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1、第五章 文书撰拟与公文处理,学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能熟知通用文书、专用文书、涉外商务文书的有关知识点。 技能目标： 通过训练，能掌握文书撰拟、公文处理的技能，包括收文处理和发文处理的技能。,案例导入,金川市211路公共汽车将于2000年12月5日前，在全线实现更换新车（新车车型为XX型黄海客车），实行无人售票服务；另新增同型号公交车10台，延长线路3公里。新车上线后，金川市客运集团公司要将1988年制定的现票价：0.50元(起始价)1.00元(第7站起至终点站)，调整为全程票价一率1.00元。为此，该公司向上级主管部门金川市交通局上报一份有关要求调整票价问题的材料。金川市交通
2、局又与市物价局协商，市物价局同意了市交通局的调价意见，211路公共汽车票价如期调整。,案例简析,上述案例中的文书撰拟任务，包括三项：一项是金川市客运集团公司向上级主管部门金川市交通局上报一份有关要求调整票价问题的材料，即要撰拟一份请示；二是金川市交通局又与市物价局协商，即要撰拟一份函；三是市物价局同意了市交通局的调价意见，即也要撰拟一份函。 请示和函都是行政文书。行政文书是机关、团体、企事业单位依法行政，用来处理公务的通用文书。当然，通用文书除了包括行政文书外，还包括事务文书。和通用文书相对的是专用文书，这类文书是具有专门职能的机关、团体、企事业单位使用的。中国加入世贸组织后，一些社会组织自然
3、会用到涉外商务文书。文书工作除了文书撰拟外，还有公文处理的任务。,第一节 通用文书,文书是个人、组织、国家在社会实践活动中，从一定的目的出发，逐渐形成具有相对规范格式、用以处理各种事务、沟通各种关系的文字材料。文书从使用主体和适用范围的角度划分，有私人文书和公务文书。秘书在工作中使用的文书主要是公务文书。公务文书简称公文。公务文书具有政治性、权威性、规范性。 文书工作是指文书的撰写、制发、处理、管理等一系列程序性工作。文书工作具有有序性、操作性、确定性的特点。文书工作要求准确、集中、高效。 文书工作是秘书的一项经常性的基本业务工作。作为秘书，应该熟悉和掌握文书工作，主要是文书撰拟与公文处理的有
4、关知识和技能，尽职尽责地把文书工作做好，以提高秘书工作的质量和效益。,通用文书泛指通行于机关、团体、企事业单位，用来处理行政工作、办理事务的应用文书。通用文书主要包括行政公务文书和事务文书两大部分。 一、行政公务文书 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 行政公文的主体虽然狭义上是指行政机关，但是广义的行政公文的主体包括机关、团体、企事业单位。 撰拟行政公文，首先要明确行政公文的种类和特点，然后根据行文目的和行文功能选择确定文种，按照行政公文的规范体式撰拟文稿。撰拟行政公文的程序如下：,（一）行政公文的种类 从不同的角度划分
5、，行政公文有不同的种类： 第一，国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定：我国现行的行政公文有13种，分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 第二，从行文关系、行文方向的角度划分，行政公文有三类：下行文、上行文、平行文。命令、决定、公告、通告、通知、通报和批复属于下行文；议案、报告、请示属于上行文；函是典型的平行文；而意见和会议纪要下行、上行、平行都可以。,（二）行政公文各文种的行文功能 1命令 命令的行文功能是：公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2决定 决定的行文功能是：对重要事项或者重
6、大行动做出安排；奖惩有关单位及个人；变更或者撤销下级机关不适当的决定。 3公告 公告的行文功能是：向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4通告 通告的行文功能：公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5通知 通知的行文功能是：批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达事项；任免人员。 6通报 通报的行文功能是：表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况。,7议案 议案的行文功能是：各级人民政府向同级人大或人大常委会提请审议事项。 8报告 报告的行文功能是：汇报工作；反映情况；答复询问；报送材料。 9请示 请示的行文功能是：请求指示；请求批准。 10批复 批复的行文功能
7、是：批复答复下级机关的请示事项。 11意见 意见的行文功能是：对重要问题提出见解和处理办法。 12函 函的行文功能是：商洽工作；询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 13会议纪要 会议纪要的行文功能：记载和传达会议情况及议定事项。,（三）行政公文的规范体式 规范体式是行政公文文体、结构和格式的规范与要求。国家标准国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm
8、297mm。 1眉首 置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。,1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级与保密期限之间用“”隔开。 3）紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；
9、如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。,5）发文字号。发文字号由发文机关
10、代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加 “第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。,
11、2主体 主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等。 1）公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 2）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 3）公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,4）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和
12、名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 5）成文时间。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。,6）公文生效标识。 单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当
13、印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 联合行文印章： 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 7）附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆
14、括号标识在成文时间下一行。,3版记 版记部分包括主题词、抄送、印发机关和印发时间。 1）主题词。 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。 2）抄送。公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 3）印发机关和印发时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,二、事务文书
15、事务文书是机关、团体、企事业单位及其下属部门处理日常事务，即用来沟通信息、总结经验、研究问题、指导工作、规范行为的应用文书。 撰拟事务文书，首先要明确事务文书的种类，然后根据行文目的和行文功能选择、确定文种，按照事务文书的规范体式撰拟文稿。撰拟事务文书的程序如下：,（一）事务文书的种类 事务文书从行文功能的角度划分，有五类： 第一，计划类文书：规划、设想、计划、方案、安排等。 第二，报告类文书：总结、调查报告等。 第三，规章类文书：规定、规则、规程、章程、条例、办法、制度等。 第四，简报类文书：简报、大事记等。 第五，会议类文书：会议计划、会议安排、会议记录、发言稿、开幕词、闭幕词等。,（二）
16、事务文书主要文种的行文功能 1计划 计划是机关、团体、企事业单位及其部门和个人，在工作或活动中，于一定时间内，为了实现某一目标而事先所做出安排的应用文。 2总结 总结是人们对前一段的实践活动进行回顾检查、分析评价，从中找出经验教训和规律性认识的一种事务文书。 3调查报告 调查报告是对客观事物进行调查研究，根据所获得的成果写成的反映客观实际、揭示事物本质和规律的应用文书。 4规章制度 规章制度是机关、团体、企事业单位为了管理的需要而制发的对一定范围内有关工作、活动与人们的行为做出规范要求并具有约束力的事务文书。 5简报 简报是机关、团体、企事业单位编发的反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的一种事务文书。,（三）事务文书的规范体式 1计划的规范体式 计划的格式由标题、正文、落款三部分构成。 计划采用单标题。标题一般由单位名称、适用时限、内容、种类四个要素构成。个别要素可以省略。 计划的正文由前言、主体(目标、措施、步骤)、结尾三部分构成。结尾可以省略。“前言”一般安排制定计划的目的、依据、指导思想，
