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1、档案管理技能训练,全国高职高专规划教材,第2章 档案收集与鉴定技能训练,第2章 档案收集与鉴定技能训练,学习任务和目标 （1）通过文书资料归档、鉴定等实际操作，了解归档制度，掌握档案交接要求、手续，档案鉴定的流程、工作内容，提高学生档案收集与鉴定技能。 （2）通过拟写归档制度、档案征集公告、档案鉴定与销毁制度，提高学生语言表达能力、档案管理规章制度撰写能力。 内容概述 收集是档案管理工作的起始环节，担负着档案“从无到有”的使命；鉴定则是对已有档案进行价值判断和保管期限确定，是档案管理真正做到保存精华的必要措施。在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆藏特色的今天，档案收集和鉴定技能的培养显
2、得越来越重要。,第2章 档案收集与鉴定技能训练,2.1 文书资料归档与移交 2.2 拟写归档制度和档案征集公告 2.3 编制新的机关文书档案保管期限表 2.4 拟写档案鉴定销毁制度,2.1 文书资料归档与移交,2.1.1 归档制度 包括归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求等。 1归档范围 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2归档时间 文书档案一般在第二年月底以前，由文书部门立好卷向档案室 归档。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年，期满之后原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。磁带、照片及底片、胶片 、实物等形式的文件材料应在工作结束后
3、及时归档。,3归档手续 交接双方应根据案卷目录详细清点。经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。 4归档要求 （1）归档总要求 遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 （2）归档注意点 电话答复重要问题、会议记录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等；注意基层单位的收集工作，一般收集会议记录、决议、请示和报告、计划和总结、生产统计报表、分配方案、
4、财会凭证和财务账簿、单位的简史等；要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。,2.1 文书资料归档与移交,档案交接,2.1 文书资料归档与移交,2.1.2 档案馆收集工作 1收集范围 本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案；省辖市州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案；属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案；属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种 档案；档案馆之间交接的档案。 2保管期限 省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的永久保存的档案；省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。 3要求和手续
5、进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好；立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。,2.1 文书资料归档与移交,2.1.3 档案馆接收档案的质量要求 1文书档案 以案卷为单位进行整理归档的，按照机关档案工作业务建设规范（国19 8727号）、文书档案案卷格式（GB 97051988）的有关要求整理编目的 2科技档案 按照科学技术档案案卷构成的一般要求 3专门档案 按照各专门档案管理的有关规定进行整理编目。会计档案按照会计档案管 理办法会计档案案卷格式 4声像档案 照片档案照片档案管理规范；磁性载体档案磁性载体
6、档案管理与保护 规范 5实物档案 各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应按件编 写说明和编制目录。 6电子档案 光盘、唱盘等档案应按盘编号，注明有关内容，编制目录。,2.1 文书资料归档与移交,2.1.4 档案馆接收档案的其他要求 1、全宗指南的内容以文章叙述的方式，介绍立档单位沿革、全宗内 档案情况及档案内容与成分等情况。具体格式、内容与要求按照全 宗指南编制规范标准执行。 2、以卷为单位整理归档的，要求具有书本式案卷目录、全引目录各 一套；以件为单位整理归档的，要求具有书本式归档文件目录一套。 3、与书本式目录对应的案卷级、文件级机读目录各一套。 4、交接程序 档案
7、馆派专人清点所有移交档案数量、检索工具。双方填写档案交 接文据，签字盖章，一式二份，档案馆保存一份，移交单位保存一份。,2.2 拟写归档制度和档案征集公告,2.2.1 拟写归档制度 归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。归档制度的拟写，是根据国家的统一规定，采用条款式一一列出。基本内容包括： （1）归档范围 哪些文件应该归档，哪些文件不该归档。 （2）归档时间 文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。 （3）归档要求 归档案卷的质量要求与续。,2.2 拟写归档制度和档案征集公告,2.2.2 拟写档案征集公告 档案征集公告是指政府或机关团体向社会 公
8、众宣布档案征集目的、范围、方式等事项的 一种应用文体。基本内容包括： （1）征集范围 征集哪些方面的档案。 （2）征集方式 捐赠、收购、寄存、复制等。 （3）联系方式 地址、电话、联系人等。,2.3 编制机关文书档案保管期限表,2.3.1 机关文书档案保管期限划分新方法 国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限规定(2006年12月8日)将原有的“久”、“长期”、“短期”的三种保管期限的划分方法改 为“永久”、“定期”，“定期”中再实行标时制，一般分 为30年和10年。 改变了过去“短期”为115年、“长期”为165 0年的模糊式划分方法，更方便档案部门对到期的“定期”档案及
9、时地进行鉴定处置，减少保管压力，节省 保管空间和人力、物力。,2.3 编制机关文书档案保管期限表,2.3.2 永久保管的文书档案范围 凡是反映本单位主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对本单位、本地区和国家的建设以及历史研究有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料都要永久保管。机关永久保管的文书档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的重要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，以及重要的报告、总结
10、、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,2.3 编制机关文书档案保管期限表,2.3.3 定期保管的文书档案范围 机关定期保管的文书档案主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上
11、级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,2.3 编制机关文书档案保管期限表,2.3.4 档案保管期限表的类型 1通用档案保管期限表 又称标准档案保管期限表。是由国家档案事业管理机关编制的，是全国县以上机关、团体、企业、事业单位鉴定文书档案通用的标准和依据。 2专门档案保管期限表 预算会计账簿、凭证、报表保管、销毁期限一览表和预算会计档案 保管期限表。 3同系统机关档案保管期
12、限表 卫生部门行政、企业系统档案材料保管期限暂行标准、中国人民解 放军文书档案保管期限参考表。 4同类型机关档案保管期限表 市学校档案保管期限表。 5机关档案保管期限表 中华人民共和国昆明海关文件保管期限表。,2.3 编制机关文书档案保管期限表,2.3.5 档案保管期限表的结构 档案保管期限表的结构一般包括顺序号、条款、保管 期限、附注以及总的说明等部分。 1顺序号 档案保管期限表各条款经过系统排列后，要在各条款 的前面编上统一的顺序号。条款必须从头到尾，统一编流 水号，不能有重号、空号。 2条款 条款是指一组类型相同文件的名称或标题。拟制条款 必须能反映出一组文件的来源、内容、名称和形式，要
13、求 文字简明确切。,3保管期限 保管期限是指在每一条款之后指出该组文件材料应该保存的年限，即档案的保管期限。确定保管期限，是编制档案保管期限表最核心的问题。 4附注 附注是指在表格之后，对某些条款及其保管期限所作的必要的注释和说明。 5说明 对档案保管期限表所作的说明，一般应指出保管期限表的使用范围，制订保管期限表的依据、指导思想以及本表的结构、保管期限的计算方法和其他有关事项等。,2.3 编制机关文书档案保管期限表,2.3 编制机关文书档案保管期限表,2.3.6 文书档案保管期限表的编制方法 1档案保管期限表编制要求 （1）符合本机关档案的实际情况，内容全面，针对性强。 （2）保管期限档次清
14、楚，跨度适当。 （3）便于查用。 （4）与通用的、专门的、本系统的保管期限表保持一致。 2档案保管期限表编制步骤 （1）熟悉档案，了解工作情况 （2）排列条款，草拟保管期限表 （3）征求意见，修正草稿 （4）领导审批，颁发执行,2.4 拟写档案鉴定销毁制度,2.4.1 为什么要鉴定档案 1有利于发挥档案的作用 剔除无价值的档案，保管好有价值的档案，利用时可以按照利用者的 需求及时查找出来，使档案发挥其应有的作用。通过鉴定工作，还可以发 现档案馆收集、整理、保管、统计、编目等工作环节的缺陷和不足，并采 取适当的措施加以补救，从而提高档案工作的整体水平，实现优质服务。 2有利于档案的安全保管 鉴定
15、工作将档案分清主次，对价值大的档案重点保护，尽可能延长档 案的寿命，维护它的安全。对失去保存价值的档案剔除销毁，可以腾出库 房和装具去妥善保管有价值的档案。 3有利于应付突发事变 经过鉴定，区分主次，一旦遇到突发事件，才能及时、迅速地将重要 档案抢救和转移。,2.4 拟写档案鉴定销毁制度,2.4.2 制定档案销毁制度 1销毁的档案必须是经过严格的鉴定程序鉴定后确认失去保存价值的档案。 2销毁档案，应以全宗为单位编制“销毁档案清册”，写出销毁档案报告，报请主管机关或上级档案管理机关批准。未经鉴定和领导批准，不得擅自 销毁档案。 3对已经批准销毁的档案，如无特殊情况，一般可存放一段时间再行销毁。
16、4销毁档案，应指派两名以上人员监销，监销人员要认真履行职责，并 在“档案销毁清册”上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁时间、地点、方式。 5销毁档案数量较大，要送交指定的工厂进行监销，严禁出卖或改为用。 6“档案销毁清册”及批准手续，要归入相关的全宗卷妥善保存。,2.4 拟写档案鉴定销毁制度,2.4.3 编制档案销毁清册 档案销毁清册分封面、内页两个部分,第二章 案例思考2 档案的误销,解：从这起档案误销事件中，我们应当从中汲取： 平时我们在从事档案工作中，应当树立档案销毁制度观念，销毁的档案必须是经过严格的鉴定程序鉴定确认失去保存价值的档案。王某在这一点上首先就没有经过领导的确认便擅自销毁档案这一做法显然是错误的。 档案的销毁程序： （1）销毁档案必须严格掌握慎重从事的原则，严格遵守国家有关规定，对经过鉴定失去保存价值要销毁的档案，由档案人员编制销毁清册，鉴定领导小组组长及全体成员签字后，写出销毁报告，经领导批准
