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1、4.1 表的构成及字段问题 4.2 表的创建及修改 4.3 向表中输入数据,4.1.1 表的构成 表由两部分构成：表结构和表内容，如图4-1所示。表结构中包含了实体的属性，图4-1中“学生”这一实体中包含了学号、姓名、性别、系别编号、籍贯、党员否、入校日期、爱好、照片这10个字段。表内容就是表中的记录。,4.1 表的构成及字段问题,建立表的基本原则如下： (1) 一个表围绕一个主题，一事一地，避免大而全。 (2) 表中的字段代表原始数据，不可再分。 (3) 表之间减少重复字段，只保留做连接用的公共字段即可。 (4) 设置关键字和外部关键字，用于表之间建立联系。关键字是当前表的主键字段，外部关键
2、字是在其他表中做主键字段。 图4-1是表述学生情况的数据表，想要将该表存放在数据库，首先要定义学生表的表结构，定义好表结构后，再将表中记录逐条输入。,图4-1 表的构成,建立表结构在表的设计视图中完成，表的全部字段和每个字段的属性在设计视图中确定，如图4-2所示。 表4-1所示是学生表结构，由此表可以看出，定义表的结构涉及到字段的命名规则、字段的大小、字段的数据类型和字段的属性。下面就讨论这些问题。,图4-2 表设计视图,表4-1 学 生 表 结 构,4.1.2 案例中涉及到的表 “基础篇-学生成绩管理系统”案例贯穿第3章第13章，本系统涉及到6张数据表，分别是学生表、教师表、公共课成绩表、英
3、语专业课成绩表、课程编号表、系别表，前面介绍了学生表，图4-3图4-7所示为另外5张表。,图4-3 教师表,图4-4 公共课成绩表图,图4-5 英语专业课成绩表,图4-6 课程编号表,图4-7 系别表,4.1.3 字段的命名规则 一个表要围绕一个主题设计字段，每个字段都应该是最小的逻辑部分。计算字段或推导字段不能作为表中的字段。 字段的命名规则如下： (1) 字段名可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，第一个字符不能是空格。 (2) 字段名不能包含小数点、叹号、方括号、英文单引号、英文双引号。 (3) 长度为164个字符，在Access中一个汉字当作一个字符看待。,4.1.4 字段大小 字
4、段大小用来定义字段所使用的存储空间的大小，其单位是字段值所占的字节数。实际上，只有文本型字段和数字型字段需要指定字段大小，其他类型的字段由系统分配字段大小，例如，“出生日期”字段是日期/时间类型，字段大小为8，“党员否”字段是逻辑类型，字段大小为1。一个字符和一个汉字字段的大小都是1。,4.1.5 字段的数据类型 数据类型决定用户能保存在该字段中值的种类。Access字段的数据类型有10种，分别是文本型、备注型、数字型、日期/时间型、货币型、自动编号型、是/否型、OLE对象型、超链接型、查阅向导型。 1. 文本型 文本型字段用来存放文本或作为文本看待的数字。如学号、姓名、性别等字段。如果设置字
5、段大小为5，则该字段的值最多只能容纳5个字符。 文本型字段的默认大小为50，最多可达255个字符。 文本型数字的排序按照字符串排序方法进行。如文本型数字按升序排序：1、10、100、2、20、200。,2. 备注型 备忘录、简历等字段都是备注型。当字段中存放的字符个数超过255时，应该定义该字段为备注型。 备注型字段的大小是不定的，由系统自动调整，最多可达64 K。Access不能对备注型字段进行排序、索引、分组。,3. 数字型 数字型字段存放数字。如工资、年龄等，数字型字段可以与货币型字段做算术运算。数字型字段的大小由数字类型决定，常用的数字类型有以下几种： (1) 字节，存放0255之间的
6、整数，字段大小为1。 (2) 整型，存放-32 76832 767之间的整数，字段大小为2。 (3) 长整型，存放-2 147 483 6482 147 483 647之间的整数，字段大小为4。 (4) 单精度型，存放-3.4E383.4E38之间的实数，字段大小为4。 (5) 双精度型，存放-1.79734E3081.79734E308之间的实数，字段大小为8。,4. 日期/时间型 日期/时间型字段存放日期、时间或日期时间的组合。如出生日期、入校日期等字段都是日期/时间型字段。字段大小为8，由系统自动设置。日期/时间型的常量要用一对“#”号括起来。 5. 货币型 货币型字段存放具有双精度属性
7、的数字。系统自动将货币字段的数据精确到小数点前15位及小数点后4位。字段大小为8，由系统自动设置。 向货币型字段输入数据时，系统会自动给数据添加2位小数，并显示美元符号与千位分隔符。,6. 自动编号型 自动编号型字段存放系统为记录绑定的顺序号，其类型为长整型，字段大小为4，由系统自动设置。一个表只能有一个自动编号型字段，该字段中的顺序号永久与记录相联，不能人工指定或更改自动编号型字段中的数值。删除表中含有自动编号字段的记录以后，系统将不再使用已被删除的自动编号字段中的数值。 例如，输入10条记录，自动编号从1到10，删除前3条记录，自动编号从4到10，删除第7条记录，自动编号中永远设有7。,7
8、. 是/否型 是/否型字段存放逻辑数据，字段大小为1，由系统自动设置。逻辑数据只能有2种不同的取值。如婚否、团员否。所以，是/否型数据又被称为“布尔”型数据。 是/否型字段内容通过画“”输入，带“”的为“真”，不带“”的为“假”，“真”值用true、on或yes表示，“假”值用false、off或no表示。,8. OLE对象型 OLE(Object Linking and Embedding)的中文含义是“对象的链接与嵌入”，用来链接或嵌入OLE对象，如文字、声音、图像、表格等。表中的照片字段应设为OLE对象类型。 OLE对象型字段的字段大小不定，最多可达到1 GB。OLE对象只能在窗体或报表
9、中用控件显示。不能对OLE对象型字段进行排序、索引或分组。 9. 超链接型 超链接型字段存放超链接地址，如网址、电子邮件。超链接型字段大小不定。,10. 查阅向导型 查阅向导型字段仍然显示为文本型，所不同的是该字段保存一个值列表，输入数据时从一个下拉式值列表中选择。值列表的内容可以来自表或查询，也可以来自定义的一组固定不变的值。例如，将“性别”字段设为查阅向导型以后，只要在“男”和“女”两个值中选择一个即可。查阅向导型字段大小不定。,4.1.6 设置字段属性 字段属性是字段特征值的集合。表设计窗口的下方是“字段属性”栏，它有“常规”和“查阅”两个选项卡，这个区域一次只能显示一个字段的属性，不同
10、字段类型有不同的属性集合，但有些属性对各种数据类型都存在，如图4-8所示。,图4-8 字段属性,1. 字段大小 字段大小限定文本型字段的大小(默认为50字符)和数字型数据的类型。文本字段的长度设置不会影响磁盘空间，但字段大小的最大值比较小时可以节约内存和加快处理速度。 只有当字段数据类型设置为“文本”或“数字”时,这个字段的“字段大小”属性才是可设置的，其可设置的值将随着该字段数据类型的不同设定而不同。当设定字段类型为文本型时，字段大小的可设置值为1255，表示该字段可容纳的字符个数最少为1个字符，最多为255个字符。当设定字段类型为数字型时，字段大小的可设置值如表4-2所示。,表4-2 数字
11、型字段大小的属性取值,2. 格式 格式属性对不同的字段数据类型使用不同的设置。各种数据类型的格式设置取值如表4-3所示。 3. 输入法模式 “输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有三个设置值：“随意”、“输入法开启”和“输入法关闭”，分别表示保持原汉字输入法状态、启动汉字输入法和关闭汉字输入法。“输入法模式”属性的默认值为“输入法开启”。,表4-3 各种数据类型的字段格式设置取值,4. 输入掩码 使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用户显示如何准确地输入新号码，如(010)02
12、7-83956230等。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。掩码中字符的含义如表4-4所示。,表4-4 掩码中字符的含义,续表,5. 标题 “标题”属性值将取代字段名称在显示表中数据时的位置，即在显示表中数据时，表列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。 6. 默认值 在表中新增加一个记录，并在尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为新增记录中Access为该字段自动填入的值。一般可用“向导”帮助完成该属性的设置。,7. 有效性规则 “有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据
13、的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“向导”帮助完成设置。 注意：有效性规则的设置不能与默认值冲突。 例如：性别字段只能输入文字男或女，用“”男“ or ”女“”。 例如：年龄字段的范围是大于0，用“0”。 例如：出生日期的字段范围是2001年，用“=#2001-1-1# and =#2001-12-31#”。,8. 有效性文本 当输入的数据违反了“有效性规则”的设定值时，“有效性文本”属性值将是显示给操作者的提示信息。 9. 必填字段 “必填字段”属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示必须填写本字段，即不允许本字段数
14、据为空。当取值为“否”时，表示可以不必填写本字段数据，即允许本字段数据为空。,10. 允许空字符串 该属性仅对指定为“文本”型的字段有效，其属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中可以不填写任何字符。 11. 索引 本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。本属性可有以下取值：“无”，表示本字段无索引；“有(有重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有(无重复)”，表示本字段有索引且各记录中的数据不允许重复。,12. Unicode压缩 这是MS Access 2000以上版本具有的一种特别有价值的新属性。该属性取
15、值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中数据可以存储和显示多种语言的文本。例如，所创建的应用程序包含国际用户的地址信息，则将可以在表中看到日语姓名和旁边的希腊语姓名。这使国际用户创建数据库更加灵活。此功能也允许在窗体和报表中实现多语言支持。有了Unicode对Access 2003的支持，用户将有能力在一个数据库内存储所有的字符集。有些字符需要比其他字符多的存储空间。例如，包含中文字符的数据库将比只包含数字/字符的数据库大。Access 2003及其以上版本将自动压缩字段中的数据来使数据库尺寸最小化。,4.2.1 用表向导创建表 创建一个名为“基础篇-学生成绩管理系统”的空数据
16、库，在“对象”列表中单击“表”对象，这时的数据库窗口中列出的是当前数据库中的表和创建表的方法，如图4-9所示。可以看到在这个数据库中还没有任何一个表，下面就要在这个数据库中创建表。,4.2 表的创建及修改,图4-9 数据库窗口,【例4-1】用表向导创建“学生”表。 具体操作步骤如下： (1) 使用下面的一种方法，调出“表向导”对话框。 单击数据库窗口中的【新建】按钮，调出“新建表”对话框，如图4-10所示，选择“表向导”选项，单击【确定】按钮，调出“表向导”对话框之一，如图4-11所示。,图4-10 “新建表”对话框,图4-11 “表向导”对话框之一, 双击图4-9所示数据库窗口中的“使用向导创建表”选项，也可以调出如图4-10所示的“新建表”对话框，选定“表向导”，单击【确定】按钮。 (2) 在弹出的如图4-11所示的“表向导”对话框中，选择【商务】单选按钮，然后在“示例表”列表框中选择“客户”选项，在“示例字段”列表框
