《Access数据库应用技术 教学课件 ppt 作者 张宇 等 PPT（版本一） 第5章 报表》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access数据库应用技术 教学课件 ppt 作者 张宇 等 PPT（版本一） 第5章 报表（45页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第五章 报表,讲授4学时 上机4学时,了解报表的基本功能及组成 熟悉报表的视图及分类 熟练掌握创建报表的4种方式 掌握对报表结构进行修改的方法 掌握预览及打印报表的方法,总体要求,主要内容：,认识报表 创建报表 预览及打印报表,学习重难点：,熟练掌握使用报表向导和设计器创建报表 掌握常用的报表控件 熟悉报表的预览和打印,5.1 认识报表,主要内容： 报表的功能 报表的组成 报表的视图 报表的分类,报表是将信息用打印机以打印形式输出、以打印形式展示数据的一种有效形式。使用报表，可以控制报表上所有内容的大小和外观，可以按照所需方式显示要查看的信息。报表是打印和拷贝数据库管理信息的最佳方式，可以帮助
2、用户以更好的方式表示数据。,什么是报表,5.1.1 报表的功能,可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以插入大量的图片、图表以及其他OLE对象美化报表的设计。 可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉和页脚。 可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。 可包含子窗体和子报表。 能按特殊格式排版，例如：可生成发票、电话、标签等。 能打印所有表达式的值。,5.1.2报表的组成,报表页眉显示整个报表的一般性说明文字，以及报表的标题、图标等，,将显示在报表中每一页的最上方，其信息包括报表的标题、图标、日期及字段的名称等。,用于显示该分段组的标题及相关信息，还可以显示分组字段的名称等
3、。,主体节包含了报表数据的主体，报表的基表记录源中的每一条记录都放置在主体节。,分段组页脚出现在报表每一个分组的末尾，用于显示该分段组总结性信息。,页面页脚和页面页眉对应，出现在报表每一页的末尾，其信息包括报表页码、日期等。,用于在报表的底部放置信息。例如：报表总结、总计数等。,5.1.3报表的视图,1、设计视图 在“设计视图”中可以自行设计报表，也可以修改报表的布局。在“设计视图”中打开报表时，字段列表和工具箱会自动显示出来。,操作要点：,要在“设计视图”中打开报表 先在“数据库”窗口中单击该报表 然后在“数据库”窗口工具栏上单击【设计】按钮。 若已在“打印预览视图”中打开了报表 可以从【视
4、图】菜单中选择【设计视图】命令，切换到报表的“设计视图”中 。,2、“打印预览”视图 在“打印预览”视图中，可以预览报表的版式，浏览报表中的数据。,操作要点：,在“打印预览”视图中，可以预览报表的版式，浏览报表中的数据。 若要显示报表的“打印预览”视图 在“数据表”窗口中单击报表 然后从【文件】菜单中选择【打印预览】命令。当查看由多个页眉组成的报表时，可以使用窗口左下方的浏览按钮在不同的页面之间切换，也可以同时查看多个页面。,5.1.4报表的分类,在Access 2003中，根据报表的形式可以大致分为纵栏式报表、表格式报表和标签报表三类。,1、纵栏式报表,纵栏式报表是在每页中从上到下按字段打印
5、一条或多条记录的一种报表，其中每个字段占一行。这类似于纵栏式窗体，只不过纵栏式报表可以显示多条记录，记录与记录之间用一条横线隔开。,2、表格式报表,表格式报表以表格，即行和列的形式显示和打印表或查询中的数据。与普通表格不同的是，表格式报表还可以对数据记录进行分组，对分组结果进行汇总等计算。所以这类报表很常用。,3、标签报表,标签报表一般很小，类似于一个标签。一张纸往往可以打印几个到几十个标签报表。,5.2 创建报表,主要内容： 使用“自动报表”创建报表 使用“报表向导”创建报表 使用“图表向导”创建报表 使用“设计器”创建报表,在Access 2003中，创建报表有很多种方法，可以使用“自动报
6、表”或向导来快速创建一个报表，也可以在“设计”视图中根据用户的需要手动创建有特性的报表。,5.2.1 使用“自动报表”创建报表,用“自动报表”来建立一个“报表”。步骤如下： 打开一个数据库，在数据库窗口左侧的选项卡上选择“报表”对象。 单击“数据库”窗口中的【新建】按钮，这时在屏幕上就会弹出一个“新建报表”对话框，将鼠标移动到这个对话框里的列表框中，选择【自动创建报表：表格式】或者【自动创建报表：纵栏式】，并在对象数据的来源表或查询提示右面的下拉框右面的【向下】按钮上单击，在弹出的下拉列表中单击相应的报表数据源，单击【确定】按钮。 生成相应的报表。,若选择【自动创建报表：表格式】，则每个字段均
7、以单独的行显示并在左侧附以标志。 若选择【自动创建报表：纵栏式】，则每个记录的字段在一行显示，只在每页的顶部打印标志。,注意：,5.2.2 用“报表向导”创建报表,使用“报表向导”创建报表时，向导将提示输入有关数据源、显示的字段、版面已经所需要的格式，并根据用户的选择创建报表。步骤如下： 打开数据库，在数据库窗口下，单击“对象”栏中的【报表】，然后单击【新建】按钮。 在弹出的“新建报表”对话框中选择【报表向导】选项，点击【确定】。,出现“报表向导”对话框时，从“表/查询”框中选择作为报表数据源的表或者查询，然后确定在报表中所使用的字段，可以从多个表或查询中选取。 在“报表向导”对话框中，确定查
8、看数据的方式。 在“报表向导”对话框中，确定如何对报表中的记录进行分组。 在接下来的“报表向导”对话框中，确定明细信息使用的排序次序和汇总信息，最多可以按照四个字段对记录排序，可以是升序也可以是降序。完成设置后，点击【下一步】。,在随后弹出的“报表向导”对话框中，确定报表的布局方式，可供选择的布局方式有六种，每当选择一种布局方式时，都可以在预览框中看到该布局方式的效果。 在接下来的“报表向导”对话框中，确定报表所用的样式，可供选择的报表样式有六种：“大胆”、“正式”、“淡灰”、“紧凑”、“组织”和“随意”。 在最后一个“报表向导”对话框中确定报表的标题，并选择生成报表后要执行的操作。,5.2.
9、3用“图表向导”创建报表,如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能十分强大，它提供了多达20种的图表形式供用户选择，用户据此可创建出外观漂亮的图表方式。,与启动“自动创建报表”类似，用户可以在“新建报表”对话框中首先选择【创建图表的来源表或查询】，然后选择【图表向导】选项，单击【确定】按钮，即可启动图表向导。,选择可用字段。 选择图表类型。 指定图表布局方式。 指定图表标题。 生成报表。 保存生成的报表。,启动图表向导后可按下列步骤来进行设置：,5.2.4 使用“设计器”创建报表,使用设计器可以创建出任意形式的报表，可以从头开始创建新的报表。 主
10、要操作包括：创建空白报表并选择数据源；添加页眉和页脚；在报表上显示数据、文本和统计信息；在报表中对记录进行排序或分组；为标签、文本框和其它控件设置格式、移动位置、相互对齐和调整大小；预览和打印报表。,【例5-3】在学籍管理数据库中基于“教师基本情况表”创建一个表格式报表，用于显示教师基本情况表中的字段及其数据。,操作要点：,在“数据库”窗口中，单击“报表”对象 “新建”按钮，打开“新建报表”对话框，选择【设计视图】选项，然后单击【确定】按钮。打开【设计视图】窗口 添加数据源 在不同节里添加空件并对控件进行属性设置 单击工具栏上的【打印预览】按钮，以查看报表中的数据 单击工具栏上的【保存】选项，
11、以“教师基本情况”为名保存报表。,5.3 预览及打印报表,主要内容： 预览报表 打印报表,5.3.1 预览报表,1、打印预览 用于浏览报表的布局方式和报表中包含的数据。用户创建报表的目的常常是制作成文件。,在“数据库”窗口下，单击【对象栏】下方的【报表】。 在“数据库”窗口中单击要预览的报表对象。 从【文件】菜单中选择【打印预览】命令，打开“打印预览”视图窗口。,操作要点：,在“打印预览”视图中具有其特定的工具栏,2、工具栏,视图：单击视图工具旁的三角按钮，可以打开选择视图类型的下拉菜单，有“设计”视图、“打印预览”视图和“版面”视图3种选项。 打印：单击此按钮，不经页面设置，直接将报表送到打
12、印机上。 显示比例：单击此按钮，用户可以进行两种浏览，即整页浏览和细节浏览。 单页：单击此按钮，在窗体中显示一页报表 双页：单击此按钮，在窗体中显示两页报表,3、滚动条,用户创建的报表常常十分庞大，浏览十分不方便。可以使用窗口下方的水平滚动条来调整窗口中报表的位置，从而更好地浏览报表。,在水平滚动条左侧有个页数指示框，用于指定浏览报表的页号。中间的文本框显示当前浏览的报表页号码。用户可以单击两侧箭头，更改页码数，也可以直接在中间文本框中输入页号，然后按【Enter】键，显示选择的报表页。,说明：,5.3.2 报表打印,通过单击在工具栏上的【打印】按钮，可以在不显示“打印对话框的情况下直接打印整
13、个报表。若要设置打印选项后打印报表，需执行以下操作：,在“数据库”窗口左侧单击“对象栏”下方的【报表】，然后单击要打印的报表，在“打印预览”视图中将其打开。 单击菜单栏上的【文件】菜单，选择【页面设置】选项，打开如图5-36所示的页面设置对话框。,1、页面设置,在【页面设置】对话框中有3个选项卡：【边距】、【页】和【列】。单击相应的标签即可进入所需设置的选项卡。 边距：在这个选项卡中，可以设置页边距的靠上、靠下、靠左、靠右4个方向的间距，还可以选择是否只打印数据。 页：在这个选项卡中，可以设置打印方向、纸张大小、纸张来源和指定打印机。 列：在这个选项卡中，可以进行网格设置，并可以设定列大小和列
14、布局方式。,2、打印报表 从“文件”菜单中选择【打印】命令或者按【Ctrl+P】键。弹出打印对话框。 从图中可以看到，整个对话框分成3部分：打印机、打印范围和份数。 打印机：用于设定打印机型号，对话框显示相应的打印机状态和属性。 打印范围：用于设定打印页数范围，可以为全部内容或从哪页到哪页。 份数：用于设定打印份数。,本章小结,本章详细讨论了Access 2003的视图、功能、分类和创建各种报表的方法，报表中的大部分数据是从基础表、查询或SQL语句中获得，报表中的其他信息则存储在报表的设计中，利用报表，可以比较和汇总数据，并生成数据的打印报表。,习题思考,报表的功能有哪些？ 报表设计视图由哪几
15、个节组成，各个节主要放置什么内容，一般处于什么位置？ 报表的类型有哪些？ 如何使用“设计”视图创建一个报表？ 如何使用“页面设置”对报表页面进行相关设置？,实验8 创建报表,实验目的 通过实验进一步认识报表的各种视图，体会各种报表的功能，掌握创建报表的操作方法和技巧。 实验内容 通过“新建窗体”对话框，创建一个以教师基本情况表为数据源的包含“教师编号”、“姓名”、“学历”、“系别”字段的“标签”式报表。,实验9 高级报表设计,实验目的 （1）掌握利用“设计”视图设计高级报表的方法。 （2）通过实践，熟悉报表设计中的工具，报表的属性框。 实验内容 利用“设计”视图创建一个以“学生基本情况表”为数据源的包含“学号”、“姓名”、“班级”字段的表格式报表。,谢谢！,
