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1、浅 析 电 算 化 会 计 的 内 部 控 制 制 度Simply Analysis Internal Control System of Accounting by EDP 2001会计XXX 指导教师：XXX论文摘要会计电算化是会计工作的发展趋势，已有十几年的发展历史。它由简单的数值计算发展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段，它使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来，提高了会计信息的及时性、正确性与全面性。但在电算化会计进一步向深层次发展，给企业带来巨大效益的同时，也给企业的内部控制带来更严峻的考验。例如，会计电算化后会计凭证变为以文件的记录形式储存在磁性介质上，核
2、算无纸化，而现实中，储存在磁性介质上的数据容易被篡改，未经授权的人员亦有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，并且可以复制、销毁一些重要的数据而不留痕迹，造成较大的危害性。因此，企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求，进一步完善企业内部控制制度是刻不容缓的事情。我单位从1998年开 始实现会计电算化 ，现就会计电算化系统的应用对内部控制制度的影响以及如何完善会计电算化内部控制制度作一些浅析。 关键字会计电算化 内部控制 AbstractAccounting by EDP which has developed for several decades is the trend of
3、 accounting. It changes into the thorough calculation from simple calculation, and it is developing into the advanced accounting system which has artificial intelligence, it makes accountants to get rid of the heavy manual work, and the same time it promotes correctness, Comprehensive and Timeliness
4、 of accounting information. Accounting by EDP brings the huge benefit for enterprises, but at the same time it brings the big problem and challenge about the internal control. For example, somebody who is not mandated can browse and copy even destroy the important Accounting data which is stored thr
5、ough internet, they can make huge jeopardize. It is urgent to perfect the internal control system, because the old internal control system can not keep up with the need of Accounting by EDP. In this article, with my working experience, I will express my viewpoints on that how the Accounting EDP infl
6、uences and how to perfect and build the internal control system and the internal control system.Key WordsAccounting by EDP Internal control 一 、 电算化会计的产生和发展对企业内部控制的影响 内部控制是企业单位在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施、管理方法、业务处理手续等控制措施的总称。会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化，其中对企业内部控制制度的影响最为明
7、显。主要表现在以下几个方面： (一)交易授权、执行等内部控制方法改变。由单一的人工控制转为程序控制和人工控制相结合 。在手工会计系统中 ，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后，会计帐务的集中化处理，使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表，试算平衡的检查，总账、明细账的核对等自然而然地消失了。取而代之的是计算机内部控制措施，如凭证借贷平衡校验，余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。例如昔日应由会计人员处理的
8、有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成，昔日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，能集中在一个部门甚至一个人完成。这 样 就 很 可 能 出 现 业 务 人 员利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此引起失控甚 至 造成损失。例如：业务人员非法取得他人口令绕过批准程序开出销售提单；开出假订单，骗走公司产品等。 （二）内部控制的程序化使得内部控制具有长期的依赖性并增加了差错反复发生的可能性。电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生差错或
9、不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发现， (三)无纸化作业使会计信息系统缺乏交易痕迹 ，由对人的控制为主转变为对人、机控制为主，也就是内部控制的对象发生变化。 手工会计系统中，内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等严格的凭证制度 。企业的经济业务发生均记录于纸张之上，并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记
10、录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。凭证所起到的较强的控制功能弱化，给控制带来一定的难度 。 (四)控制的范围扩大。传统的内部控制主要针对交易处理，而电算化系统下，由于系统建立和运行的复杂性，内部控制的范围相应扩大，包含了传统手工系统所没有的控制，如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等。 (五)电算化会计信息系统中会计信息存储电磁化，加大了控制舞弊、犯罪的难度 手工会计系统中，会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。会计电算化后，输入数据正确、计
11、算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性，如果上述的任何一方出现差错，就会使处理结果错误。而 且 电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险， 因此，计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，电算化 会 计 系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。 会计实行电算化后会计工作的职能划分、责权关系、稽核关系及会计文档的管理形式等，会计业务关系发生了一系列深刻的变化，因而过去的一套内部控制体系的局限性也日益显化，迫切需要建立一套新的，更加严密有效的会计内部
12、控制制度。手工会计系统中，会计数据所用可见的文字、符号直接记录在纸上。这种方式有较好的直观性，各不相同的笔迹也可作为控制的手段。采用计算机处理后，会计数据以肉眼无法识别的形式存储在磁盘上，从而失去了直观性。另外，在手工会计方式下，会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度及对会计有关法规的理解和执行效果。财务会计部门经过长期的实践，已积累了大量的经验，建立起一整套管理制度。实现会计电算化后，许多传统的管理控制方式消失了，而代之以新的方式。这就迫使电算化会计信息系统必须建立严格的内部控制制度。 二 、 内部控制对会计信息质量的意义 内部控制理论的发展经历了一个长期的过程。内部控制制度对会计
13、信息的也 有 较 大 的 影 响 。 (一)信息只有在受控制的系统中才能发挥作用。会计信息作为会计系统的输出，同时又是内部控制制度的输入，在此过程中，通过对控制系统信息反馈的作用，会计信息得到完善，并在控制制度的监督下成为再输出的信息。控制制度的反馈机制对会计信息进行了过滤和整合，从而保证了财务报告目标的实现。从这个意义上说，控制是会计的中心观念和目的。 (二)从内部控制要素与财务报告目标关系看，内部控制组成要素对会计信息的加工整体过程都起到了保证的作用。主要表现在于：内部控制制度的输入需要充分和适当的会计信息。而无法满足此需要的会计信息源于两种原因：会计人员过失或舞弊。（杨维波，1999）前
14、者与会计人员的素质、业务能力等有关；后者则与管理者施加的压力，会计人员的职业道德等有关。内部控制制度的控制程序包括了设计一套合理、高效的，包括分工、授权、记录、保卫等一系列控制程序的防范机制；控制环境中的组织结构与权责分派，则从组织结构的设计开始，根据不相容职务分离的原则，明确各个部门的责任和权力，形成部门之间相互协调、相互制约的机制，通过适当的人力资源政策，确保人员的胜任能力与道德；风险评估要素通过目标的确定和分解，及时辨识管理风险，使由于各种变化因素而造成的信息失真的可能性下降；监督要素通过预算、内部审计、内部控制的自我评估手段，持续地对内部控制执行情况进行监督，从而为财务报告目标的实现提
15、供了合理保证。 因此我认为建立和完善会计内部控制制度是当前解决会计信息质量问题的首要任务。 三 、 完 善 电 算 化 会 计 内 部 控 制 制 度 的 内 容 手工会计电算化以后，严格的内控制度和系统正常、安全、有效的运行是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系，又要相互制约。此外，严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，如果单位管理制度不健全或实施不力，都会给各种非法舞弊行为以可乘之机。如果企业一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度是非常有必要的。就目前我国开展会计电算化的应用现
16、状来看，大部分还停留在一般应用水平上。人们对于人员职责分工，数据备份和保管，软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足。因此，强化内控管理，提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。建立和完善电算化会计信息系统环境下内部控制可从以下几个方面进行：（一）会计电算化信息系统的组织与管理控制。 组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生的目的。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位；电算化会计岗位包括系统管理、操作、进行
