Access数据库程序设计（第二版）-电子教案-陈桂林 ch5 使用报表输出信息

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1、第5章 报表,学习目标,理解不同类型报表的作用与结构 掌握使用向导创建基本报表的方法 掌握使用设计视图创建各种不同格式的报表 掌握报表中控件的使用 了解创建多级排序和分组汇总报表的方法 了解美化报表的外观并显示与打印报表方法,5.1什么是报表,报表是一种信息表示的方式，它根据用户需求重新组织数据表中的数据，并按特定的格式显示或者打印。报表也是Access数据库的一个对象，其信息可以是表或者查询的直接拷贝；也可以对数据分组，再按照所要求的任何次序对数据分类，然后按分组的次序来显示数据；还可以建立把数字相加的汇总、计算平均值或者其他的统计。可以说，只要用户能够想象出的报表，Access几乎都能够建

2、立。,5.1.1 一个报表的例子,例5-1 学期课程表 创建和设计报表与创建和设计窗体的操作有很多共同之处，两者之间的所有控件几乎是可以共用的，它们之间的不同在于报表不能用来输入数据。如图5-1所示的学期课 程表就是使用课程统计 查询作为数据源创建的 报表。,图5-1 学期课程表,5.1.2 报表的分类,在Access中，用户可以使用4种类型的报表。 1. 表格式报表 表格式报表的外观与通常的报表相似，以整齐的行、列形式显示记录数据，一行表示一条记录、一页可以显示多条记录。在表格式报表中，如果在设计报表时，将与字段对应的标题信息设置在页面页眉中，则报表的每一页都会有一个标题行，如图5-2所示。

3、,图5-2 学生基本信息报表-表格式报表,2. 纵栏式报表 纵栏式报表，也也称为窗体报表，以垂直（纵向）方式在一页中显示一条或多条记录，其标题信息与数据在一起显示，左侧是标题，右侧是对应的数据记录，如图5-3所示。,图5-3 系部信息报表-纵栏式报表,3. 图表式报表 图表式报表用图表的形式显示信息，可以更直观地表示数据及数据之间的关系。可以根据实际需要选择多种不同形式的图表，如图5-4所示的是以折线图形式表示的各专业各年级学生入学的平均成绩情况。,图5-4 学生入学成绩图表-图表式报表,4. 标签报表 标签报表将与表或者查询对应的一条记录中的指定内容组织为邮件标签格式，一页中可以显示多个标签

4、，如图5-5所示。,图5-5 学生基本信息-标签式报表,5.1.3 建立报表的过程,建立报表不仅仅是在Access的设计视图中进行操作。实际上，在开始创建报表之前，一般均需要做一些计划及准备工作。 例5-2 请简要描述创建报表的基本过程。 解：首先，创建报表也要建立在满足用户需求的基础上。当用户需要对原始数据进行一定的处理以表达更加明确的信息时，对报表的需求就提出来了。一般来说，报表的建立过程包括以下几个步骤： 明确需求。明确用户希望报表提供哪些信息？这些信息以什么格式显示？等。, 定义报表布局。根据用户需求，定义报表的布局。比较正式的做法是做原型设计，通过某种工具（电子或者纸质的）描绘出报表

5、的布局。在非正式的情况下，这种设计可以仅仅是大脑中的想象。 汇集数据。为报表汇集所需要的数据。如果报表中使用的数据来源于多个表，可以先创建一个查询将这些表格连接在一起，再使用查询作为报表的数据源。 使用向导或者设计视图创建报表。上述准备工作完成之后，就可以开始创建报表。如果报表的格式比较简单，一般可以通过向导创建；而如果报表的格式相对较复杂，还是需要通过设计视图建立报表。 打印或浏览设计的报表。,5.2 快速创建报表,Access提供了报表向导及自动创建报表两种方法快速创建报表。类似于窗体向导，用户可以先通过报表向导创建基本的报表布局，再通过设计视图修改。 5.2.1 用报表向导创建报表 例5

6、-3 设计一个报表，以课程为单位显示学生的成绩表，报表显示内容及格式如图5-6所示。 分析：这是一个一般意义上的报表，已经有了明确的格式要求，内容按课程名称分组显示，涉及到的数据项包括课程名称、学号、姓名、班级名称和成绩。需要选择多张表作为数据源，主要操作步骤如下：,图5-6 课程成绩表, 打开新建报表对话框。 在高校学生管理数据库窗口中选择报表对象，单击新建按钮，打开新建报表对话框，选择报表向导单击确定按钮，屏幕显示如图5-7所示的报表向导对话框。 选择报表的数据源及其字段。 这里可以选择多个表或者查询中的数据（字段）。在如图5-7所示的对话框中，依次选择“表/查询”下拉列表中的“表：课程表

7、”、“表：学生基本信息表”、“表：班级表”和“表：成绩表”后，在可用字段列表中根据需要选择其中的部分或者全部字段。,图5-7 确定报表的数据源和字段, 确定查看数据的方式。 在确定查看数据方式对话框中，选择“通过课程表”，如图5-8所示。如果需要，可以单击“显示更多信息”查看更加详细的说明。,图5-8 确定报表的分组字段, 确定是否添加分组级别。 如果需要，选择一个字段作为二级分组级别，否则直接进入下一步。 确定明细信息使用的排序次序和汇总信息。 在如图5-9所示的对话框中，确定排序字段及排序方式，选择“xh”、“升序”。在这里用户最多可选择4个排序字段，排序方式可以是升序或者降序，单击旁边的

8、按钮即可以在升序与降序之间转换。 图5-9中还有一个汇总选项按钮，单击该按钮，屏幕将会显示汇总选项对话框，用户可以选择需要计算的汇总值。,图5-9 选择排序字段, 确定报表的布局方式。 在确定报表的布局方式对话框中，选择布局为“递阶”、方向为“纵向”。 确定所用样式。 在确定所用样式对话框中，可以在列出的6种样式中任意选择一种，本题目中选择“组织”样式。, 指定报表标题 在指定报表标题对话框中，将报表标题指定为“课程成绩表”，选择“修改报表设计”单选项，按完成按钮后，屏幕显示报表设计视图对话框；否则，直接浏览设计结果。 在设计视图中修改报表。 通过向导设计的报表一般还需要进一步修改。例如，本题

9、中要将标题字体样式改为“倾斜”，调整报表页眉中的标签位置及格式，将组页眉，即课程名页眉中的标签长度加大，调整主体节中的记录显示行间距，等等。这方面的操作将在下一节详细讨论。,5.2.2 自动创建报表,Access还提供了一种比向导更加简单的创建报表的方法自动创建报表。在创建报表的过程中，用户只需指定数据源，其它工作全由Access自动完成。 例5-4 在高校学生管理数据库中，创建一个学生基本信息报表。 打开新建报表对话框。在高校学生管理数据库中，选中报表对象，单击新建按钮，弹出新建报表对话框，如图5-10所示。,图5-10 新建报表对话框, 选择报表类型。 在如图5-10所示的对话框中可以看到

10、，自动创建的报表有两种类型纵栏式和表格式。选择表格式，在报表数据记录的来源中，选择教师基本信息表。按确定按钮后屏幕显示所创建的表格式报表，但其中的标题等信息还需要在设计视图中修改。 将该报表的名称指定为教师基本信息报表并存储 与上面的操作类似，可以通过自动报表创建纵栏式报表。,5.3用设计器创建报表,通过报表的设计视图可以从一个空白的窗体开始逐步设计出符合需要的完整的报表。在本章的第1节，曾经提到设计报表的过程包括明确需求、定义报表布局、汇集数据、使用设计视图创建报表及打印或浏览设计的报表等5个阶段。报表的设计只有在需要明确后才能开始，本节讨论如何在设计视图中创建符合用户需要的报表。,5.3.

11、1 报表的设计视图,在Access数据库中，与其他数据库对象类似，创建报表主要通过向导及设计视图两种方式。向导比较直观，操作也比较方便，可以创建表格式与纵栏式报表，但所创建的报表相对比较简单，一般还需要通过设计视图进行修改。 例5-5 观察报表设计视图的组成，并将其与窗体的设计视图进行对比。 说明：如果用户对报表格式有较高的要求，一般均需要通过设计视图创建报表。 类似于窗体的设计视图，报表的设计视图也由5部分组成，分别是报表页眉节、页面页眉节、主体节、页面页脚节及报表页脚节等，如图5-11所示。,图5-11 报表设计视图,1. 主体节 主体节是窗体及报表的主要组成部分，其组成元素主要是Acce

12、ss提供的各种控件。在报表中，主体节可用于显示数据源中的记录，还可以添加Access中的控件。 2. 报表页眉与页脚 报表页眉位于报表顶部，用于为报表添加标题或使用说明等。其中显示的信息对每个记录都是一样的，在打印时，报表页眉只出现在第一页的顶部。 报表页脚位于报表的底部，用于放置命令按钮或者报表的说明信息。类似于报表页眉，其中显示的信息对每个记录都是一样的，在打印时，仅仅出现在最后一条主体节之后。,3. 页面页眉与页脚 页面页眉仅仅出现在打印的报表中，在每张打印页的顶部显示标题信息。类似的，页面页脚也仅仅出现在打印报表中，通常用于显示日期及页号等信息。 除了上面的几个部分，如果在报表中有排序

13、或分组显示，在设计视图中则还有组页眉和组页脚节，以实现报表的分组输出和分组统计等功能。,在如图5-11所示的报表设计视图中，可以看到完整的报表结构，也能看到报表设计的工具箱。工具箱的使用与窗体设计视图中基本相同，但也有一些细微的差别，请读者通过实际应用体会这些差别。在报表的设计视图中，可以修改报表的属性，添加需要的控件，美化报表的外观等。设计好的报表可以通过Access提供的打印预览及版面预览两个功能，观察显示及打印效果。,5.3.2 创建报表的任务,为了创建一个用户自定义的报表，在使用设计视图创建报表时需要完成多项任务，下面结合一个例子来讨论具体的设计方法。 例5-6 通过设计视图创建如图5

14、-12所示的分班级课程统计表。 分析：由于报表中的数据分别来源于教师表、课程表及开课情况表等3个表，首先要建立一个查询，将相关的数据汇集起来。报表内容是分班级统计课程信息，因此在设计报表时要设置分组字段。主要操作如下：, 创建新报表并将其与查询结合 通过设计器创建报表时，通常先创建一个新的空白报表，并使其与某个已有的表或者查询结合起来。所谓将报表与表或查询结合，指的是表或者查询中的字段可用于报表设计；当查看或者打印报表时，使用来自于指定的表或者查询的数据。按以下步骤操作：,图5-12 分班级课程统计表,打开新建报表对话框 选择设计视图 在“请选择该对象的数据来源表或查询”后面的组合框中，显示了

15、当前数据库中所有的表和查询的下拉列表，选择“分部门课程查询” 单击确定按钮并最大化窗口 此时屏幕显示出报表设计窗口，同时弹出工具箱及查询中的字段列表窗口，如图6.15所示。可以通过工具箱及字段列表按钮控制两个相应窗口的显示与隐藏。在报表设计窗口中，有页面页眉、主体与页面页脚等3个节。,图5-13 报表设计窗口, 定义报表页面的大小与布局 在计划报表时，就需要考虑报表页面的大小及布局特点，要考虑输出用的打印机及纸张类型。并据此进行页面设置。只有这样，才能够产生需要的报表。,例如，要将报表的打印方向设置为“横向”，所用的纸张大小是A4，上、下页边距是22mm，左、右页边距是25mm。操作步骤如下：

16、 在Access主窗口中，选择文件菜单中的页面设置选项，打开页面设置对话框 选择“边距”选项卡，单击“上”页边距后面的文本框，将设置改为22mm，依此类推，将下边距设置为22mm，左、右页边距设置为25mm 选择“页”选项卡，设置打印方向为纵向、纸张大小为A4，如图5-14所示 设置完成后单击确定按钮，关闭页面设置对话框,图5-14页面设置对话框, 在主体节中放置字段 在如图5-13所示的设计视图中，把xm、xss、bjmc及kcm这4个字段依次拖到主体节中，如图5-15所示。与每个字段对应的有标签及文本框两个控件。,图5-15在主体节中放置字段, 设置页面页眉 页面页眉中的标题要与主体节中的内容相对应，一般都是标签。本例中要为主体节显示的每一个字段信息添加标题。按住shift键，依次单击主体节中每个字段前面的标签，将其剪切并粘贴至页面页眉节中，再对它们的位置进行调整，将显示信息改为中文，字体格式设置为宋体、加粗及12号。在这些标签的上下各添加一个直线