《Excel在财会管理中的应用（第二版） 主编 于向辉 第1章 Excel在财会管理中的应用基础》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel在财会管理中的应用（第二版） 主编 于向辉 第1章 Excel在财会管理中的应用基础（54页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、21世纪高等院校规划教材,Excel在财会管理中的应用（第二版） 主 编 于向辉 副主编 李素枝 刘 斌 史富莲 中国水利水电出版社,第1章 Excel在财会管理中的应用基础,本章学习目标 本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容： 各种数据的输入 工作表的格式设置 公式的输入与编辑 函数的使用,第1章 Excel在财会管理中的应用基础,1.1 数据输入与编辑 1.2 公式和语法 1.3 函数的应用,1.1 数据的输入与编辑,1.1.1数据输入 1.1.2工作表的格式设置,1.1.1数据输入,输入文本 输入数字 输入日期和时间 输入公式 同时在多个单元格中输入相
2、同数据 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 提高输入速度,1输入文本,文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。,1.输入文本,如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。 如果要在单元格中输入硬回车，可按Alt+Enter键。 如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按Ctrl+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按Ctrl+R键。,2输入数字,在默认情况下，输入数字时，Excel会
3、将该数据沿单元格右侧对齐。 在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。 在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号( )中。 Excel 2010只保留15位的数字精度。,3输入日期和时间,Excel将日期和时间视为数字处理。 如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。 如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。 时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。 如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系
4、统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。,4输入公式,Excel 2010最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。,5同时在多个单元格中输入相同数据,（1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。 （2）在活动单元格中键入相应数据，然后按Ctrl+Enter键。,6同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据,（1）选定需要输入数据的工作表。 （2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。 （
5、3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。 （4）然后按Enter键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。,6同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据,如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“开始”选项卡中的“编辑”选项组，单击“填充”按钮右机时的下拉箭头，在打开的下拉列表中选择“成组工作表”命令。,7提高输入速度记忆式输入,如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符
6、。 Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。,7提高输入速度选择列表,在输入数据时，按Alt+键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。,7提高输入速度自动更正,（1）单击“文件”选项卡，然后在“帮助”下单击“选项”。单击“校对”。单击“自动更正选项”。 （2）选定“键入时自动替换”选项。 （3）在“替换”编辑框中，
7、输入某字符串的简写代码。 （4）在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串的全部内容。 （5）单击“添加”按钮。 （6）单击“确定”按钮。,7提高输入速度序列填充,填充数字、日期或其他序列 选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。 选定包含初始值的单元格。 用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。 如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。,7提高输入速度下拉表列式输入,（1）要为下拉列表创建
8、有效条目列表，首先在没有空白单元格的单个列或行中键入条目。 （2）选择想显示下拉列表的单元格。 （3）在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。 （4）在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡。 （5）在“允许”框中，单击“序列”。 （6）如果列表在当前工作表中，在“来源”框中输入对列表的引用。或者单击“来源”框，然后选择当前电子表格中的列表，以自动填充引用。如果列表在不同的工作表中，在“来源”框中输入为该列表定义的名称。 （7）选中“提供下拉箭头”复选框。要指定是否可以将单元格留空，选中或清除“忽略空值”复选框。,8提高输入准确率,1选定要输入数据的单元格或单元格区域。
9、2在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框。 3单击“出错警告”选项卡，选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。 4在“样式”框中选择下列选项之一： 要显示可输入无效数据的信息，请单击“信息”。 要显示警告信息，但仍可输入无效数据，请单击“警告”。 要阻止输入无效数据，请单击“停止”。 5键入消息的标题和文本（最多225个字符）。,1.1.2工作表的格式设置,1设置文本格式 2设置数字格式 3设置日期和时间的格式 4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据 5复制选定单元格或单元格区域的格式 6对单元格设置边框 7突出显示符合指定条件的单元格,1设置文本格
10、式,单击“开始”选项卡，单击“字体”选项卡对应的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者单击“字体”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文本进行进一步的格式设置。,2设置数字格式使用“单元格格式”对话框,（1）选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。 （2）单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，出现 “单元格格式”对话框。 （3）在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的
11、数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。,2设置数字格式创建自定义数字格式,单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。,2设置数字格式创建自定义数字格式,常用的数字位置标识符 #：只显示有意义的数字而不显示无意义的零。 0：如果数字位数少于格式中的零的个数，则不足位置将显示无意义的零。 ?：当设置为等宽字体（例如：Courier New）时，为无意义的零在小数点两边添加空格，以便使小数点对齐。,2设置数
12、字格式创建自定义数字格式,颜色：要设置格式中某一部分的颜色，要在该部分对应位置用方括号键入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八种颜色名称之一，并且颜色代码必须为该部分的第一项。 条件：要设置满足指定条件数字的格式，格式代码中应加入带中括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。,3设置日期和时间的格式,Excel 2010提供了许多内置的日期、时间格式，如果想改变Excel 2010显示日期和时间的方式，单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单
13、元格格式”命令，从“分类”列表框中选择“日期”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码，最后单击“确定”按钮。,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,（1）在整个工作表中显示或隐藏零值 单击“文件”选项卡，选择“帮助”选项卡中的“选项”命令，然后单击“高级”选项卡。 如果要在单元格中显示零值（0），则选定“此工作表的显示选项”下的“在具有零值的单元格中显示零”复选框；如果要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,（2）隐藏选定单元格中的零值 选择包含要隐藏的零值的单元格。 单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设
14、置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。 在“分类”列表中，单击“自定义”选项。 在“类型”框中，输入代码0;-0;。,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,（3）隐藏单元格中的所有值 选择要隐藏数值的单元格。 单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。 单击“分类”列表中的“自定义”选项。 在“类型”框中，选择已有代码，并按Back Space键。 在“类型”框中键入代码“;”（三个分号）。 单击“确定”。,5复制选定单元格或单元格区域的格式,（1）选择
15、含有要复制格式的单元格或单元格区域。 （2）单击“开始”选项卡中的“格式刷”按钮。 （3）选择要设置新格式的单元格或单元格区域。 如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。,6对单元格设置边框,（1）利用“边框”按钮设置单元格的边框 选择要添加边框的所有单元格。 如果要应用最近使用过的边框样式，可以直接单击“字体”选项组的“边框”按钮。 如果要应用其他的边框样式，可以单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所提供的其他边框样式。,6对单元格设置边框,（2）利用“单元格格式”对话框 选择要设置边框的单元格或单元格区域。 单击“
16、文件”选项卡的对话框启动器，或者右击鼠标，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡。 在“样式”列表框中选择需要的线条样式。 如果需要为所选定的线条设置颜色，可以单击“颜色”列表框右边的下拉箭头，从下拉选项中选择所需的颜色。 在“预置”框中单击指示边框位置的按钮，例如，“外边框”、“上边框”等，也可以直接单击预览窗口中相应的单元格边框。 单击“确定”按钮。,7突出显示符合指定条件的单元格设置条件格式,（1）选择要设置格式的单元格或单元格区域。 （2）在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“新建规则”。打开“条件格式规则管理器”对话框。 （3）在“选择规则类型”下，选择用户需要的规则类型。 （4）在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中，设置满足用户设定符合条件的格式。,7突出显示符合指定条件的单元格更改、添加和删除条件格式,（1）选择含有要更改或删除的条件格式的单
