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1、Access数据库教程,主编 费岚 中国水利水电出版社,第2章 数据库和表,第2章 数据表,Access是一个功能强大的关系型数据库管理系统，可以组织、存储并管理多种类型的信息，本章详细介绍Access数据库和表的基本操作，包括数据库的创建、表的建立和使用。,2.1 Access数据库的基本操作,使用Access进行数据管理和应用的第一步是创建Access数据库，其创建结果是生成一个扩展名为.mdb的数据库文件，该文件包含了Access数据库中所有的相关信息：表、查询、窗体、报表、宏、模块以及页。每一个对象都是数据库的一个组成部分，其中，表是数据库的基础，它记录着数据库中的全部数据内容,2.1
2、.1 数据库的设计,建立数据库的第一步是设计数据库，一个好的设计将有助于数据库的分析和处理数据。,确定创建数据库的目的 确定该数据库中需要的表 确定字段 确定主键 确定表之间的关系 确定各个表的使用数据 确定数据的使用场所和管理手段,2.1.2 创建数据库,创建数据库通常有以下两种方法： 使用数据库向导。 利用系统提供的模板或现有文件，创建一个具有一定数据和功能的数据库。用这种方法创建的数据库比较快捷，在向导引领下，只需一次操作就可以创建所需的表、窗体和报表等，其缺点是用这种方法创建的对象往往不符合实际需要，还应该做进一步的修改或调整，比较适合熟练用户使用。,2.1.2 创建数据库,例2.1
3、使用数据库向导创建数据库“联系人” 操作步骤如下：,(1) 在Access2003主窗口菜单栏中，选择“文件/新建”命令或单击工具栏上的新建按钮，打开“新建文件”任务窗格（通常在屏幕窗口的右侧）。选择“本机上的模板”选项，如图2.1所示，弹出“模板”对话框；,图2.1 “新建文件”任务窗格,2.1.2 创建数据库,(2) 选择其中的“数据库”选项卡，出现如图2.2所示的10种数据库模板。,图2.2 “模板”对话框,2.1.2 创建数据库,(3) 选择“联系人管理”模板，单击“确定”按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中输入新建数据库文件的保存位置及要保存的文件名，单击“创建”按钮，进入“数据
4、库向导”的第一步，提示“联系人管理”数据库将包含哪些表。如图2.3所示。,图2.3 “数据向导”对话框,2.1.2 创建数据库,(4) 单击“下一步”按钮，向导提供了每个表中包含的字段以及可选的部分字段，可以根据自己的需要进行选择。选择相应的复选框可选定此字段，如图2.4所示。,图2.4 表中包含字段以及部分字段,2.1.2 创建数据库,(5) 单击“下一步”按钮，选择一种屏幕的显示样式，如图2.5所示。,图2.5 确定屏幕的显示样式,2.1.2 创建数据库,(6) 单击“下一步”按钮，选择一种打印报表所用的样式。如图2.6所示。,图2.6 确定打印报表所用的样式,2.1.2 创建数据库,(7
5、) 单击“下一步”按钮，指定数据库的标题，这时可以为打印报表添加一个单位的徽标，如图2.7所示。,图2.7 确定数据库标题,2.1.2 创建数据库,(8) 单击中“下一步”按钮，确定向导构建完数据库之后是否自动启动数据库。如图2.8所示。,图2.8 确定向导构建完数据库之后是否启动数据库,2.1.2 创建数据库,(9) 单击“完成”按钮，向导按照要求开始创建数据库，会看到生成数据库进度条。 (10) 当数据库生成完毕后，进入一个“主切换面板”的窗口，可根据需要选择其中一项开始操作。,2. 自定义创建数据库 自定义创建数据库的方法是：先创建一个空数据库，再自己动手向里面添加所需要的表、查询、窗体
6、、报表以及其他对象。以下以本书的主要实例数据库“学生管理系统”的建立过程为例来介绍创建空数据库的方法和相关问题。,2.1.2 创建数据库,例2.2 自定义创建一个空数据库“学生管理系统”。 操作步骤如下： (1) 在Access2003的主窗口中，选择“文件/新建”命令或单击数据库工具栏上的“新建”按钮，打开“新建文件”任务窗格。如图2.1所示。 (2) 选择“新建”选项组中的“空数据库”选项，打开“文件新建数据库”对话框，选择数据库的保存位置，在“文件名”文本框中输入数据库的名字为“学生管理系统”，数据库文件的扩展名为“.mdb”。,2.1.2 创建数据库,(3) 单击“创建”按钮，系统打开
7、“学生管理系统：数据库Access 2000文件格式”窗口，如图2.9所示。,图2.9 “学生管理系统”数据库窗口,2.1.2 创建数据库,3. 打开数据库的方法 Access 2003中，打开一个已有的数据库的方法有两种： 在主窗口的菜单栏上选择“文件/打开”命令。 单击工具栏上的“打开”按钮。 不管用哪种方式打开，都会弹出如图2.10的对话框，在“查找范围”下拉列表中选择数据库所在位置，在文件列表区域中选中要打开的数据库文件，单击“打开”按钮打开数据库。,2.1.2 创建数据库,图2.10 “打开”对话框,2.1.2 创建数据库,在打开数据库时，可以用以下四种方式：,共享方式打开数据库 独
8、占方式打开数据库 只读方式打数据库 独占只读访问方式打开数据库,2.2 建立表,Access的表用来存储数据，为数据库的其他对象如查询、窗体的报表等提供数据，一个数据库中可以有多个相互关联的表。本节介绍Access的数据类型、建立表结构、字段属性设置和表之间的关系等内容。,2.2.1 Access的数据类型,Access支持非常丰富的数据类型，因此能够满足各种各样的信息系统开发需求。Access的数据类型有文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接和查阅向导等。,2.1.2 创建数据库,1. 文本型 文本型是默认的数据类型，通常用于表示文字数据，例如姓名、地址等，
9、也可以是不需要计算的数字，例如邮政编码、身份证号、电话号码等，也可以文本和数字的组合。如实A302、文化路80号等。 文本型的默认字段大小是50个字符，最多可达到255个字符。 2. 备注型 备注型数据与文本型数据本质上是一样的，不同的是，备注型字段可以保存较长的数据，它允许存储的内容可长达64KB个字符，通常用于保存个人简历、备注、备忘录等信息。,2.1.2 创建数据库,3. 数字型 数字型数据表示可以用来进行算术运算的数据，但涉及货币的计算除外。在定义了数据型字段后，还要根据处理数据范围的不同确定所需的存储类型，例如整型、单精度型等，系统默认的是长整型。 4. 日期/时间型 日期/时间型数
10、据用来保存日期和时间，该类型数据字段长度固定为8个字节。,2.1.2 创建数据库,5. 货币型 货币型数据是一种特殊的数字型数据，和数字型的双精度类似，该类型字段也占8个字节，向该字段输入数据时，直接输入数据后，系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使用货币数据类型可以避免计算时四会五入，精确到小数点左方15位数据及右方4位数。 6. 自动编号型 每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段，该类型字段固定占用4个字节，在向表中添加记录时，由系统为该字段指定惟一的顺序号，顺序号可以是递增的或随机的。,2.1.2 创建数据库,7. 是/否型 该类型字段只包含两个值中的一个，例如是/否、真/假、开/关同
11、，该类型长度固定为1个字节。 8. OLE对象类型 OLE是Object Linking Embedding的缩写，意思是对象的链接与嵌入，用于存放表中链接和嵌入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可以是Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。在窗体或报表中必须使用绑定对象框来显示OLE对象，OLE对象类型数据不能排序、索引和分组。OLE对象字段最大可以为1GB。,2.1.2 创建数据库,9. 超级链接类型 该字段以文本形式保存超级链接的地址，用来链接到文件、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地址等，字段长度最多可达64000个字符。一个完整的超级链接地址最多有以
12、下三个部分组成： 显示文本：表示在字段或控件中显示的文本。 地址：到达文件的路径，称为UNC，或到达页面的路径，称为URL。 子地址：在页面和文件中的地址。 10. 查阅向导类型 创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段，在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。,2.2.2 表的建立,Access的表由表结构和表内容组成表的所有字段信息。创建表一般需要两个步骤：一是建立表的结构，二是输入数据。表结构主要包含组成表的所有字段信息，字段信息中主要包含字段名称、数据类型、字段属性以及字段说明。 (1) 字段名称：用于标识表中的一列，即数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具
13、有惟一的名字，称为字段名称。,2.2.2 表的建立,字段名称的约束规则主要包括以下几点： 字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格(只能用在字段名称中间，不能以空格开头)和其他字符。 字段名称长度为164个字符，（一个汉字算一个字符） 字段名称中不能包含点（.）、惊叹号（！）、方括号（ ）、先导空格或不可打印的符号（如回车换行符）。 应避免字段名过长，最好使用便于理解的名字。,2.2.2 表的建立,(2) 数据类型：一个数据表中的同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。 (3) 字段属性：数据表中的字段对象具有其他的一些属性，这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。如字
14、段大小、格式、有效性规则、有效性文本、索引等。 (4) 字段说明：字段说明会出现在数据表视图窗口的状态栏中，以后浏览表时，只要光标进入添加了字段说明的列中，状态栏上就会显示该字段的说明信息，帮助使用者更好的理解该字段的组成特征。,2.2.2 表的建立,在Access中建立表的方法通常有以下三种： 使用表向导创建表 通过直接输入数据方式创建表 使用设计器创建表,2.2.2 表的建立,例2.3 使用数据表向导创建一个联系人表 具体操作步骤如下： (1) 双击“使用向导创建表”选项，打开“表向导”对话框；,图2.12 表向导对话框之一,2.2.2 表的建立,(2) 在图2.12所示的“表向导”对话框
15、中，从Access提供的“商务”和“个人”两类示例表中选择合适的表来帮助完成表的创建工作。本例中选择左侧商务类“示例表”中的“联系人”表，从中间“示例字段”列表中选择需要的字段，单击单选按钮将其添加到右侧“新表中的字段”列表中（或单击全选按钮，选择所有的字段）,2.2.2 表的建立,(3) 如果出现在“新表中的字段”中某个字段的名称不合适，可以先选中那个字段，再单击其下的“重命名字段”按钮，打开“重命名字段”对话框，在“重命名字段”文本框中可以更改字段的名称，（如将“联系人爱好”改为“联系人业余爱好”），如图2.13所示。输入新字段名后单击“确定”按钮，即可完成对一个字段名的修改。,图2.13
16、 “重命名字段”对话框,2.2.2 表的建立,(4) 单击“下一步”按钮，进入“表向导”的第二步，为当前创建的表进行命名和指定主键，本例中使用系统默认的表名“联系人”，并选中“是，帮我设置一个主键（Y）。”单选按钮，如图2.14所示。,图2.14 表向导对话框之二,2.2.2 表的建立,(5) 单击“下一步”按钮，切换到“表向导”的最后一步，表向导提示用户选择向导完成之后的动作。有三个选择：“修改表的设计”、“直接向表中输入数据”和“利用向导创建的窗体向表中输入数据”，本例选中“直接向表中输入数据”单选按钮，如图2.15所示。,图2.15 “表向导”对话框之三,2.2.2 表的建立,(6) 单击“完成”按钮即可完成字段结构的创建，进入如图2.16所示的数据输入窗口。,图2.16 用表向导创建完表后的数据输入窗口,利用表向导创建数据表比较方便、快捷，由于受到示例表的限制，会影响到表的设计，可以使用表向导创建表以后，再通过设计视图设置表字段的常规属性和查阅属性等。,2.2.2 表的建立,2. 通过直接输入数据的方法创建表 Access 2003已经预先为用户准备了一个空表的
