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1、数据库技术,国家十一五规划教材（高职高专）,中国水利水电出版社,Access及其应用系统开发,第章 Access报表对象设计,本章学习要点 学习Access报表对象的组成结构 学习使用向导建立Access报表的方法 学习报表设计视图中可以完成的各种设计操作 掌握各个主要的报表控件的作用及其设计 逐步建立LIBMIS数据库中的各个报表对象,.1 报表对象概述,Access的报表对象是Access数据库中的一个容器对象，其间应包含若干数据源和其他一些对象。包含在报表对象中的这些对象也称为报表控件，而设计一个Access报表对象也就是在报表容器中合理地设计各个报表控件，以实现数据库应用系统对输出报表
2、的具体需求。,.1 报表对象概述,8.1.1 报表对象的作用 数据库中存储着大量的数据，这些数据总是以某种特定的关系组织在相互关联的各个数据表中。利用前几章所介绍的知识，我们应该可以使用查询、窗体筛选或联接数据库中的数据形成动态数据集，以供数据查阅、分组、统计计算或修改。查询和窗体对象能够满足数据库应用系统对数据的交互式操作需求，也能够满足数据查阅的需要。 但是，如果要以打印表格的形式来显示或打印数据，即满足某种特定表格格式的需求，使用报表对象才是一种最有效的方法。这是因为，我们可以在报表中控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示或打印相应的数据内容。使用报表对象，我们可以得到
3、符合规范的各种表格形式，既可以用于显示也可以用于打印。,.1 报表对象概述,报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获得的，它们是报表对象的数据源。报表中的其他数据，如各类计算得到的数据，将存储在为报表设计的相关控件中，这类控件通常都是非绑定型的文本框控件。 8.1.2 报表对象的结构 Access报表对象的结构与窗体对象的结构非常相似，也是由五个节构成。它们分别是：“报表页眉”节、“页面页眉”节、“主体”节、“页面页脚”节和“报表页脚”节。,.1 报表对象概述,8.1.3 报表对象的数据源 一般情况下，一个报表的数据源都是基于一个查询或一条SQL语句的。这是因为报表总是打印数据库中某
4、几个数据表中的某一部分相关数据，这就需要从数据表中筛选数据。因此，必须为报表对象设定合适的数据来源。 可以有两种方法来为报表对象设定数据源。第一种方法是在创建数据表对象之前，先行创建一个查询对象，然后在创建报表对象时指定该查询对象为其数据源。第二种方法是在报表对象设计窗口中，对其“记录来源”属性设计一条SQL语句。,.2 报表向导的应用,8.2.1 二维报表设计 所谓二维报表，指的是具有若干行与若干列的报表。 使用报表向导创建二维报表对象的操作过程总共包含六个操作步骤。 1为报表对象设定数据源及其字段 2为报表选定分组字段 3确定报表记录的打印显示顺序 4初步设定报表格式 5为所建报表对象设定
5、报表样式 6指定报表标题,.2 报表向导的应用,8.2.2 标签报表设计 所谓标签报表，指的是在一张报表中包含若干个相互独立的数据单元，每一个数据单元的结构相同，而数据不同。这每一个数据单元即可视为标签。 使用标签向导创建标签报表对象的操作过程总共包含六个操作步骤。 1为标签报表对象设定标签尺寸 2为标签设定文本字体与颜色 3确定标签的显示内容 4设定标签报表各标签的显示顺序 5为标签报表对象设定名称,.3 报表设计视图,8.3.1 报表设计视图工具栏 在数据库设计视图中的报表对象卡上选中一个报表对象，单击“设计”按钮 即进入报表设计视图。报表设计视图工具栏如下图。,.3 报表设计视图,8.3
6、.2 报表对象基本属性 任何一个对象都具有一系列的属性，这些属性的不同取值决定着该对象实例的特征。一个报表对象及其置于其中的一个报表控件的属性可以分为四类，分别是“格式”属性、“数据”属性、“事件”属性和“其他”属性，并在属性对话框中分列于四张选项卡上。单击某一张选项卡，即可对相应属性赋值或选取属性值。欲对报表对象中的某一控件设置属性值，应该首先选中这个控件，然后在相应的属性选项卡上选择对应的属性项目进行设定属性值的操作。,.3 报表设计视图,1报表的常用格式属性及其取值含义 （1）标题及其属性值 标题的属性值必须为一个字符串。在报表预览视图中，该字符串显示为报表窗口标题栏。在打印的报表上，该
7、字符串不会打印出来。 （2）页面页眉/页面页脚 其属性值需在“所有页”、“报表页眉不要”、“报表页脚不要”、“报表页眉/页脚都不要”四个选项中选取，它决定报表打印时的页眉与页脚是否存在。 （3）组结合方式 其属性值需在“每行”、“每页”两个选项中选取，它决定分组报表中的分组计算范围是每行进行分组计算，还是每页进行分组计算。,.3 报表设计视图,（5）图片 其属性值为一个图形文件名，可以使用文件浏览器在磁盘上选取。指定的图形文件将作为报表的背景图片。 （6）图片类型/图片缩放模式/图片对齐方式/图片平铺/图片出现的页。其设定的属性值均影响作为背景图片的打印或打印预览形式。,.3 报表设计视图,2
8、报表的数据属性及其取值含义 （1）记录源 其属性值需是本数据库中的一个数据表名或查询名，它指明该报表的数据源。记录源属性还可取值为一个报表名，被指定的报表将作为本报表的子报表存在。 （2）筛选 其属性值需是一个合法的字符串表达式，它表示从数据源中筛选数据的规则。,.3 报表设计视图,（3）开启筛选 其属性值需在“是”、“否”两个选项中选取，它决定上述筛选规则是否有效。 （4）排序依据 其属性值须是一个合法的字符串表达式，由字段名或字段名表达式组成，指定排序规则。 （5）启动排序 其属性值需在“是”、“否”两个选项中选取，它决定上述排序规则是否有效。,.4 报表基本控件,报表是一个容器对象，其间
9、可以包含其他对象。 设计报表就必须很好地掌握报表控件的设计方法，而报表控件设计主要包括报表控件属性的设置及其应用方法的选择与编程。各个控件都有一个相同的属性：“名称”，它是VBA程序中指定该控件的标识符。 8.4.1 标签（Label） 1报表标签控件的应用 当需要在报表上显示一些说明性文字信息时，就应该使用“标签”控件。 2报表标签控件的属性 报表标签控件的属性比较简单。它不被用于显示数据源中的数据，因此没有数据属性。也不存在事件属性。,.4 报表基本控件,8.4.2 文本框（Text） 1报表文本框控件的应用 报表文本框控件用于显示或打印指定数据。文本框控件的数据来源可以是“结合”、“非结
10、合”或“计算型”共三种。“结合型”文本框控件与基表或查询中的字段相连，可用于显示数据源字段中的数据。“计算型”文本框控件则以表达式作为数据来源，这个表达式可以使用窗体或报表的数据源表或数据源查询字段中的数据，或者窗体或报表上其他控件中的数据。“非结合”型文本框控件则没有数据来源。使用“非结合”型文本框控件的目的是用于显示信息、线条、矩形及图像，相当于报表标签控件的作用。,.4 报表基本控件,2报表文本框控件的属性 报表文本框的格式属性与报表标签控件的格式属性基本相同，包括标题、文字形式、控件色彩以及控件显示打印效果等内容。另外，由于文本框控件是被用于显示或打印数据的，因此一般须设置数据输出格式
11、。,.4 报表基本控件,8.4.3 图像（Image） 在报表上设置图像控件，一般是为了美化报表。可以在报表上需要放置图片的位置，放置图像控件，在随即弹出的向导对话框中选定图形或图像文件，即完成了在报表上设置图片的操作。,.5 应用报表设计视图设计报表对象,使用Access报表向导，可以很方便地完成报表的创建。但是，使用向导创建的报表对象，一般都还不能完全满足实际应用的需要。从以上示例可以看到，使用向导创建的报表还不能满足我们对报表格式及其功能的所有要求，这就还需要对其报表格式及其功能作进一步地设计修改。另外，报表上图片与背景的设置、一些计算型文本框及其计算表达式的设计，都还没有完成。而所有这
12、些设计操作都必须在报表设计视图中进行。,.6 报表的打印及打印预览,8.6.1 报表预览 对于一个设计完毕的报表对象，我们可以在数据库设计视图中的报表对象选项卡上选中它，然后单击“预览”按钮，即可实现报表对象的预览操作。 但是在一些数据库中，由于所有的报表对象数据源均来源于相关的查询对象，而这些查询对象的数据源取值条件又均来自于某些窗体对象的相关文本框。因此，在相关窗体未运行以前，这些数据源的取值条件均无法得到满足，从而无法获取数据，而必须借助于这些相关窗体的运行。 也就是说，如果一个Access报表对象基于一个由窗体对象上的文本框数据确定查询条件的查询对象作为数据源，则预览该报表对象时，必须先运行相关的窗体对象。 8.6.2 报表对象的打印及其打印预览驱动 因为报表对象仅有输出数据的功能，而不具备数据输入/输出的交互功能，所以报表对象的驱动（包括报表预览和打印）一般由窗体对象实施。,
