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1、3131 会议会议 | | 从此不再为年会策划绞尽脑汁！从此不再为年会策划绞尽脑汁！ 1 1、年会电子邀约函年会电子邀约函 & & 电子海报电子海报 年会即将举办之前，需要向员工、宾客发送邀请，传统的邮件、纸质邀请卡无法 引起注意，31 会议推荐您使用基于 H5 和二维码技术的电子邀请函和电子海报。 电子邀请函/电子海报支持多样的设计与特效，可基于微信进行传播，更加有效、 方便。 一、一、年会电子邀约函年会电子邀约函 （一）参考样式 西海集团中珠集团 2018 年年会 （二）常用功能 年会主题展示； 年会时间、地点、日程安排和节目单； 各位同事信息在线实时提交； 地图导航。 （三）制作方法 第
2、 1 步：根据年会的主题，设计邀请函页面，设计结构一般建议：封面、年 会介绍、年会日程、节目单、年会地图导航、年会报名； 第 2 步：进入 31 会议云电子邀约函模块，上传年会邀请函的设计图（设计 图需分层，分页），开始制作邀请函动态效果。也可以使用一些免费的 H5 工具制作，如易企秀、兔展、初页等； 第 3 步：在 31 会议云活动板块中设置活动报名表单，将 31 会议报名表单链 接与电子邀请函中的报名按钮； 第 4 步：调整测试整个邀请函效果，并且在邀请函里放入和年会主题相符的 音乐； 第 5 步：整体测试调整，完成邀请函制作，开始分享。 （四）较传统方式的优势 和传统的纸质邀请函相比，电
3、子邀请函有以下几大优势： 发送方便，可通过短信、邮件或者微信群发、转发，发给各个同事、嘉宾； 制作便捷，现成的动态模板以及动态效果，套入年会的主题设计即可完成； 在线信息收集，参会员工、嘉宾通过邀请函链接实时提交的自己参会信息， 年会会务组可根据参会人员的数量安排相关采购事宜，减少浪费； 内容丰富，邀请函里的内容展示无限制，可放入年会的主题、时间地点、节 目单等等； 传播速度快，而且低碳环保。无纸化邀请函，环保且可以永久保存留念； 提前预热年会气氛，炫酷的动态效果，配上欢快动听的音乐，每位员工打开 邀请函即可带入年会氛围中。 二、二、电子海报电子海报 （一）推荐样式 （二）常用功能 年会信息展
4、示(主题元素、时间、地点、年会内容) 二维码放置年会日程流程、报名连接、公司信息推广，或者年会微站二维码 海报收集推广数据 （三）制作方法 第一步：根据年会主题设计海报，海报内容主要有：年会主题、年会时间、 地点、推广二维码等； 第二步：进入 31 会议云的电子海报模块，上传背景图，生成二维码（报名 入口、推广二维码）生成海报； 第三步：短息发送海报或微信端领取电子海报； 第四步：在后台查看海报推广的详细信息（浏览量、报名数、支付金额）。 （四）较传统方式的优势 推广范围更广，不受时间和地域限制，网络连接的地方都可以推广； 将印刷成本，海报分发推广成本降低为 0； H5 海报的推广通过网络，不
5、消耗纸质资源； 海报的推广数据以及浏览数据可实时查看。 2 2、年会节目单制作（微站）年会节目单制作（微站） 年会节目单是年会参与者重点关注点之一。传统做法是印刷纸质节目单，往往因 节目内容变数较大可能与实际有所不同，晚会结束后亦是随手就扔。基于微站制 作的节目单绿色环保， 可随时更改信息内容， 其二级菜单可展示节目更多的介绍， 查看与传播十分便捷。 一、一、推荐样式推荐样式 二、二、常用功能常用功能 年会主题展示 节目内容介绍 三、三、制作方法制作方法 第一步：登陆 31 会议云微站模块，选择节目单首页导航模板； 第二步：根据年会的主题及所选模板，设计节目单页面以及各节目的具体介 绍展示页面
6、； 第三步：生成电子节目单； 第四步： 调整测试整个节目单效果， 并发送节目单。 节目单可通过微信发送， 也可以印制二维码放置在会场或印于参会证件背面，方便员工使用。 四、四、较传统方式优势较传统方式优势 发送方便，可通过微信群发、转发至员工与嘉宾； 制作便捷，选好导航模板，套入年会的主题设计即可完成； 传播速度快，而且低碳环保。无纸化邀请函，环保且可以永久保存留念。 3 3、嘉宾在线注册管理嘉宾在线注册管理 一、一、常用注册流程常用注册流程 （一）常规注册流程 确认报名须知 - 填写信息 注册完成 发送电子参会凭证 （二）审核制注册 确认报名须知 填写信息- 提交 主办方审核通过 发送电子参
7、 会凭证 （三）付费注册流程 确认报名须知 选择票种 填写信息 确认信息和购票汇总 - 选择 支付方式（微信支付/支付宝/Paypal/线下支付） 支付费用 注册完 成 发送电子参会凭证 （四）团队注册流程 确认报名须知 注册账号 添加参会人 选择票种 填写参会人 信息 完成并添加下一个参会人 选择票种 填写参会人信息 团队所有人员信息填写完成 提交 确认团队注册信息 选择付款 方式 支付费用 注册完成 发送电子参会凭证 （五）定向邀约注册 输入邀约码 邀约码验证通过 -确认报名须知 - 填写信息 注册完成 发送电子参会凭证 二、二、注册表单的构成注册表单的构成 注册表单较一般会议更为复杂，由
8、于其身份验证要求高、日程选择、需要提 供接待服务多的诸多属性，无论在表单的结构还是收集的数据字段数量都有 一定的标准。通常会包括注册须知、购票页（选择票种或者参会类型）、个 人信息页、交通住宿页、分会场日程选择、宗教&特殊餐饮要求、支付页、 汇总确认页等多个组成部分。如果提供在线酒店预定、商品资料购买、论文 提交等，还需要增加对应的功能页面。 三、三、注册表单字段注册表单字段 基本信息类型 中文字段: 姓、 名、 中间名、 代表证显示名、 国籍、 生日、 公司、 职务、 证件 类型、 证件号、公司地址、省份、城市、邮编、 办公电话、手机号、电子 邮件, 传真 English field： Fa
9、mily name, Given name, Middle name, Badge name, Nationality, DOB, Position， ID type，ID Number， Company address （States， City， Postcode） ， Office phone, Mobile, E-mail， FAX 交通类 中文字段: 抵达地点、航班/车次号、抵达日期/时间 离开地点、航班/车次号、离开日期/时间 English field： Arrival airport/station, Flight/train number, Arrival date/time
10、 Departure airport/station, Flight/train number, Departure date/time 住宿类 中文字段：入住酒店、入住时间、离店时间、入住人数、房型 English field： Hotel， Check-in time， Check-out time， Number of people， Room type 会议日程类 中文字段：主论坛， 分论坛，展览，欢迎晚宴，演讲 English field Main forum， Breakout， Exhibition， Welcome dinner， Speech 其他 中文字段：穆斯林、素食 E
11、nglish field：Muslim，Vegetarian 四、四、支持分会场注册支持分会场注册 年会如果有多个分会场，参会人在注册时选择分会场，并合并支付所选择分会场 费用。注册系统需支持在报名主论坛的同时，可以选择多个分会场进行报名，且 无需重复填写报名信息。注册完成后，参会人将收到电子参会凭证，凭证中的二 维码具备了所选分会场的入场资格。 五、五、票种定义票种定义 票种用于不同级别或权益的区分，便于参会人注册时选择。通常有 VIP 贵宾票、 观众票、媒体票、学生票等。票的属性包括：票名称、票的收费类型、票的说明、 票的价格、购票开始结束时间等。 六、六、收费收费& &优惠条件优惠条件
12、如年会需要收费，通常会支持免费票和收费票，也会支持多种方式的优惠模式包 括但不仅限于满减、限时折扣（早鸟票）、定额优惠等；如主办单位使用了 31 营销云的会员管理模块，还可以执行会员免费或优惠以及积分购票模式。 七、七、统计（类型、收费）统计（类型、收费） 对注册数据统计，通常以注册总人数、不同等级注册嘉宾数量、总售票人数、主 会场和分会场注册情况等。统计报表的展现形式包括表格、直方图、曲线图、饼 图等。 八、八、商品购买商品购买 年会的会刊、纪念品、资料 U 盘等支持嘉宾在注册时通过商品的形式进行购买， 商品结算与注册系处于一个注册表单中完成。 九、九、参会用户智能标签参会用户智能标签 根据
13、注册用户在注册时填写的信息，31 会议云可以帮助主办方给这些参会嘉宾 自动打上标签，并保存至数据库，为主办单位数据分析和未来的邀约提供数据基 础。 4 4、酒店在线预订管理酒店在线预订管理 一、一、酒店设置酒店设置 31 会议云酒店预订模块支持房型（大床、标间、床位）设置、价格设置、库存 设置；可设置房间预订数量限制；可支持同住人信息登记。 二、二、参会注册参会注册& &酒店预订数据关联酒店预订数据关联 注册时用户可以同步预定酒店系统，系统将自动关联注册数据和酒店预订数据。 酒店预定数据可用于现场签到分房系统。 5 5、在线支付与发票管理在线支付与发票管理 一、一、支付类型支付类型 支付方式支
14、持人民币、外币（外币目前以美金为主）。 二、二、支付方式支付方式 线上支付，包括但不限于微信支付、支付宝、PayPal、信用卡； 线下支付，如银行电汇。选择线下支付时，系统会提示收款相关信息。 三、三、支付接口支付接口 31 会议云支持接入主办方各类支付通道，包括但不仅限于微信支付、支付宝 和 PayPal 等支付接口，购票所得资金可直接进入主办方对公账户； 如主办方无任何电子支付账户，31 会议可以代收费用服务。 四、四、支付统计和分类支付统计和分类 人民币和美金支付均有独立统计数据便于财务结算和汇率计算； 每个用户支付方式均与用户数据关关联。 6 6、基于社交网络的会议推广基于社交网络的会
15、议推广 一、一、多种推广渠道多种推广渠道 31 会议云提供多种推广渠道，包括但不仅限于微信公号、微信朋友圈、QQ、 邮件、短信； 支持推广渠道管理，每个推广渠道可以设置独立的链接或二维码，推广渠道 可将链接植入微信公号或印刷二维码在海报或宣传册上。系统将自动跟踪和 统计访问流量、注册人数。 二、二、推广方式推广方式 会议微站，制作会议移动网站，便于在微信端转发和推广； 电子海报，海报是常用的推广方式，图片在微信朋友圈或微信群中呈现样式 为缩略图，较图文更容易被阅读。31 会议云推广模块提供电子海报功能，支 持在以会议内容为背景的图片上设置二维码，二维码可以作为会议注册入 口。二维码可作为发送方
16、的唯一识别标示用于跟踪； 电子邀约函，也是目前使用较为广泛的方式，基于 H5 技术的电子邀约函， 以特效方式展示会议信息吸引潜在参会人群注意力，并引导注册报名或购 票。 7 7、参会人数字化管理参会人数字化管理 一、一、标签化标签化 根据注册报名类型或数据注入类型（线上注册、后台导入）、支付状态、邀请状 态、 渠道状态自动标签化用户属性， 系统数据将关联注册签到、 入场签到、 餐饮、 接机等系列权限给用户。 二、二、状态管理状态管理 系统支持用户的 4 种状态，成功注册、未/已支付、线下支付、未/已审核、未/ 已签到，根据不同的用户状态可以进行不同用户提醒或告知。如用户在完成状态 下系统则会自动发送电子票，未支付状态下用户则会收到催付通知。 三、三、参会人数据管理参会人数据管理 参会人管理模块支持对参会人数据的增、 删、 改、 查； 支持参会人数的批量导入、 导出；支持未支付、未审核参
