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1、信息与档案管理,作者：贺存乡,责任编辑：葛娟 出版日期：2011年8月 IDPN: 308-2011-33 课件章数：10,第九章 档案利用,章节标题,第一节 科学利用档案 第二节 开发档案信息资源 第三节 提供档案服务,学习目标,技能要求 科学利用档案 开展档案信息的深层次开发 知识要求 档案利用的概念和意义 开展档案利用的方式 开展档案信息深层开发的途径,第一节 科学利用档案,案例导入 案例 武汉大地公司于1970 年成立 ， 是一家拥有设备固定资产3亿多元的国有中型独资企业。 公司于2005 年通过 ISO 9000 国际质量体系认证 ， 主要产品被中国统计学会等多家单位评为中国“十大名
2、牌”产品。 公司设有设备档案室、土建档案室和人事档案室 ， 其中设备档案室现存档5000 余卷 ， 底图36900余张 ， 常用档案3500余卷 ， 底图30000 余张。,第一节 科学利用档案,公司档案工作人员抱怨 ， 平时除了完成必要的整理工作 ， 就是看着这堆纸 ， 偶尔为上门查找档案的用户查查档案外 ， 没什么事情做 ， 太无聊了。 档案部门负责人李阳了解到这一情况后 ， 首先让档案工作人员进行利用统计 ， 发现近两年在各部门对档案的利用中 ， 只有对设备档案利用频率较高 ， 于是发动档案部门工作人员的积极性 ， 为公司创造了巨大的经济效益。 具体结果 ： 2006 年调档 563次
3、， 综合效益412 万元 ； 2007年调档220次 ， 综合效益 552万元 ； 2008 年调档 415 次 ， 综合效益4060万元 ； 2009 年调档550 次 ， 综合效益5021万元 。,第一节 科学利用档案,案例分析 档案并不是我们所看到的那些表面静态的纸 ， 其中蕴藏着巨大的价值。 但这些价值不是自动能实现的 ， 关键需要档案工作人员对其内容的开发利用。 为用户提供利用是档案工作的最终目的。 因此 ， 我们应在做好档案整理工作的前提下 ， 重点进行档案信息开发 ， 为用户提供便利的服务 ， 充分实现档案及其工作人员自身的价值。 充分发挥档案的作用 ， 实现档案的价值 ， 是档
4、案工作的根本目的。 商务秘书要通过各种方式提供档案 ， 满足实际利用的需求。,第一节 科学利用档案,案例 深圳华氏公司档案部门工作人员向于温华反映 ， 很多借阅档案的公司员工不及时归还档案 ， 严重影响了他人的利用。 而且 ， 有的人虽然还了档案 ， 但由于其不注重保护 ， 有的档案被褶皱了。 于温华通过调查 ， 了解到很多借阅档案的人其实只需利用几分钟就可以解决问题 ， 但由于档案室较小 ， 不方便查阅 ， 于是就带回去看 ，这一带回去 ， 就不知道还了。 针对这种状况 ， 于温华向上级领导申请了一间阅览室供借阅人员使用 ， 并组织档案工作人员制定了档案借阅制度和档案催还制度 ， 保证了档案
5、的按时还归。,第一节 科学利用档案,案例分析 于温华的做法是站在用户的角度 ， 为用户服务 ， 同时完善自身的制度缺陷 ， 充分体现了档案工作者的桥梁作用 ， 提高了档案工作的地位 ， 实现了档案工作者自身的价值。,第一节 科学利用档案,一 、 开展档案利用的方式和途径 （一）开设阅览室 ， 直接提供档案原件或复制件借阅 （二）档案外借 （三）制发档案复制本 （四）出具档案证明 （五）提供咨询服务 （六）印发目录 （七）举办档案展览,第一节 科学利用档案,（一）档案利用工作的内容 档案利用工作的内容主要是 ： 熟悉本单位档案资源的内容成分 ， 了解单位的业务活动及业务流程 ， 掌握用户对档案信
6、息的需求 ， 通过咨询和接待等服务工作 ， 把经筛选鉴别、加工整序、编目汇纂出来的档案信息提供给用户 ， 满足其利用需要。,第一节 科学利用档案,（二）开展档案利用工作的意义 、 档案利用工作是档案工作的根本任务 、 档案利用工作为档案工作提供了展示平台 、 档案利用工作是档案工作中最富有活力的一环,第一节 科学利用档案,（三）人事档案的利用规定 第一 ， 查阅单位应填写查阅干部档案审批表 ， 按照有关规定办理审批手续 ，不能仅凭调查证明材料、介绍信直接查阅档案。 第二 ， 档案管理单位有权根据规定 ， 确定是否提供和提供哪些材料。 第三 ， 凡查阅干部人事档案 ， 利用单位应根据有关部门的具
7、体规定 ， 派可靠人员到保管单位查阅室查阅。,第一节 科学利用档案,第四 ， 档案一般不借出使用。 第五 ， 任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第六 ， 查阅档案 ， 必须严格遵守保密制度和中华人民共和国档案法有关规定 ， 严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案资料。 第七 ， 借用、查阅档案的单位或个人 ， 不得擅自复制档案内容。,第二节 开发档案信息资源,案例导入 浙江大田公司是一家高科技公司 ， 公司有很多科技成果。 一天 ， 经理和一客户谈判 ， 经理向客户说本公司有好多科技成果 ， 客户听了 ， 问道 ： “贵公司有没有科技成果简介 ？能否给我看一下 ？ ”经理哑然。 原来 ，
8、公司的档案工作一直由一办公室人员兼管 ， 没有得到完全重视 ， 只做些基本的整理工作 ， 别说科技成果简介 ， 就连系统的检索工具都没有。,第二节 开发档案信息资源,案例分析 对于高科技公司 ， 编写科技成果简介这样的参考资料是必要的 ， 这是深层次开发档案信息内容的一个重要途径。 编写适合本单位使用的档案参考资料是档案开发利用的一项重要工作。 试想 ， 如果大田公司编写了本公司的科技成果简介 ， 也许会帮助公司接受更多的项目 ， 为公司创造巨大的经济价值。,第二节 开发档案信息资源,（一）大事记 大事记 ， 就是按照时间顺序 ， 简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。 大事记的
9、内容 ， 主要由大事时间和大事记述两部分组成。 选择和确定大事 ， 需要考虑如下三方面因素 ： （）要立足于本单位 ， 突出本身活动。 （）要根据本单位的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事 。 （）要体现本单位的特点 ， 突出一定时期的中心工作、重大事件和要事。,第二节 开发档案信息资源,（二）组织机构沿革 、 内容 组织机构沿革的内容大致包括单位（系统）概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等方面变化情况。,第二节 开发档案信息资源,、 编写体例及格式 一是编年法；二是阶段法； 三是系列法。 （三）
10、统计数字汇集（基础数字汇集） 整体结构 ： 、 总标题 ： 单位、内容、名称、时间 ； 、 编制说明 ； 、 正文。,第二节 开发档案信息资源,（四）会议简介 会议简介的主要内容应包括会议届次 ， 召开的时间、地点、主持人、参加人（代表名额、分配情况、列席范围） ， 会议议程 ， 讨论与会议决策事项以及选举结果等。,第二节 开发档案信息资源,（五）科技成果简介 其内容一般包括 ：项目名称、项目内容、投资费用 、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情况、获奖情况、转让方式和费用等。,第二节 开发档案信息资源,（六）企业年鉴 企业年鉴是记录和汇集一个企业一年间的生产、经
11、营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性参考资料。,第二节 开发档案信息资源,（七）企业史志 企业史志是依据企业档案信息撰写的史料性质的编研成品。 （八）科技图册 科技图册也称科技图集 ， 是以图样为主体 ， 配以必要的文字和数字说明的编研成品。,第二节 开发档案信息资源,（九）科技手册 科技手册是以科技档案信息为依据 ， 简明、扼要地概述特定范围的科技活动或专业的基础知识与规范的资料性工具书。 （十）科技简报 科技简报是连续地报道科技档案信息的活页式编研成品。,第二节 开发档案信息资源,一 、 档案开发利用工作的特点 （一）档案开发利用工作能更集中、更全面地提供档
12、案信息 ， 更好地发挥档案的作用 （二）档案开发利用工作能够有效地保护档案的原件 ， 广泛传播档案信息 （三）档案开发利用工作能够帮助档案人员提高业务水平 ， 促进档案工作各环节的开展,第二节 开发档案信息资源,注意事项 、 要广泛征集资料 ， 熟悉馆藏的内容 ， 掌握一定的原始材料以供编写。 、 注意材料真实、准确、表述恰当。 、 注意实用性。 、 注意保密性。,第三节 提供档案服务,案例导入 哈尔滨哈斯公司是一家设计公司 ， 最近 ， 公司接受了一个新项目 ， 是关于一生活小区的建筑设计。 办公室工作人员李阳知道这一信息后 ， 立刻从档案室找出了公司以前做过的所有的关于生活小区建筑的设计图
13、纸 ， 当他把这些图纸拿给设计人员时 ， 设计人员说 ： “太感谢了 ， 我们正想找这些呢 ！,第三节 提供档案服务,案例分析 这个案例告诉我们 ： 在提供档案服务时 ， 要根据档案用户需求 ， 及时提供有针对性和利用价值的档案服务。,第三节 提供档案服务,一 、 满足不同档案需求者对档案服务的要求 （一）满足计划决策人员对档案的需求 、 提供档案信息的性质和范围方面。 、 提供档案信息内容方面。 、 提供时间和方式方面,第三节 提供档案服务,（二）满足基层管理者对档案的需求 、 提供档案信息的性质方面 、 提供档案信息的内容方面 、 提供信息的范围方面 （三）满足科研人员对档案的需求 、 提
14、供信息的范围方面。 、 满足其利用信息的形式方面。 、 对查全率要求比较高 ， 要求提供关于某一专题的完整、准确、系统的成套材料。 、 利用时间上 ， 相对宽松。,第三节 提供档案服务,（四）满足工程技术人员对档案的需求 、 提供档案信息的性质方面 ， 要提供具有针对性强和内容具体的信息材料 ，如查用某个具体的图形、数据、报表等。 、 提供档案信息的内容方面 ， 比较注意专利文献和标准化材料 ， 需要同类客体、同类项目或同行业的最新信息。 、 提供时间方面 ， 要求迅速和及时。,第三节 提供档案服务,一 、 开放档案的含义 开放档案就是将保密期满和其他可以公开的档案 ， 解除“封闭” ， 向社
15、会开放 ，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。,第三节 提供档案服务,二 、 档案提供服务工作的要求 （一）明确提供档案服务工作的意义 ， 树立服务思想 （二）加强各项基础准备工作 ， 调整供求关系 （三）对内熟悉档案管理 ， 对外了解服务需要 （四）完善档案提供的服务方式 ， 提高利用效率,第三节 提供档案服务,三 、 档案的电子化服务 （一）直接利用（二）提供拷贝 （三）通信传输（四）网络服务 四 、 档案用户的特点 （一）按基本性质分 ， 档案用户可分为团体用户和个人用户 （二）按与档案部门的关系分 ， 可以分为主要用户、次要用户和潜在用户 （三）从利用档案的目的分 ， 可分为研究型用户、事务型用户和咨询型用户 （四）按利用者的利用频率分 ， 可以分为长期用户、周期用户和临时用户,第三节 提供档案服务,注意事项 （一）档案服务的针对性 （二）注意提供档案利用与利用档案的关系,本章小结,【关键概念】 档案利用 档案开发 档案服务 档案价值,
