《Access数据库基础与应用 项目式 工业和信息化高职高专“十二五”规划教材立项项目 教学课件 ppt 作者 赖利君 工作任务2 创建和管理数据表》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Access数据库基础与应用 项目式 工业和信息化高职高专“十二五”规划教材立项项目 教学课件 ppt 作者 赖利君 工作任务2 创建和管理数据表（109页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、工作任务2 创建和管理数据表,2.1 任务描述 表是数据库中存储数据的对象，Access允许一个数据库中包含多个表。,在本任务中，我们将在“商品管理系统”中创建“商品”、“类别”和“供应商”3个数据表，实现对商品类别的建立与维护、商品基本信息的管理以及供货商信息的管理。 本任务中包括数据的输入、删除、修改、筛选等操作。,2.2 业务咨询,2.2.1 Access数据库对象 Access数据库中有表、查询、窗体、报表、页、宏和模块7种对象，用户可以 在数据库中创建所需的对象，每一种数据库对象将实现不同的数据库功能。,1表,表是数据库中用来存储数据的对象，它是整个数据库系统的数据源，也是数 据库其
2、他对象的基础。,2查询,查询也是一个“表”，它是以表为 基础数据源的“虚表”。 查询可以作为表加工处理后的结果，也可以作为数据库其他对象的数据来源。,3窗体,窗体是Access的工作窗口。 在数据库操作的过程中，窗体是无时不在的数据库对象。 窗体可以用来控制数据库应用系统流程，可以接收用户信息，也可以完成数据表或查询中数据的输入、编辑、删除等操作。,4报表,报表是数据库中数据输出的另一种形式。 它不仅可以将数据库中的数据分析和处理后的结果通过打印机输出，还可以对要输出的数据完成分类小计以及分组汇总等操作。 在数据库管理系统中，使用报表会使数据处理的结果多样化。,5页,页就是数据访问页，是一种特
3、殊的数据库对象。 它可以实现Internet与用户数据库中数据的相互访问。,6宏,宏是数据库中的另一个特殊的数据库对象，它是一个或多个操作命令的集合，其中每个命令用于实现一个特定的操作。,7模块,模块是由VB程序设计语言编写的程序集合或一个函数过程。 它通过嵌入在Access中的VB程序设计语言编辑器和编译器实现与Access的结合。,2.2.2 表的概念,1表 一个数据库包括一个或多个表。 表是以行和列的形式组织起来的数据的集合。 数据库中可能有许多表，每个表说明一个特定的主题。,例如，可能有一个有关商品信息的名为“商品”的表，它是用来存储关于所有商品的相关特征的。,2数据在表中的组织方式,
4、表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式，由列和行的交叉点作为数据存储的单位，也就是具体的特征值。,3表的约定,每个表有一个表名。 表名可以是包含字母、汉字、数字和除了句号以外的特殊字符、感叹号、重音符号或方括号的任何组合。 例如，XSDA、XJGL_班级、XJGL_班级2等都是合法的表名。 一个数据库中不能有重名的表。,一个二维表可以由多列组成，每一列有一个名称，且每列存放的数据的类型相同。 一个表中不能有重名的字段。,一个二维表由多行组成，每一行都包含完全相同的列，表的每一行称为一条记录，每条记录包含完全相同的字段。,一个表由两部分组成，即表的结构和表的数据。 表的结构由字段的定
5、义确定，表的数据按表结构的规定有序地存放在这些由字段搭建好的表中。,2.2.3 表的结构,要创建一个表，一般需要先定义表结构，再输入记录。 只有定义了合理的表结构，才能在表中存储合适的数据内容。 表中各字段的定义决定了表的结构。 字段的定义主要包括以下内容。,1字段名称,字段是表的基本存储单元，为字段命名可以方便用户使用和识别字段。 字段名称在表中应是唯一的，最好使用便于理解的字段名称。,字段名称应遵循以下命名规则。 （1）字段名称的长度不能超过64个字符（包含空格）。,（2）字段名称可以是包含字母、数字、空格和特殊字符（除句号、感叹号和方括号）的任意组合。,（3）字段名称不能以空格开头。 （
6、4）字段名称不能包含控制字符（即从 031的ASCII）。,2数据类型,数据类型指定了在该字段中存储的数据的类型，不同的类型所能容纳的默认值和允许值是不同的。 Access提供了文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导等数据类型，以满足数据的不同用途。,（1）文本型,文本型字段可以存放字母、汉字、符号和数字。 例如，姓名、籍贯、编号、名称等字段类型都可以定义为文本型。 另外，不需要计算的数字（如身份证号码及电话号码）通常也存放在文本型字段中。,文本型字段的主要字段属性为“字段大小”，字段大小的范围为1255个字符，默认为50个字符。 在Access中，
7、一个汉字、一个英文字母都称为一个字符。,（2）备注型,备注数据类型可以存放长文本，或文本和数字的组合，最多存储65 536个字符。 常用备注型字段来存放较长的文本。,（3）数字型,数字型字段用于存放需要进行数学计算的数值数据。 例如，长度、重量、人数、分数等。,数字型字段的主要属性是“字段大小”，Access为了提高存储效率和运行速度，把数字型字段按大小进行了细分，数字型字段的字段大小分为字节、整型、长整型、单精度型、双精度型等类型，默认字段大小为长整型。,（4）日期/时间型,日期/时间型字段用于存放日期和时间。 Access的日期/时间型字段的存储空间默认为8个字节。,（5）货币型,货币型字
8、段用于存放金额类数据，Access的货币型字段的存储空间默认为 8个字节，在数据前显示一个货币符号。,（6）自动编号,若将表中某一字段的数据类型设为了自动编号型，则当向表中添加一条新记录时，将由Access自动产生一个唯一的顺序号并存入该字段。,这个顺序号的产生方式有两种，一种是递增，每次加1，第一条记录的自动编号字段的值为1，另一种产生方式为随机数，每增加一条记录则产生一个随机长整型数。,自动编号的存储空间为4个字节，其字段大小为长整型，“自动编号”字段不能更新。 一个表只能有一个自动编号字段。,（7）是/否型,用于只可能是两个值中的一个（如“是/ 否”、“真/假”、“开/关”）的数据。 不
9、允许为Null值，其存储空间默认为1位。,对于是/否型数据，Access一般用复选框显示，其主要的字段属性是显示控件，其默认值为“是”，用“”表示“是”，用空白表示“否”。,（8）OLE对象,对于照片、图形等数据，Access使用OLE对象数据类型进行处理。 其实，不仅仅是照片，Excel电子表格、Word文档、图形、声音或其他二进制数据都可以用OLE对象处理，甚至一个Access数据库也可以放入OLE对象字段中。,字段数据的大小仅受磁盘可用空间的限制，最多存储1 GB。 OLE对象字段类型也支持bmp、gif、jpeg、tif、png、pcd、pcx等数据格式。,（9）超链接,该类型的字段中
10、存放的数据是超链接地址，是以文本形式存储并用作超链接的地址。 超链接地址是指向对象、文档或Web页面等目标的一个路径。,超链接地址可以是URL（Internet 或Intranet站点的地址）或UNC网络路 径（局域网中的文件的地址）。 超链接地址也可以包含更具体的地 址信息（如Access数据库对象、Word书 签或地址所指的Excel单元格范围）。 当单击超链接时，Web浏览器或 Access就使用该超链接地址跳转到指定 的目的地。,（10）查阅向导,如果某个字段的取值来源于一个有限的集合（例如，性别字段只能从“男”、“女”两个值中取一个，或者输入商品表中的类别编号字段时，可由类别表中的类
11、别编号字段作为来源），则可以使用组合框选择来自值列表或其他表的值。,3说明,用户可以将设计某字段时要注意或强调的说明文字放于“说明”中，这样可以起到提醒、解释和强调的作用。,4字段属性,每种类型的字段都具备有多种属性，如字段大小、格式、输入掩码、标题、默认值、有效性规则、索引等。,（1）字段大小,控制字段中存储数据的字符个数或字节数，不同的数据类型需要做不同的考虑。,（2）格式,使用“格式”属性可按统一的格式显示数据。 例如，将“日期/时间”字段的“格式”属性设置为“中日期”格式，则所有输入的日期都将以12-1-99的形式显示。,如果某个数据库用户以01/12/99（或任何其他有效的日期格式）
12、输入日期，那么在保存记录时，Microsoft Access将把显示格式转换为“中日期”格式。,（3）输入掩码,“输入掩码”属性的意义。 输入掩码用于设置字段（在表和查询中）、文本框以及组合框（在窗体中）中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。,“输入掩码”属性集由字面字符（如空格、点、点画线和括号）和决定数值类型的特殊字符组成。 输入掩码主要用于文本型、日期/时间型、货币型和数字型字段。, 有效的输入掩码字符。 Microsoft Access按照如表1.2所示的 字符转译“输入掩码”属性定义的字符。 若要定义字面字符，则输入该表以外的其他字符，包括空格和符号。 若要将下列字符中的某
13、一个定义为字面字符，则在字符前面加反斜线（）。,（4）标题,在定义表结构的过程中，并不要求表中的字段必须为汉字，也可以使用简单的符号（如英文字母等），以便于以后编写程序（使用简单）。 但在表的显示过程中识读不便，显示时通常需要用汉字，这时我们可以使用“标题”属性来为英文字段指定汉字别名。,（5）默认值,默认值是向表中插入新记录时，即使不输入，字段也会自动产生的默认取值。,（6）有效性规则和有效性文本,有效性规则用于限定输入到当前字段中的数据必须满足一定的简单条件，以保证数据的正确性。 有效性文本是当输入的数据不满足该有效性规则时系统出现的提示。,（7）必填字段和允许空字符串,输入数据时，这两个
14、属性控制字段是否必须填入内容，是否能为空值以及是否允许空字符串作为一个内容填入。,（8）索引,使用索引有助于将记录分类，从而提高查找记录的效率。,5主键,每个表都应该包含一个或一组这样的字段：这些字段是表中所存储的每一条记录的唯一标识，该信息即被称作表的主键。 指定了表的主键之后，Access将阻止在主键字段中输入重复值或Null值。,在Microsoft Access中可以定义3种主键，分别为“自动编号”主键、单字段主键和多字段主键。,2.3 任务实施,2.3.1 打开数据库 （1）启动Access，单击工具栏上的【打开】 按钮 ，弹出“打开”对话框。 （2）在“打开”对话框中的“查找范围”
15、下 拉列表中选定“D:数据库”文件夹，然后 选定要打开的数据库文件“商品管理系统”。,（3）单击【打开】按钮，出现如图1.14所示的“安全警告”对话框。单击【打开】按钮后，将打开创建的“商品管理系统”数据库。,2.3.2 创建“供应商”表,Access提供了多种创建数据表的方法，分别为使用设计器、使用向导、通过输入数据创建表、导入表以及链接表等。 这里，我们将采用通过输入数据创建表的方式来创建如图1.16所示的“供应商”信息表。,（1）打开数据表视图。 （2）修改字段名。 （3）保存为“供应商”表。,（4）单击【确定】按钮，弹出创建主键提示对话框。这里单击【是】按钮，系统将自动添加一个类型为“
16、自动编号”的“编号”字段，且将其设置为主键。,（5）按如图1.16所示的表中的信息输入 “供应商”表中的所有记录。 （6）关闭表，表中的记录将自动保存。,2.3.3 创建“类别”表,使用“导入表”的方式，可以通过引入一个已有的外部表到本数据库中来快速创建新表。 外部数据源可以是Access数据库和 其他格式的数据库中的数据，如XML、HTML等。 这是一种常用的将已有表格转换为Access数据库中表对象的方法。,这里，我们将建好的Excel数据表 “类别”导入“商品管理系统”数据库 中，从而创建“类别”表。,1查看已有的Excel数据表“类别”,打开“D:数据库”中已建好的Excel “类别”工作簿中的“类别”工作表，查 看内容无误后，关闭该表。,2打开数据库,打开“D:数据库”中需要导入数据的数据库“商品管理系统”。,3导入文件,（1）选择【文件】【获取外部数据】【导入】命令，弹出 “导入”对话框。确定要导入文件的位置“D:数据库”，文件类型为“Microsoft Excel”，要导入的文件为“类别.xls”。,（2）
