《办公自动化设备的使用和维护 第二版 中专 教学课件 ppt 作者 陈国先 第1－5章 第1章 绪论》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公自动化设备的使用和维护 第二版 中专 教学课件 ppt 作者 陈国先 第1－5章 第1章 绪论（55页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第一章 绪论,1.1 办公自动化概述 1.2 办公设备用电常识 1.3 办公自动化系统的建设与管理 思考与练习一,1.1 办公自动化概述 ,1.1.1 办公自动化的基本功能 1. 事务处理功能 各个办公部门都有大量的事务工作，这些工作往往量大、重复，业务繁忙，例如数据汇总、报表合成、草拟文件、发送通知、打印文本等。可以把上述繁琐的事务交由办公自动化系统来处理，以达到提高工作效率、减轻工作负担的目的。完成事务处理功能的办公自动化系统被称为事务处理系统，简称EDP。这类系统比较简单，一般由分立式的电子计算机和复印机等设备构成。,2. 信息管理功能 办公部门最本质的工作是对信息的流通进行控制和管理。
2、做好对信息的收集、加工、传递、交流、存取、分析、判断和反馈，可使信息资源转化为推动社会进步，获得良好经济效益的物质财富。办公自动化是信息管理的有效手段，担任信息管理功能的办公自动化系统被称为管理信息系统，简称MIS。这种系统的办公自动化设备呈分布式组合，具有计算机通信和网络功能。,3. 辅助决策功能 决策是根据预定目标作出的行动决定，是办公活动的重要内容之一，是较高层次的管理工作。决策的正确与否往往会对一个企业产生重大影响。正因为如此，在决策之前，要做大量的基础工作，要经过提出问题、搜集资料、确定目标、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列环节。比较理想的办公自动化系统能自动地分析采集信息，提出
3、各种可供领导参考的优选方案，是辅助决策的有力手段。这类系统必须建立起许多能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型，从而可以根据大量的原始数据信息自动作出比较符合实际的决策方案，这种系统叫做决策支持系统，是一种高层次的、智能型的系统，简称DSS。,1.1.2 办公信息处理 1. 办公信息的生成和输入 办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。从信息来源上看，办公信息可以来自外部，也可以来自内部。前者通常已经经过一定的加工处理，以非原始输入的形式存在于办公室中；后者则比较多地表现为原始输入。原始输入可进一步分为声音输入、键盘输入和图像输入。 原始输入比较典型的例子是：机构的高层领导或其
4、他工作人员产生了某些设想，这些设想有的可能最终成为一份报告、一封信件、一篇文章，也有的可能是包含若干数据的统计分析报表，但第一步都要将这些设想以某种方式输入相应的办公设备。,1) 语音输入 语音输入包括机器录音和声音的识别及响应。 机器录音：在没有文字处理中心的办公机构中，机器录音是最有效的输入方式。由于这种方式可以节省高层领导人的时间，并可随时将其一些想法记录下来，因此被越来越多的办公人员使用。 远程系统：远程系统可使经常外出的管理者通过电话直接向计算机口述各种文件批示或备忘录。,声音识别与响应系统：声音的识别和响应技术已发展得较成熟。目前这类设备的核心是一台高性能的计算机，在接受某一个人的
5、口授之前，设备先要有一个学习过程，以便记住其声音，并将声音与某些词汇一一建立起对应关系。在口授时，要求词与词之间有停顿。 2) 键盘输入 键盘是输入文字和数据的主要工具。随着液晶显示便携式微机技术的发展，越来越多的人乐意直接利用键盘撰写文稿。,3) 自动扫描输入 图像输入通常使用图形扫描仪或数码相机。图形扫描仪或数码相机能十分方便而迅速地将图像信息输入计算机，以便进一步进行处理。利用图形扫描仪还可以对印有印刷体汉字的页面扫描。借助专用的软件，计算机能对用这种方式输入的文字进行识别，必要时可编辑加工。页面扫描的速度比用键盘键入快很多，且避免了键入时的差错，从而大大提高了工作效率。另外，自动扫描输
6、入还包括传真和条型码技术。条型码技术的核心是编码、扫描输入和鉴别。编码是指设计一种合理的编码形式，以便区分商品的名称、产地、种类等各种信息；扫描输入和鉴别设备一般是扫描仪或光符阅读器，只要用扫描仪或光符阅读器扫描一下商品的条型码，即相当于输入了这种商品的品名、产地等信息，从而节省了输入时间。,4) 视频获取 视频获取在办公信息中起到越来越重要的作用。视频信息的获取可以通过数码摄像机来进行，获取的视频信号可以通过计算机编辑、合成。 2. 信息处理 信息处理是指对已输入系统的信息进行加工，使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括数据处理和文字处理两种。,数据处理一般与管理工
7、作相联系，比如编制计划、统计、分类、查询、索引、修改、存储等。数据处理主要是对数值进行处理，通过对原始数据进行各种计算而产生有意义的决定以及有用的统计信息。由于计算机技术的飞速发展，特别是数据库操作系统问世以来，数据处理的内涵有了进一步的扩展，不但可以对数值型字段进行排序、索引等操作，还可以对字符型字段进行操作，从而为表格处理提供了丰富的手段。,文字处理主要处理语言信息，通过对原稿的编辑、校正、修改和格式化，使语言信息的意思能清楚地被人们理解。利用不同的处理软件，计算机能分别对数据和文字进行处理。 对于语音和视频信号，主要利用计算机对其进行识别、合成、存储、加工等处理。图形与图像处理是指利用计
8、算机把图形或图像以数字形式输入，并按照一定的要求进行处理后，再把数字输出恢复为图形或图像。使用计算机的图形处理功能，可得到各种统计图，使办公人员直观地了解各种信息之间的关系。使用计算机的图像处理功能，可以输入或输出照片、图像，并对它们进行如数字化、增强、复原、压缩、分割、识别等处理。,3. 信息的输出及复制 1) 信息的输出 经过处理后的信息要输出、分发给他人，其输出的形式和方法很多。 (1) 显示器显示输出。几乎所有的文字处理机或计算机都有显示屏或单行显示器，显示器能随时显示输出、输入的内容和处理的结果。显示器输出主要用于观察中间处理结果或不需要书面保存的文件。 (2) 打印机打印输出。打印
9、机是常用的输出设备，通常与计算机或文字处理机连接在一起，常见的有针式打印机、激光打印机和喷墨打印机。使用这类打印机，可方便地进行字符、字型的变换，以输出精美的文字和符号，使打印出的文稿符合各种需要。,(3) 绘图仪绘制输出。绘图仪是比较专用的输出设备，通常作为计算机输出设备的选用配置，用于输出图形。 (4) 声音和视频输出。目前，计算机已能模拟输出各种声音，声音和视频输出已由当初的辅助输出逐渐转化为一种重要的输出形式。视频可以通过显示器或投影仪输出。 (5) 电子通信输出。随着通信系统和网络的发展，越来越多的机关和企业内部及相互之间开始采用电子通信来代替书面通信和文件分发。,2) 信息的复印
10、复印是信息的复制，通常是指将信息复制在纸上。油印、翻印和印刷都属于复印。复印的设备主要有复印机、多功能一体机、快速油印机、一体化速印机和胶印机等。 4. 文件的存储、归档及销毁 办公的重要工作之一就是做好文件的存储、归档。对文件进行存储、归档是因为文件中包含的信息在今后一段时间内有使用的可能，因此，文件的存储、归档要考虑使用或查找的方便。此外，应当有计划、定期地将不再有使用价值的文件信息销毁，以便使有用的信息不被无用的信息淹没，同时也为新文件的存储提供空间。,1) 电子文档存储与检索 传统的文档存储与索引是指由秘书把各种纸质的文件按规定装订成册，建立好索引，然后以垂直或水平的形式存放在档案柜里
11、。而电子文档存储是指将文档信息存储在计算机的软盘、磁带、硬盘(含外接硬盘)、光盘上，并由计算机来帮助检索。 计算机把一个文件存储在磁盘上的同时，就将文件名、文件类型、存入时间、文件长度等信息存放在磁盘的目录区，以便查找。用户要查看所有文件目录或查找某一文件，只要通过计算机终端，按规定提出查询要求，系统即会在几秒钟内做出响应，并输出查询结果。,进一步的管理则要利用数据库管理系统，这时不但要输入文件的全名，还要输入文件的主题词、关键词、内容提要等信息，有时还要对检索查询提出权限要求。在这种情况下，用户先要通过终端向系统发出申请，然后系统响应，检查用户权限，合格后，系统根据查询要求进行检索，向用户输
12、出检索结果。 为了方便用户，提高效益，国际上现在流行的做法是建立各种专业的国际联机检索系统。这种国际联机检索系统以一个文献数据库为文库，及时存储某种专业文献，通过卫星通信网络供分布在世界各国的联机终端用户检索文献。,2) 文档的销毁 并非所有的文件和信息都需要永久保存，当文件的保存期超过法定期限和有效期后，即应销毁。销毁的方法因保存形式而异，例如纸质文件可用碎纸机研碎或烧掉，存储器上存储的内容可删除掉等等。作为一个机构规定的工作制度的一部分，应制定档案处置计划和销毁方法，尤其是涉及机密的文件，其销毁的程序及方法都要严密无误，以免发生意外的毁档事件和泄密事件。 5. 信息的利用 信息的重要作用是
13、辅助决策。辅助决策是指利用计算机辅助办公人员根据计划对必要的信息进行分析、判断，提供决策的方案。换言之，辅助决策是指利用计算机的智能化处理软件，对复杂的事物提供可行的各种决策方案，协助甚至替代办公人员进行决策或预测。,1.1.3 办公自动化设备 办公自动化设备可分为计算机、通信、办公机械三大类。 1) 计算机类 计算机类办公自动化设备包括各类大、中、小型计算机和微型计算机，计算机网络控制器，口授设备，图文处理设备，电子会议设备，多功能工作站及其相关软件等。 2) 通信类 通信类办公自动化设备包括各种电话、传真机、局域网、程控电话、集团电话、自动交换机、微波通信设备和卫星地面站等。,3) 办公机
14、械类 办公机械类办公自动化设备包括复印机、针式打印机、激光打印机、喷墨打印机、绘图仪、数字化仪、扫描仪、软(硬)盘驱动器、光盘存储器、高速油印机、投影仪、桌面印刷系统、速印机、多功能一体机、碎纸机、折页机和装订机等。 整个办公自动化系统就是通过上述各类设备的不同组合而构成的人机交互办公环境。办公自动化的进程与先进办公设备的使用息息相关。随着科技的进步，办公自动化设备的发展趋势是数字化、智能化、无纸化、综合化以及一机多用。,1.2 办公设备用电常识,1.2.1 微机系统对供电的基本要求 为了保证微型计算机系统的正常运行，供电系统的质量和连续性至关重要，它直接关系到机器的使用寿命。一般对微机系统的
15、供电应考虑以下五个方面的要求。 1) 供电电压的波动范围 微型计算机系统供电电压的允许波动范围一般是额定电压值的5%。当电网电压过低时，有些种类的微机会自动保护；当电网电压过高时，则很容易损坏微机系统。,2) 供电电网的连续性 微型计算机系统要求供电电网在工作时间内连续供电，无规则的突然断电很容易造成微机系统损坏、数据丢失及磁盘盘面划伤。因此，在供电电网经常发生断电的地区，必须配置不间断电源UPS。UPS主要包括电池、充电器、逆变器和转换开关四部分。电池是逆变器工作时的供电电源，充电器用来给电池充电，逆变器用来将直流电源转换为交流电源，转换开关用于切换逆变器的供电电源(即电网电压供电正常时，切
16、断电池供电；电网供电出现事故或停电、断电时，自动接通电池供电)。,3) 避免与大容量感性负载的电网并联使用 微型计算机系统的电源线应当避免与带有大容量感性负载的电网并联使用，因为电感负载在启动和停止时，会产生高压涌流和干扰，使微机系统不能正常工作。如果确实不能做到分别供电，则可分别添加稳压电源以减少影响。 4) 避免供电电网带来的杂波干扰 电网带来的杂波干扰一般存在于两载流导体(火线与零线)之间和载流导体与地线之间。前者称为差模(Normal-mode)干扰，后者称为共模(Common-mode)干扰。在干扰比较严重的场合，会造成微机的错误计算，因此，必须在电网回路中引入低通滤波器、隔离变压器、压敏变阻器(吸收大幅度的电压尖峰，如抑制闪电带来的大幅度脉冲)等杂波干扰抑制设备。,5) 微机系统的接地 微型计算机系统安装连接时，不仅应接好电源火线和零线，而且还应按说明书要求，严格将机器接地，不能因为国外插头与国内插座不匹配而放弃接地。如果不接地，虽然微机系统能使用，但却大大增加了因外来突发原因而造成损坏的可能性。这是因为许多类型的微机主机中的电源变压器，其中心抽头与机壳(即大地地
