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1、第3章使用数据表,表是数据库的核心，在第2章中创建了表，建立了表的关系，但表中还是空的，没有向表添加任何数据，而且表的版面也没有经过任何设计，本章就要解决这些问题。 虽然在这一章中要介绍如何在表中输入数据，但要注意的是作为真正应用的数据库，一般不会让用户在数据表中处理记录，而是在窗体中进行数据的输入。 本章要点 3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库 3.2 “作者”表的使用与编辑 习题 3,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,在数据库的使用过程中用户可能会对已经有的数据库进行修改，例如要添加新的表、删除不用的表、复制表、拆分表、改变字段的数据类型、改变主键等。对表进行的任何修改都会影响到
2、整个数据库，尤其是在已经设定了关系的数据库中进行修改时，必须将相互关系的表都同时进行修改。为了确保安全，在修改之前最好做好数据库的备份，以备修改出错后使用。 3.1.1 有关表的基本操作 一般情况下直接输入数据要使用数据表视图，有的时候要对表进行修改，就需要使用设计视图。 1打开表的数据表视图 在数据库窗口中打开表的数据表视图的方法如下。 （1）双击表的图标打开表的数据表视图。 （2）单击表的图标，然后单击数据库窗口的“打开”按钮，可以打开表的数据表视图。 （3）用鼠标右键单击表的图标，在出现的快捷菜单上单击“打开”命令，可以打开表的数据表视图。,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,2打开
3、表的设计视图 在数据库窗口中打开表的设计视图的方法如下。 （1）单击表的图标，然后单击数据库窗口的“设计”按钮，可以打开表的设计视图。 （2）用鼠标右键单击表的图标，在出现的快捷菜单上单击“设计视图”命令，可以打开表的设计视图。 比如现在要输入通讯簿的信息，可以双击“通讯簿”表的图标打开该表，然后按顺序输入编号、姓名、性别等数据。 3复制表 如果要对表结构进行修改，通过复制表，将原有的表进行备份，可以防止不必要的损失。如果要创建的新表与数据库中的某一个表有类似的结构，也可以通过复制表，然后再进行一些修改，这样可以减少大量的工作。复制表的操作步骤如下。,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,（
4、1）在数据库窗口中，选中要进行复制的表，然后单击工具栏上的“复制”按钮。图3-1-1 “粘贴表方式”对话框 （2）在数据库窗口中空白处单击鼠标右键，在调出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，调出“粘贴表方式”对话框，如图3-1-1所示。,图3-1-1 “粘贴表方式”对话框,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,（3）在“表名称”文本框中输入复制后表的名称，在“粘贴选项”栏中单击所需要的单选钮。 在“粘贴选项”栏中有3个单选钮，它们的作用如下。 “只粘贴结构”：选择了这个单选钮，不管原表中有多少数据，在新表中只会有旧表的字段，而不会出现原来的数据。 “结构和数据”：选择了这个单选钮，在新表中包含原表
5、中所有的结构和数据。 “将数据追加到已有的表”：选择了这个选项，要求在“表名称”文本框中输入目标表的名称，而且目标表中的字段应与所复制的表相同，则可以将现有表中的数据与目标表的数据合并。 （4）单击“确定”按钮。 4删除表 如果数据库中含有用户不再需要的表，可以将它删除。 在删除一个表之前要确认它没有被打开，只有删除该表与其他表的关系然后才可以删除表。删除表的操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中选定要删除的表。,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,（2）执行下面的任意一个操作。 按Delete键。 单击“编辑”“删除”菜单命令。 单击数据库窗口工具栏中的“删除”按钮。 这时系统会弹出一个提
6、示对话框如图3-1-2所示，要求用户确认删除，单击“是”按钮，可以完成删除。,图3-1-2 提示对话框,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,如果用户误删除了一个表，在删除之后，没有进行其他操作的情况下，单击“撤消”按钮，可以恢复刚刚删除的表。 5重命名表 在进行数据库管理的过程中，用户经常要对表重新命名，使其更有意义，重命名表的操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中单击“表”对象，在其右侧的列表框中选中要重新命名的表。 （2）用下面的方法之一更改表的名字。 单击“编辑”“重命名”菜单命令，然后输入新的表名。 选中该表后，稍等片刻，再次单击该表，然后输入新的表名。 用鼠标右键单击该表，在弹出的
7、快捷菜单中单击“重命名”菜单命令，然后输入新的表名。 对表进行重命名后，在还没有进行其他操作的情况下，单击“撤消”按钮，可以恢复刚刚改变的表名。,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,3.1.2 在数据表视图中编辑数据 用户对数据的基本操作包括添加数据、修改数据、复制数据和删除数据。 1添加数据 以数据表视图方式打开表时，表的末端有一个空白行，其行选定器上有一个“*”符号，如图3-1-3所示，用户可以在此行中向各个字段添加数据。,图3-1-3 数据表视图,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,2修改数据 在数据表视图中，可以方便地修改已有的数据。在修改之前，必须选择所要修改的数据，使该字段
8、以反白显示，然后直接输入修改后的数据。需要注意的是，当修改某一行记录时，修改的只是屏幕上的显示，并没有将要修改的数据保存到数据库中，只有将光标移动到下一条记录时，用户对该记录的修改才被保存下来。如果撤消修改，只要按Esc键即可。 3复制、移动数据 Access 2003可以利用Windows剪贴板的功能来复制或移动数据，其操作过程如下。 （1）在数据表视图中选中所要复制或移动的字段，单击“编辑”“复制”（剪切）菜单命令，或按Ctrl + C（Ctrl + X）快捷键，将选中的字段复制（剪切）到剪贴板上。 （2）切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置，然后单击“编辑”“粘贴”菜单命令，或按Ct
9、rl + V快捷键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。 4删除数据 删除数据的操作步骤如下。图3-1-4 要求确认删除的对话框,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,图3-1-4 要求确认删除的对话框 （1）在数据表视图中选中要删除的记录，用鼠标单击该行记录的行选定器，如果要选择多行连续记录，可以按住鼠标左键，拖过要选的记录。选中的记录呈反白显示。 （2）单击“编辑”“删除”菜单命令，或直接按Delete键，弹出要求确认删除的对话框，如图3-1-4所示。 因为删除后的数据无法复原，Access 2003会给出提示，让用户进行确认。 （3）单击“是”按钮，就可以将所选定的数据删除。,图3-1-4 要
10、求确认删除的对话框,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,3.1.3 字段的基本操作 表中需要添加各种类型的字段，以存储各种数据，前面介绍的数据类型共有10种，字段的类型决定了允许输入的种类。在创建表时，有可能出现字段不够，需要添加，或需要修改、删除字段的情况，这些都是字段的基本操作。有关字段的操作可以在数据表视图中进行，也可以在设计视图中进行，但是数据表视图主要进行数据的修改，而字段的变更涉及到了修改数据库的结构，一般应在设计视图中进行。 1在数据表视图中添加字段 在数据表视图中添加字段的具体操作步骤如下。 （1）打开要添加字段的表，并将其切换到数据表视图，如图3-1-5所示。 （2）将鼠
11、标移动到要添加字段右侧的列任意单元格上，例如移到“单价”字段上。 （3）单击“插入”“列”菜单命令。这样就在“单价”字段前面插入了一个新的字段，字段名是“字段1”，如图3-1-6所示。 注意：新字段是插在所选中字段的左侧。,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,图3-1-5 需要添加字段的表 图3-1-6 增加了一个新字段,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,2在数据表视图中更改字段名称 上面的例子中插入了一个字段，但是字段名是Access自动添加的“字段1”，还不符合表的要求，所以要更改字段名称，具的体操作步骤如下。 （1）将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标。 （2）将“字段1”
12、3个字改成“单位”，按Enter键，完成字段名称的更改。 3在设计视图中添加字段 在设计视图中添加字段的操作步骤如下。 （1）打开要添加字段的表，并将其切换到设计视图，如图3-1-7所示。 （2）单击要在其下插入字段的行，单击工具栏上的“插入行”按钮。 （3）输入新字段的名字，例如“单位”，在“数据类型”中选择“文本”选项。 （4）在“字段属性”中，设置字段的属性，如图3-1-8所示。 4在设计视图中更改字段名称 在设计视图中更改字段名称的操作步骤如下。 （1）在设计视图中打开要更改字段名称的表。 （2）双击要更改的字段名称。 （3）输入新的名称,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,图3-
13、1-7 需要添加字段的表的设计视图 图3-1-8 在设计视图中增加了一个新字段,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,5移动和删除字段 （1）移动字段：如果想在数据表视图中调整字段的位置，首先将鼠标移动到字段的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠标左键，拖动字段到目标位置，松开鼠标左键即可。 如果要在设计视图中调整字段的位置，应单击将鼠标移到这一行最左侧（行选择器），当鼠标变成箭头形状时，单击选中这一行，再单击行选择器，将其拖曳到目标位置。图3-1-9 对删除进行提示的对话框 （2）删除字段：如果想在数据表视图中删除表中的某个字段，可以先将鼠标移动到
14、这个字段的标题处，这时鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上的“删除列”，这时屏幕上弹出对话框，如图3-1-9所示，单击“是”按钮可以将选定的字段删除。 在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将这个字段中的数值全部删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用的数据都丢失了。,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,如果要在设计视图中删除字段，应单击行选择器选中这一行，再单击工具栏上的“删除行”按钮。这时屏幕上弹出对话框，如图3-1-9所示，单击“是”按钮可以将选定的字段删除。,图3-1-9 对删除进行提示的对话框,3.
15、1 修改“睿智图书发展公司”数据库,6修改字段属性 在设计好表结构以后，可以重新更改字段的属性，主要是更改数据类型和字段的长度。 （1）更改字段类型：打开表的设计视图，单击所要修改的字段的“数据类型”栏，再单击右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择所需要的类型，然后单击“保存”按钮，将表保存。 在进行数据类型的转换时，会发生一些格式的变化，下面简单介绍其中的几种。 将数字型字段转换为文本型时，使用“常规数字格式”。 将日期型字段转换为文本型字段时，使用“常规日期”格式，并且转换后的字段中不包含任何特殊的字符。 将文本型数据转换为数字型数据时，要保证所有的数据都是数字，否则就会丢失数据。 （2）
16、修改字段大小：选择文本型、数字型的字段可以修改字段的大小，具体操作步骤如下。 打开表的设计视图，单击所要修改的字段，在“字段属性”栏的“常规”选项卡中出现“字段大小”选项。 如果所选择的字段为文本型，则直接输入字段的长度，最大值为255。,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库, 如果所选择的字段为数字型，则单击后出现下拉列表，如图3-1-10所示，从中选择所需要的类型，然后单击“保存”按钮，将表保存。,图3-1-10 在设计视图中修改字段属性,3.1 修改“睿智图书发展公司”数据库,注意：如果表中还没有存放数据，字段类型和字段大小的改变基本不会对数据库产生影响，但是存放了数据以后则会产生一定的影响，所以必须考虑好以后再进行字段属性的修改。 7改变主键 改变
