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1、公文写作规范与技巧汉语(中文)是世界上最丰富的语言之一，很多的名词概念不止一个含义（范畴），如公文：通用公文、法定公文、一般公文、主要公文等说法。之间关系？大体上通用公文是一个大范畴，包括法定公文（主要公文）和一般公文。我们今天要讲的是狭义的公文，也就是“法定公文”。一、什么是“公文”国家党政机关、企事业单位、群众团体办理公务时所使用的具有法定效力和特定格式的文书。几个要点：1、建立观念：公文（种类）是动态、发展的公文和其他各种事物一样，先是经过了一个漫长的历史演变过程，而且，这个演变过程现在没有结束，将来也不会结束。最早的公文，在殷商时代已经出现，我国最早的官方史书尚书实际上就是最早的公文总
2、集；之后漫长的封建时代不谈；新中国成立以后，公文处理逐步走向科学化、制度化、规范化，这个逐步的过程一步一个脚印，非常清晰：51（中央政务院公文处理暂行办法），57，81，87，93，96，01，都有“办法”或“条例”出台，最新的党政机关公文处理工作条例2012年4月颁布，当年7月1日开始实行，这个办法应该说很科学、很实用，但仍不是最终的定稿，它还在持续发展。这个发展演变过程的存在，可能会带来一些误区、混乱（党政分开党政公文合流；文种混乱、写法混乱。）。如果产生误区、混乱，要及时翻阅最新版的条例。新条例为准。2、办文主体公文的制作者、发文者、收文者。“国家党政机关、企事业单位、群众团体”。这些主
3、体都不是个人，而是单位、组织。为什么？办文的目的在于办理公务，因此，公文的授受两端（发文者/收文者）就都必须是单位，而不能掺杂私人关系。行话：“公文姓公不姓私”，它不具有私人性。（如果下级给上级写请示，抬头就来个“尊敬的*局长”行不行？单位或组织的全称或规范化简称。）3、状语“办理公务时”。这点很重要，它规定了公文的性质和目的。哪些事务属于“公务”范畴呢？新办法：公文是“传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具”。4、特定格式。这是公文的形式特点。不同的公文文种有各自特定的格式，但从总体上讲，相对于其他文体，特别是文
4、学作品，公文的格式又是单一的、固定的 ，是有规律可循的。作文班卖点“五天学会写作文”。实即把作文当作公文来写，规定一篇文章分几段，哪段写什么内容，每一段先写什么后写什么，最后来个拔高、点题：显然不行的。作文强调创新性，写好了将来就是文学作品，这样的作文班把创新、个性等等可贵的东西扼杀在摇篮里了。但公文不一样，它可以寻找规律、快速掌握。二、公文的基本体式（一）公文的体式（格式、版式）公文体式由两个文件（法定，正式性，权威性）规定：中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知；中华人民共和国国家标准党政机关公文格式。公文格式的项目：共有18项A、版头（眉首）区（文头）61、份
5、数序号：是将同一文稿印制若干份时，序编号。2、秘密等级和保密期限：普件/密件：秘密、机密、绝密注意：前标密级，后写保密期限，如“机密5年” 。3、紧急程度 （选项）： 急件、特急件4、发文机关标识 （选项）：（1）发文机关名称 ：法定全称或规范简称（2）后缀：“文件”5、发文字号：发文机关代字+年份+序号，例：苏教成2007 20号6、签发人：用于上行文。写“签发人”三个字并写其姓名。间隔线：红色反线，文号下4毫米处，是眉首区与主体区的分隔线。长度为156mm。党内文件，在正中点缀1个红五星。B、主体部分（715）9：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。C
6、、版记部分（1618）316、抄送机关（选项）：主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。 1 7、印发机关和印发时间公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。18：页码：公文页数的顺序号。一般在页末居中。原来的办法、条例都无具体要求。（二）公文版式1、公文版式的三大区域：眉首：俗称文头主体：载文部分版记：俗称文尾2、版式规范公文用纸的规格公文用纸要采用国际标准A4型纸 ，幅面尺寸为297mm210mm 。公文页面与版心：天头（上白边）宽37mm，订口（左白边）宽28mm，宽度误差1mm左右。版心尺寸为225165mm 。排版：每面排
7、22行，每行排28字。（616字）三、公文种类及其选择技巧公文种类：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（15类16种）公文种类有15类（16）之多，遇到具体情况时，怎么选用？新条例：公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。说得正确，但不管用，不太好办；特别是一些文种如：意见/批复、公告/通告、报告/请示等，（对举的文种）它们的适用范围就比较含混，界限比较微妙、模糊。而在实际工作当中，混用、错用文种的现象也经常发生。最常见的例子：*单位准备上一个项目，向自己的上级机关请求同意、资金支持。这时候领导往往会交
8、代自己的秘书：“小张，你就这件事情给上级写个报告。”报告：汇报工作，反应情况，答复询问，上级机关一般不予回复。应该用请示的地方误用了报告。*有的下级机关给上级机关写公文，标题就独特：关于*的请示报告公文标题有规定，一般构成：发文机关+事由+文种，“请示报告”是文种吗？“报告”和“请示”是两个文种，不可以混用，但在这里被醒目地混淆在了一起。（报告请示混用有来头：在1951年的公文处理暂行办法中，请示和报告就是混在一块的：报告汇报情况、请示事项用报告；且报告的对应文种叫批复。现在报告不用批复，一复就错；请示却必须批复。）*有一个县的县委办公室曾经调查了县直机关62个部门的176份公文，发现其中有8
9、份公文请示与报告混用，有3份是简报和主要公文混用（简报是机关事务文书、一般公文，跟法定公文是应该严格区分的），有6份是计划、办法、条例直接当通知下发，还有的把重要事项和重要内容用便函下达：文种混淆、错用、误用的情况由此可见一斑。*此外，请示/函混用，表扬性通报/嘉奖令误用，公告/通告不分等现象屡见不鲜；报告和请示混用还情有可原，有历史原因（误用），那么请示和函的混用就不是这种情况了有意混用：有钱有权的部门习惯看请示，没钱没权的部门习惯写请示。所以，在公文写作中，进行文种选择非常必要，它实即公文写作的第一道屏障。除了故意混用的情况，文种选择之所以困难，主要原因就在于我们接触的不是一种、两种文种，
10、而是15种一下全部跑到眼前，文种多了，可选择的范围广了，难免会眼花缭乱，“挑花了眼”。为了避免“挑花眼”，一个明智办法就是对众多的文种进行一个大致的划分，把它们归入不同的次类别，缩小我们的搜索范围。提供几种缩小范畴的分类法：1、行文关系分类法。“行文关系” 又称“行文方向”，即根据办文主体的隶属关系所确定的公文授受关系（每一个公文都有制发者和收阅者，这两者之间是上下级关系还是平级关系或者没有关系没有关系也是一种关系：不相隶属）。以行文关系为参照，可以把主要的公文文种划分为上行文、下行文、平行文、通行文。上行文：下级机关上级机关；下行文：上下；平行文：平行机关或不相隶属机关之间往来的公文；通行文
11、：具有多层行文关系的公文，或者说，公文的有关要求和事项具有普遍性，相关的单位不止一个，甚至不止一个层面（如：某交通要道贴出一份通告，在某个时段禁止机动车辆通过该通告就是通行文，因为它对所有在该时段来到该交通要道的机动车辆都管用，不管该车是市政府的、还是县机关的、乡镇企业的甚至是个体运输户的）。按照该分类，可列表（缩小了搜索范围）：行文方向文种上行文报告、请示、意见、纪要下行文决议、决定、命令、批复、通知、通报、纪要、意见平行文函、议案、意见、纪要通行文公报、公告、通告意见上/下/平。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理上级单位应当对下级单位报送的“意见”作出处理或给予答复。下发文单位应当
12、明确收文单位是否照此执行或参照执行：一般来讲，对贯彻执行有明确要求的，收文单位应遵照执行；无明确要求的，收文单位可参照执行。平提出的意见供对方参考。在行文方向上，纪要（会议纪要）类似意见，一般下行，但不排除上行/平行的可能，视具体情况而定。例1、 下面的情况应该选择什么文种：*局局长收到一封群众检举信，反映下属*服务公司在为用户修理管道时，个别人勒索用户，以各种借口要求用户请客吃饭，否则便消极怠工，甚至有意刁难。局长（主要领导）认为倘若确有其事，问题是严重的，拟向*服务公司行文，责成公司认真调查、处理，并把处理结果尽快报到局里。 从行文方向上看，*局向下属的服务公司行文，显然属于下行文。行文方
13、向确定之后，虽然不能一下子确定具体的文种，但是至少已经把选择的范围缩小到下行文当中。至于8种下行文到底选用哪一种，可以根据常识、根据公文的适用范畴继续推定（通知：传达要求下级机关办理的具体事项；意见：对重要问题提出见解和处理办法）。例2、分析下面的一篇公文的文种是否正确。*环保局关于委托开办环保工程专科班的请示错误。从行文方向上看，公文的授受两端（某大学成教院/环保局）显然不是上下级关系；这里只有2家单位，也不存在多层行文关系；只可能是平级关系或不相隶属关系，应该选用平行文（函、议案、意见、纪要）。“议案”较特殊：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项；纪要，没开会；
14、函/意见从行文关系上看可以，但具体分析，用于商洽工作、请求事项的只有函。2、性质分类法碰到上行文、平行文、通行文，“行文关系分析法”很管用。但是这种方法也有缺陷，大家已经注意到了，“下行文”中包括8种文种，选择的难度较大。换言之，如果行文关系分析法告诉我们，应该用下行文，该方法的效果就打了一半折扣。例、在金融行业不断升温的情况下，省内各高校纷纷筹办金融系、科。（P28）从行文方向上判断，应属下行文（省教委省属高校）。正如刚才所说，下行文包括文种8种，具体文种一下子很难确定。这时，可以采用性质分类法来帮助选择即以公文性质为参照，把公文分成指挥性、请求性、知照性、规范性四大类。指挥性公文由各级党政
15、领导机关制发，用来实施指导和指挥意图、或对相关工作、相关重大行动作出安排的公文，这种公文需下级机关认真学习并严格贯彻执行。 请求性公文请求指示、请求批准、请求帮助的公文。这种公文的写作主体之间的关系不很确定，大多数情况是下级机关向上级机关请求，也可能由平级机关或者不相隶属的机关互相请求（互相帮助）。请示、函。知照性公文机关之间知照情况、沟通信息的公文。实即我们通常所说的信息性文件，如通知（部分）、通报、报告、纪要、公告、通告等。规范性公文主要指政策性的规章制度，即由政策向法律过渡的过程当中形成的有关公文，也包括一些规范人们行为的公文，它具有规范性乃至强制性的特点，要求有关机关、有关人员甚至社会公众遵守执行。通告（规则、条例、章程）等。仍以15种文种为例（议案除外），性质分类可以列表如下： 性质文种指挥性命令（令）、决议、决定、批复、通知、意见请求性
