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1、2.1 Access的功能和特点 2.2 Access 2003的启动与退出 2.3 Access 2003的工作环境 2.4 Access帮助系统的用法 2.5 Access选项设置,2.1.1 Access 2003的特点 Access的最新版本是Access 2003，它是Office 2003的组件之一。Access具有以下特点： (1) 使用简单。Access 2003表设计器、查询设计器等可视化设计工具，使用户基本不用编写任何代码，通过可视化操作，就可以完成数据库的大部分管理工作。 (2) 提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导，利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据
2、库应用系统。,2.1 Access的功能和特点,(3) Access 2003是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库互接(ODBC)标准，通过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连，还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具，这样可以使高级用户开发功能更为复杂的完美的应用程序。 (4) 支持Web功能的信息共享。用户可快捷方便地创建数据访问页，并通过数据HTML页，将数据库应用扩展到企业内部网络Intranet上，实现信息共享，并可以通过Access 2003直接发布到Web中去，Access可在数据库中创建超链接，通过单击文档中的超链接很容易地将数据库定位
3、到浏览器中，将桌面的数据库的功能和网站的功能结合在一起，并将用户链接到本地或其他Web站点上的有关文本或一个E-mail地址。,(5) 用于信息管理的强大解决方案工具。高级用户和开发人员可以创建那些将Access界面(客户端)的易用性和SQL服务器的可扩展性和可靠性结合在一起的解决方案。 (6) 具有完备的数据库窗口。Access可以容纳并显示多种数据操作对象，增强了易用性，并与Office软件包中其他应用软件的统一界面保持一致。 (7) Access 2003的主要缺点是：安全性比较低，多用户特性比较弱，处理大量数据时效率比较低，仅适用于单机环境。,2.1.2 Access 2003的新增功
4、能 1. 提供名称自动更正功能 自Access 2000开始，Access可以自动解决当用户重新命名数据库对象时出现的常见负面效应。例如，当用户重命名表中的字段时，Access将自动在诸如查询的相关对象中进行相应的更改。 2. 具有子数据表功能 自Access 2000版本开始，Access可以支持的子数据表功能可以使若干相关链的数据表显示在同一窗口中，提供了一种嵌套式视图，这样就可以在同一窗口中专注于某些特定的数据并对其进行编辑。,3. 可以采用拖放的方式与Excel共享信息 用户只需简单地将Access对象(表、查询等)从数据库容器拖放至Microsoft Excel电子表中，即可从Mic
5、rosoft Access中将数据导出到Microsoft Excel，从而方便了这两个Office软件交换数据的操作。,4. 共享组件的集成 Access利用新的Office Web组件和位于浏览器中的COM 控件，为用户提供了多种查看和分析数据的方式。 5. Microsoft SQL Server交互性 Microsoft Access支持OLE DB，使用户可以将Access界面的易用性与诸如Microsoft SQL Server的后端企业数据库的可升级性相结合。,2.2.1 Access 2003的启动 启动Access 2003有多种方法，常用的方法有3种：使用【开始】菜单、快捷
6、方式和已有的Access 2003文档。 1. 使用【开始】菜单启动Access 2003 使用开始菜单启动Access 2003的操作方法：单击Windows桌面左下角的【开始】按钮，将光标移到【程序】命令上，在出现的下一级菜单中将光标移到【Microsoft Office】上，在出现的下一级菜单上单击【Microsoft Office Access 2003】命令(本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述：单击【开始】【程序】【Microsoft Office】【Microsoft Office Access 2003】菜单命令)，如图2-1所示。,2.2 Access 2003的启动
7、与退出,图2-1 Microsoft Office Access 菜单,经过上述操作，就可以启动Access 2003，刚启动的Access 2003窗口如图2-2所示，有关此窗口的介绍，将在3.2节中进行。 从图2-2中可以看出，在Access 2003启动的同时并没有一个新的数据库建成，这是因为在Access 2003建立什么样的数据库要由用户确定。,图2-2 Access窗口,2. 使用快捷方式启动Access 2003的方法 (1) 创建快捷方式图标：单击【开始】按钮，选择【程序】选项，将鼠标移到【Microsoft Office】上，然后将鼠标指向【Microsoft Access】
8、命令，按住Ctrl键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access 2003的快捷方式图标。Access 2003的快捷方式图标如图2-3所示。 (2) 在Windows桌面上双击快捷方式图标就可以启动Access 2003。,图2-3 Access 快捷方式图标,3. 使用已有的文档启动Access 2003 如果进入Access 2003是为了打开一个已有的数据库，那么使用已有文档启动Access 2003是很方便的。使用这种方法启动Access 2003也有多种方式。 (1) 在 “我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击要打开的数据库可启动Access 2003。如果Access 2
9、003还没有运行，它将启动Access 2003，同时打开这个数据库；如果Access 2003已经运行，它将打开这个数据库，并激活Access 2003。 (2) 单击启动了的Access 2003的【文件】【打开】命令，如图2-4所示，调出“打开”对话框，如图2-5所示，在“查找范围”中选择盘符和文件夹，然后选择要打开的文档，单击【打开】按钮，打开相应的数据库窗口。,图2-4 【打开】菜单,图2-5 “打开”对话框,2.2.2 Access 2003的退出 在Access 2003中编辑完所需要的内容，或者需要为其他应用程序释放一些内存时，就可以退出应用程序，退出Access 2003的方
10、法有多种，下面介绍其中的几种。 1. 使用菜单命令退出 单击菜单栏中的【文件】【退出】菜单命令，就可以退出Access 2003，如图2-6所示，如果在退出时，正在编辑的数据库对象没有保存，则会弹出一个提示保存对话框，提示用户是否保存对当前数据库对象的更改，如图2-7所示，这时可根据需要选择【保存】、【不保存】或【取消】退出操作。,图2-6 退出菜单,图2-7 提示对话框,2. 使用系统控制菜单退出 (1) 单击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，在系统弹出的系统控制菜单中单击【关闭】命令。 (2) 双击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，可以直接退出Access 2003。 3. 其他关闭的
11、方法 (1) 使用【关闭】按钮退出：单击标题栏右上角的【关闭】按钮即可退出。 (2) 使用快捷键退出Access 2003：在键盘上同时按下Alt+F4快捷键即可退出。,2.3.1 标题栏 标题栏由6部分组成，从左到右分别为系统控制菜单、应用程序名、Access 2003数据库文件名、【最小化】按钮、【最大化/还原】按钮和【关闭】按钮，如图2-8所示。,2.3 Access 2003的工作环境,图2-8 标题栏,(1) 【系统控制菜单】按钮：单击【系统控制菜单】按钮，可打开系统控制菜单，利用此菜单可对系统窗口进行操作，如改变系统窗口的大小、移动系统窗口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。 (2)
12、应用程序名：指明当前窗口是Microsoft Access软件窗口。 (3) Access数据库文件名：标明当前Access数据库文件名称。只有当数据库窗口最大化时，才会出现这一项，否则数据库的文件名出现在数据库窗口中。,(4) 【最小化】按钮：单击【最小化】按钮，可将Microsoft Access软件窗口缩小为图标，并放置在Windows的任务栏中。在任务栏上单击Access 2003系统窗口图标，可恢复Access 2003系统窗口。 (5) 【最大化/还原】按钮：当此按钮为【最大化】按钮时，单击它将使Access 2003软件窗口变为最大化窗口，即窗口充满整个屏幕；当此按钮为【还原】按
13、钮时，单击它将使Access 2003软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小。 (6) 【关闭】按钮：单击【关闭】按钮，将关闭Access 2003软件窗口，如果文件修改后没有保存过，则在关闭Access 2003软件窗口前，系统会提示是否保存修改过的数据库文件。,2.3.2 菜单栏 菜单栏中包括【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【工具】、【窗口】和【帮助】等7个菜单，如图2-9所示，单击任意一个菜单，都会弹出一组相关性的操作命令，用户可以根据需要选择相应的命令完成操作。这7个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到，这里先介绍它们的特点。,图2-9 菜单栏,Access 2003的菜单与
14、其他Windows软件的菜单形式相同，都遵从以下约定： (1) 菜单中的菜单项名字是深色时，表示当前可使用；是浅色时，表示当前还不能使用。 (2) 如果菜单名后边有省略号()，则表示单击该菜单命令后，会弹出一个对话框，要求选定执行该菜单命令的有关选项。,(3) 如果菜单名后边有黑三角标记( )，则表示该菜单命令有下一级子菜单，单击该标记将给出进一步的选项。 (4) 如果菜单名左边有选择标记( 或 )，则表示该选项已设定，如果要删除标记(不选定该项)，可再次单击该菜单选择标记。 表示复选， 表示单选。 (5) 菜单命令名称右边的组合按键，表示执行该菜单命令的对应快捷键，按下快捷键可以在不打开菜单
15、的情况下直接执行菜单命令。,Access 2003菜单除了与Windows菜单有相同的约定外，还与其他Office成员一样，可以根据用户的使用习惯智能地显示个性化的菜单。在打开一个菜单时，所看到的只是常用功能项，如图2-10所示。如果想要看到全部菜单，则可以将鼠标在主菜单名称(或菜单最下方的标志)处停留稍长时间，或者单击菜单最下方的标志即可展开整个菜单。展开后的菜单如图2-11所示。,图2-10 个性化菜单,图2-11 全部菜单,2.3.3 工具栏 一般常用的菜单命令都有工具栏按钮，单击工具栏上的按钮，可以直接实现相应的功能。 1. 工具栏简介 Access 2003的工具栏很多，随着所打开对
16、象的不同出现的工具栏也不同。打开一个数据库时的工具栏如图2-12所示，打开表对象时的工具栏如图2-13所示。,在工具栏上，很多按钮的右边都有一个向下的箭头符号，表示这个按钮下面有一组按钮可供选择，直接单击该按钮时，使用的是上一次使用过的按钮，如果要更换按钮则应单击向下箭头符号，调出其下拉列表，从中选择所需要的按钮。 例如，单击图2-14所示工具栏中【分析】按钮右边的向下箭头符号，按钮的下面会出现一个菜单，可以选择其中的一个命令。当用户使用过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的向下箭头按钮就被刚刚使用过的那个命令替换。这样下次使用这个命令的时候，直接单击按钮就可以了。,图2-14 分析组内的按钮,2. 显示/隐藏工具栏 除了启动Access 2003默认的工具栏，Access 2003中还有其他工具栏。这些工具栏一般是处于隐藏状态以节省屏幕上的空间，在需要时可以将其打开。显示/隐藏Access 2003的其他工具栏的方法有多种，下面介绍其中的几种。 (1) 单击【视图】【工
