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1、档案管理学简明教程,作者：王立维,责任编辑：钟仲南 出版日期：2009年9月 IDPN：308-2009-063 课件章数：11,第六章 档案检索工作,第一节 档案检索工作概述 第二节 检索技术与方法 第三节 档案检索技能,第一节 档案检索工作概述,一、档案检索工作的内容和意义 （一）检索工作的内容 （二）档案检索工作的意义 它是连接档案基础工作和利用工作的桥梁，在整个档案业务工作中占有重要地位。 它是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。 它是档案业务工作中的一个独立环节。,二、档案检索工具概述,档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）藏档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。 检索工具有
2、两个基本功能：存储和查找。,目前比较常见的分类方法有以下几种：,（一）按编制方法可以分为目录、索引、指南 （二）按载体形式可以分为以纸张为载体的、以胶片和磁带为载体的两大类 （三）按检索范围可分为： 全宗范围检索工具 若干全宗范围检索工具 以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具 （四）按功能和作用的主要方面可以分为馆藏性检索工具、查找性检索工具和介绍性（报道性）检索工具。,三、档案检索语言概述,（一） 档案检索语言的特点 单义性 专业性,（二）档案检索语言的类型,馆藏法 分类法 主题法,（三） 档案检索语言的作用,检索效率 档案检索语言的功能 （）标志档案的主题内容 （）检索标志与检索
3、语言 （）揭示检索标志之间的逻辑关系 （）对检索标志进行系统化排列,第二节 检索技术与方法,一、档案著录 （一）著录项目 题名与责任者项 稿本与文种项 密级和保管期限项 时间项 载体形态项 丛编项 附注项 标准编号和有关记载事项 提要项 排检和编号项,（二）标志符号,著录项目标志符 著录内容识别符,（三）著录格式,著录格式是指条目内各种著录项目的组织、排列顺序及表示方法。不同种类的检索工具，其著录格式也是不相同的。枟档案著录规则枠中规定应采用段落符号式的著录格式，按不同著录对象，该格式有文件级和案卷级两种。 文件级（以单份文件为著录对象）条目著录格式及实例如表 所示。 案卷级（以卷、册、袋、盒
4、为著录对象）条目著录格式及实例如表 所示。,（四）著录详简级次,著录详简级次，是指著录时对档案著录项目的取舍程度。 档案著录详简级次分为详细级次和简要级次。,（五）著录来源,档案著录来源是指被著录档案的本身。文件的著录来源，主要是文头、文尾，主题词的标引应查阅正文。案卷的著录来源，主要是案卷封面、卷内文件目录、备考表，主题词的标引应查阅卷内文件。,二、档案标引,档案标引，就是对文件或案卷的内容进行主题分析，从自然语言转换成规范化的检索语言的过程，即对内容分析结果赋予检索标志的过程。 档案标引的步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面。,（一）档案分类标引,首先，熟悉分类表，了解分类表的编制目的，
5、使用范围、分类原则、体系和结构，这是正确进行分类标引的首要步骤。 其次，准确地掌握需要分类标引的文件或案卷的内容，细致地进行主题分析。 再次，根据其内容归入最恰当的类。,主题分析的基本步骤：,第一，通过审核档案，了解和判断档案所反映的中心内容和其他主题因素，一般可通过文件或案卷的题名获得。 第二，通过审读档案，确定档案或案卷的主题类型和主题结构。档案的主题类型可以分为单主题和多主题。,（二）档案主题标引,步骤 首先，审读文件，确定主题。 其次，对主题进行概念分析，选定主题词。 再次，给出主题标志。 最后，审校。,基本规则,（）标引档案的主题词必须是词表中的正式主题词，非正式主题词一般不能作为标
6、引词使用。 （）如果组配标引仍无法达到要求时，可选用最邻近的上位词或下位词进行靠词标引。 （）当上位主题词标引不合适时，可采用关键词进行标引。关键词标引又称为增词标引。 （）标引应以文件为单位进行，每份文件的标引深度，应根据文件主题的详略和重要程度而定，一般可标3-8个主题词，最少标引1个，最多不宜超过10个。,主题词组配标引规则,所谓组配，是指在标引时，用两个以上主题词的合理组合来表示文件或案卷主题。 常用的组配方法有概念限定组配、概念相交组配。,第三节 档案检索技能,一、手工检索 （一）案卷目录 案卷目录是以一个案卷为单位，揭示一个全宗内某一部分档案内容和成分的一种检索工具。 （二）卷内文
7、件目录汇集 卷内文件目录汇集又称为“全引目录”或“案卷文件目录”。 （三）分类（卡片）目录 它是将文件或案卷的内容和形式特征著录在卡片或纸页上，然后打破全宗界限分类体系，按照逻辑体例分类排列的一种综合性的检索工具。,（四）全宗文件卡片目录 全宗文件卡片目录是将一个全宗内的永久或长期保存的档案的内容或形式特征著录在卡片上，然后将这些卡片按照逻辑体系分类进行排列而组成的一种检索工具。 （五）专题目录 专题目录一般都采用卡片的形式，所以又称专题卡片目录。它是系统地揭示档案馆（室）内关于某一专题档案的内容和成分的一种检索工具。 （六）主题（卡片）目录 主题（卡片）目录是用规范化的词或词组揭示文件或案卷
8、的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。,（七）人名索引 人名索引是揭示馆藏档案中所涉及的人物及其出处的一种检索工具。人名索引一般都是采用卡片的形式，在卡片上注明人名和出处即可。 （八）文号索引 文号索引是按档案的文号进行检索档案的一种检索工具。它通常采用表格的形式，将档案的文号和档号对应起来，以满足从文号角度查找的要求。 （九）全宗指南 全宗指南是以文章叙述的形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容、成分及其意义的一种工具。,（十）专题指南 专题指南又称专题介绍，它是按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆（室）中所保存的有关该题目档案的一种参考材料。 （十一）档
9、案馆指南 档案馆指南又称为档案馆介绍。这是用书本形式全面概要地叙述和介绍档案馆所存全部档案情况的一种工具书。 （十二）联合目录 联合目录是将若干档案馆或其他单位收藏的档案目录汇总起来所形成的一种检索工具。 （十三）档案开放目录 档案开放目录是档案馆为了档案向社会开放而专门编制的，用于检索已经开放了的档案的检索工具。,二、计算机检索,（一）计算机检索的特点 检索方式自动化 检索速度快 检索途径多元化 检索效果好 检索灵活方便 对计算机检索系统的依赖性,（二）档案检索系统,输入部分 （）文献的选择和标引 （）文献的输入 存储部分 检索部分,（三）计算机检索策略,逻辑与关系（） 逻辑或关系（） 逻辑非关系（）,
