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1、Access数据库应用基础教程(第三版),第 七 章,报表,学 习 目 标,报表是专门为打印而设计的特殊窗体，Access 2003使用报表对象来实现格式数据打印，将数据库中的表、查询的数据进行组合形成报表，还可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。建立报表和建立窗体的过程基本相同，只是窗体可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。本章将介绍与报表有关的知识。,教 学 提 纲,报表分类与报表视图 报表设计区 创建报表 编辑和操作报表 子报表 高级报表,7.1 报表概述,报表是Access的数据库对象之一，主要用于比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并打印出来。 报表的功能包
2、括：可以以格式化形式输出数据；可以对数据分组，进行汇总；可以包含子报表及图表数据；可以输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表；可以进行计算、求平均、求和等统计计算；可以嵌人图像或图片来丰富数据显示。 报表与窗体 报表的视图 报表的节 报表设计区 报表的分类,7.1.1 报表与窗体,窗体主要用于输入数据，报表则主要用于打印数据。除了输入数据，窗体的其他所有特点都适用于报表，各种窗体控件也适用于报表。窗体中的计算字段可根据记录数量执行统计操作，报表则可进一步按照分组、每页或全部记录执行统计。 可以将窗体保存为报表，然后在报表的设计视图中修改和添加自定义控件。,7.1.2 报表的视图,Access
3、为报表操作提供了3种视图：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图用于创建和编辑报表的结构；打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形态；版面预览视图用于查看报表的版面设置。可以通过单击工具栏中的“视图”图标按钮在3种视图之间进行切换。,7.1.3 报表的节,报表的结构由以下几个部分组成。通常称这些组成部分为节。 报表页眉：在报表的顶端，显示报表的标题、图形或说明性文字，每个报表只有一个报表页眉。 页面页眉：显示报表中的字段名称或对记录分组的名称，报表的每一页都有一个页面页眉。 主体：报表显示数据的主要区域，主要用于打印表或查询表中的数据记录。 页面页脚：打印在每页的底部，显示本页的汇总说
4、明；报表的每一页都有一个页面 页脚。 报表页脚：显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理完成后，只打印在报表的结束处。,7.1.4 报表的设计区,在报表的设计视图中，报表的组成部分被表示成许多带状区域，和窗体中的带状区域一样，可以改变各部分的长度和宽度。报表所包含的每一个区域只会在设计视图中显示一次，但是，在打印报表时，某些区域可能会被重复打印多次。与在窗体中一样，报表也是通过使用控件来显示信息的。,7.1.5 报表的分类,报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 纵栏式报表也称为窗体报表，一般是在每页的主体节中以垂直方式显示一条或多条记录。纵栏式报表可以安排显示一
5、条记录的区域，也可以同时显示一对多关系中“多”端的多条记录的区域，甚至包括合计。 表格式报表是以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。表格式报表与纵栏式报表不同，其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节内显示，而是安排在页面页眉节内显示。 图表报表是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。 标签报表是一种特殊类型的报表，在实际应用中，经常会用到标签，例如物品标签、客户标签等。,7.2 创建报表,和创建窗体一样，创建报表也有两种方法：使用向导创建报表和使用设计视图直接创建报表。本节主要介绍创建报表的操作方法。 使用报表向
6、导创建报表 使用报表设计视图创建报表,7.2.1 使用报表向导创建报表,在Access中，创建报表的方法主要有两种，即使用报表向导和报表设计视图创建报表，而使用报表向导又包括“报表向导”、“自动报表”、“图表向导”和“标签向导”4种方式。 使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计的基本操作，加快创建报表的过程。 “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。在使用自动报表创建报表时，首先选择作为数据源的表或查询，然后指定报表的类型，最后系统会自动生成报表并显示数据源的所有字段。 图表向导用于将Access中的数
7、据以图表的方式显示出来，可用于快速生成图表报表。在报表中使用图表来表示数据，可以更直观地表示出数据之间的关系。 标签报表以标签的形式将数据记录显示出来。使用标签向导可以快速生成标签报表。,7.2.2 使用报表设计视图创建报表,使用报表向导和自动报表等方法可以很方便地创建报表，但使用这些方法自动生成的报表形式和功能都比较单一，布局也比较简单，很多时候不能满足用户的要求。这时可以通过报表设计视图对报表做进一步的修改，或者直接通过报表设计视图创建报表。,7.3 编辑和操作报表,报表创建好以后，可以在“设计”视图中对其进行编辑和修改，主要操作项目有：设置报表格式，添加背景图片、页码及时间日期等。以使报
8、表看上去更加美观。本节将介绍报表的常用编辑操作，以及报表的预览与打印等内容。 在报表中进行排序和分组 在报表中添加公式 设置报表的布局风格 在报表中添加分页符 在报表中添加页码 在报表中为控件添加边框及样式,调整报表中字段的对齐方式 在报表中添加背景图片 在报表中添加日期和时间 报表的预览和打印 报表快照,7.3.1 在报表中进行排序和分组,使用“报表向导”创建报表时，操作到如图7-13所示的步骤时，会提示设置报表中的记录排序，这时，最多可以对4个字段进行排序。“报表向导”中设置字段排序，除有最多一次设置4个字段的限制外，排序依据还限制只能是字段，不能是表达式。实际上，一个报表最多可以安排10
9、个字段或字段表达式进行排序。 分组是指报表设计时按选定的某个(或几个)字段值是否相等而将记录划分成组的过程。操作时，先要选定分组字段，将字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。通过分组可以实现同组数据的汇总和输出，增强了报表的可读性。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。,7.3.2 在报表中添加公式,可以根据需要在报表视图中添加公式，使报表能够显示汇总或计算结果数据。例如，要统计名称为“学生课程成绩_表格式”报表中每门课程成绩的人数，具体操作步骤如下： (1) 在设计视图中打开“学生课程成绩_表格式”报表，选择“视图”|“筛选和分组”命令，打开“排序与分组”对话框。
10、 (2) 选择“字段/表达式”下方“课程ID”字段，在对话框底部将“组页脚”属性设置为“是”，在报表中将添加“课程ID页脚”节。 (3) 在“课程ID页脚”区域中，添加一个标签控件和一个文本框控件，标签控件的标题属性为“合计：”。 (4) 通过“属性”窗口设置文本框控件的“控件来源”属性为为“= Count(*)” 。 单击工具栏中的“视图”按钮预览报表。,7.3.3 设置报表的布局风格,可以对当前报表的设计视图使用系统预定义的布局风格，具体操作步骤如下。 (1) 打开某个报表的设计视图。 (2) 选择需要设置布局风格的对象，例如，报表、节或控件对象 (3) 单击工具栏中的“自动套用格式”按钮
11、 ，打开“自动套用格式”对话框。 (4) 在“报表自动套用格式”列表框中选择所需的布局风格。如果要设置字体、颜色和边框等属性，则单击“选项”按钮，“自动套用格式”对话框底部将显示“应用属性”选项组。,7.3.4 在报表中添加分页符,在报表中可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置，具体操作步骤如下： (1) 打开某个报表的设计视图。 (2) 单击“工具箱”对话框中的“分页符”控件按钮。 (3) 将光标移到需要插入分页符的位置，按下鼠标左键并拖动，系统将在该位置创建一个分页符控件，Access将分页符以短虚线为标记放在报表的左边界上。 如果要将报表中的每条记录或记录组都另起一页进行显示
12、，可以通过设置组表头、组脚注或主体的“强制分页”属性来实现,7.3.5 在报表中添加页码,可以为报表添加页码，具体操作步骤如下。 (1) 打开某个报表的设计视图。 (2) 选择“插入”|“页码”命令，打开“页码”对话框。 在“页码”对话框中，根据需要选择相应页码的“格式”、“位置”和“对齐”方式。 如果要在第一页显示页码，则选中“首页显示页码”复选框，Access将使用表达式来创建页码。,7.3.6 在报表中为控件添加边框及样式,在报表的设计视图中，可以为控件添加边框及样式。操作方法是：首先选中需要添加边框和样式的控件，单击工具栏中的“线条/边框颜色”按钮 ，打开调色板，可以从中为控件指定边框
13、颜色；单击工具栏中的“线条/边框宽度”按钮 ，从打开的列表中为控件指定边框的宽度；单击工具栏中的“特殊效果”按钮 ，可以从打开的列表中为选中的控件设置具有特殊效果的边框样式。,7.3.7 调整报表中字段的对齐方式,在报表设计视图中，可以调整字段的对齐方式。首先选中绑定字段的控件，然后选择“格式”|“对齐”命令，从打开的子菜单中选择相应的命令即可。还可以通过“格式”|“水平间距”命令和“格式”|“垂直间距”命令调整控件之间在水平和垂直方向的间距。,7.3.8 在报表中添加背景图片,为了美化报表，可以在报表中添加背景图片，它可以应用于整个报表。具体操作步骤如下： 在报表的设计视图窗口中，单击设计视
14、图窗口左上角的报表选定器 ，打开报表的属性对话框。 (2) 在“图片”选项中输入图片文件的路径和文件名，或者单击该选项右侧的按钮指定背景图片文件。 (3) 在“图片类型”选项中指定图片的添加方式：嵌入或链接。 (4) “图片缩放模式”选项用于控制图片的比例，该属性有剪裁、拉伸和缩放3种。 (5) 在“图片对齐方式”选项中指定图片的对齐方式。 (6) 在“图片平铺”选项中确定是否使图片在报表页面中重复显示。,7.3.9 在报表中添加日期和时间,有时需要在报表的页眉或页脚显示日期和时间，具体操作步骤如下： (1) 在报表的设计视图窗口中，选择“插入”|“日期与时间”命令。 (2) 在打开的“日期与
15、时间”对话框中，选择日期和时间的格式，然后单击“确定”按钮。 (3) 如果有“报表页眉”，则在“报表页眉”中添加日期和时间文本框，否则添加在“主体”节中。文本框中的内容分别是“=Date()”和“=Time()”。 在前面的内容中可以看到，利用自动报表或向导创建报表时，系统自动为报表添加当前的日期。,7.3.10 报表的预览和打印,在预览和打印报表之前，需要对报表页面的边距、纸张大小等参数进行设置。操作方法为：选择“文件”|“页面设置”命令，在打开的对话框中即可进行页面设置。 报表预览是指在屏幕上查看数据打印时的外观。为了保证打印出来的报表整齐美观且符合要求，可以边设计边预览。预览报表的操作方
16、法为：在报表的设计视图中，选择“视图”|“打印预览”或“版面预览”命令，就可以进行版面预览了。,7.3.11 报表快照,报表快照的作用是将报表对象保存在扩展名为.snp的单一文件中。在文件中包含了报表中每一页的高保真副本，并保留了报表中的二维布局、图形以及其他嵌入对象。具体操作步骤如下： (1) 在数据库窗口中，单击要为其创建报表快照的报表名称。 (2) 选择“文件”|“导出”命令。 (3) 在打开的对话框的“保存类型”列表框中，选择“快照格式(*.snp)”。 (4) 选择导出的目标驱动器或文件夹，并输入文件名，然后单击“保存”按钮。,7.4 创建子报表,子报表是插入到其他报表中的报表。本节将介绍子报表的概念以及子报表的创建方法和主/子报表的链接方法。 子报表 在已有报表中创建子报表 将已有报表添加到其他报表中创建子报表,7.4.1 子报表,主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子窗体和子报表。在子报表和子窗体中，还可以包含子报表和子窗体。但是一个主报表最多只能包含两级子窗体或子报表。 在合并报表时，其中的一个报表作为主报表。主报表可以
