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1、第07章 项目的跟踪,项目在实施过程中，会有不同的因素影响任务完成的结果，这就需要认真了解项目的实际运行状态，因此，对项目进行跟踪的工作必不可少。通过跟踪项目，用户可以及时发现项目的成本是否超过预算，项目的完成时间是否晚于预期的时间等，以便及时对项目进行调整使之尽可能地按计划实施。 教学目标 通过本章的学习，读者应了解为项目设置比较基准的意义，掌握设置比较基准、跟踪任务进程、使用项目进度线、跟踪任务和资源的成本以及跟踪资源工时的方法。 教学重点与难点 比较基准 保存或更新中期计划 查看比较基准信息 更新任务工期 计算任务实际成本 跟踪工时,7.1 项目跟踪原则,项目跟踪指的是在项目运行过程中，
2、把遇到的实际情况和原先的计划情况进行一系列的相关比较。在进行跟踪前需要把原先的计划情况制定成基准计划并保存下来。当然，仅仅把基准建立起来是不够的，因为项目的实施过程不可能按计划顺利地进行，总会由于各种情况的变化导致项目工期和成本的变化，这就需要我们了解跟踪项目的有关具体步骤，建立行之有效的跟踪处理程序。事实上，项目的跟踪原则就是根据实际情况适当地调整项目计划中的工期和成本。,7.2 比较基准,所谓的“基准”，是在计划结束时，或者是在其他关键阶段结束时保存的一组原始数据或项目图。基准实质上是一组数据，并与跟踪时输入的实际数据保存在同一个文件中。因此，比较基准就是在项目中输入任务、资源、工作分配和
3、成本信息后，所保存的初始计划的参照点。这样，在项目进行过程中，可以随时与实际中输入的任务、资源、工作分配和成本的更新信息进行详细的比较。 保存或更新比较基准计划 保存或更新中期计划 查看比较基准信息 向比较基准计划或中期计划中添加任务,7.2.1 保存或更新比较基准计划,在开始跟踪日程之前，用户需要保存比较基准计划，这样可以将该信息与项目中最新的日程进行比较。将新任务添加到项目中或更改其他信息时，需要更新比较基准计划，同时将最新的数据更新到摘要任务中。 若要在企业项目中保存或更新比较基准计划，用户必须连接到 Microsoft Office Project Server 2003 ，同时还必须
4、要有保存比较基准的权限，对于权限的获取，需要与管理员联系。,7.2.2 保存或更新中期计划,1. 保存中期计划 保存比较基准计划之后，在开始更新日程时，用户可能需要定期地保存中期计划。要保存中期计划，只需要在“保存比较基准”对话框中选择“保存为中期计划”单选按钮即可。通过将比较基准或当前信息与中期计划进行比较，用户可以只跟踪任务的开始日期和完成日期，而不跟踪工时或成本。 2. 更新中期计划 使用中期计划目的就是记录从某一时刻起任务的开始和完成日期，以便将这些值与比较基准进行比较，用来评估进度。因此，在比较基准需要进行修改时，中期计划数据也同样需要进行相应的修改。更新中期计划时间的操作首先是在“
5、其他视图”中选择打开“任务工作表”视图，分别插入中期计划的“开始时间”域和“完成时间”域，然后在其中输入修改时间即可。下面我们就以上一章中的“出版书籍”项目为例，介绍一下更改中期计划中的开始和完成日期的具体操作方法。,7.2.3 查看比较基准信息,为项目创建比较基准计划后，用户可以通过以下途径来查看比较基准的相关信息。 1. 使用项目统计对话框 通过项目统计对话框，用户可以查看当前计划与比较基准计划的开始时间、结束时间、工时、工期、成本和工时和工期的完成百分比等信息以及两者之间的差异。 2. 使用比较基准表 在比较基准表中，用户可以查看比较基准开始时间、结束时间、工时和工期等信息。选择“视图”
6、|“表”|“其他表”命令，打开“其他表”对话框后，在“表”选项区域中选择“任务”选项，在列表中选择“比较基准”选项，单击“应用”按钮即打开比较基准表。,7.2.4 向比较基准计划或中期 计划中添加任务,在项目的任意位置都可以向日程中添加任务。在设置了比较基准计划或中期计划后，为了便于跟踪新任务的日程进度和日程中剩余任务的进度，应该将任务添加到项目的各计划中。通常是在甘特图的“任务名称”域中，选择执行操作的任务，使用“工具”|“跟踪”|“保存比较基准”命令，打开“保存比较基准”对话框，在“范围”选项区域中选择“选定任务”单选按钮。在此，如果要在比较基准计划中添加任务，选择“保存比较基准”单选按钮
7、；如果要在中期计划中添加任务，选择“保存为中期计划”单选按钮，并在“到”下拉列表中选择要添加到的中期计划。,7.3 跟踪项目进度,为项目建立了比较基准计划后，为了进一步审查项目进度情况，需要不断地更新项目的日程。例如，任务的实际开始日期和完成日期，任务完成百分比或实际工时。跟踪这些实际值可以让用户了解所作的更改如何影响其他任务并最终影响项目的完成日期。 更新整个项目 更新任务工期 重排未完成任务的工时 更新任务的已完成工时 显示项目进度线,7.3.1 更新整个项目,项目更新是以项目当前的实际数据为依据的，Project提供了以下两种方式来确定每个任务完成的百分比。 1.按日程比例设定任务的完成
8、百分比更新度：指任务在更新日期之前已经完成的部分计算为已完成的部分，而在更新日期之后需要完成的部分计算为待完成部分，按此原则计算任务完成的百分比。 2.未全部完成进度的任务完成百分比为0：指在更新日期之前全部完成任务时为百分百完成，而更新日起还在进行的任务则全部视为完成百分比为0。,7.3.2 更新任务工期,更新任务工期时，输入所获取的新内容后，Project会根据新内容的变化自动更新其他变量的值。例如，输入了任务的实际工期后，Project会自动更新该任务的开始和完成日期、完成百分比及剩余工期。更新任务工期的操作，需要在甘特图的“任务名称”域中选择要更新其工期的任务，通过“工具”|“跟踪”|
9、“更新任务”命令，打开“更新任务”对话框。,7.3.3 重排未完成任务的工时,要重排未完成任务的工时，首先在“甘特图”视图的“任务名称”域中选择要重排工时的任务。如果要重排项目中所有的未完成工时的任务，则通过“工具”|“跟踪”|“更新项目”命令，打开“更新项目”对话框。选择“重排未完成任务的开始时间”单选按钮，然后输入要重排未完成工时的开始日期。,7.3.4 更新任务的已完成工时,对于已完成的工时，用户同样可以通过更新任务的操作来跟踪任务的进度。一旦输入任务的已完成工时，Project会自动计算出任务的剩余工时及工时完成百分比。 若更新任务已完成工时，首先通过“视图”|“甘特图”命令，打开“甘
10、特图”视图，选择“视图”|“表”|“工时”命令，在“实际”域中，输入任务的已完成工时。,7.3.5 显示项目进度线,进度线是反映项目进度状况的一条状态线，它是根据设定的日期构造的一条直线。此线与每个任务的进度相连，如果任务完成的进展线的重点在进度线的左边，说明进度落后；如果任务完成的进展线的重点在进度线的右边，说明进度超前。如果要创建项目进度的可视化表示方式，可在“甘特图”视图中显示进度线。对于给定的进度日期，Project 将绘制连接进度中的任务的进度线，由此在图表上创建一个图形。用户可以为项目中不同的日期显示多个进度线，还可以相对于比较基准计划来显示进度线并可以改变进度线的外观。,7.4
11、跟踪成本,在实际过程中，项目的跟踪和比较不仅仅体现在进度方面，用户还需要了解项目各阶段的成本支出，尤其是大型的项目管理，成本的控制对管理者来说至关重要。因此，准确地跟踪项目成本，及时地了解任务中存在哪些成本上的差异以及需要在何处进行计划调整，这也是评价一个项目管理者优秀与否的原则。 在任务执行过程中，Project将基于任务的成本累算方式来更新实际成本，并提供两种计算成本的方式：自动和人工。下面我们就简单介绍一下如何计算任务的实际成本。,7.4.1 计算任务实际成本,1. 自动更新实际成本 如果已在项目计划中输入成本，Project将根据默认的累算方法随着任务的进行更新实际成本。 2. 人工输
12、入实际成本 如果要单独基于任务的实际工时来跟踪实际成本，可在剩余工时为零时，采用人工输入成本而不是由Project来计算。这种情况下，只需将计算方式设置为人工，然后给资源分配实际成本就可以了。 3. 更新实际成本 Project中，用户可以使用“任务分配状况”视图中的时间分段域来跟踪实际成本。由于使用该方法可以输入日程中特定的某天的成本信息，因此对于按天或按周更新成本来说，这是一个非常有效的方法。,7.4.2 查看任务成本是否 与预算匹配,在查看任务成本是否与预算匹配时，首先在打开的“甘特图”视图中选择“视图”|“表”|“成本”命令，接着向右拖动分隔条，在窗口中显示“总成本”域和“比较基准”域
13、，然后通过比较两者域中的值，就可以确定任务成本是否与预算匹配。,7.4.3 查看资源成本是否 与预算匹配,用户同样可以通过打开“任务分配状况”视图来查看相应于某任务的资源成本是否超出预算。此时，应选择“视图”|“表”|“成本”命令，在“总成本”域、“比较基准”域、“实际”域和“剩余”域中查看资源成本，并查看其成本是否超支。,7.4.4 查看超支预算,打开“任务分配状况”视图，选择“视图”|“表”|“成本”命令，通过“项目”|“筛选”|“其他筛选器”命令，选择出“成本超过预算”的筛选器并应用，这样就可以利用Project提供的筛选器快速查看出成本超出预算的任务和资源。,7.5 跟踪工时,在项目进
14、行过程中，用户在跟踪项目的进度和成本，了解各个任务完成情况好坏的同时，常常需要将计划工时量和实际工时量进行比较，从而了解资源的各种状态，更好地计划将来项目的工作量。下面我们就简单介绍一下跟踪任务工时的相关内容。 输入资源完成的实际工时 对实际工时数据进行更新 比较基准工时和实际工时间的差异,7.5.1 输入资源完成的实际工时,要输入资源完成的总工时，首先通过“视图”|“任务分配状况”命令，打开“任务分配状况”视图。然后选择“视图”|“表”|“工时”命令，在每个资源的“实际”域中，为该资源的实际工时输入更新工时值。,7.5.2 对实际工时数据进行更新,对实际工时数据的更新方法，仍然是在 “资源使
15、用状况”视图中，选择“视图”|“表”|“工时”和“格式”|“详细信息”|“实际工时”命令，在视图的时间分段部分中选择所需的工作日或其他时间段。在“实际工时”域中，为每个资源输入该时间段的实际工时值，从而达到更新数据的目的。,7.5.3 比较基准工时和实际 工时间的差异,如果基于资源的可用性来排定任务的日程，在跟踪实际工时时，可以通过审阅比较基准工时与实际工时之间的差异来分析资源完成的总工时量，还可以每天将这些数据与比较基准工时和实际工时相比较，以更加详细地查看资源工时的进展情况。同样打开“资源使用状况”视图，选择“视图”|“表”|“工时”命令，对“比较基准”域和“实际工时”域中的值进行比较。接着通过“格式”|“详细信息”命令，在视图的时间分段部分打开“工时”和“实际工时”域，比较“工时”和“实际工时”域中的值，来汇总每个资源的每日、每周或每月的工时。,7.5.4 预览与应用文字样式,在“文字样式”对话框的“预览”选项区域中，可以预览所选择或所设置的文字样式效果。 设置完文字样式后，单击“应用”按钮即可应用文字样式。然后单击“关闭”按钮，关闭“文字样式”对话框。,
