《职业格式文档处理技术（提高篇） 教学课件 ppt 作者 宣仲良 等 第二章 项目型文档》由会员分享，可在线阅读，更多相关《职业格式文档处理技术（提高篇） 教学课件 ppt 作者 宣仲良 等 第二章 项目型文档（40页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、苏州市职业大学计算机工程系 主讲人： 宣仲良,,项目型文档,职业格式文档大多是项目型文档。项目型文档的最大特点就是纲目清楚，便于记录技术方面的要点。这种文档采用得最多的形式是多级符号，如1，1.1，1.1.1就像您平时见到的书籍目录，所不同的只是项目型文档的每个项目（特别是最低级的项目）往往包含一段描述或提示性的文字内容。因此掌握多级符号中包含的各种格式及其修改方法是本专题文档样式上的重点，而提高内容的可读性、准确性和充分性（即充分考虑文档可能的读者）是项目型文档内涵上的重点。本专题将通过各案例的剖析与处理，有层次地介绍“项目符号和编号”中各种格式的定制方法，引导您以项目的观点来观察和分析所遇
2、到的文档，并在此过程中体验将一个较为复杂的大项目分解为若干个小项目、然后逐个解决相对较易的小项目再将它们整合大项目的思路和方法。,学习目标,熟悉各种项目符号和编号样式，掌握这些样式中各种格式的修订方法。,一,基本掌握项目型文档的识别及分解方法，并能理解识别与分解的联系与区别。,二,掌握样式的含义，并能较熟练地运用到文档处理中。,二,案例4 软件测试报告,下面首先通过一个企业实例来体验一下项目型文档的“风采”，图2-1就是正规软件企业中使用的软件测试报告模板，亦即提供给测试员书写测试报告的蓝本。它不仅能给您格式设置上的提示，而且能给您内容上的启迪，所以它是一个典型的项目型文档。,图2-1 软件测
3、试报告（项目型文档）示例,一篇有示范意义的技术文档给人的信息量是巨大的。因此，在向目标（基本搞清楚什么是项目型文档？在正文中显现哪些特征？）前进时，关注沿途“风景”（注意到才能留下印象）不仅有助于更清晰地辨识目标的特征量，更重要的是拓宽了视野，厚实了基础。下面的观察提示点只是反映了作者的思路和注意点，您也许会有更深、更宽的联想。,（1）四周 最上面的标题行告诉您这确是一篇测试报告，窗口的上面只保留了“菜单栏”和“常用”、“格式”工具栏，意味着隐藏了部分工具栏，增加了文档的显示区域。下面的状态栏清楚地显示了此文档一共10页，当前输入点处在第4页、第1行、第3列，输入点位置距正文边框3.4厘米。此
4、位置处在第一节。文档编辑处于“插入”状态，未启用“录制”（录制“宏”，下面的案例会介绍）、“修订”、“扩展”，语言为“英语（美国）”，未启用英语“拼写和语法”自动检查、更正功能（这样可以节省Word运行时所需的资源）。这些未启用项的特征对应的图标是灰色的。左边增加了一个新的窗格（您可能暂时还不知它的名称吧？），显示新辅助窗格是为了更清晰地表现主题特征。两个窗格都启用了水平、垂直滚动条，以方便浏览。右边的文档窗格还显示了“标尺”（水平和垂直标尺）。这些都凸现了可视化设计的程序的典型特征。如果使用可视化软件的人不注意这些“可视的”程序运行状态的提示，这就意味着还不懂得“可视化”的意义。,（2）中央
5、 中央是文档窗格，此窗格的最下面是水平滚动条，此条的左边是“编辑视图指示区”，当前是“页面视图”（因为图标颜色与众不同）。值得注意的是根据状态行中的数据：第1行第3列，与左窗格中的当前项目指示“目的”（反相显示）不符。因为“目的”至少是正文的第2行。说明原文档格式编辑有误。类似之处您可要注意。文档窗格中的格式清楚地显示了项目多级符号的特征。“项目符号和和编号”的对话框参见图2-2。,图2-2 “项目符号和编号”对话框,图2-2中的所有项目符号、编号、多级符号、列表样式中所含的格式均可通过“自定义”按钮进行修改。建议动手试一试。 图2-1的左窗格是“文档结构图”，可以通过菜单“视图”“文档结构图
6、”命令调出。它的作用主要有两个：一是显现文档结构，二是快速定位。即单击此窗格中的任一项目，中部窗格中的文档就会定位到该项目对应内容的起点，为跳转式地浏览提供了极大的方便。比使用“目录”更方便。（注意：这虽然是编辑长文档时的最佳方式，却不是阅读长文档时的最佳方式，后面会讲到。） 中窗格即文档窗格中显示了项目型文档的形式特征： （1）每一个项目内容简洁明了，一个项目构成一个自然段落，段落间距大于正常的行间距。 （2）多级符号呈现依次缩进的规律。,为了清楚地了解标题样式的作用，可通过格式工具栏的“样式”显示区（或通过按钮 调出“样式和格式”窗格）观察。图2-1中指示：文档中当前输入点位置所在的项目段
7、落格式是“标题1+”。标题1、2、3、4、5的样式与其他样式的主要不同之处在于它们对应“大纲视图”中的级别。这些级别形成了文档的骨架，这种骨架在多种显现结构的形式中有效。例如左窗格的文档结构图就是调用了这种骨架，又如单击菜单“插入”“引用”“索引和目录”命令，自动生成的目录也是调用了这种骨架。因此，在页面视图中凡是采用标题级的段落，其左边有“”标记，参见图2-1。,图2-3 有问题的段落标记,图2-1左、右两窗格中标示的输入点位置不匹配的问题是有典型意义的，因为一般的操作员常常因为误操作而造成类似的错误，而且自己还不知道是如何造成的。其实造成上 述问题的原因之一是在“简介”后面的段落标记不正常
8、，放大后的情形见图2-3。该段落标记前有一个紧缩的空格（已加方框标示）。,这个形式上看似空格的标记，通过键盘或鼠标均无法“进入”。因此修正它的方法建议使用整行删除，然后再在原位置粘贴“2 测试概要”段落，粘贴后“2”会自动改为“1”，而将“测试概要”改为“简介”即可。经如此修改后的效果见图2-4，注意标题行中的文档名为“测试报告-截图用.doc”，状态栏中的信息与图2-1完全一致，这表明是在原文档的基础上加以修改的结果。（在亲自动手做6中可亲自证明这一点）,图2-4 订正问题后的图示,该图与图2-1相比较，就会发现输入点位置标识不一致的问题得到了修正。但是，造成上述不一致错误的原因却仍然没有找
9、到。为什么这么说呢？因为不用上面替换为正确格式段落的方法也能修正这个问题。例如，删除页眉区的空表格。从图2-1中能清楚地看到页眉区的空表格高度超出了页眉区的设定高度，并且表格下方还有一个多余的空行。这种任意占用正文编辑区空间的做法肯定会引起一系列问题的。这也说明了原文档的设计者，在关注实现所想要的效果时忽略了周边环境的变化，是典型的“朝目标前进时不关注沿途风景”的做法。此例深刻地说明了，主要操作完成后一定要关注能见到所有可视化的标记（如状态栏信息和所有可显示的编辑信息（如空格标记和段落标记等）。 通过这个实例您是否对“细节决定成败”有所感悟呢？,（1）您一定记得在案例1的启示中曾强调“形式”与
10、“内容”的匹配。本案例介绍至此，从形式上讲项目型文档的格式已经基本了解清楚。但如果忽略了软件测试报告本身的内容对您今后成长的作用，那真是有点得不偿失。其实，不管软件测试报告的具体写法如何不同，一份成熟的测试报告必须回答清楚：测试什么？由谁委托？测试的目的是什么？如何进行测试的？测试的结论是什么？有什么建议？这五个核心问题。这是反映一个人“提出问题、分析问题、解决问题”的总体思路是否清晰的主要指标。,表2-1 软件测试报告总体思路剖析,对照图2-4中文档结构图中的目录结构，是否能找到上述五个问题在软件测试项目上的进一步表述？（见表2-1）这对能力培养十分重要。,通过上述对照，是否能体会到在具体问
11、题的表述上（上表右列）需要通过抽象才能提炼要义（上表左列）？这就是老师经常说的学习要“由厚到薄”、使用要“由薄到厚”的具体解释。 “由厚到薄”就是由具体到抽象（以上表为例就是“从右到左”提炼），“由薄到厚”就是由抽象返回具体（以上表为例就是“从左到右”展开）。“由厚到薄”是抽象能力的体现，是为探索更大的适用范围而作的努力。“由薄到厚”是应用能力的体现，是需要专业知识和技能作为支撑的。一个人的关键能力必须经历多次“由厚到薄”、“由薄到厚”，再“由厚到薄”、“由薄到厚”螺旋式上升的循环才能养成。,（2）“项目符号和编号”对话框中的“自定义”按钮是应当注意的。因为不仅其中的操作对巩固相关样式与格式操
12、作是非常有益的，而且通过自定义能展现“个性”。但如果展现的个性毫无共性，则是“胡来”，因此懂得规矩是必要的。下面以多级符号的自定义为例进行说明。 图2-5显示了“自定义多级符号列表”对话框。注意图2-2中第三、四张选项卡的名称是“多级符号”与“列表样式”，而此图中的名称将两者的名称连起来了，这说明多级符号是列表样式中的一种（您可自行打开“列表样式”选项卡进行验证）。,而图2-6也是“自定义多级符号列表”对话框。此两图有何区别呢？自己能看出来吗？,图2-5 自定义多级符号列表的图示之一,图2-6 自定义多级符号列表的图示之二,这两张图示的区别点所在的条目就是多级符号列表的主要指标。这些指标就是级
13、别、编号格式、编号位置、文字位置。级别不同，编号格式就不同。编号位置不同，文字位置就不同。表2-2具体列出了这两张图的不同之处，以加深对多级符号列表的认识。,表2-2 多级符号列表因级别不同而引起的其他参数不同汇总表,（4）正规形式的多级符号列表是有规律地依次缩进的。除1级以外，其他各级都可选择在某一级别后重新开始编号。图2-6中还列出了“编号之后”可以选择的三种控制符：制表符、空格、不特别标注，不同的控制符使编号与文字之间的距离不同。在编号样式栏，单击 后出现的下拉列表框中有多种编号样式可选，每选一次只对当前级别有效。最后，特别需要指出的是：正规的多级符号列表的编号格式中的数字都是反相显示的
14、（请参见图2-5和2-6的相应部位），如果您使用的Word中不是这样，则说明受到了“污染”需修正。,（5）“将级别连接到样式”是一种高级用法，也是终极用法。之所以说是终极用法，因为这才是Word设计原理的最高体现：一切格式都归结于样式。（只是作者认为上面提到的编号样式没有这种涵义，也许改为编号形式更贴切一些。）,（3）Word中允许使用9级符号列表，这与大纲视图中的9个大纲级别不仅级别数一致，而且级别内涵也一致。这说明了多级符号和大纲级别只是列表样式的不同形式（大纲级别没有显性数字标明，只以缩进量不同表示），这也是上面指出过的“多级符号列表”复合名称的由来。,主要知识点 项目符号与编号 多级符
15、号级别 大纲级别 列表样式 编号格式 编号位置 文字位置 由厚到薄 由薄到厚 成事五何准则,主要技能项 根据自定义对话框中的预览图调整编号对齐方式 根据预览图调整编号缩进量 根据预览图调整文字位置（慎用制表符作间隔符） 选择“重新开始编号”的级别 理解“将级别连接到样式”的本质掌握其操作方法 修正非正规编号格式为正规编号格式的方法 成事五何准则的运用技能,亲自动手做6,“测试报告-宣改.doc” 综合运用前面学过的所有知识与技能，以效果对照文档“测试报告-宣改.doc”为蓝本，对素材“测试报告.doc”进行段落、表格、项目符号与编号、页眉和页脚、页号的格式化，并修正第1段落中不可入空格所引起的
16、错误。,“ 测试报告.doc”,素材,效果,效果对照文档中的总页数比素材文档的总页数少，这是因为删除了前面不重要的几页。操作时牢记“先定对象后操作、左右结合左右左”；在确定输入点后用输入点位置处右击弹出的快捷菜单中的“选择格式相似的文本”命令进行操作，会大大加快操作速度。因为格式相似的文本可一次完成格式修改操作。另外，从实际进行的过程中您一定会体会到素材文档中许多本该格式一致的段落事实上不一致，这给修改带来了麻烦。设想一下，假如您是该文档的设计者，今后应该怎么做？,提示,案例5 专业教学计划中的教学时间分配表（项目计算型）,项目型文档的另一个典型实例是高校各专业的教学计划。专业教学计划一般由下列七个项目构成。 培养目标 培养规格 学制（学年制/学分制）说明 时间分配表（或称为总时间分配表） 教学时间分配表 核心课程（或主干课程）的课程说明 各校自定的其它项目,基表,一张表格到底有多少行、多少列？怎样计算？对于简单表格（即清单
