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1、办公室环境管理,一 办公室环境的构成,办公室的环境分为软环境和硬环境。 软环境办公室的工作氛围、人际关系、秘书人员的素质等。 硬环境办公室的空气、 光线、声音等。,（一）构成办公环境的要素 空气。要有良好的通风、温度要适宜。室温2025度。 光线。光线应充足。自然光为好，光线不应引起计算机屏幕的反射。 声音。保持肃静、安宁的气氛。应有一定的吸音、静音设施。 绿化。,（二）办公室布局类型 布局的作用 能形成效率的工作流程；有利于员工的工作分配；有利于工作顺利完成。 开放式布局 全开放式一个完整敞开的大空间，包含单个工作位置的组合。工作位置的组合按工作运转流程和信息的流程来安排的。每个工作位置有办
2、公桌、电话等设备,封闭式布局 传统式办公室。按办公职能设置分割的若干个相对独立办公室，组成一个个小办公室。,（三）开放式和封闭式办公室优缺点,二、办公室的布置,（一）布置办公室的三大原则 1、有利于沟通 2、便于监督 3、协调、舒适 （二）布置办公室的基本要求 1、采用一大间办公室比采用同样大小的若干小办公室为优。 2、桌子规格相同。 3、各种柜子高度一致。,4、将常有外宾来访的部门置于部门入口处，否则应规定来客须知。 5、自动售货机、公告板置于不造成拥挤处。 6、主管座位置于员工座位之后。 7、自然光来自桌子的左上方或斜后上方。不要面对窗户、太靠近热源、坐在通风线上。 8、电源插座充足。 9
3、、常用的设备与档案应置于使用者附近。 10、预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。,（三）办公室布置的具体要求 1、办公桌的排列按照直线对称的原则和工作流程的顺序，以最接近直线为佳，同室工作人员应朝同一方向。 2、各座位间通道适宜，应以事就人。 3、领导应位于后方。 4、常用设备位于使用者处。 5、电话最好是5平方米空间范围内一部。 6.光线应来自于左方。,三、保持工作环境整洁,三、保持工作环境整洁,（一）秘书要经常清洁整理由你负责的办公区 1、个人工作环境 清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人
4、的物品； 电话按键和听筒应经常清洁消毒；,自用的办公用品（纸张、笔尺、小装订类、归档用品、办公设备专用易耗品）应有序存放，按照使用频率及使用习惯安排； 常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理，注意整洁。,三、保持工作环境整洁,来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 保持电脑、电话等设备的线路整齐。 报纸、杂志、资料、文件等及时处理。 下班前检查电脑等是否关闭、抽屉等是否锁好。,三、保持工作环境
5、整洁 （二）清洁整理公用区域 正确使用并注意维护复印机、打印机等办公设备，保持周边整洁。 注意在办公设备、室内光线、温度、通风等方面存在的问题，提出建议并进行整改。,经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等共用资源。 注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。,公用资源摆放有序，用后归位 文件柜里的公用文件夹应整齐有序的摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用； 公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放在下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位；,一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、
6、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便； 接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，做好接待窗口的对外形象。,三、保持工作环境整洁 （三）清洁整理上司工作区域,1.整理和清洁办公室和办公桌。 2.每天定时通风。 3.整理文件。 4.整理花卉、盆景等。 5.烟缸、茶具进行整理。 6.安全、卫生的检查。,四、营造安全健康的办公环境,（一）树立健康安全意识 1、学法、懂法，树立安全意识，用法律保护自己的合法劳动权益； 2、上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度； 3、主动识别存在于工作场所及机器设备
7、等的隐患，病灾职权范围内的应及时加以排除。 4、发现特殊情况及时反映。 5、按照设备安全操作规程操作设备。 6、发现故障，立即报告并填写“设备故障登记表”。,设备故障登记表,四、营造安全健康的办公环境,（二）办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1、办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 2、办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 3、办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。,4、办公设备及操作中的隐患：如电线磨
8、损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 5、工作中疏忽大意造成伤害。 6、火灾或消防中的隐患。,四、营造安全健康的办公环境,（三）健康、安全办公环境的基本要求,1、办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修； 2、光线应充足，局部照明达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射； 3、温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16摄氏度.,4、布局应注意通风，保持工作场所空气流通和空气质量，禁止在办公室内吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区； 5、办公室空间及座位空
9、间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适； 6、办公室噪音要低，可利用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪音；,7、办公家具要满足工作需要并符合健康、安全要求，包括工作台面、座椅、各种存储设备及必要的锁等； 8、办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具及公用设备和物品； 9、办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示； 10、办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置；,四、营造安全健康的办公环境,（三）健康、安全办公环境的基本要求 11、办公室提供饮水并符合健康、安全要求； 12、办公区或办公室设置急救包，
10、并定期更换； 13、建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等； 14、室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。,四、营造安全健康的办公环境,（四）工作程序 1、确定安全检查周期，定期检查 2、发现隐患，立即报告、排除。 3、发现个人职权无法解决的要报告、跟进，直到解决。,进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分： “隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。,隐患记录及处理表,设备故障登记表,练习： 1、制作“设备故障表”和“隐患记录及处理表”； 2、下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患： 过度拥挤；打滑的地板；家具或设备的突出的棱角；柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西；转椅无法调节高度；电线拖曳太长；未接地线的设备；电路负荷太大；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。 3、讨论并设计一套为办公室员工提供安全、健康和舒适的工作环境方法。,
