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1、数据库原理及应用（Access 2003）（第二版）,陈光军 张秀芝 主编 中国水利水电出版社,第4章 Access数据库的设计 4.1 数据库设计的一般方法 Access数据库的设计可按以下步骤进行： （1）需求分析。需求分析就是要确定数据库设计的目的和设计方法。需要了解数据库用户希望得到什么样的数据和处理功能，由此确定数据库需要存储哪些数据，需要建立和完成哪些对象等。详尽、完善的需求分析可以为数据库的设计带来更高的效率。 （2）确定存储对象。也就是确定在数据库中需要哪些表。数据库中的每一个表应包含一个惟一的主题信息。每一种信息便是一个主题，需要分别建立不同的表来存储。表与表中的数据不应出现
2、重复信息。 （3）建立表结构。也就是需要确定在数据库中的每一个表需要的字段、字段类型和主关键字。表中字段要能够表达出对应主题的主要特征信息。关键字用来惟一标识数据库中的每一个记录。 （4）输入数据。数据的录入是一种单调、复杂的劳动。在设计数据库表时应充分考虑数据的有效性规则，这样可以大大提高数据的录入效率和确保数据的准确率。 （5）系统维护。任何系统的开发、维护都是一个周期长、工作量大的任务。系统的测试和完善需要开发人员和用户保持长期联系。用户在系统使用中出现的问题和需要更新和完善之处，应及时向开发人员反馈，以便对系统进行完善和升级。,4.2 建立数据库 Access提供了两种创建数据库的方法
3、，用户可以创建一个空白的数据库，然后向该数据库中添加表、查询、窗体、报表以及数据访问页等对象，这是创建数据库最灵活的方法，但使用该方法前必须设计数据库中的每个对象（如数据库中包含多少个表，每个表中包含什么字段，表与表之间的关系如何等），在要求比较高的系统开发时应采用这种方法。用户也可以利用Access提供的各种数据库向导快速创建包含各种数据库对象的数据库，然后只需要在其中输入相关数据，这种方法由于用户只能在向导提供的数据库、表、窗体和报表原型中进行选择，所以有一定的局限性。我们选择利用“创建一个空白的数据库”的方法创建“固定资产管理系统”数据库。 建立的“固定资产管理系统”数据库能够输入与固定
4、资产相关的数据、查询各种数据、显示各种数据并打印各种报表。同时还可以进行固定资产管理，固定资产的折旧，对于暂时闲置的固定资产应安全存放保养，对于长期闲置的固定资产应进行有偿调配，以充分发挥其使用价值。 在Access 2003中包括表、查询、窗体、报表、页和模块7个基本对象。一个完整的数据库不一定都用到这7个对象，只要完成一定的功能就可以了。在“固定资产管理系统”数据库中，它由3个基础表、若干个查询、窗体、报表和模块组成。在表中存放的是基本数据，在系统运行时，用户无法看到这些表，给用户的界面是以窗体的形式出现的，用户只能通过窗体对其中的数据进行调整 。,4.2.1 使用向导创建数据库 在Acc
5、ess 2003中，创建数据库最为实用和快速的方式是使用“数据库向导”，它会按照用户的选择来创建表、查询、报表以及数据库数据的显示风格。这对于没有接触过数据库的用户来说是创建数据库的捷径。 下面详细介绍利用“数据库向导”创建数据库的基本步骤： （1）启动Access 2003后，这时屏幕出现一个“开始工作”窗口，如图4-3所示。 图4-3 “开始工作”窗口 （2）选择“文件”菜单下的“新建”选项，这时屏幕上出现了一个“新建文件”窗口，如图4-4所示。双击“模板”项下的“本机上的模板”选项，通过模板向导新建数据库。,4.2.2 创建空白数据库 创建空白数据库有两种方法： （1）打开Access
6、2003后，出现“新建文件”窗口如图4-16所示，在其中的“新建”一栏中选择“空数据库”选项，这时会出现“文件新建数据库”对话框，在“文件新建数据库”对话框的“文件名”文本框中指定数据库的文件名为“固定资产管理系统”，保存类型为“Microsoft Access数据库”，其扩展名为.mdb。按“创建”按钮即完成创建。 （2）启动Access 2003数据库，出现“新建文件”窗口后，双击“模板”项下“本机上的模板”选项，在“模板”对话框中选择“常用”选项卡中的“空数据库”，单击“确定”按钮后打开“文件新建数据库”对话框，键入新创建数据库文件的文件名和保存类型后，按“创建”按钮即可。,4.3 数据
7、表的建立 表是Access 2003数据库的对象之一，是用来存储数据的地方。其他的数据库对象，如查询、窗体和报表等都是建立在表的基础上并使用的。因此，表的结构是否合理，可以说是整个数据库成败的关键。 Access 2003允许一个数据库中含有多个表，用户可以在不同的表中存储不同类型的数据。通过在表之间建立关系，就可以将存储在不同表中的数据联系起来供用户使用。 在“固定资产管理系统”数据库中建立3个表，“固定资产信息表”、“固定资产借出信息表”和“注册用户信息表”。表的结构如下：,我们使用“设计视图”创建表的方法，创建“固定资产信息表”、“固定资产借出信息表”和“注册用户的信息表”。 Acces
8、s 2003根据用户的不同需要，提供多种创建表的方法： （1）使用向导创建表。 （2）通过输入数据创建表。 （3）使用“设计视图”创建表。 这3种创建表的方式各有各的优点，适用于不同的场合。 1使用向导创建表 前面介绍了如何创建数据库，现在，我们使用向导创建一个新表。在中文Access 2003的向导中，有各种各样预定义的示例表，如客户表、雇员表、产品表、订单表等，用户可以利用这些示例表来创建新表，不仅快捷方便，而且不容易出错。 使用向导创建表的具体方法如下： （1）打开数据库窗口，“固定资产管理系统2003”如图4-17所示。 图4-17 “固定资产管理系统”数据库 （2）在数据库窗口中，单
9、击“对象”栏中的“表”，在数据库窗口中出现“使用设计器创建表”、“使用向导创建表”和“通过输入数据创建表”三项。 （3）直接双击“使用向导创建表”进入向导画面。也可以单击“新建”按钮，出现如图4-18所示的“新建表”对话框。 图4-18 “新建表”对话框 （4）在列表框内选择“表向导”选项，然后单击“确定”按钮，进入如图4-19所示的“表向导”对话框1。 （5）“表向导”对话框中的左边有两个单选按钮：选中“商务”单选按钮，将在“示例表”列表框中显示一些用于商业用途的示例表，如“产品”、“订单”、“雇员表”等。选中“个人”单选按钮，将在“示例表”列表框中显示一些用于个人用途的示例表，如“地址表”
10、、“客人表”、“类别表”等。在这里，我们选中“商务”单选按钮。,（6）在“示例表”列表框中选择要创建的商业用表，例如选中“资产”，即可在“示例字段”列表框中显示该表的所有字段。 （7）为了将所需的表字段添加到新表中，请从“示例字段”列表框中选择一个字段后，单击“”按钮将其添加到“新表中的字段”列表框中。如图4-20所示，已经将“资产ID”、“资产说明”、“资产类别ID”、“状态ID”等添加到“新表中的字段”列表框中。 （8）如果要将“资产ID”字段名改为“资产编号”，可以先从“新表中的字段”列表框中选择它，然后单击“重命名字段”按钮，出现如图4-21所示的“重命名字段”对话框，输入新的字段名并
11、单击“确定”按钮。然后将需要重命名的字段都进行重命名操作。 （9）确定了新表中的字段后，单击“下一步”按钮，出现如图4-22所示的“表向导”对话框3。 （10）在“请指定表的名称”文本框内输入表的名称。在该对话框的下半部分可以指定是否需要用向导设置主键，Access使用一种称为主键的字段惟一标识表中每个记录。设置完成后单击“下一步”按钮，出现如图4-23所示的对话框。 （11）如果当前数据库中已存在某些表，表向导将提示用户确定新创建的表与已有表之间的关系。在列表框中选择需要编辑关系的表并单击“关系”按钮出现如图4-24所示的“关系”对话框，在“关系”对话框中确定新建表与已有表的关系，设置完成后
12、单击“确定”按钮返回到如图4-23所示的对话框。 （12）此时需要决定新表创建后的表向导所要完成的工作。如果选中“修改表的设计”单选按钮，表向导会打开新表的设计器；如果选中“直接向表中输入数据”单选按钮，表向导会打开表的“数据表视图”；如果选中“利用向导创建的窗体向表中输入数据”单选按钮，则Access会启动“自动窗体”向导，并生成一个基于该表的窗体。此处，我们选中“直接向表中输入数据”单选按钮。 （13）单击“完成”按钮，即可创建一个新的表，如图4-26所示。,2通过输入数据创建表 Access 2003允许用户先不创建表，而是通过输入的一组数据，由系统根据输入数据的特点自动确定各个字段的数
13、据类型和长度，从而创建一个新表。 通过输入数据创建表的操作步骤如下： （1）将数据库窗口切换到当前活动窗口。 （2）单击“对象”栏中的“表”，如图4-17所示。 （3）双击“通过输入数据创建表”，系统自动会打开一个空表，如图4-27所示。各字段的默认名称依次是“字段1”、“字段2”、“字段3”等。,（4）如果要对字段重新命名，请双击字段名，然后键入所需的名称。 （5）接下来的工作就是输入数据，将每种数据输入到相应的字段列中。 （6）输入完数据后，单击工具栏中的“保存”按钮，或者选择“文件”菜单中的“保存”命令，显示“另存为”对话框，在“表名称”框中输入表的名称后，单击“确定”按钮。 （7）保存
14、表时，Access将询问是否要创建一个主键。单击“是”按钮，表示接受建议，Access将为新建的表创建一个自动编号型的字段。如果在表中已经存在能惟一标识每一行的字段数据，可以单击“否”按钮表示不创建自动编号型主键。 3使用“设计视图”创建表 “设计视图”是许多数据库开发人员设计数据库表的首选方法。使用该方法可以直接对数据库表的细节进行设计。我们选择使用“设计视图”创建“固定资产信息”表，可按以下步骤进行： （1）打开表的“设计视图”。 在图4-17“固定资产管理系统数据库”窗口中，单击“对象”栏中的“表”，然后单击数据库窗口工具栏上的“新建”按钮，打开新建表对话框，如图4-18所示。选择“设计
15、视图”选项，然后单击“确定”按钮。此时，屏幕上出现如图4-28所示的表设计视图。,新建表的“设计视图”由两部分组成，设计表和字段属性框。可直接在设计表中输入字段、类型及说明。例如，在“字段名称”列中输入字段名，在“数据类型”栏中选择数据的类型，在“说明”栏中输入有关此字段的说明。字段属性框包含了“常规”和“查询”选项卡，用于指定相应字段的属性，如字段长度、有效性规则、有效性文本、输入掩码等内容。例如，可以通过设置文本字段的“字段大小”来控制允许输入字段的最大字符数。每个字段的可用属性取决于该字段选择的数据类型。 （2）建立表结构确定表字段。 建立“固定资产管理系统”数据库中的固定资产信息表，表
16、中包含以下字段：资产编号（文本、10位）、资产类型（文本、6位）、资产名称（文本、12位）、型号（文本、8位）、配置（文本、10位）、购买日期（时间/日期）、使用期限（数字）、购买价格（货币）、存放位置（文本、12位）、资产状态（文本、6位）、可行操作（文本、6位）。例如在图4-29中的字段名称列中，键入资产编号，在数据类型中选择文本，在字段属性框的 “常规”选项卡的“字段大小”中键入10位，在“必填字段”中填“是”。在字段名称列中依次键入资产类型等，在键入“购买日期“时，在数据类型中选择“时间/日期”在字段属性框的“常规”选项卡的格式中选择“长日期”，在键入“购买价格”时，在数据类型中选择“货币”，在字段属性框的“常规”选项卡的格式中选择“人民币”，建好的“固定资产信息表”如图4-29所示。 （3）建立主关键字。 建立了表的所有字段之后，应为表建立“主关键字”。要建立主关键字，应先选中一行，例如在“固定资产信息表”中，选择“资产编号”，然后单击Access 2003窗口工具栏上的“关键字”按钮。将“资产编号”字段定义为主关键字。在定义为主关键字的字段名前会被“关键字”图标标
