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1、任务14:职称药学考场安排管理,学习目的: 了解考务系统的的基本流程；了解考务系统的报名数据、试场安排、准考证号生成及考务资料打印； 掌握数据处理的思想方法及数据统计方法。 用Excel软件与Word邮件合并功能实现 知识要点: 1.考务系统的基本流程 2.代码概念与编制 3.数据正确性输入设计 技能要点： 1.数据有效性、函数的应用 2.邮件合并的应用,任务7:企业公文模板制作,教学重点： 源数据表格编制与代码编制 考务的工作流程 数据的组织及输入的正确性设计 邮件合并的应用 教学难点： 代码概念 输入的正确性设计,任务14教学内容,一、任务综述： 李四是负责医药考务管理的一名工作人员，为了
2、能够快速准确地安排考务及打印输出相关考务资料，使用Office软件构建一套系统，从而提高了工作效率，降低了工作强度。,任务14教学内容,二、任务实施 1.药学考务管理的基本流程 (1)报名:填写报名表，由于考虑到统计时需要规范和减少输入量，对某些数据采用代码，如民族、专业职务、单位性质、最高学历、报考专业。,1.报考人员应在各栏中填写相应汉字或数字，代码需填在小方框内 2.代码：*民 族：1.汉族 2.少数民族 *专业职务：1.正高级 2.副高级 3.中级 4.助理级 5.员级 *单位性质：1.机关 2.事业 3.企业 4.乡企 5.其他 *最高学历：1.研究生 2.大学本科 3.大专 4.中
3、专 5.高中 6.技校 7.职高 8.其它,任务14教学内容,（2）输入数据与校对 代码输入控制 数据复录比对 （3）统计各专业人数及试场需求 通过数据表，用统计函数分别统计出西药学专业、中药学专业报名人数。按每个考场30人计算出考场各专业的考场需求量。,任务14教学内容,（4）确定考点及试场数 由于考试人数有几千人，一个考点不能满足，因此要分多个考点，并要规定好每个考点的试场数。 （5）分配考点、考场，并生成准考证号,02031223表示中药专业第3考点第12考场第23座位号,任务14教学内容,（6）打印准考证,任务14教学内容,2.创建报名工作表并设置输入限制 (1)建表,列标题设：报名序
4、号、姓名、身份证号、民族、专业职务、单位性质、最高学历、毕业时间、专业工作年限、专业资格名称、专业资格取得时间、工作单位、邮政编码、通讯地址、联系电话、报考专业。如图 14.3所示是经隐藏后部分列数据表。,图 14.3 经隐藏后部分列数据表,任务14教学内容,（2）设置有效性输入 为了保证输入的正确性，应使用“有效性”功能对身份证号、民族、专业职务、单位性质、最高学历、报考专业进行设置。,图 14.5 确定身份证长度为15或18,任务14教学内容,选择报考专业列，在图 14.4所示的对话框中，在“允许”项下拉列表，选择“序列”，并进行设置，对话框如图 14.6所示，人们阅读代码，能与文本进行对
5、应，可单击“输入信息”标签，系统出现如图 14.7所示的对话框，在“标题（T）”下方的输入框中输入“报考专业”；在“输入信息（I）”下的列表框中输入“01：西药学”，换行后输入“02：中药学”。,图 14.6 报考专业序列设置,图 14.7 提示设置,任务14实践内容,1.根据报名表创建Excel表 2.设置身份证号的位数控制 3.代码输入的有效性控制,任务14教学内容,3.第二次输入数据并进行自动比对 (1)颜色报警 利用Excel的“条件格式”功能实现颜色报警。,红色,任务14教学内容,（2）用IF函数进行全面比对,图 14.11 IF函数比对结果,任务14实践内容,1.用条件格式设置输入
6、报警 2.用IF函数进行全部比对,任务14教学内容,4.统计考试人数并计算考场需求 使用Excel透视表功能,图 14.12 数据透视表字段拖放界面,图 14.13人数统计及试场需求结果,任务14教学内容,5.确定考点及试场数,与有关学校联系点后，分别将西药学专业安排三所规模较大的学校，中药学专业安排两所规模较小的学校，具体安排如图 14.14所示的Excel表,图 14.14 考点考场安排表,任务14教学内容,6.分配考点、考场、生成准考证号 (1)分配考点 建立临时考点表,任务14教学内容,（2）填写考点名称、地址 用Lookup或Vlookup函数填写,用Lookup函数进行考点名称和考
7、点地址的填写。对于考点名称填写，其对话框填写如图 14.16所示。,图 14.16 考点名称填写Lookup对话框,任务14教学内容,（3）生成准考证号,用字符连接符号“&”生成准考证号。在标题为座位号后增加“准考证号”标题，在单元格V2里填写公式“=P2&Q2&T2&U2”，并下拉填充。其中P列为“报考专业”、Q列为“考点代码”、T列为“考场号”、U列为“座位号”。经生成后的准考证号，如图 14.17所示。,图 14.17 经隐藏后的带准考证号的数据表,任务14教学内容,7.打印考生的准考证 使用“邮件合并”功能打印考生的准考证。 （1）打开数据源,图 14.19“选择表格”对话框,任务14
8、教学内容,（2）插入数据库域,图 14.20“插入合并域”对话框,任务14教学内容,（3）使用“插入word域”,图 14.21 “插入Word域”快捷菜单,图 14.22 “插入Word域：IF”对话框,任务14教学任务,经邮件合并设置后的结果如图 14.23所示。,图 14.23 邮件合并设置结果,任务14教学内容,（4）自定义标签设置（A4纸张）,单击“设置文档类型”按钮,，系统出现如图 14.24所示的对话框。,图 14.24 “主文档类型”对话框,任务14教学内容,选择“标签”并按“确定”按钮，系统出现如图 14.25所示的对话框。,图 14.25 “标签选项”对话框,任务14教学内
9、容,由于准考证不是一种标准产品，需要用户自己定义标签。单击“新建标签”按钮，系统出现如图 14.26所示的对话框。,图 14.26 “新建片定义标签”对话框,任务14教学内容,将第一张准考证的邮件合并，并将内容放在表格中（单行、单列），然后选择该表格，进行“复制”、“粘贴”形成的邮件合并文档如图 14.28所示。,图 14.28 邮件合并文档,任务14教学内容,(5) 合并到新文档,图 14.29“合并到新文档”对话框,图 14.30 第2页打印效果,任务14实践内容,1.按报考专业统计考生人数 2.安排考点、考场 3.分配考点、考场、座位号，并填写考点名称、地址 4.生成准考证号 5.用邮件
10、合并打印准考证号,任务14讨论,讨论题 1.代码化对数据管理的优点是什么？列举日常生活中的代码应用。 2. 日常工作与生活中数据准确性如何实现 3. LOOKUP和VLOOKUP的作用及正确使用。 4.邮件合并的原理 5.考务资料应该还有哪 一些？,任务14总结,1.考务管理流程 （1）报名（报名表、网上报名） （2）数据录入电脑（人工输入、扫描、网上报名确认） （3）数据核对与编辑 （4）分类统计人数 （5）考点、考场安排，生成准考证号 （6）打印考务资料,任务14总结,2.代码 输入简便性与标准化，国标与自定义结合 3.数据输入正确性方法 （1）人工核对 （2）复录 （3）机读（磁卡、条码
11、、涂题卡等） 4.表间的数据传递函数 Lookup、Vlookup、Hlookup,任务14总结,5.邮件合并 （1）打开数据源 （2）插入域，选择字段 （3）插入word域 （4） 生成文档,任务14实战训练,1某大学举办艺术节，进行各种文艺类型的会演。为满足大家的爱好，公开报名。每人只能报一项目，每个项目限报30人，报满为止，其项目有： （1）唱腔类 1）民歌 2）流行歌曲 3）戏曲 4）英语歌曲 （2）乐器演奏类 1）小提琴 2）二胡 3）笛子 4）萨克斯 （3）舞蹈类 1）民族舞 2）现代舞 3）霹雳舞 4）自由舞 操作要求： 用Word编制报名信息表，除个人的基本信息外，还要有大类编号与小类编号。 用Excel建立报名信息表和项目代码表，并输入报名信息表的数据。 用复录方法保证数据输入的正确性。最后给出参赛者编号，并安排考务，对于同一大类安排在一个演出在点。 打印参赛证。 2比赛成绩管理 利用报名表信息，设计出比赛成绩管理系统。比赛时每人一个编号，7个评委按编号打分，并按编号将成绩输入到电脑。其算法为去掉一个最高分和去掉一个最低分后求其平均分。 比赛全部结束后，系统可按编号进行分类排序，并按类别及项目打印出获奖名单。,
