住的东西”。备忘录的特点是简明扼要，但同时也要做到适应受众，表达清楚且准确。 备忘录的格式一般较为固定，通常分为标题和正文两部分。标题包括To（送交目标，即接受人）、From（写备忘录者）、Subject（主题句）和Date（日期）。该四项顺序通常如上所示，但日期之一项可置于最前面，也可以置于Subject之前。,一些大公司或机构的备忘录纸笺上端通常印有公司或机构的名称、Memorandum或Memo字样以及开头部分（包括To、From、Date和Subject），但小单位可能不会有格式打印出来的备忘录纸笺。 在打印或书写时，备忘录通常有两种格
4、式：一种是每一行均顶左边齐；另一种是每段的第一行往后缩一定距离。备忘录正文之后通常没有签名。,1. 标题（Heading）,标题是写在备忘录开头的压缩信息。不同于书信，备忘录只有标题和正文，而没有收件人地址、称谓、结尾问候语或正式的签名。情况不同，标题格式可能不同，但是通常应采用下面这种格式。 Date：日期。日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样，不要用数字来表示月份。如December 24, 2009 To：收件人。这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓名前可以用尊称或不用。,1. 标题（Heading）,From：发件人。这一标题后应写发信人的姓名与职衔。职衔可根据需要决定写或不写，
5、但姓名前不要用尊称。 Subject:：主题句。好的主题句应符合以下三条标准：一是具体明确，即主题句应具体到足以区分该主题，同时也要足以涵盖所涉及的各个方面内容；二是简洁明了，即主题句应相对短些，以便吸引受众；三是主题句应与备忘录的组织模式相适应，即符合沟通情境方面的心理要求，同时也要适合撰写者的意图，力求使受众能迅速作出撰写者所期望的回复。,2. 正文（Body）,备忘录的正文部分和书信一样，只是省略其中的礼貌结尾，而且也不一定要齐头。此外，备忘录一般不需要结束语和签名。 备忘录正文使用的语气和词汇，取决于撰写人与收件人的关系，例如，若是与相同领域的人员沟通，便可以使用专有名词或术语。,3.
6、 Samples (备忘录样函),16.3 Fax(传真),作为一种成熟的通讯手段，传真在商务交往中将继续扮演重要的角色。传真的最大优势在于简便，即使是传送一份文字、图片和图表兼具的文件，也不需要任何其他的硬件或者软件，只需把传真原件置入传真机中，拨通对方号码，发送传真即可。,使用传真时，通常有以下几点需要注意： 尽量在工作时间发送传真，并且在发送前尽可能提前通知对方。 传真原件的字体要稍大一些，因为很多时候，接收方收到的传真文本的字体都会被缩小。 尽管传真的页数并不受到限制，但是如果页数过多，就会长时间占用对方的线路，这在惜时如金的商界是很糟糕的现象。 传真的文本内容尽量不要分布在纸张边缘，
7、因为在传输时，纸张边缘的信息很可能会模糊不清。,1. Heading（标题）,传真的格式并不固定，许多公司都有自己专门的传真格式（参见图16-1）。传真的顶端一般会有显眼的字样，例如“TELEFAX”、“TELEFAX MESSAGE”或者“FAX MESSAGE”。公司的传真一般都含有本公司名称和标志，并在传真的显眼位置以大字体突出。传真的标题一般包含以下信息： TO：接收方信息，可以是注明地址的公司名，也可以指定具体接收人。传真中所给出的公司地址一般不如商业信函中那么详细。,ATTN：指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名，那么可以在此注明特定接收人；如果TO栏中已明确了指定接收人，则不
8、必加入此项。 FAX NO.：接收方的传真号码。 FROM：发送方信息，可以是公司名，也可以是具体的发送人。 DATE：传真的发送日期，也可以改用TIME来标出具体的发送时间和日期。 FAX NO.：发送方传真号码。 PAGE：传真的页码信息，包含总页数和当前页数。传真的每一页必须清楚标出传真的总页数和当前页数，以确保接收方接收传真的完整性。,通过传真发送的可以是一段信息，如商品报价等，也可以是一份文件。如果所发送的信息内容简短，那么这些信息会出现在传真的首页上；如果发送的是一份文件，那么还要在文件前发送一份封面（Cover Sheet），在封面上注明标题信息及“COVER SHEET”字样（
9、参见图16-2）。,2. Text(正文),和商业信函相比，传真正文内容显得非正式一些。总体而言，与常用商业信函没有太大的区别。传真正文前也要用称呼语，比如“Dear Mr.”等，结束时也有“Best Regards”等，也使用商业信函中经常出现的程式化语句，如“Many thanks for your of ”等。 必须注意传真所提供的信息，如价格、装运期等细节，要避免发生差错。其实，传真信息的法律重要性并不亚于普通商业信函。 在传真结尾，通常有发送方负责人的签名。通过普通传真机发送传真时，签名必须采用完整形式，而不用缩写形式。通过调制解调器发送的传真则不包含签名。 传真原件可以是打印机输出
10、稿，有时也可以采用手写稿。,3. Samples (传真样函),16.4 E-mail(电子邮件),在20世纪的最后几年里，整个世界见证了一场由计算机网络在通讯领域的应用所引起的革命。电子邮件服务作为最方便快捷的通信手段而迅速崛起，在商务领域也起到越来越重要的作用。由于电子邮件作为通信媒体处于不断发展之中，因此它的格式和用法也在不断变化中。当不知道所联系的具体公司所使用的电子邮件格式时，以下建议可作为撰写电子邮件的基本指导。,1. Heading（标题）,由于所使用的软件和邮件服务提供商的不同，电子邮件的标题格式也各不相同。不过，一般而言，电子邮件的标题部分常常包含以下内容： To：收件人地址
11、栏，在此输入收件人的电子邮件地址。输入多个地址时，各电子邮件地址间用逗号隔开。 Cc：(Carbon copy)副本收件人地址栏。如果有多个副本收件人地址，就要用逗号隔开。副本收件人可收到这封邮件的副本，并且知道还有哪些人收到了相同的副本。 Bcc：(Blind carbon copy)匿名副本收件人地址栏。这些收件人同样会收到邮件副本，但是他们无法知道还有谁收到了副本。,Subject：邮件的主题栏。主题栏应当简明扼要地给出这封邮件的主旨，以使收件人能够一目了然并根据其轻重缓急加以处理。 Priority：优先度，即本邮件的紧急程度。如果设为高优先度，那么会在收件人端有所反映，比如在邮件主题
12、行前以“！”表明；如没有注明优先度，则系统默认为普通邮件（有的邮件服务并没有这项功能）。 Attachments：附件栏。附件栏能显示出随邮件发送的附件的文件名、文件类型和文件大小，由电脑自动根据附件情况载入。 Date：日期栏。一般由服务器端根据发送时间自动载入。,在上述这些栏目中，To栏和Subject栏必不可少，而其余栏目则为可选项，或者可以由系统自动载入(参见图16-3)。,2. Text (正文),电子邮件的正文部分通常分为： 开头敬语（Salutation） 邮件主体（Body） 结尾敬语（Complementary Close） 署名（Signature）,（1）开头敬语 电子邮
13、件的行文风格较为随意，所以开头敬语也没有商业信函那么正式。 一般而言，当只有单一收件人时，常常使用“Dear Mr. / Mrs. / Ms.姓”或者直接称呼对方全名或名字的形式，有时甚至会采用“Hi”、“Hi名字”等较为随意的方法。 当邮件发送给多人时，开头敬语通常使用“Hello all / folks”、“Hello everybody”或者“greetings”等形式，较少使用“Sirs”之类的正式称呼。 此外，要尽量避免使用过时的或者有明显性别取向的称呼，如“Dear Sirs”、“Gentlemen”等。 最后，在书写开头敬语时，还要注意到文化之间的差异性。例如，“Dear Mr.
14、 ”是比较符合中国和日本礼仪的称呼法，而“Hi ”则是典型的西方式开头敬语。,（2）邮件主体 电子邮件的主体即邮件的主要内容，通常只涉及一个主题，写作时应尽量简明一些，不要超过两个屏幕的长度。邮件主体一般由开头(Opening)、内文(Main Body)和结束语(Closing)三部分构成。 开头部分应该重申邮件的主旨，以便收件人在一开始就了解到邮件的大致内容或者用意。这里应该开门见山地说明来函的目的，不要绕弯子。 内文部分则为开头的主旨提供了更为细节性的内容。 结束语部分可以对上文进行总结，在此提出要求、观点等。一般而言，电子邮件的结束语可以给出一些实质性的要求或者说法，以求给对方留下深刻
15、印象。例如： Please submit your order by June 16 so that sufficient labels will be in stock for your peak sale season. We will deliver the goods ASAP.,（3）结尾敬语 商业信函的结尾一般用Yours sincerely, Yours faithfully等敬语，较为正式。 电子邮件的结尾敬语则可以用Best wishes (Best regards), With best regards, Regards, With best wishes, Best wi
16、shes, Thanks, Best, Cheers 等词语，显得较为随便、亲切一些。,（4）署名 电子邮件软件通常会在信的末尾自动加上署名。例如： Maggie Wang（M） 正式一些的商务电子邮件的署名还包括发信人的职位或头衔，以及公司的相关信息。例如： Maggie Wang（M） Chief Executive Officer Timber Woods Inc. (959) 123-4567,3. Writing guidelines(写作要领),(1) 邮件主题要精炼。你的邮件只是对方邮箱中众多邮件中的一封，所以要避免使用冗长的、含糊的主题，要使对方一眼就能看明白你的邮件主旨以便正确处理你的邮件。如果邮件内容紧急，可以提高优先度，或者在主题前加上“URGENT!”字样；如果是回信，加上“RE：”字样。,(2) 邮件的主体要简明。要做到：内容简短，一般4-7行为佳；措辞要直接，避免客套话和废话；主题要突出；段落层次要分明。不过，不要把电子邮件写作成电报那样，否则，就太矫枉过正了
