《《办公自动化技术与应用》-周贺来-电子教案 第06章》由会员分享，可在线阅读，更多相关《《办公自动化技术与应用》-周贺来-电子教案 第06章（31页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第6章,办公中的演示文稿制作,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,2,【本章内容介绍】,在办公实践中需要解释一些复杂内容时，用文字描述可能比较困难。此时，可以将相关内容制作成一些图文并茂的幻灯片，然后在面向观众播放的同时，进行更详细的讲解。 PowerPoint是一个功能强大、操作简便的幻灯片制作软件，它可以制作出不同需求的幻灯片，并可根据需要灵活放映。本章介绍如何利用PowerPoint制作和播放演示文稿。,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,3,【本章主要知识点】,演示文稿及其功能简介 演示文稿的创建方法 演示文稿中文字的编排 演示文稿中各种对象的添加 演示文稿的编辑与修饰
2、 演示文稿的放映设置 演示文稿的打包操作 演示文稿的显示与打印,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,4,6.1 POWERPOINT制作演示文稿简介,6.1.1 PowerPoint的功能特点 可以作为屏幕演示 可以制作投影机幻灯片及35毫米专业幻灯片 可以同时制作讲义、备注和大纲，并且可以在演示中作记号 6.1.2 PowerPoint演示文稿制作时的几个术语 演示文稿：PowerPoint文件，默认扩展名为.ppt，所以有时也称之为PPT文档。 对象：PowerPoint幻灯片的组成元素。当向幻灯片中插入文字、图表、结构图、图形、Word表格以及其他任何可以插入的元素时，这个元素就
3、是一个对象。 版式：幻灯片中对象的布局格式。制作幻灯片时，PowerPoint 提供了30多种版式，每一种自动版式都,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,5,提供了相应的占位符，根据提示单击或双击它即可填写相应内容。 母版：母版包含着每个页面上所需要显示的对象。例如，想在每张幻灯片的右下角都出现公司的标志，只要将公司的标志图案置于幻灯片母版的右下角即可。 配色方案：一组可以用于演示文稿的预设颜色，也可用于表格和图表，以及图形的着色等。在幻灯片制作中，随时可以选择、修改和设置配色方案。 模板：一个已经保存的演示文稿文件，包含有预先定义的文字格式、颜色以及图形等元素。每个模板都表达了某一种
4、风格，它是由特定的专业人员事先制作好的。 6.1.3 PowerPoint演示文稿的设计原则 内容重点要突出 格式设置要简洁 表现形式要直观 导航设计要清晰 颜色搭配要合理 声音效果要适当,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,6,6.1.4 PowerPoint演示文稿的制作步骤 1作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体思路、确定整体风格。 2选择用来表现内容的模板，并确定各个幻灯片的适当版式。 3建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题、正文等文字对象 。 4在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构图、图形、声音、影片等对象。 5对幻灯片中各个对象的内容进行编辑、排版、设置动画效果。 6设置幻
5、灯片之间的切换效果、超级链接、导航按钮、动作设置等。 7设置幻灯片的放映方式，并在需要时进行打包操作处理。,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,7,6.2 演示文稿的创建 6.2.1 PowerPoint的界面组成,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,8,6.2.2 快速创建演示文稿框架,1启动PowerPoint。 2选择模板：如图6-3所示，单击任务窗格中“新建”下的“根据设计模板”；在出现的如图6-4所示任务窗格的“应用设计模板”列表中选择一个适当的模板。,图 6-3“新建演示文稿”窗格,图 6-4 “幻灯片设计” 窗格,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,9,3
6、. 单击选中的模板样式右侧的“”按钮，弹出快捷菜单。 4在快捷菜单中进行选择，“应用于所有幻灯片”是所有幻灯片都使用这一种模板；“应用于选定幻灯片”是只有所选的幻灯版具有该模板格式。 5按照需要，将需要的各个幻灯片的框架结构全部制作完成。 6.2.3 幻灯片中文字的编排 1在演示文稿中直接输入文字 （1）幻灯片标题的输入 （2）主体区中文本的输入 2编辑与格式化文本 幻灯片中的文本可以进行复制、移动、删除等编辑操作，对文字的字体、字形、字号和颜色也可进行设置，其操作同其他软件中的文本编排类似,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,10,6.2.4 幻灯片中多媒体对象的添加 1添加图片 选
7、择“插入“图片”“来自文件”，从 “插入图片”对话框中选取需要需要插入的图片，之后单击对话框上的“插入”按钮。 2添加图形 首先在幻灯片视图中打开所要加入图形的幻灯片，然后利用“绘图工具栏”上的各种绘图工具和自选图形在幻灯片上绘图；或者选择“插入”“图片”“自选图形”命令。 3添加艺术字(参照“添加图形”） 4添加声音和影片 选择“文件”/“影片和声音”/“文件中的声音”命令。在弹出的“插入声音”对话框中，打开存放声音的文件夹在列表框中双击相应需要的声音文件名，弹出消息框。单击“是”按钮，则放映幻灯片时，自动播放该声音，否则单击幻灯片中的 “”图标时才会播放声音（声音插入成功后，在幻灯片中会出
8、现一“”形 图标）。,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,11,6.2.5 幻灯片中旁白的录制 旁白是演示文稿设计者用话筒录制的讲解声音。录制旁白的操作步骤如下： 1选择要添加旁白的幻灯片，选择单击“幻灯片放映”/“录制旁白”命令，弹出如图6-12所示的“录制旁白”对话框。,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,12,2单击“设置话筒级别”，在弹出的“话筒检查”对话框中，检查话筒的录音效果，然后单击“确定”按钮。 3在“录制旁白”对话框中，单击“更改质量”按钮，弹出“选择声音”对话框，从中设置声音的各项指标，单击“确定”按钮。 4单击“录制旁白”对话框中的“确定”按钮，开始在放映
9、幻灯片的过程中录制旁白。录制完一张幻灯片的旁白后，单击鼠标左键，接着录制下一张。 5全部录制完毕，弹出消息框，询问是否将幻灯片的排练时间保存，可单击“保存”或“不保存”按钮。 6.2.6 幻灯片中表格与图表的添加 1添加表格 如果是新增幻灯片，就在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带有“表格”的版式；然后双击“表格”占位符，即可根据需要进行表格设置，从而添加表格。 如果想在已有的幻灯片中加入表格，可以单击工具栏上的“插入表格”按钮或选择单击“插入”“表格”命令项,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,13,2添加图表 如果是新增幻灯片，就在 “新幻灯片”对话框中，选择带“图表”的版式；然后
10、双击“图表”占位符，即可添加相应图表。 如果想在已有的幻灯片中加入图表，可单击工具栏上的“插入图表”按钮或选择单击“插入”“图表”命令项。下面以制作第6张幻灯片(公司销售业绩)中的柱状数据图表为例详细说明其操作方法。操作步骤如下： （1）在幻灯片视图中打开第6张 也就是“公司经营业绩” 幻灯片。 （2）选择单击“插入”“图表”命令项。 （3）在幻灯片中很快出现一个图表占位符和一个与之匹配的数据表格，如图6-16所示表格中已经有一些事先输入过的数据。 （4）根据实际需要，修改数据表格中的相关数据和行列标题，还可以扩充数据区域。 （5）最后，在数据表格和图表外面任意处单击鼠标，数据图表就很快制作完
11、成。,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,14,6.2.7 幻灯片中组织结构图及其他对象的添加,、添加组织结构图 （1）如果是新增幻灯片时就直接创建组织结构图，那么需要在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“组织结构图”的版式；然后双击“组织结构图”占位符。 （2）如果是为原来已经存在的幻灯片添加组织结构图，需要选择单击“插入”/“图片”/“组织结构图”命令。 （3）上面两种方法操作后，系统都将 “组织结构图窗口”，根据组合结构的需要，在相应文本框中输入有关人员信息即可。操作时，单击某一文本框即可输入文字，输入的文字能够进行格式设置。 、添加其他对象 （1）选择要添加对象的幻灯片，单击“
12、插入”/“对象”，弹出如图6-19所示“插入对象”对话框。 （2）拖动滚动条在对象列表中选择并双击要插入对象的类型，即可调出相应的应用程序，对对象进行编辑后单击对象以外的空白区域，返回幻灯片,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,15,6.3 演示文稿的编辑和修饰 6.3.1 幻灯片中对象的编辑缩放 复制 移动 删除 6.3.2 幻灯片的复制、移动与删除 （参照以前学习） 6.3.3 演示文稿模板的设计和更换 要自己设计演示文稿模板，建立演示文稿时，选择“空的演示文稿”；然后，自己就可以在空的幻灯片上自由设计。更换演示文稿模板的视图窗格，可以单击格式工具栏的“幻灯片设计”按钮；也可以选择
13、单击“格式”“幻灯片设计”命令。 以上两种方法都可以打开 “幻灯片设计” 视图窗格，从模板文件列表中选择一个模板，从其快捷菜单中选择“应用于所有幻灯片”或“应用于选定幻灯片”选项；即可完成模板的局部或者全部更换。如图6-20所示为重新选取一种模板，并选择“应用于所有幻灯片”后，幻灯片模板改变后的演示文稿效果。,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,16,6.3.4幻灯片版式的更新 1在“幻灯片浏览视图”中，选择所要修改的幻灯片。 2单击格式工具栏中的“幻灯片版式”按钮或选择“格式”“幻灯片版式”命令，打开 “幻灯片版式”对话框(抓图时调整了宽度，与屏幕显示可能不一样)。 3在打开的“幻灯
14、片版式”对话框中选择新版式，按“重新应用”按钮完成操作。 6.3.5 幻灯片背景的修改 操作步骤如下： 选择“格式”菜单中的“背景”项，打开“背景”对话框，在背景填充下面的背景颜色列表中，选择颜色块，可以修改背景颜色；如果选择“填充效果”，将打开“填充效果”对话框，此时： 选择“过渡” 、“纹理” 、“图案” 、“图片”标签，可以分别制作逐渐变色、背景纹理、背景图案、背景图片的效果。,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,17,6.3.6 幻灯片配色方案的修改 1单击任务窗格标题栏右侧的“”按钮，在下拉菜单中选择“幻灯片设计配色方案” 。 2在“应用配色方案”列表中选择一种方案并单击，幻
15、灯片的配色方案将被新的配色方案取代；单击该方案右侧的“”，在弹出的快捷菜单中单击“应用于所选幻灯片”命令，被选中的幻灯片配色方案改变，其他的不改变。 3可以改变幻灯片中某一部分的配色方案。操作方法如下： （1）单击“幻灯片设计”任务窗格下部的“编辑配色方案”，弹出 “编辑配色方案”对话框。 （2）在“编辑配色方案”对话框中选择要改变颜色的部分，单击“更改颜色”按钮。 （3）在弹出的“颜色”对话框（根据选择要改变颜色部分的不同，其名称不一样）中设置颜色，可在标准选项卡或自定义选项卡中设置，然后单击“确定”。 （4）若要继续更改其他部分的颜色，重复（2）（3）步骤的操作。 （5）单击 “应用”按钮
16、，返回“幻灯片”,办公自动化实用技术电子教案,水利水电出版社,18,6.3.7 演示文稿母版的设计 母版是用来定义演示文稿格式的，它可以使一个演示文稿中每张幻灯片都包含某些相同的文本特征、背景颜色、项目符号、图片、文本占位符和页脚占位符等。每一份演示文稿都有四种母版：幻灯片母版、讲义母版、备注母版和标题母版。下面主要介绍前两者。 1幻灯片母版 幻灯片母版主要用来控制除标题幻灯片以外的幻灯片的标题、文本等外观样式。本章实例中的幻灯片母板中添加了公司图标，并且字体格式进行了统一设置。操作步骤如下： （1）选择单击“视图”“母版”“幻灯片母版”命令 （2）选择虚线框中对应的文本，单击“格式”“字体”命令，在字体对话框中设置文本的格式；单击“格式”“项目符号和编号”命令，设置文本前的项目符号；在幻灯片母版上添加所需的图片、图形等对象， （3）设置完后，单击格式工具栏左侧的“关闭母版视图”按钮，返回普通视
