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1、ACCESS数据库基础,作者：陈恭和,责任编辑：邹小宁 出版日期：2008年9月 IDPN：308-2008-001 课件章数：12,第12章 综合开发示例,【本章主要】 确定问题和确定系统功能 数据分析，建立表、表之间的关系 建立数据库、表、窗体、查询，实现系统功能,12.1 人事管理系统功能说明 12.1.1 问题的提出 某单位原来采用Excel管理职工的人事情况，它记录了当前的职工情况和发放工资情况。每次工资变动，只是简单地改变当前工资数据，因此无法了解职工工资的变化情况；职工职务变化的管理也存在同样问题，即没有记录职工职务变动情况；另一个问题是在处理职工的退休和调离情况时，只是将他们的
2、记录从职工表删除，因而无法了解这些职工的历史情况。 因此该单位需要一个新的管理系统，替换原有的程序，同时希望新系统能尽快投入使用。,12.1.2 新系统的主要功能 本章将借助Access软件开发一个人事管理系统，这个系统将能够解决如下问题： 查询单位人事记录； 添加新职工； 记录每位职工的工资变动情况； 记录每位职工的职务变动情况； 生成退休职工表； 生成调出职工表。 另外，需要将Excel文件中的职工基本情况数据导入到Access数据库中。,12.2 数据库设计 人事管理系统的功能是设计数据库依据，重点考虑表的功能、属性和与其它表的关系。这是建立信息系统的基础，需要认真分析和设计。 12.2
3、.1 建立表 首先，为了开发的人事管理系统，在Access中创建一个“人事数据库”，数据库将包括以下数据表： 基本情况 工资变动 部门 职务 退休人员 离职人员 临时,12.2.2 建立表之间的关系 创建表以后，下面工作就是建立表之间的关系。通过工具栏中的按钮，可以打开关系视图窗口，显示和修改数据库的各表之间的关系（参见第3章）。在本例中，用于建立关联的字段和它们各自对应的表如下： 通过“人员编号”字段，建立“基本情况”表和“工资变动”表的一对多的关系，“基本情况”表是关系“一”的一方。 通过“职务”字段，建立“职务”表和“基本情况”表的一对多的关系，其中“职务”表是关系“一”的一方。 通过“
4、部门名称”字段，建立“部门”表和“基本情况”表的一对多的关系，其中“部门”表是关系“一”的一方。,表之间的关系,12.2.3 导入数据 利用Access的数据导入功能，将原有的Excel文件形式的职工信息导入到职工“基本情况”表中。可以使用直接或间接的方式导入数据。 直接导入：将Excel文件中的数据直接存放到“基本情况”表。 间接导入：将Excel文件中的数据先存放到一个临时表中，在临时表中对数据进行必要的修改，然后再将数据从临时表导入“基本情况”表。 练习12-1 1根据表12.1至表12.5的要求，建立表。 2设计并建立“调出人员”表，用来保存调出人员。 3设计并建立“调动情况”表，用来
5、记录员工部门变动和职务变动情况。,12.3 查询设计 12.3.1 在职人员信息 在职人员信息：查询所有人的基本情况信息、工资变动情况。 12.3.2 按职务增减工资 按照选择的职务，在“基本情况”表中查询到相关记录后，更新“基本情况”表的工资字段内容，并将工资变动情况追加到“工资变动”表。,12.3.3 处理退休情况 按照年龄范围查询，条件是尚未退休而年龄是60岁以上的男士或者55岁以上的女士，将查找到的人员基本信息记录追加到“退休”表，并更新“基本情况”表中相关字段。 12.3.4 按人员编号查询 “按人员编号查询”是一个选择查询，以输入的“人员编号”为条件查找记录，其目的是确认员工是否离
6、职，确认离职后，将其基本信息记录追加到“离职”表，并从“基本情况”表中删除这名员工的记录。,12.3.5统计在职人员各部门职务分布情况 这个查询统计各部门职务分布情况，是一个交叉表查询，数据源是 “基本情况”表，将查询的命名为“部门职务交叉表”。计划建立的查询结果之行标题是“部门”、列标题是“职务”，交叉处是“人员编号”，统计函数是计数函数。 12.3.6 追加新职员 将录入的新职员记录写入“临时”表，如果确认需要增加这些记录到“基本情况”表和“工资变动”表，通过追加查询将新记录分别追加到两个表中。另外。在退出本查询前，将“临时”表清空。,12.4 窗体设计 设计人事数据库的窗体的目的，是希望
7、通过窗体将使用系统的方法简单实用化。因此，可以设计一个主菜单窗体，并通过自动启动，每次在打开数据库时将自动打开主窗体。主窗体包括以下六个主要选项： 人员信息； 工资变动； 人员变动； 统计信息； 退出系统； 退出Access。,要实现这六个功能，首先在窗体上创建六个命令按钮，将运行窗体或报表的宏链接到命令按钮上，显示“开始”主窗体设计视图（图12.13）。,图12.13 “开始”主窗体,12.5 报表设计 单击“人员信息查询”窗体上的“打印”按钮将运行“基本信息报表”报表。 报表主要解决打印输出问题，报表“基本信息报表”以“基本情况”表为数据源建立的，显示数据表中所有人员信息清单，报表使用“基
8、本情况”表的每一个字段。,12.6 建立宏 根据数据库系统实际需要，建立相应的宏。 12.6.1 建立“打开录入窗体”宏 “打开录入窗体”宏由“人员信息查询”窗体中的“录入新员工”命令按钮触发。 12.6.2 建立“统计信息”宏 “打开统计信息”宏由“主窗体”中“统计信息”命令按钮触发。,12.6.3 建立“退休”宏 “退休”宏实现自动执行这两个查询。它由“人员变动窗体”的“员工退休”单选钮触发。 12.6.4 设计“增减工资”宏 在12.3.2节指出退休处理通过二个查询来完成，要通过两个查询来完成，第一个查询按照职务查询“基本情况”表，给满足条件的人员增减工资；第二个查询将工资变动记录追加到
9、“工资变动”表。前者使用更新查询，后者使用追加查询。,12.6.5 设计“显示文本”宏 利用“显示文本”宏在“人员变动窗体”中，当单击“员工离职”按钮时，显示事先隐藏的 “人员编号”文本框和 “处理离职人员记录” 命令按钮。 12.6.6 设计“新员工记录”宏 在“新员工录入窗体“中单击“保存新记录”按钮，将要执行“新员工记录”宏，它包括执行三个查询，“追加新员工记录”、“追加新员工变动工资”和“删除临时表记录”。,12.6.7 建立“关闭系统”宏 这个宏作用是在主窗体中单击“关闭系统”按钮时，将正在运行的系统关闭，但不关闭数据库。 12.6.8 建立“关闭人员信息”宏 这个宏的作用是在查询人
10、员信息之后，单击“关闭”按钮时，关闭“人员信息”窗体，打开“主窗体”。 12.6.9 建立“关闭Access” 宏 这个宏的作用是在主窗体中单击“关闭Access”按钮时，将正在使用的系统和数据库一同关闭。,12.7 连接窗体与参数查询 宏OpenQuery操作会打开一个查询，如果使用参数查询，例如，“按职务更新工资”查询，按照职务更新“基本情况”表，要在窗体中输入职务和工资增减额度。 在“按职务增减工资窗体”中，设置了两个对象txtTitle和txtSalary分别用于输入“职务”和“增减工资额”，将这两个对象的内容传递给查询，代替查询的参数值。,12.8 VBA过程-检测进入系统密码 使用一个简单窗体（图12.45），在进入数据库系统前，检测密码，假定密码为uibepw，输入正确，方可进入系统。,图12.45 检测密码窗体,12.9 系统设置 将“进入系统”设置为启动窗体 设置查询选项,小结 在本章中，讲述一个比较完整的案例的开发过程。从安排案例基本功能开始，详细介绍了表和表中字段的设计，各种查询方法和条件的使用，各种窗体的设计以及报表设计，以及相关的VBA和宏的建立。 读者可以通过完成本章的例题和练习，并多实践、多总结经验，就可以不断提高使用Access系统的水平，体会Access带给你的快乐。,
