《Access数据库应用技术能力教程 教学课件 ppt 作者 崔雪炜 等 第6章 报表的创建与打印》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access数据库应用技术能力教程 教学课件 ppt 作者 崔雪炜 等 第6章 报表的创建与打印（52页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第1页 共52页,第6章 报表的创建与打印,内容提要 报表的概述 创建报表 设计报表 报表的分组与排序 在报表中进行计算与汇总 子报表 报表预览和打印,第2页 共52页,6.1 报表的概述,报表的类型 报表的工作方式 报表的组成,第3页 共52页,6.1.1 报表的类型,纵栏式报表 表格式报表 图表报表 邮寄标签,第4页 共52页,纵栏式报表,纵栏式报表,第5页 共52页,表格式报表,表格式报表,第6页 共52页,邮寄标签,邮寄标签式报表,第7页 共52页,6.1.2 报表的工作方式,报表和窗体在设计与使用上有许多类似的地方。作为Access数据库的两个不同的对象，它们之间可以互相转换。报表与
2、窗体的主要区别是输出目的不同，窗体一般显示在屏幕上，主要用于对用户数据的操作，操作方式是交互式的，而报表主要用于数据库数据的打印输出。窗体中可以包含更多的具有操作功能的控件，如单选按钮、复选框、切换按钮等，而报表一般不包含这些控件，但报表中常常包含更多的具有复杂计算功能的文本框控件，这些控件的“记录来源”属性多数情况下为复杂的表达式，以实现数据的分组、统计功能。,第8页 共52页,6.1.3 报表的组成,报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚5个节构成，如图所示。,报表的组成,第9页 共52页,6.2 创建报表,自动创建报表 使用向导创建报表,第10页 共52页,纵栏式自动报表,创
3、建一个读者信息的纵栏式报表操作步骤如下： 打开图书管理数据库，选择报表对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 在“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”选项，在数据源的下拉列表中选择“读者信息” 。 单击“确定”按钮，Access创建好的报表以打印预览的视图形式显示出报表的第一页。 如果生成的报表多于一页，单击预览视图下方的“翻页”按钮，可以浏览其他报表页。 单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，为报表命名为“读者信息”，单击“确定”按钮，完成报表的设计。,第11页 共52页,表格式自动报表,创建一个读者情况的表格式报表操作步骤如下： 打开图书管理数据库，选择报表
4、对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。 在“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：表格式”选项，在数据源的下拉列表中选择“读者信息”。 单击“确定”按钮，Access创建好的报表以打印预览的视图形式显示出报表的第一页。 如果生成的报表多于一页，单击预览视图下方的“翻页”按钮，可以浏览其他报表页。 单击工具栏上的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中，为报表命名为“教师情况”，单击“确定”按钮，完成报表的设计。,第12页 共52页,6.2.2 使用向导创建报表,使用报表向导建立读者信息报表操作步骤如下： 打开图书管理数据库，选择报表对象，双击“使用向导创建报表”选项，打开报表向导对话
5、框之一。 在“新建报表”对话框的列表中选择“报表向导”，在数据的来源表或查询下拉列表中选择“读者信息”，单击“确定”按钮，弹出报表向导之一对话框。 在报表向导之一对话框中，选取所需的字段添加到“选定字段”栏中，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之二对话框。 在报表向导之二对话框中，选取是否添加分组级别，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之三对话框。 在报表向导之三对话框中，选取排序字段为“读者账号”，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之四对话框。 在报表向导之四对话框中，选取报表的布局方式，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之五对话框。 在报表向导之五对话框中，选取报表所用样式，单击“下一步”按钮，弹
6、出报表向导之六对话框。 单击“完成”按钮，即保存新建的报表，并打开预览，如图所示。,第13页 共52页,6.2.2 使用向导创建报表,报表预览,第14页 共52页,6.3 设计报表,报表的视图 使用报表“设计”视图设计报表 报表的属性设置,第15页 共52页,6.3.1 报表的视图,报表的“设计”视图 打印预览和版面预览视图,第16页 共52页,报表的“设计”视图,报表的设计视图,第17页 共52页,打印预览和版面预览视图,报表的打印预览视图,报表的版式预览视图,第18页 共52页,6.3.2 使用报表“设计”视图设计报表,选择报表的记录源 为报表添加控件,第19页 共52页,选择报表的记录源
7、,为报表选择记录源的方法有两种。 在“新建报表”对话框中选定“设计视图”后立即选择绑定到报表的数据源，如图所示。 如果在“新建报表”对话框中没有选择数据源，可以在“设计”视图中打开报表“属性”窗口，在“数据”选项卡的“记录源”属性框中输入或选择数据源，如图所示。,第20页 共52页,选择报表的记录源,在“新建报表”中添加数据源,在报表属性中添加数据源,第21页 共52页,为报表添加控件,为报表添加控件，可以使用字段列表，也可以使用工具箱，操作方法与窗体一样。 向报表添加字段时，它的关联标签会同时添加到报表的同一节。如果想创建表格式报表，就需要把关系的标签“剪切”下来，再“粘贴”到报表的页面页眉
8、或组页眉中。这样做可以更方便地手动设计表格式报表。,第22页 共52页,6.3.3 报表的属性设置,报表的属性 控件的属性,第23页 共52页,报表的属性,报表的格式属性影响报表的外观，它的主要 属性项如下。 标题：用来设定用户预览报表时在报表的标题栏上显示的文本。 报表的属性设置页面页眉和页面页脚：用来确定中的内容是否要打印出来。 组结合方式：用来确定组的结合方式。每页：组按页保持在一起；每列：组按列保持在一起。 宽度：用来确定报表中节的宽度。,第24页 共52页,报表的属性,报表的属性设置,第25页 共52页,报表的属性,报表的数据属性用来控制报表的数据来源信息，它的主要属性项如下。 记录
9、源：用来指定报表的数据源。 过滤器：允许使用一个特定的筛选条件来打开报表。,第26页 共52页,控件的属性,隐藏重复控件 可以扩大和可以缩小 运行总和,第27页 共52页,6.4 报表的分组与排序,排序记录 分组记录 删除报表分组与排序字段,第28页 共52页,6.4.1 排序记录,操作步骤如下： 在“设计”视图下，将“读者信息”报表打开。 单击“视图”菜单中的“排序与分组”，弹出“排序与分组”对话框，如图所示。 在“排序与分组”对话框中，上半部分是为报表中的记录设置排列顺序，最多可以指定10个字段或表达式。下半部分是为报表中的记录设置分组。,第29页 共52页,6.4.1 排序记录,“排序与
10、分组”对话框,第30页 共52页,6.4.2 分组记录,将“读者借书信息”报表复制为“读者借书信息 1”报表，并在其中添加分组，要求按照“借书 日期”分组。操作步骤如下： 在“设计”视图中打开“借书信息”报表。 单击“视图”菜单中的“排序与分组”，弹出“排序与分组”对话框。 在“排序与分组”对话框中，按如图所示进行设置。,第31页 共52页,6.4.2 分组记录,分组设置对话框,第32页 共52页,6.4.3 删除报表分组与排序字段,删除报表的分组与排序字段的操作如下： 在“设计”视图中打开要修改的报表。 单击工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对话框。 在“排序与分组”对话框中，
11、单击要删除的字段的行选定器，然后按【Delete】键。,第33页 共52页,6.5 在报表中进行计算与汇总,在报表中添加计算控件 在报表中计算总计或平均值,第34页 共52页,6.5.1 在报表中添加计算控件,在“图书信息1”报表中，如果每本图书的罚款金额是单 价的三3倍，添加一个计算控件，求出每本书的罚款 金额。操作步骤如下： 在“设计”视图中打开“图书信息1”报表。 单击工具箱中要作为计算控件的控件类型工具，例如文本框。虽然文本框是最常用来显示计算数值的控件类型，但是也可使用任何其他有“控件来源”属性的控件。 在“主体”节中，单击在要放置控件的位置。 在控件中键入表达式“=单价*3”，也可
12、以使用表达式成生器。,第35页 共52页,6.5.2 在报表中计算总计或平均值,以“图书信息”报表为基础，在报表中添加每种类型书的总价和 平均价。操作步骤如下： 在“设计”视图下打开“图书信息”报表。 因为要以书的类型分组，计算每类图书的总价和平均价，所以单击工具栏上的“排序与分组”按钮，在打开的“排序与分组”对话框的“字段/表达式”列的单元格中选择“图书类型”，在对话框下部的“组属性”栏的“组页脚”下拉列表框中选择“是”，即在报表设计视图中添加了组页脚节“图书类型”。 单击工具箱中的“文本框”控件工具按钮，在“图书类型页脚”节分加放置两个文本框控件及两个附属标签。 给这两个标签分别命名为：“
13、总价”和“平均价” 在求总价的文本框里输入计算总和的函数表达式“=Sum(单价)”，在求平均价的文本框里输入计算平均价的函数表达式“=Avg(单价)”，如图所示。,第36页 共52页,6.5.2 在报表中计算总计或平均值,报表设计视图,第37页 共52页,6.6 子报表,创建子报表 链接主报表和子报表,第38页 共52页,6.6.1 创建子报表,在已有表中创建子报表 将已有的报表添加到主报表中,第39页 共52页,在已有表中创建子报表,在“读者信息”表中添加 “借书信息”子报表。操作步 骤如下： 在报表设计视图中，打开“读者信息”报表。 在“主体”节的适当位置添加“工具箱”中的“子窗体/子报表
14、”控件。出现“子报表向导”对话框选择“使用现有的表或查询”，单击“下一步”按钮。 打开确定子报表包含字段的对话框。在对话框中选择子报表需要的表并选择可用字段。 单击“下一步”按钮，打开确定主/子报表链接方式的对话框，选中“从列表中选择”单选按钮。 单击“下一步”按钮，打开给出子报表的名称的对话框，输入子报表的名称。单击“完成”按钮即可。,第40页 共52页,将已有的报表添加到主报表中,在“设计”视图中打开作为主报表的报表。 单击工具箱中的“控件向导”按钮。 按下【F11】键切换到“数据库”窗口。 将报表或数据表从“数据库”窗口拖至主报表中需要出现子报表的节。,第41页 共52页,6.6.2 链
15、接主报表和子报表,建立链接的操作步骤如下： 在创建子报表时，当打开确定主/子报表链接方式对话框时，选择“自行定义”单选按钮，单击“下一步”按钮。 打开定义主/子报表的链接字段对话框，如图所示，在“窗体/报表字段”组合框的下拉列表中选择主报表的链接字段“读者账号”，在“子窗体/子报表字段”组合框的下拉列表中选择子报表的链接字段“读者账号”，单击“下一步”按钮，完成主/子报表的链接字段定义。,第42页 共52页,6.6.2 链接主报表和子报表,主/子报表的链接字段对话框,第43页 共52页,6.7 报表预览和打印,页面设置 预览报表 打印报表,第44页 共52页,6.7.1 页面设置,“边距”选项
16、卡：设置页边距并确定是否只打印数据。“只打印数据”是指只打印结合型对象中来自于表或查询中字段的数据，如图所示。,第45页 共52页,6.7.1 页面设置,“边距”选项卡,第46页 共52页,6.7.1 页面设置,“页”选项卡：设置打印方向、页面大小和打印机型号，如图所示。,页”选项卡,第47页 共52页,6.7.1 页面设置,“列”选项卡：设置窗体、报表和宏的列数、大小和列的布局，如图所示。,“列”选项卡,第48页 共52页,6.7.2 预览报表,报表的版面预览 报表的打印预览,第49页 共52页,报表的版面预览,在报表的“设计”视图中，单击工具栏中“视图”按钮旁边的箭头，打开“视图” 列表，如图所示。 单击“版面预览”选项，打开版面预览窗口，即可预览报表的版面布局。,“视图”按钮,第50页 共52页,报表的打印预览,在“数据库”窗口中，单击对象栏中的“报表”按钮。 选择需要预览的报表。 单击“数据库”窗口工具栏中的“打印预览”按钮。,第51页 共52页,6.7.3 打印报表,在“数据库”窗口中选择报表，或在“设计”视图中打开相应的报表。 单击“文件”菜单中的“打印”命令。 在“打印”
