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1、秘书理论与实务（应用型本科）,作者：孙芳芳,责任编辑：孙秀丽 出版日期：2009年9月 IDPN：308-2009-045 课件章数：8,第七章 文档与信息管理,7.1 组织内信息分类 7.2 信息管理概述 7.3 文档管理模式与方法 7.4 文档宏观管理体制 7.5 文档鉴定与处置 7.6 文件积累 、归档和整理 7.7 存储与保护 7.8 保密与利用 7.9 文档与信息管理系统的建立与完善 7.10 信息调研,7.1 组织内信息分类,一、信息与知识,1.什么是信息 信息是物质的普遍属性 ， 一切能够表达一定物理形式和物理量的 ， 如代码、符号、声音 、光亮、颜色等都可称为信息,2.信息的关
2、键功能 信息活动具有四个基本要素 ： 信源（即信息发出者） 、信道（即信息传播渠道） 、信宿（即信息接收者）和信息。 信息论认为 ， 只有在信源、信道、信宿三者之间具有协同性时 ， 信息才能产生效应,3.信息概念的产生与发展 哈特莱的思想和研究成果 ， 为信息论的创立奠定了基础 年贝尔实验室的申农（C E Shannon）在贝尔系统技术杂志上发表的通信的数学理论一文则标志着信息论的诞生,4.信息的基本特性 （）客观性 （）传递性 （）时效性 （）有用性 （）共享性,二、文件与档案,1.什么是文件 文件因活动的需要而产生 ， 是活动的伴生物 ， 是游离于人脑的信息载体 2.什么是档案 档案是“过
3、去和现在的国家机构 、社会组织以及个人从事政治 、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”,3.文件、档案和信息的相互关系,三、图书 、情报与资料,图书有狭义和广义两种理解 ， 广义理解为“书籍期刊画册图片等出版物的总称” ， 即所谓的书报期刊 。 狭义理解为记载系统知识的出版物 ， 一般专指书籍 “情报”概念 ， 比较通俗的理解就是“泛指一切最新的情况报道”或“传递过程中有用的知识 、信息” 资料一解为生产 、生活中必须的物品 ， 如生活资料、生产资料,四、信息类型的联系与区别,1.各类信息相互之间的联系 （）都是
4、信息载体 ， 都内含信息 （）一种信息载体在一定的条件下可以同时具有多重属性 （）不同类型的信息在一定的条件下能够互相转化 2.各类信息相互之间的区别 （）产生规律不同 （）内容构成不同 （）功能作用不同,7.2 信息管理概述,一、信息管理与知识管理,信息管理层级系统,知识管理是继信息管理之后发展的新概念 ， 并随着知识对新经济影响的认识提升而日益引起重视 其核心内容是认为组织机构内成员的隐性知识（内在知识）是组织中最重要的财富,二、文件与档案管理,文件与档案管理作为信息管理的一个子系统 ， 对一个组织具有重要意义 ， 是一个组织中信息管理的主体 文件管理的最新理解是对文件从创建直到鉴定保存或
5、处置的整个生命周期进行管理的过程 档案管理是对中间档案和历史档案的管理,三、文档与信息管理的重要性,1.文档与信息管理在组织机构工作运行中具有重要意义 （）有效和高效的文档与信息管理系统能够提升一个组织的核心竞争力 （）有效和高效的文档与信息管理系统能够减少或规避组织风险 2.文档与信息管理在法律事务的处理中具有重要意义 3.文档与信息管理作为依据在应对外界制度环境中具有重要意义 4.作为历史记录和文化沉淀在历史文化传承中具有重要意义, 年 月 日 ， 美国宇航局发射的“火星气候轨道者”宇宙飞船消失了。 这艘宇宙飞船已经正常飞行了 个半月。 科学家最初完全懵了 ， 不知道哪里出了错。 他们进行
6、了反复检查和计算 ， 结果发现项目合作者对美国宇航局使用公制计量单位不清楚 ， 提交的关于力的加速度数据用的是英制计量单位“磅”而不是公制计量单位“牛顿” 。 就是因为没有把“磅”转换为“牛顿”计量 ， 所以宇宙飞船消失了 。 这是多么可怕的一场信息灾难啊 ！如果美国宇航局能全面掌握具有重大战略使命的全部数据 ， 如果他们能很好地管理信息活动 ， 这样的灾难就不会发生 思考 ： 1. 此案例中涉及的信息属于哪种类型的信息 ？为什么 ？ 2. 此案例中的信息表现出哪些方面的作用 ？为什么 ？,7.3 文档管理模式与方法,一、文档管理模式,文件生命周期是指文件从形成到销毁或永久保存这一完整运动过程
7、的时间跨度 在中国 ， 文件生命周期一般分为四个阶段 ， 即文件的制作产生阶段 、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段,2.文件连续体模式 对于文件运动的四维空间可作以下理解 ： 一维空间 ： 针对活动需要形成的文件 二维空间 ： 文件与其相关的元数据等信息结合而形成的证据文件 三维空间 ： 组织机构内的文件与文件有机结合形成作为组织整体记忆的机关档案或机关全宗 四维空间 ： 因社会和历史等记忆的需要或由各组织移交而形成的文件有机整体 档案全宗,文件连续体模式,二、档案文件管理原则,来源原则 全宗原则 成套原则,7.4 文档宏观管理体制,一、国家的文档宏观管理体制,该体制建设的基本原则是
8、： “档案工作实行统一领导、分级管理的原则 ， 维护档案完整与安全 ， 便于社会各方面的利用 该体制的基本构成是从中央到地方到基层的档案局 、处、科和档案馆室系统,二、单位内文档宏观管理体制,如何做好本单位或自己身边的文件与档案工作 首先要对一个单位档案文件的管理系统有个基本了解 其次要了解与把握档案文件管理过程中鉴定、捕捉、整理、存储和利用等具体各项业务环节的原则 、方法和技能,一个组织档案文件管理系统的基本构成,7.5 文档鉴定与处置,一、鉴定与处置概念,档案文件鉴定是一个对其价值进行判断以决定文件的留舍 、保管期限、移交时间等的决策过程 档案文件处置是依据档案文件鉴定结果对其进行处理的落
9、实行动,二、鉴定与处置方法,谢伦伯格价值鉴定法 “风险价值”分等鉴定法 宏观鉴定法 成套文件鉴定法 价值因素分析法 档案保管期限表 电子文件的鉴定,7.6 文件积累 、归档和整理,一、文件积累,做好文件积累工作需要注意以下事项 ： （）文件积累的范围大于文件的归档范围 （）日常积累文件时 ， 要注意利用文件袋夹等工具 ， 按照活动情况进行初步的分类整理 ， 以便日常查考和日后的鉴定、整理和归档 （）日常积累工作主要在办公室进行 ， 但要注意适当集中 ， 避免分散于个人手中,二、文件归档,1.归档制度 归档是将有保存价值的文件归入档案文件管理系统的过程 ， 是一个文件档案化的过程和标志 ， 也是
10、文件鉴定和处置的一种结果 归档制度的基本构成是归档范围、归档时间 、归档份数、归档要求和归档手续四部分,2.档案文件的基本属性 （）真实性 （）可靠性 （）完整性 （）可用性,三、文件整理,1.文件整理的目的 文件整理是一个使文件由相对无序走上有序的过程 ， 是一个还原文件之间的内在联系 ， 使单份文件群体化、有机化 ， 从而使其具有利用价值的过程。 其基本内容主要由系统化和基本编目两部分组成 。 系统化又主要包括文件的分类和系统排列 ， 基本编目主要包括案卷的编目和案卷目录等的编制,2.办公室档案文件整理的具体步骤 文件整理在具体单位一般分两个阶段 ： 一是在办公室阶段的整理 ， 二是在档案
11、室阶段的整理 办公室阶段文件整理是档案室阶段文件整理的基础 能有效和高效整理办公室的档案文件有效做法是分两个阶段进行整理 ： 初步整理和归档整理,3.档案文件分类表 一个单位的档案文件分类表一般由单位的档案部门依据国家或行业等的相关文件 ， 在对一个组织的职能活动进行分析的基础上形成的多级类目分类体系 编制档案文件分类表时要遵循分类规则 ， 科学设置类目,4.组织案卷 组织案卷是文档整理的核心环节 它具体涉及两项工作 ： 一是卷内文件的系统化 ， 二是案卷编目,（）卷内文件的系统化 卷内文件的系统化就是按照分类表对文件进行分卷或归卷 ， 并在此基础上按照文件之间的内在联系进行序列的活动 主要排
12、序方法： 按照文件的重要程度排序 ， 重要文件在前 ， 次要文件在后 按照文件之间的逻辑关系排序 按照图样目录和图纸的原编号顺序排列,（）案卷编目 案卷编目是将卷内文件系统化的成果巩固下来的活动 具体内容有五项 ： 编制页号 填写卷内文件目录 填写卷内备考表 编制案卷封面 编贴案卷脊背标签,7.7 存储与保护,一、档案文件存储,档案文件存储就是有意识地捕捉档案文件并予以保存的过程 在从事档案文件存储活动时要注意以下事项 ： 与文件的日常积累相结合 选择合适的存放地点和存放设备 选择合适的存储介质 注意及时将整理合格的档案文件输入归档系统,一个单位的归档系统一般有三种可供选择的模式 ： 集中归档
13、模式 分散归档模式 网络归档模式,二、档案文件保护,1.生命档案 生命档案是指那些失去它组织就无法继续运行的文件 。 它们包括灾后组织重建需要的信息 ， 包括能保护组织及其客户和股东财产和利益的文件,2.保护方法 档案文件的保护方法常见的有物理方法 、化学方法和环境方法 化学方法一般用于已遭危害需要救治的档案文件 环境方法实际是一种综合方法 ， 其中会运用到物理的等其他方法 ， 是每一个单位在文档管理中都应关注的一个重要内容,办公室运用环境方法保护档案文件的具体措施包括 ： 制订或落实生命档案保护计划 制定岗位责任制 正确选择档案文件的存放地点和装具以及存储介质 保持办公室清洁卫生 对办公环境
14、的温湿度进行适当控制 对档案文件应尽可能采用密闭法和暗藏法 对电子文件和其他声像文件等特种载体的文件要注意及时复制和备份 对其他不耐久的档案文件注意转化,3.安全销毁 安全销毁过程需要把握好以下几点 ： （）计划销毁的文件必须得到批准或按制度规定进行 ， 不能擅自决定 。 （）销毁方式可以根据需要和可能进行合理选择 （）对于悬而未决的文件不许销毁 。 （）销毁过程要办理必要的手续和注意保密 ， 如要有销毁人和监销人 。 （）被批准销毁的文件如有副本和复印件等 ， 无论是何种载体形式都应一并销毁。,7.8 保密与利用,档案文件的保密与利用是既对立又统一的一对概念 。 对具体的个体而言 ， 文件保
15、密了就不能利用 ， 而利用了就不保密。 但从宏观看 ， 无论是保密还是利用都是为了整体的利益,1.文档价值运动和实现规律 文档密级递减律 文档价值扩散律,2.信息安全和保密法规 在具体处理档案文件的保密和利用关系时 ， 不仅要了解本单位相关的规章制度 ， 还要了解国家关于信息安全和保密方面的法规政策 ， 尤其在电子政务和电子商务日益发达的今天,3.保密和利用的基本手段 （）对机读文件进行加密 （）对纸质文件依据密级不同进行区分对待和保管 （）对日常形成的文件进行及时登记 ， 并进行初步整理 （）在日常登记和初步整理的基础上 ， 编制形成目录和目录体系 （）注意文档密级的调整 ， 及时开发利用相
16、关文件,7.9 文档与信息管理系统的建立与完善,一、系统模式与类型,1.按先进程度划分 手工管理模式 半自动化管理模式 现代化管理模式,2.按集中统一管理程度划分 按集中统一管理程度划分 ， 一个组织的文档与信息管理模式有高度集中式、相对集中式和分散自由式三种类型。 衡量集中统一管理程度的尺度有两个 ： 一是组织机构的统一归口状况 ， 二是管理系统的整体运作状况,二、文档与信息管理系统的需求分析,1.系统需求分析步骤 （）与组织高层管理者进行沟通 ， 获得支持并明确目标。 （）对现行文件与信息管理系统的基本状况 、存在问题和用户需求进行初步调查。 （）明确组织综合文档与信息管理系统的基本构成要素 。 （）收集相关信息 ， 并在此基础上进行数据分析 ，建立和评估可选的方案。 （）成本效益分析 （）在以上调查研究的基础上形成可行性研究报告或需求分析报告,2.系统选择中的考虑因素 （）理想系统的标志 （）具体考虑的因素 （）一体化文档管理系统建设过程中若干对策,三
