《商务电脑实务》-电子教案-连卫民 4

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1、商务电脑实务,连卫民 徐保民 主 编,中国水利水电出版社 2010.3,全国商务秘书岗位资格考试培训教材,第4章 文字处理,本章主要内容： 4.1 Word概述 4.2 文字处理 (重点 4.3 表格制作（重点） 4.4 图文混排（重点） 4.5 Word的高级应用 4.6 文档的预览与打印 4.7 上机实训 本章教学目标： 了解Word的功能和发展历程 熟悉Word的有关概念：Word文档、样式、模板、邮件合并、表格等 掌握Word的文档的创建、编辑、格式设置、表格和图形制作的操作方法,4.1 Word 概述,Word的功能与发展 Word的启动与退出 Word窗口,4.1.1 Word的功

2、能与发展,Word的系统功能可以通过菜单栏的选项命令体现出来，主要有以下功能： 1.文档管理功能 文档的建立、以多种格式保存、文档自动保存、文档的加密和意外情况恢复等，以确保文件的安全、通用。 2.编辑功能 对文档内容的多种途径输入、自动更正错误、拼写检查、简体繁体转换、大小写转换、查找与替换等，以提高编辑的效率。 3.排版功能 提供对字体、段落、页面的丰富、美观的多种排版式。,4.1.1 Word的功能与发展,4.表格处理 表格建立、编辑、格式化、统计、排序以及生成统图。 5. 图形处理 建立、插入多种形式的图形、对图形编辑、格式化、 图文混等。 6. 高级功能 提高对文档自动处理的功能，如

3、建立目录、邮件合并、宏的建立和使用等 Word 2003在原有版本（Word 2000）功能的基础上，增加了不少新功能，如：新增任务窗格，方便用户对文档的搜索和操作；增强了剪贴板功能，提供了最多可以存放24次复制或剪贴的内容；新增智能标记，方便用户操作；文本恢复和智能化帮助等功能,4.1.2 Word的启动与退出,1.启动Word 在Windows XP桌面中，单击“开始”“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Word 2003”命令，即可启动Word。如果桌面上存在Word快捷图标，可用双击快捷图标的方式来启动 启动Word后即可打开Word窗口，如

4、图4-1所示 2.退出Word程序 常用退出Word的方法有以下三种： （1）单击“文件”菜单中的“退出”命令。 （2）单击标题栏最右端的“关闭”按钮 。 （3）按快捷键“Alt+F4”。,4.1.3 Word窗口,Word窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、滚动条、编辑区和状态栏等组成，如图4-1所示。 1. 标题栏 标题栏是Word窗口最上端的一栏，显示当前正在编辑的文档名称和Microsoft Word应用程序名，标题栏右端有三个按钮分别是“最小化”、“最大化/向下还原”和“关闭”按钮。 2. 菜单栏 菜单栏一般位于标题栏下方，包括“文件”、“编辑”、“帮助”等菜单项，每个菜单项都包

5、含一组与此菜单相关的命令，可以以下拉菜单的形式显示在屏幕上。 3. 工具栏 在标题栏的下面有“常用”工具栏和“格式”工具栏。工具栏提供了常用的Word操作的命令按钮，单击某一按钮，就可以立即执行对应的操作，如：新建空白文档、保存、设置字体、字号、字形等 。 4. 编辑区 编辑区是指格式工具栏以下和状态栏以上的一个区域。在Word窗口的编辑区中可以打开一个文档，并对它进行文本输入、编辑或排版等。Word可以打开多个文档，每个文档有一个独立窗口，在任务栏中有一个相应的文档按钮。,4.1.3 Word窗口,5状态栏 状态栏位于Word窗口的最下端，它用来显示当前的一些状态，如当前光标所在的页号、行号

6、、列号和位置 6标尺 标尺有水平和垂直两种。在普通视图下只能显示水平标尺，只有在页面视图下才能显示水平和垂直两种标尺，标尺除了显示文字所在的实际位置、页边距尺寸外，还可以用来设置制表位、页边距尺寸、段落的左右缩进、首行缩进等 7. 滚动条 滚动条分水平和垂直滚动条。使用滚动条可以使文档横向、纵向移动，快速显示屏幕内容。 8视图按钮 视图是文档内容的显示方式，视图按钮位于水平滚动条的左端。Word2003有五种视图：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和阅读版式视图,4.2 文字处理,创建新文档 文档的格式设置 版面设置 文字处理实例,4.2.1 创建新文档,1输入文字和符号 （1）输入

7、汉字 （2）输入特殊符号 （3）输入日期和时间 2选定文本 （1）用鼠标选定文本 （2）用键盘选定文本 3. 移动、复制与删除文本 （1）移动文本 （2）复制文本 （3）删除文本,4.2.1 创建新文档,4查找与替换文本 （1）查找 （2）高级查找 （3）替换文本 5. 撤销与恢复操作 在进行编辑或格式化操作时，用户可以单击“常用”工具栏中的撤销与恢复操作命令，对操作步骤进行撤销或恢复 6. 保存、打开与关闭文档 （1）文档的保存 （2）打开Word文档 （3）关闭文档,4.2.2 文档的格式设置,文档的格式设置主要包括对字符、段落进行相应的格式设置和排版修饰操作 1. 字符格式设置 （1）利

8、用“格式”工具栏设置文字格式 （2）利用“字体”对话框设置文字格式 （3）改变字符间距 （4）设置文字效果 （5）格式的复制和清除 2.段落格式设置 （1）段落的对齐 （2）段落的缩进 （3）段间距的设置 （4）行间距的设置,4.2.2 文档的格式设置,3.制表位 制表位常用于对齐不同行或不同段落之间相同项目的内容，从而给文档输入带来方便。设置制表位实际上是在标尺的不同地方设置垂直方向对齐的参考点。设置制表位后，可以用“Tab”键将字符或图片在垂直方向快速对齐。 4.边框和底纹 给文章的某些重要段落或文字加上边框或底纹，可使其突出和醒目。给段落添加边框和底纹的方法与给文本添加边框和底纹的方法相

9、同。 5.项目符号与编号 编排文档时，在某些段落前加上编号或项目符号，使文章层次分明，条理清楚，便于阅读和理解。,4.2.2 文档的格式设置,6.首字下沉 有些文章用每段的首字下沉来替代每段的首行缩进，使文章醒目。用“格式”菜单中的“首字下沉”命令可以设置或取消首字下沉 。 7.脚注与批注 批注就是给文档中某些内容加的注释文字，脚注一般默认将注释内容放在文本所在页的底部 。,4.2.3版面设置,在创建文档时，Word预设了一个以A4纸为基准的Normal模板，其版面几乎可以用于大部分文档。对于别的型号的纸张，用户可以按照需要重新设置页边距、每页的行数和每行的字数。此外，还可以给文档加页眉和页脚

10、、插入页码和分栏等等 1.页面设置 使用“文件”菜单的“页面设置”命令来设置纸张大小、页边距等 2.分节与分页 节是文档的基本单位。在Word中一个文档可以分为多个节，根据需要每节都可以设置各自的格式，而不影响其他节的文档格式设置。在Word中可以通过设置分节符以节为单位设置页眉页脚、段落编号或页码等内容 。,4.2.3版面设置,3.插入页码 使用“文件”菜单的“页面设置”命令来设置纸张大小、页边距等 4.页眉和页脚 页眉、页脚是在每一页顶部和底部加入的注释性文字或图形。它不是随文本输入的，而是通过命令设置的。页眉和页脚只能在“页面视图”和“打印预览”方式下看见。 5.分栏排版 分栏使得版面显

11、得更为生动、活泼，增强可读性,4.2.4 文字处理实例,1. 实例目的 个人简历编排（一）：赵文楠是会计电算化专业三年级的学生，是系学生会学习部的部长，这次要在迎新座谈会上重点发言，所以他早早准备，决定先做一个个人简历，使大家能很快了解他。制作的样文如图4-28所示 2.实例要求 （1）使用Word进行文字的编辑 （2）利用“格式”工具栏和“格式”菜单进行字符格式设置 （3）利用“格式”菜单进行段落格式、边框底纹设置,4.2.4 文字处理实例,3.操作步骤 （1）Word文档的建立、文本的输入、编辑 （2）标题段文字“个人简历”格式设置 （3）正文一级标题格式设置 （4）第1部分各段格式设置

12、（5）第2、3部分各段格式设置 （6）第4部分各段格式设置 （7）文档的保存,4.3 表格制作,创建表格 编辑表格 表格内容的输入和格式设置 转换表格和文本 表格自动套用格式 表格内数据的计算与排序 表格制作实例,4.3.1 创建表格,1.自动创建简单表格 所谓简单表格是指由多行和多列构成的表格，表格中只有横线和竖线，不出现斜线。创建简单表格的常用方法如下: （1）通过“常用”工具栏中的“插入表格”按钮创建表格 （2）通过“表格”菜单中的“插入”命令创建表格 2.手工绘制复杂表格 有的表格除横、竖线外还包含斜线，Word提供了绘制这种不规则表格的功能。可以使用“常用”工具栏中的“表格和边框”按

13、钮或选择“表格”菜单中的“绘制表格”命令来绘制 除上述方法外，还可通过执行“表格”“绘制斜线表头”命令，来插入其他样式的斜线表头,4.3.2 编辑表格,表格创建后，通常要对它进行编辑与修饰 1.选定表格 为了对表格进行修改，首先必须选择要修改的表格部分，其操作方法如下: （1）选择单元格。 （2）选择表格的行。 （3）选择表格的列。 （4）也可用“表格”菜单选择行、列或表格。,4.3.2 编辑表格,2. 修改行高和列宽 修改表格的行高或列宽的方法有拖动鼠标和使用菜单命令两种。 使用“表格”菜单中的“表格属性”命令可以设置包括行高或列宽在内的许多表格的属性。这种方法可以使行高和列宽的尺寸得到精确

14、调整 3插入或删除行或列 在已有的表格中，有时需要增加一些空白行或空白列，或删除某些行或列，插入或删除行或列的方法常用的有工具栏或菜单命令两种 4合并或拆分单元格 在简单表格的基础上，通过对单元格的合并或拆分可以建立比较复杂的表格,4.3.2 编辑表格,5.表格的拆分 如果要拆分一个表格，需要先将插入点置于拆分后成为新表格第一行的任意单元格中，然后执行“表格”“拆分表格”菜单命令，这样就在插入点所在行的上方插入一空白段，把表格拆分成两张表 如果要合并两个表格，只要删除两表格之间的换行符即可 6表格标题行的重复 当一张表格超过一页时，通常希望在第二页的续表中也包括表格的标题行。Word提供了重复

15、标题的功能，操作步骤如下 （1）选定第一页表格中的一行或多行标题行 （2）执行“表格”“标题行重复”菜单命令,4.3.3 表格内容的输入和格式设置,1. 表格中输入文本 建立空表格后，可以将插入点移到表格的单元格中输入文本，因为单元格是编辑单元，当输入到单元格右边线时，单元格高度会自动增大，把输入的内容转到下一行。像编辑文本一样，如果要另起一段，应按回车键 可以用鼠标在表格中移动插入点，也可按“Tab”键将插入点移到下一单元格，按“Shift+Tab”键可将插入点移到上一个单元格，按上、下箭头键可将插入点移到上、下一行。 2. 表格中文本格式设置 表格中的文本同样可以用对文档文本排版的方法进行

16、，如设置字体、字号、字形、颜色等。单元格对齐方式还可以在右击表格出现的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令来设置，如图4-40所示，从9种对齐方式中选择一种。,图4-40 单元格对齐方式,4.3.3 表格内容的输入和格式设置,3.表格修饰 表格修饰主要包括设置表格边框和底纹 表格的边框设置可单击“表格和边框”工具栏中的“线型”、“粗细”、“边框颜色”和“框线”按钮来设置，也可使用“格式”菜单中的“边框和底纹”命令来设置。 设置表格底纹使用“格式”菜单中的“边框和底纹”命令来设置,4.3.4 转换表格和文本,在Word中文本可以转为表格，表格也可以转为文本，但转为表格的文本必须含有一种文字分隔符号（如逗号、空格、制表符等） 1.表格转换为文本 2.文本转换为表格,4.3.5 表格自动套用格式,表格创建之后，可以利用“表格”菜单中的“表格自动套用格式”命令对表格进行排版。这个命令预定义了许多表格的格式、字体、边框、底纹、颜色供选择，使表格的排版变得轻松、容易。将插入点移到要排版的表格内,4.3.6 表格内数据的计算与