《秘书礼仪 教学课件 ppt 作者 刘晓娟 胡玉娟 模块二 办公与会议礼仪》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书礼仪 教学课件 ppt 作者 刘晓娟 胡玉娟 模块二 办公与会议礼仪（143页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、模块二 办公与会议礼仪,项 目 五办 公 礼 仪 任务一 创设优美的办公环境 任务二 创设办公室平和的情绪环境 任务三 使用电话、手机的礼仪 任务四 处理办公室事务的礼仪 子任务一 收发电子邮件的礼仪 子任务二 网 络 礼 仪 子任务三 办公室进餐礼仪 子任务四 办公室人际关系礼仪 子任务五 办公设备的使用礼仪 子任务六 零用现金的使用礼仪 子任务七 收发信函的礼仪,子任务八 印章的使用礼仪 子任务九 客户服务礼仪 子任务十 处理紧急事件的礼仪 子任务十一 办公资源的管理礼仪 项 目 六 会 议 礼 仪,项 目 五办 公 礼 仪,任务一 创设优美的办公环境,学习目标 能够创设合理的环境格局；能
2、够营造最佳的办公硬环境；能够美化办公环境。 任务描述,任务一 创设优美的办公环境,秘书王琳今天来得比以往都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。任何人要进入许总的办公室都得从王琳的办公室通过。王琳的办公室就相当于枢纽和窗口。其他的部门呈半环形分布在王琳和许总办公室的对面。王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和竞相开放的各色鲜花。进门，在右边是一棵高大的绿色灌木，很清新的感觉。不过可能因为许总不在，暂时也没有秘书专门负责监督的缘故，清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。王
3、琳的办公桌上有一台电脑、一部传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品。办公桌的前面放着一些为客人准备的椅子和沙发。,任务一 创设优美的办公环境,办公桌后面是自己的座椅，再后面则是靠墙的大型立柜，里面分格分层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱。大型立柜的旁边紧挨墙的地方，有个齐腰的矮柜，上面放着饮水机，小柜里放着一些纸杯和咖啡、方糖之类的饮料和食品。许总的办公室要比王琳的办公室大一些，基本的摆设没有很大的差异。宽大的办公桌上也有一台电脑，另外只简单地摆着电话和一些文件夹，有两个并列的靠墙的立柜，在另一面靠墙的地方环形摆开的是沙发。整个办公室
4、体现的是一种简约美，让人心旷神怡。王琳打量完两间办公室，对自己的工作应该从哪里着手也基本了然于心。如果你是秘书王琳，请重新布置许总和自己的办公室。 相关知识 一、创设办公环境格局的礼仪,任务一 创设优美的办公环境,(一)确定办公环境格局的因素 (1)办公室总体面积及办公人数。 (2)办公场所的性质及内容。如接待室应该设在离公司入门处较近的地方，文印室一般设在不易打扰各方办公的地方。 (3)部门间的联系。为了确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的浪费，秘书人员在设置办公布局时，要使各个部门易于沟通，如将业务相关联的部门相邻安排，减少工作人员和文件的流动性。 (4)办公室的间隔方式。为符合
5、实际工作和保密工作的需要，秘书要灵活设置办公室的间隔方式，如开放式办公室可以增强同事之间的交流，封闭式办公室的设计则易于保密。,任务一 创设优美的办公环境,(5)办公室随公司的发展变化而作相应的调整。竖立的隔间能给办公室的设计和改变提供更大的选择，秘书要对各部门的业务及工作内容与性质事先加以考察、分析，以明确各部门及各员工间的关系，供设计其位置时参考。 (二)选择合理的办公布局 1.传统式办公布局 2.灵活式办公布局 二、创设办公室硬环境的礼仪 (一)光线 (二)颜色 (1)普通办公室：天花板宜用白色，面对职员的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色如浅黄色。所有墙壁的颜色应注意互相调和。,任务
6、一 创设优美的办公环境,(2)会议室：以浅色与中性的颜色为最佳。 (3)会客室：以欢愉的、中性的颜色为最佳。 (4)走廊：宜用明亮的颜色，因其缺少自然光线。 (5)休息室：男宜用蓝色；女宜用淡红色。 (6)私人办公室：深的和鲜艳的颜色，视主人的偏好而定。 (7)地下室与贮藏室：宜用具有高度反射光线的颜色。 (三)空气调节 (四)声音 1.选择办公地点 2.把办公室与声源隔离 3.减少声音的来源 (1)使用办公用品时，要轻拿轻放。,任务一 创设优美的办公环境,(2)女职员尽量不穿嗒嗒作响的高跟鞋。 (3)接打电话时声音适中，不可过大，以免影响他人。 (4)不在办公室里大声喧哗、减少不必要的谈话、
7、养成同事间相互低谈的习惯。 (5)按照工作流程布置座位，以减少往返走动之声。 (6)接待来宾，宜专设会客室，以免谈话影响办公。 (五)音乐 三、办公室的布置与美化礼仪 (一)植物美化礼仪 1.办公室植物的选择 2.办公室植物的维护,任务一 创设优美的办公环境,(1)秘书在放置植物时，应先考虑其所适合的光线，不可放置在光照太强烈的地方。 (2)浇水最好一次性浇透，待其呈干燥时再浇水，避免浇水不足。 (3)避免将办公室植物放置于通风口或空气调节器的风口。 (4)定期对花盆或花瓶进行清理。 (5)当叶面有灰尘时，可以用湿棉布擦拭；若叶子发黄或花蕾枯萎，应尽快用剪刀处理掉。 3.办公室植物的病虫害防治
8、 (1)取两粒大蒜，拍碎，泡入一瓶清水中，放置一夜后可有效清除害虫。 (2)用半勺洗衣粉，置于喷壶中，加水摇匀后喷洒在植物上，也可防治病虫。,任务一 创设优美的办公环境,(二)盆景 “无声的诗，立体的画”是盆景在办公室中创造的意境，山石盆景能使办公室显得雅致。秘书在办公室设置盆景的时候要注意： (1)盆景位置的高度。选择一个最佳的审美高度，并根据其峰、涧、壑的多种变化和强烈对比，以它的虚实、动静、起伏、疏密显隐等艺术变化，表现出它的筋骨肉气来。 (2)陈设盆景时，要考虑季节的更迭，如春景清恬含笑，夏景浓郁如滴，秋景萧疏明丽，冬景暗淡沉郁。还可根据季节的特点及盆景的天然韵趣，恰如其分地配置一些花
9、草虫鱼，使其相映成趣，以显示不同季节的风韵。,任务一 创设优美的办公环境,(3)陈设盆景时，要考虑到盆景与室内环境的色彩相协调。花色最好以浅色衬托，也可根据季节的变化选择花色，但花色不能过于艳丽，否则容易转移办公人员的注意力。 (4)盆景与盆架在大小、形状、色泽、质地等方面力求相得益彰。 (5)陈设盆景时，要考虑到盆景的种类、大小，盆景与人的空间距离及盆景之间的相互关系等，要着眼于艺术效果。 (三)墙上饰品 1.墙上饰品的种类 (1)印刷饰品 是装饰画市场的主打产品，由出版商从画家的作品中选出优秀的作品，限量出版的画作。 (2)实物装饰品 一般以瓷器、玉器、刀币为主。 (3)手绘饰品 手绘饰品
10、的艺术价值较高，具有收藏价值。,任务一 创设优美的办公环境,2.装饰画的选择与摆设 (1)一般现代化办公室整体以白色为主，秘书在选择装饰画的时候，应多以暖色调为主，不宜选择色彩过重的装饰画。 (2)如果办公室墙面是长方形的，可以选择相同形状的饰品，一般采用中等规格的尺寸即可。 (3)选择好饰品后，秘书可以配一些比较有新意的装饰品，比如小雕塑、手工烟灰缸等，在细节上与装饰品相呼应。 (4)在摆设办公饰品时，应选择进门视线的第一落点，这样才能避免视觉上的苍白感。 (5)还可以把装饰品摆设在办公室的角落，因为角落装饰画对空间的要求不严格，不对称美可以增加布局的情趣，室内也不会有拘束感，能够给人一种舒
11、适的感觉。,任务一 创设优美的办公环境,(四)字画 (1)位置的选择。秘书可以把字画挂在引人注目的墙面开阔处，如迎门主墙面、写字台等处，而不适合把字画挂在办公室的角落及阴影处。 (2)在向阳的办公室挂字画时，图画应挂在室内与窗户成90角的右侧墙壁上。这样的自然光源与画面上的光源方向相呼应，容易和谐一致。 (3)为便于欣赏，秘书在选择字画时，一般应选择距地面两米左右的高度为宜，不要过高或过低，也不要参差交错。 (4)秘书不应在办公室挂数量太多的字画，因为如果办公室字画数量较多，会使人眼花缭乱，同时产生压抑感。 任务实施,任务一 创设优美的办公环境,现在让我们一起来解决“任务描述”中的问题： (1
12、)秘书王琳重新布置许总和自己的办公室要遵循以下三项原则： 1)协调、舒适。 2)利于沟通。 3)便于监督。 (2)秘书布置办公室的具体方法如下： 1)采用一大间办公室，在光线、通风、监督、沟通等方面，比采用同样大小的若干间办公室好。 2)使用同样大小的办公桌，不仅能增进美观，还有利于员工产生相互间的平等感。 3)同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。 4)尽量把接待室设在入口处，使来客不干扰其他部门。,任务一 创设优美的办公环境,5)把公告板设在不致引起员工分散精力或造成拥挤的地方。 6)应预留充分的空间，以备最大工作负荷时的需要。 7)主管座位应设在员工座位的后方，便于主管观察工
13、作地点发生的任何事情。 8)自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。 9)装设充足的电源插座，供办公室设备之用。 10)常用的设备与档案应设在使用者附近，一定不要把所有的档案都依墙而放，而应背对背放置。 11)书架应靠墙摆放，这样比较安全。,任务一 创设优美的办公环境,(3)秘书要做好办公室的清洁工作，地面要保持清洁，水泥地面要常清扫、擦洗，地毡要定期除尘，以免滋生寄生虫、尘螨。窗户要经常打开换气。办公室中不宜堆放积压物品。要做到窗明几净，窗玻璃应该经常擦洗，书架的玻璃门要保持洁净、透明。 (4)秘书做好办公桌的修饰。 (5)安排好办公室的视觉环境。 1)有效地使用颜色，营造一定程度的视觉冲击效果
14、。 2)地面覆盖物的颜色及类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证形成一个统一、和谐的环境。 3)光亮宜遵循以下原则设计： 减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；,任务一 创设优美的办公环境, 窗上宜装半透明玻璃，避免直接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或左侧射入； 办公室宜多用几只光度较弱的灯，以取代一只光度较强的灯，使光线匀散而非集束。 (6)对办公室的空气环境进行控制。 1)温度。 2)湿度。 3)空气流通。 4)空气的净化。 课外训练 公司迁至新的商务写字楼，你作为董事长秘书，需要对公司各个办公室的布局及装饰重新布置，请列出你的布置
15、计划。,任务二 创设办公室平和的情绪环境,学习目标 学会控制、纾解情绪；学会面对非理性上司、非理性同事、非理性客户。 任务描述 任务描述,任务二 创设办公室平和的情绪环境,全球经济不景气，以外贸出口为主的服饰公司，这个月的订单忽然少了很多。欧总情绪不佳，秘书米莉做事更谨慎了。今天是周一，一周最繁忙的日子。十点三刻，欧总打电话，要米莉立刻送一份北欧客户的资料到他办公室。放下电话，米莉赶紧从电脑里调出文档准备打印，搜索了好几遍，没找到，这才忽然想起电脑中病毒，那份文档已被损坏，当时自己还准备从设计部总监那里再拷贝一份，后来事情多就给忘了。米莉赶忙给总监办公室打电话，无人应答。米莉急了，欧总又打电话
16、了：“怎么搞的，这么慢？”米莉赶紧说：“您稍等，钟总监那里的资料更详细，我马上差人去拿。”放下电话叫文员吴嫣，吴嫣这会儿不知道去哪里了。,任务二 创设办公室平和的情绪环境,米莉心里立刻就冒火了，烦人！关键时刻总是找不到人影！打吴嫣手机，手机在办公桌上响了，米莉更火了，自己已经提醒吴嫣多次，不在办公室的时候要带上手机，没办法，只好自己立刻去9楼设计部了。刚到9楼，见钟总监正准备进电梯，米莉赶忙请他稍留步，回办公室让自己拷贝一份文件。拷贝完，又急匆匆回14楼办公室，匆忙打印一份出来送给欧总。欧总喜欢手脚麻利的员工，此时脸色很不好看。回到办公室，米莉见吴嫣边喝咖啡边翻阅服饰杂志。米莉忍不住说：“吴小姐还是蛮清闲的嘛，有事情的时候怎么总找不到你呢？”假设你是文员吴嫣，该怎么面对情绪不佳的秘书米莉才算有礼貌？ 相关知识 一、秘书如何保持良好情绪,任务二 创设办公室平和的情绪环境,1.了解自己的情绪 2.妥善管理情绪 3.将心比心，体谅他人 4.培养社交技巧 二、秘书纾解情绪的恰当方法 1.了解自己的情绪 2.适当表达自己的情绪 3.以合适的方式纾解情绪 任务实施,任务二
