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1、系统上线准备工作 由于OA办公系统涉及部门和人员的广泛性，为保障顺利推进相关事宜及应用效果，建议做好以下部署工作：1.系统上线总体流程 公司根据实施众多客户信息化项目经验及结合贵公司实际情况，建议在系统上线之前，所做的工作及步骤2.、上线前期准备工作OA办公管理系统正式上线应用前，公司协助贵公司管理人员将需要进行必须数据的模块，如组织框架，知识中心，人力资源，物品管理，会议管理，车辆管理、资产管理，工作文档及在线论坛等进行数据整理工作，在数据初始化及录入时及时、快速、准确的提供初始数据，以保证系统运行顺利推进。 数据的准备需要多部门协作，各种公文流转和审批文件涉及到行政、人力资源、财务及业务等
2、部门；有些初始数据需要部门沟通和提供，如固定资产及档案需要财务部门协助提供；各部门人员资料需要人力资源部门协助等；往来客户资料需要业务部门来提供等；因此需要有强有力的协同能力的职能部门的人员来协调和沟通，已顺利把基础性资料归集和整理。 需要的初始数据整理完毕之后，要进行筛选和核对，确保要初始化的数据更加准确，这个也需要多部门协作完成。3.、系统上线动员会议 OA办公系统涉及公司内部各个部门，领导的关注和决策是软件应用效果的重要保障；因此系统上线前的动员会议是公司高层、中层及职能部门使用人员共同参与，明确后续需要配合的事项、系统应用策略及考核办法等事宜。系统上线动员会议准备一下工作：初始化化数据
3、的准备工作（在“2”中已经基本完成）；功能模块的范围（个人办公、工作流、行政办公、公文管理、人力资源、档案管理和管理）；部门及人员的使用范围（设计到业务、财务、售后、行政、人力资源及分支机构等部门）；确立每个使用办公系统的部门责任人和联络人；4系统安装、调试及初始化确定服务器、规定IP及网络环境配置。选择有多种情况，一是选择机房服务器，二是把服务器放在办公区域，因固定ip都具备，二者皆可，遵循效率、安全、和节约的原则，来选择服务器的存放区域；服务器系统平台的架设和vpn 服务器及环境的配置。办公系统安装、调试工作由公司技术实施人员来做，贵公司负责系统人员协助。系统的初始化工作是由贵公司系统管理
4、人员在公司技术人员的协助下录入前期准备好的基础数据。5.。各部门软件的培训工作 近几年来贵公司在财务、业务、物流等部门已经进行了信息化方面的工作；因此有很好的信息化基础，各部门工作人员信息化方面的素质较高，因此在软件培训和推广方面从以下方面着手：采用分步推广，划分范围的方式进行培训和推广。首先在信息化基础较好和行政事务比较多的部门及人员，率先培训；根据这些部门的应用情况，及时并调整后续的培训策略，完善规章或加大重点培训力度；同时在取得较好的应用效果后，打消其他部门的疑虑，有利于推进整体上线。根据职能和使用功能模块的不同，划分培训对象。这个需要与使用单位即贵公司进行沟通；确定使用办公系统的人员和
5、时间，以保证培训的效果。6.。问题的反馈和处理 系统培训及试运行过程中，对各部门系统运行中提出的问题，进行深入的沟通和提出解公司文档决的方案；是系统的问题由公司解决；是人员操作的问题由公司技术实施人员协助应用系统的人员解决。CRM放在最后去做，考虑到CRM是相对独立的模块，又与业务模块结合的比较紧密，因此涉及到的内容需要和业务部门反复沟通，把实际需求和系统结合起来，把业务统和OA办公系统在CRM模块无缝链接。7.正式上线及跟进开发 以上步骤正常运行之后，确定正式上线时间，全线运行。 针对系统使用中出现的二次需求、安全需求及其他功能需求，公司继续跟进需求，结合系统框架及当前技术，进行二次开发。8
6、.OACRM系统预期作用1）工作效率方面。工作效率很大程度取决于工作方式，传统的方式如开个会议需要打许多电话，一个审批文件需要多天和多人的审批，人员不在已再耽搁等情况；而OA办公系统提供了一个平台，打破时间和空间的限制，实现随时随地办公，提高工作效率。2）从信息流方面来看信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源，其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在，往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同OA提供了很好的信息流处理平台，不仅能节省企业运营成本；提高信息资源流转效率，而且最大限度的发挥了信息流的应用价值，提供最好的决策支持和企业数据资料库
7、。3）从工作流程方面来看，包括订单、报价管理、采购管理、合同审核、资产管理、供销管理等方面，传统方式多是采用纸张表单、人工层层审批的方式，甚至是口头或电话的方式；这种方式存在的弊端一是随意性很大，在跟踪、查询、统计方面都在不便之处，如资产管理，传统方式把购进环节放到重要位置、而把使用、保管、处理等环节都疏于管理，造成资产提前报废甚至流失；再如订单、报价及采购管理环节，通过流程审批和核查及后来的跟踪、查询及统计；减少环节漏洞和风险，提高工作效益。4）协同其他系统，如业务、财务等管理系统平台，把相关系统进行无缝链接，互相调取数据，形成数据共享。5）OA办公系统提供平等互动交流平台，增加团队协作沟通能力；形成健康、积极的文化氛围，增强组织的凝聚力；有利于对外宣传、提升企业整体形象等等。
