《Access数据库技术与应用教程-电子教案-赵义霞 第3章 数据表》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access数据库技术与应用教程-电子教案-赵义霞 第3章 数据表（67页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第三章 表,3.1 创建表的一般概念,表是与特定主题（如产品或供应商）有关的数据的集合。,3.1.1 什么是表,1. 表的设计视图,数据表由表结构和表记录两部分组成，建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定。,一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分，计算字段或推导字段不要作为表中的字段。,2 字段名称,字段的命名规则如下： 字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第一个字符不能是空格。 字段名不能包含小数点、叹号、方括号、西文单引号、西文双引号。 字段长度为164个字符，在Access中一个汉字当作一个字符看待。,3.数据类型
2、数据类型决定用户所能在该字段中保存的值的种类。在Access中，每个字段都必须有一个数据类型，这样系统才会知道如何处理这些内容。 4.说明 字段说明是可选的。用于帮助说明该字段，而且当在窗体上选择该字段时，也在状态栏上显示该说明。,3.1.2 定义数据类型,数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。,1文本型 文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如：学号、姓名、性别等字段。如果设置字段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。 文本型字段的默认大小为50，最
3、多可达255个字符。 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。 如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、200 2备注型 备注型字段用来存放较长的文本和文本型数字。如：备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。 备注型字段大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。,3数字型 数字型字段存放数字。如：工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用数字类型有以下几种： （1）字节，存放0255之间的整数，字段大小为1。 （2）整型，存放-327
4、6832767之间的整数，字段大小为2。 （3）长整型，存放-21474836482147483647之间的整数，字 段大小为4。 （4）单精度型，存放-3.4E383.4E38之间的实数，字段大小 为4。 （5）双精度型，存放-1.79734E3081.79734E308之间的实 数，字段大小为8。,4日期/时间型 日期/时间型字段存放日期、时间、或日期时间的组合。如：出生日期、入校日期等字段都是日期/时间型字段。字段大小为8个字节，由系统自动设置。 日期/时间型的常量要用一对#号括起来。 5货币型 货币型字段存放具有双精度属性的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4
5、位。字段大小为8，由系统自动设置。 向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。,6自动编号型 自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，长整型，字段大小为4，由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。 例如，输入10条记录，自动编号从1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7条记录，自动编号中永远设有7。 与财务、税务有关的数据表通常设自动编号型字段，增加数据的安全性。,7是/否型
6、是/否型字段存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如：婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据。 是/否型字段内容通过画“”输入，带“”的为“真”，不带“”的为“假”， “真”值用true或on或yes表示， “假”值用false或off或no表示。,8OLE对象型 OLE（Object Linking and Embedding）的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如：文字、声音、图像、表格等。 表中的照片字段应设为OLE对象类型。 OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1GB。OLE对象只能在窗体或报表中用控件显
7、示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。 9超链接型 超链接型字段存放超链接地址，如：网址、电子邮件。 超链接型字段大小不定。,10查阅向导型 查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”2个值中选择一个即可。 查阅向导型字段大小不定。,3.1.3 设置字段属性,字段属性是字段特征值的集合，分为常规属性和查阅属性2种，用来控制字段的操作方式和显示方式。 不同字段类型有不同的属性集合。,1.字段大小 用户可以输
8、入到该字段中的最大字符数，长度范围是1255，默认值是50个字符。所输入的字段超出所设置的数值时，系统会弹出询问用户数据可能会丢失的提示框。应该使用最小的字段大小属性设置，因为较小的数据处理的速度更快，需要的内存更少。对于数字型字段，通过选择数值类型来确定字段大小，如图下所示。,2. 格式 格式属性用来设置数据的屏幕显示方式和打印方式，使数据的显示统一。不同类型字段的格式选项不同。需要设置格式的字段类型通常只有数字型和日期/时间型。 系统为数字型字段提供的格式如下图所示。,系统为日期/时间型字段提供的格式如图3.1-7所示。,3. 默认值 在表中新增加一个记录且尚未填入数据时，如果希望Acce
9、ss自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。利用默认值可以简化数据录入。 例如，设置性别字段的默认值是男，用：“男”，录入数据时只将性别为女的字段更改为女，其他默认即可。,4. 小数位数 对于数字字段和货币字段，可以设置数字的小数位数。默认值为“自动”，能自动显示货币、整型、标准和百分比格式中的两个小数位，并显示出一般数字格式中数字值的当前精度。设置“小数位数”属性只能影响可显示的小数位数，而不影响实际存储的小数位数。,5. 输入掩码,输入掩码可以控制输入到字段中的值，其字段可以是文本、数字、日期/时间和货币。输入掩码最多包括3组字符，彼此用分号“;”分开，即第一组是
10、输入掩码本身，使用特殊的字符来定义数字、字符和空格的位置；第二组是数字0或1，0表示存储字符，1表示只存储数据；第三组是定义一个字符，作为占位符来指出数据输入的位置。默认占位符为下划线“_”。,设置字段的输入掩码，其操作步骤如下： (1) 在设计视图下打开需要输入掩码的表，并选择字段。以罗斯文数据库中“产品”表为例。打开“产品”表，并单击“产品名称”字段，如右图所示。,(2) 单击“输入掩码”文本框右面的“生成器”按钮 ，弹出“输入掩码向导”对话框（1），如下图所示。,(3) 在“输入掩码”列表框中选择所需的掩码。若需要查看所选掩码的效果，可以使用“尝试”文本框进行试验。若要更改输入掩码列表，
11、单击“编辑列表”按钮，此时弹出“自定义输入掩码向导”对话框，如下图所示。,(4) 单节“下一步”按钮，弹出“输入掩码向导”对话框（2），如下图所示。,(5) 单击“下一步”按钮，弹出“输入掩码向导”对话框（3），如下图所示，再单击“完成”按钮即可。,输入掩码定义中使用的字符及其含义,6. 标题 在数据表视图中显示表时，表的列标题默认显示字段名。设置标题属性后，表的列标题将显示标题属性的值。 例如：字段名为“xm”，在标题属性中输入“姓名”，用数据表视图显示表时，表的列标题将显示“姓名”而不是“xm”。 如果表的字段名是字母，最好用汉字设置标题属性，使数据表的显示比较直观。,有效性规则是一个条件
12、，用来为字段的值定义数据范围和数值要求。如果输入的数据不符合有效性规则，将给出提示信息，并且光标停在原处，直到输入正确数据为止。 注意，有效性规则的设置不能与默认值冲突。 例如：性别字段只能输入文字男或女， 用：“男“ or “女“。 例如：年龄字段的范围是大于0， 用：0。 例如：出生日期的字段范围是2001年， 用：=#2001-1-1# and =#2001-12-31#。,7有效性规则,3.2 创建新表,在Access中，用户可以通过多种方法创建新表： 通过设计视图的设计窗口创建表，不但可以为所创建的表添加新字段，而且可以定义每个字段的显示或处理数据的方式，并创建用于在某个表与其他表中
13、的外键之间建立关系的主键。 通过输入数据创建表，当保存新的数据表时，Access将分析数据并自动为每一个字段指定适当的数据类型及格式。 通过“表向导”，从各种预先定义好的表中为所创建的表选择相应的字段。,1. 表设计器窗口及其应用 表设计器窗口如下图所示。整个窗口主要分为上下两个部分。上半部包括数据表的字段名称、数据类型以及相关的说明文字，下半部分可分为左右两部分。左边主要是对字段属性的设置窗口，包含常规和查阅两个选项卡。右边的蓝色文字区域，主要是对目前光标所处位置处的内容的具体说明，可以帮助了解每个具体内容。大体来说上面的窗格主要用于字段输入，下面的窗格则用来规定字段的属性。,2. 表设计器
14、应用的基本步骤,【例3-1】 创建学生基本信息表。 （1）新建空数据库，命名为“学生管理系统”。 （2）在数据库窗口中选择“对象”选项组中的“表”对象，在右边的列表框中双击“使用设计器创建表”选项，弹出表设计器，如下图所示。,(3) 在设计器的相应位置输入或选择下表所示的内容。,（4）字段设置完毕，需要对其保存，单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中输入表名称，单击“确定”按钮，如下图所示。,3 定义主键,若一个字段的值可以惟一标识表中的记录，则该字段所代表的信息称为主键。如字段“学号”能惟一标识一条记录，可以将“学号”设置为主键。设置为主键的字段名又被称为主关键字。 主键可以
15、保证数据输入的安全性，作为主键的字段禁止重复值，也不能为空。主键还用于在表之间建立关系，建立了关系的多个表使用起来就像一个表一样。 主键类型有3种：自动编号、单字段、多字段。,4. 设置表的索引 在设计数据表时若指定了数据表的主关键字，则Access能够自动创建相应的索引。除此之外，用户也可以手动建立索引，但备注、链接和OLE对象等数据类型的字段不能设置索引，其他字段如果符合下列所有条件则可以手动建立索引。 字段的数据类型为文本、数值、货币或日期/时间 字段中包含有要查找的值 字段中包含有要排序的值 字段中保存许多不同的值,3.2.2 使用数据表视图创建表,【例3-2】创建学生家庭信息表。 在
16、我们的“学生管理系统”数据库中创建一个学生家庭信息表，包括学号、父亲姓名、父亲出生日期、父亲政治面貌、母亲姓名、母亲出生日期、母亲政治面貌、通信地址、邮编、电话等，具体操作步骤如下： （1）打开“学生管理系统”数据库，在“新建表”对话框中选择“数据表视图”，再单击“确定”按钮，或直接双节“数据表视图”，将弹出一个空的数据表。 （2）系统默认的列名称是字段1、字段2等，共10个字段。用户可以在该数据表中输入相应的数据，由于系统将把数据表中的每一列作为一个字段，因此只能将不同的数据输入到相应的列中。例如，用户如果输入的是日期、时间或数字等，就必须将其输入到相应的列中，使该列的格式保持一致。这样Access就能为字段创建适当的数据类型及显示格式，如下页图所示。,（3）如果用户需要为每列重新命名，只需双击该列名称，然后输入一个名称，再按Enter键确定即可。如果需要插入新的列，只需选中需要插入新列的位置，然后在“插入”菜单下选择“列”命令即可。保存表为“学生家庭信息表”。 （4）在“数据库”视图中单击“设计”按钮，在设计视图中修改各个需要修改的
