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1、第4章 查 询,查询是对数据源进行一系列检索的操作，它可以从表中按照一定的规则取出特定的信息，在取出数据的同时可以对数据进行一定的统计、分类和计算，查询的结果可以作为窗体、报表和新数据表的数据来源。 本章要点 4.1 创建简单查询 4.2 其他查询和查询条件 4.3 用操作查询修改数据 习题 4,4.1 创建简单查询,在Access数据库中的表并不是一个百宝箱，不需要将所有的数据都保存在一张表中。不同的数据可以分门别类地保存在不同的表中。在创建数据库时，并不需要将所有可能用到的数据都罗列在表上，尤其是一些需要计算的值。使用数据库中的数据时，并不是简单地使用这个表或那个表中的数据，而常常是将有“
2、关系”的很多表中的数据一起调出使用，有时还要把这些数据进行一定的计算以后才能使用。用“查询”对象可以很轻松地解决这个问题，它同样也会生成一个数据表视图，看起来就像新建的“表”对象的数据表视图一样。“查询”的字段来自很多互相之间有“关系”的表，这些字段组合成一个新的数据表视图，但它并不存储任何的数据。当改变“表”中的数据时，“查询”中的数据也会发生改变。 表负责保存数据，查询取出数据，在Access中将表和查询都视为对象。正式的数据库开发过程中，通常是创建表后创建窗体及报表，如果有需要，再创建查询。本书从理解的角度出发，将查询安排在窗体之前介绍。,4.1 创建简单查询,4.1.1 查询的作用和种
3、类 Access 2003中的查询，可以对一个数据库中的一个表或多个表中存储的数据信息进行查找、统计、计算和排序。Access 2003提供了多种查询工具，通过这些工具，用户可以进行各种查询。 1查询的作用 查询的主要目的是通过某些条件的设置，从表中选择所需要的数据。查询与表一样都是数据库的一个对象，它允许用户依据条件或查询条件抽取表中的字段和记录。 查询为用户使用数据库提供了很大的方便，通过查询不仅可以检索数据库中的信息，还可以利用查询直接编辑数据源中的数据，而且在查询中进行的修改可以一次改变整个数据库中的相关数据，这只是查询众多功能中的一种，在Access中，利用查询可以完成以下功能。 （
4、1）选择字段：在查询中可以指定所需要的字段，而不必包括表中的所有字段。 （2）选择记录：可以指定一个或多个条件，只有符合条件的记录才能在查询的结果中显示出来。,4.1 创建简单查询,（3）分级和排序记录：可以对查询结果进行分级，并指定记录的顺序。 （4）完成计算功能：用户可以建立一个计算字段，利用计算字段保存计算结果。 （5）使用查询作为窗体、报表或数据访问页的记录源：用户可以建立一个条件查询，将该查询的数据作为窗体或报表的记录源，当用户每次打开窗体或打印报表时，该查询从基本表中检索最新数据。 2查询的种类 Access一共有5种查询类型：“选择查询”、“参数查询”、“交叉表查询”、“操作查询
5、”和“SQL查询”。 （1）选择查询：是最常见的查询类型，它从一个表或多个表中检索数据，并按照用户所需要的排列次序以数据表的方式显示结果。还可以使用“选择查询”来对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、平均值以及其他类型的总和计算。 （2）参数查询：在执行时会显示一个对话框，要求用户输入参数，系统根据所输入的参数找出符合条件的记录。例如，某公司每个月都要统计过生日人员的名单，那么就可以使用“参数查询”，因为这些查询的格式相同，只是查询条件有所变化。,4.1 创建简单查询,（3）交叉表查询：交叉表查询显示来源于表中某个字段的汇总值（合计、计算以及平均等），并将它们分组，一组行在数据表的左侧，一
6、组列在数据表的上部。 （4）操作查询：操作查询是在一个记录中更改许多记录的查询，查询后的结果不是动态集合，而是转换后的表。它有4种类型：生成表查询、追加查询、更新查询和删除查询。 （5）SQL查询：是用户使用SQL查询语句创建的查询。SQL是一种用于数据库的标准化语言，许多数据库管理系统都支持该种语言。在查询设计视图中创建查询时，Access 将在后台构造等效的SQL语句。实际上，在查询设计视图的属性表中，大多数查询属性在SQL视图中都有等效的可用子句和选项。如果需要，可以在SQL视图中查看和编辑SQL语句。但是，在对SQL视图中的查询做更改之后，查询可能无法按以前在设计视图中所显示的方式进行
7、显示。 4.1.2 使用向导创建简单查询 创建查询可以有多种方法，下面介绍其中的几种方法。,4.1 创建简单查询,1创建简单查询的方法 使用向导创建简单的选择查询，可以从一个或多个表或查询中指定的字段检索数据，但不能通过设置条件来限制检索的记录。具体操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“查询”对象，如图4-1-1所示。,图4-1-1 数据库的查询对象,4.1 创建简单查询,（2）使用下面的一种方法，调出“简单查询向导”对话框。 单击数据库窗口中的按钮，调出“新建查询”对话框，如图4-1-2所示，选择“简单查询向导”选项，单击“确定”按钮，调出“简单查询向导”对话框，如图4
8、-1-3所示。,图4-1-2 “新建查询”对话框 图4-1-3 “简单查询向导”对话框之一,4.1 创建简单查询,在“新建查询”对话框中有5个选项，其中“简单查询向导”和“设计视图”选项用于创建比较简单的查询，适合初学者使用。 单击“插入”“查询”菜单命令，调出“新建查询”对话框，如图4-1-2所示，选择“简单查询向导”选项，单击“确定”按钮，调出图4-1-3所示的对话框。 双击图4-1-1所示数据库窗口中的“使用向导创建查询”选项，也可以调出图4-1-3所示的“简单查询向导”对话框。 （3）选择查询基于的表或查询的名称，然后选择要检索数据的“可用字段”，单击“”按钮添加到“选定的字段”中，如
9、图4-1-4所示。单击“下一步”按钮，调出 “简单查询向导”对话框之二，如图4-1-5所示。,4.1 创建简单查询,图4-1-4 将“可用字段”添加到“选定的字段”中 图4-1-5 “简单查询向导”对话框之二,4.1 创建简单查询,（4）选择“明细”单选钮，单击“下一步”按钮，调出“简单查询向导”对话框之三，如图4-1-6所示。 （5）指定查询的标题，选择“打开查询查看信息”单选钮，单击“完成”按钮，查询结果如图4-1-7所示。 在步骤（4）中，如果选择的不是“明细”，而是“汇总”，则其下方的“汇总选项”按钮有效，单击该按钮，可以调出“汇总选项”对话框。在“汇总选项”对话框中进行设置后，就可以
10、在查询的同时完成相应的计算。,图4-1-6 “简单查询向导”对话框之三 图4-1-7 查询结果,4.1 创建简单查询,2运行选择或交叉表查询 打开选择或交叉表查询时，Microsoft Access 运行（执行）该查询并在数据表视图中显示结果。 （1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“查询”对象。 （2）单击要打开的查询。 （3）单击数据库窗口工具栏上的“打开”按钮。 （4）若要中止已运行的查询，请按Ctrl+Break快捷键。 4.1.3 使用设计视图创建查询 上面介绍了使用向导建立查询的方法，虽然简单，但有其局限性。如果使用向导建立查询不能满足实际需求，就需要使用人工的方法来创建查询。
11、下面以Access中自带的“罗斯文”数据库为例，介绍这种创建查询的方法。 1使用设计视图建立选择查询的操作步骤 （1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“查询”对象，如图4-1-1所示。 （2）使用下面的方法之一，调出查询的设计视图。 单击数据库窗口中的按钮，调出“新建查询”对话框，如图4-1-2所示，选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮。,4.1 创建简单查询, 双击图4-1-1所示数据库窗口中的“在设计视图中创建查询”选项，同时弹出“查询”和“显示表”两个对话框，如图4-1-8所示。,图4-1-8 “查询”和“显示表”对话框,4.1 创建简单查询,（3）在“显示表”对话框的“表”选项卡
12、中选择要使用的对象，如“产品”表，单击“添加”按钮，依次添加好需要的表后，单击“关闭”按钮。 （4）在查询的设计视图中，把表中的所需字段直接拖到字段行中，如图4-1-9所示。,图4-1-9 把表中的所需字段直接拖到字段行中,4.1 创建简单查询,（5）单击“关闭”按钮，弹出“另存为”对话框，在“查询名称”文本框中输入该查询的名称，如图4-1-10所示，单击“确定”按钮保存。,图4-1-10 “另存为”对话框,4.1 创建简单查询,2使用设计视图创建多表查询 如果要查看“订单”的公司名称（客户ID）、订购日期、产品ID、单价和订购数量，而客户ID和订购日期来自“订单”表，产品ID、单价和订购数量
13、来自“订单明细”表，这就需要建立一个基于“订单”和“订单明细”两个表的多表查询。具体操作步骤如下。 （1）在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“查询”对象，然后单击“新建”按钮。 （2）在“新建查询”对话框中，选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮。 （3）在“显示表”对话框中，选择“订单”表和“订单明细”表，并将它们添加到“查询”窗口中，单击“关闭”按钮。 （4）由图4-1-11中可以看出两个表是一对多的关系。,4.1 创建简单查询,图4-1-11 “订单”和“订单明细”表的关系,4.1 创建简单查询,（5）将“订单”表中的“客户ID”和“订购日期”，“订单明细”表中的“产品ID”、“单价”
14、和“数量”拖到设计网格中，如图4-1-12所示。,图4-1-12 将不同表中的字段拖到设计网格中,4.1 创建简单查询,（6）为了查看查询结果，单击工具栏上的“视图”按钮，得到查询运行结果，如图4-1-13所示。 （7）保存查询。 3认识查询设计视图 从图4-1-12中可以看出，查询的设计窗口可以分为两大部分，窗口的上面是“表/查询显示窗口”，下面是“示例查询设计窗口”。“表/查询显示窗口”显示查询所用到的数据来源，包括表、查询。窗口中的每个表或查询都列出了它们的所有字段，方便用户选择查询字段。下面的“示例查询设计窗口”则是用来显示查询中所用到的查询字段和查询条件。 在Access数据库窗口中
15、每单击一种对象都会将原来的菜单做一些相应的调整，以便在使用这种对象时更加方便，操作更加快捷。创建查询后的菜单和工具栏就比较适合进行“查询”操作。首先是添加了“查询”菜单，它包含了一些查询操作专用的命令，比如“执行”、“显示表”、“查询类型”、“合计”等。同样这些特殊的命令也表现在工具栏上，新增加的按钮和菜单命令就能实现这些查询专用的功能。 4查询的5种视图 当打开一个查询以后，Access窗口的主工具栏就会发生变化，其中在工具栏的最左侧有一个“视图”按钮，单击该按钮后，出现一个用于各种视图切换的下拉列表框，如图4-1-14所示。从图中可以看出，Access 2003中查询具有5种视图，分别是“
16、设计视图”、“数据表视,4.1 创建简单查询,图4-1-13 多表查询的结果图 图4-1-14 查询的5种视图,4.1 创建简单查询,图”、“SQL视图”、“数据透视表视图”和“数据透视图视图”，其中“数据透视图视图”是Access 2003中新增加的视图。 （1）设计视图：也叫查询设计器，显示数据库对象（包括表、查询、窗体、宏和数据访问页）的设计窗口。在设计视图中，可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计。通过该视图可以设计除SQL查询之外的任何类型的查询，图4-1-9所示就是一个设计视图。 （2）数据表视图：是查询的数据浏览器，以行列格式显示来自表、窗体、查询、视图或存储过程的窗口,通过该视图可以查看查询运行的结果，图4-1-7所示就是一个数据表视图。在数据表视图中
