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1、Word操作技巧系列(七)科技生活 2008-02-18 12:25:04 阅读27 评论0 字号：大中小订阅Word表格中单元格的合并与拆分下面这个Gif动画教程系列介绍Word中的表格操作，今天我们用动画的形式介绍在Word单元格的合并与拆分的方法。一、单元格的合并方法一：选中待合并的单元格区域，单击右键，选择快捷菜单中的“合并单元格命令”。方法二：选中待合并的单元格区域，单击“表格与边框”工具栏上的“合并单元格”按钮。注意：如果选中区域不止一个单元格内有数据，那么单元格合并后数据也将合并，并且分行显示在这个合并单元格内。二、单元格的拆分将插入点置于需拆分的单元格中，单击右键，选择快捷菜单
2、中的“拆分单元格.”命令，键入要拆分成的行数和列数，单击“确定”按钮即可将其拆分成等大的若干单元格。具体操作的动画演示过程如下：调整Word表格的列宽和行高下面这个Gif动画教程系列介绍Word中的表格操作，今天我们用动画的形式介绍在Word中调整表格列宽和行高的方法。创建表格时，Word表格的列宽往往采用默认值，我们可以对其进行修改。根据不同的需要，有四种调整方法可供选择使用：一、利用鼠标左键在分隔线上拖动。二、利用鼠标左键在水平标尺上拖动。将插入点置于表格中，水平标尺上会出现一些灰色方块，把鼠标指针移向它们，形状变为左右双箭头时，用鼠标左键对它们左右拖动即可改变相应列的列宽。注意：用上述两
3、种方法进行拖动的过程中如果同时按住Alt键，可以对表格的列宽进行精细微调，同时水平标尺上将显示出各列的列宽值。三、平均分布各列。首先选中要平均分配列宽的连续数列， “表格”“自动调整”“平均分布各列”，可以在保证总列宽不变的情况下使被选择的数列变为等宽。四、利用“表格属性”对话框。对于此对话框，在“表格”选项卡中可以指定表格的总宽度；在“列”选项卡中可以设定具体某列的宽度。表格行高的调整与列宽的调整类同。具体操作的动画演示过程如下： QUOTE:不启动Word查看文档字数统计的方法对一些经常进行文字工作的人来说，用Word编辑文档往往要用到它的“字数统计”功能。大多数人都是通过打开Word 文
4、档，用“工具”菜单的“字数统计”来统计文档字数的(整篇文档或选中部分文档都可以)。这只是最常用的方法之一，Word还为我们提供了很多的高级设置如定制按钮、指定快捷键、用“插入”“域”的功能、用“宏”的功能等等，来实现个性化的字数统计功能。 上面说到的方法都是在打开的Word文档中进行的统计，其实，您完全没有必要每次都打开文档来统计字数，今天笔者就为大家介绍一下利用文档“属性”的“统计”功能来实现“字数统计”的方法。1. 在Windows 98中。在资源管理器中选中要统计字数的文档，右键单击鼠标，在快捷菜单中选“属性”，在弹出的对话框中选“统计”选项卡(如图1所示)，即可查看该文档的页、段落、行
5、数、字数等信息。图1 “统计”选项卡2. 在Windows 2000/XP中。在资源管理器中选中要统计字数的文档，右键单击鼠标，在快捷菜单中选“属性”，在弹出的属性对话框中点“摘要高级”按钮，即可查看文档的“页数、段落、字数”等内容(如图2所示)。图2 “摘要”选项卡QUOTE:Word2003中保护局部文档内容Word 2003的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了，可以将部分文档指定为无限制。具体方法是：1. 选定需要进行编辑的（无限制的）文本，按住Ctrl键可选中不连续的内容；2. 在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”， 防止用户更改文档（
6、如图3所示）。图3 编辑限制3. 在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框；如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“更多用户”，然后输入用户名（可以是 Microsoft Windows 用户账户或电子邮件地址），用分号分隔，点“确定”（如图4所示）。图4 添加用户4. 对于允许编辑所选部分的个人，请选中其名字旁的复选框，最后单击“是，启动强制保护”，并输入保护密码。提示：若要给文档指定密码，以便知道密码的用户能解除保护，请选中“密码”单选按钮，在“新密码 可选 ”框中键入密码，然后确认该密码。若要加密文档，使得只有文档的授权
7、拥有者才能解除保护，请单击“用户验证”（如图5所示）。图5 启动密码保护这样，只有选定区域的文本可以编辑（高亮显示），而其它没有选中的区域就不能进行编辑。如果要停止保护，可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮。QUOTE:用Word2003轻松制作桌面日历对不少同志来说，日程管理非常重要，查看日历是每天的必修课。我们常用Word编写文案，殊不知还可以用Word制作带有“日历”的桌面。这样一来我们查日历就更方便了。以Word 2003为例，看看怎么玩。首先，打开Word 2003选择“插入”、“对象”，在弹出的“对象”窗口中的“新建”选项卡的下拉列表中选择“日历控件 ”。点击“确定”按
8、钮后返回Word编辑窗口，这时日历已插进来了。可通过拖拉八个黑色的控点改变其大小。为避免日历遮住桌面左边的图标，可按工具栏的“右对齐”，使其靠右。如果要对外观进行修改，选择日历面板，点击快捷菜单“日历对象”、“属性”，调出“日历对象”对话框，在此可以根据自己的喜好，决定日历的内容、字体、颜色等。完成设置后，单击“确定”退出。因处在设置模式，这时还看不到变化。单击浮动工具列“控件工具箱”退出设计模式，即更改生效。然后选择“文件”的“保存类型”中的“网页”，选好存档目标文件夹，输入文件名保存。这时已经成功了一大半。为日历加一个彩色的背景会让效果更佳。为保证原来桌面风格不变，选择菜单“格式背景填充效
9、果”，选择“图片”，挑选一张图片文件，确定后回到Word编辑窗口中，此时背景已套用。点击“保存”，存储文件后，关闭Word，至此，前期工作已结束。需要注意的是，背景源文件要编辑成和默认显示分辨率一致。最后，只需要进入桌面属性，单击“浏览”，选择刚做好的网页文件后“应用”即可，自制的“日历”已经挂在屏幕的右上角了。QUOTE:Word中表格计算功能的实现说起Word的表格编辑、打印功能，相信每个用户都会翘起大拇指夸一声“Good”，可如果说到Word的表格计算功能，恐怕知道的用户就不多了。在许多用户眼中，Word只能进行表格的编辑、打印、排序等操作，但不能进行计算，他们往往利用“计算器”等程序来
10、完成表格间各个单元格之间的数据计算问题，有些用户甚至还会动用Excel来帮忙。其实我们完全不必如此麻烦，Word虽然没有直接提供表格计算功能，但它具有强大的“域”处理功能，我们只需利用它即可方便地对表格中的数据进行各种运算。也许有用户会说，Word的“域”处理功能如此之多，且操作比较复杂，我怎么知道该如何使用呢？其实这种担心完全是多余的，因为Word的表格计算功能虽然是利用“域”来实现的，但在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel基本一致，任何一个熟悉Excel的用户都可以很方便地利用“域”功能在Word中进行必要的表格运算；即使你没有使用过
11、Excel也没有关系，Word的表格计算功能十分简单，你只需经过下面一番粗略的学习就可以掌握它的有关基本用法。假设某用户在Word中编制了一个“产品销售情况表”（如表1所示），拟根据原始的数据自动求出有关汇总数据，现以此为例，向大家介绍一下Word计算功能的基本操作方法：1. 按正常方式在Word中绘制出所需的表格，并输入有关原始数据。2. 将光标移至表格的D2单元格中（Word在定义表格中各个单元格的名称时采用了与Excel相同的方式，即第一列的各个表格分别为A1、A2、A3第二列的各个表格分别为B1、B2、B3D2单元格即表示甲车间全年产品销售额）。3. 执行Word“表格”菜单的“公式”
12、命令，系统弹出“公式”对话框(如图1所示)。图14. 单击“粘贴函数”下拉框，从中选择求和函数“SUM”。Word为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel的计算函数基本一致，广大用户可根据需要从中加以选择。5. 此时Word“公式”对话框的“公式”栏中将显示出求和函数“=SUM()”，用户应在单括号内指定求和的范围(如表2所示)。在本例中，D2是由B2C2所组成，故我们应在括号内输入“B2:C2”。此后，“公式”对话框的“公式”栏此时就变成了“=SUM(B2:C2)”，它即表示D4单元格是B2和C2这两个单元格的累计值和（注意，用户如果高兴，完全可以省去第4步，而直接在公式对话框的“
13、公式”栏中输入“=SUM(B2:C2)”字样，其效果完全一致）。表16. 从“公式”对话框的“数字格式”下拉框中选择或输入合适的数字格式，我们在此可选择“0.00”。注意，“公式”对话框的“数字格式”下拉框主要用于定义Word自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如我们在上面所选择的“0.00”即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。7.单击确定按钮，关闭“公式”对话框。表28. 此时，Word就会在D2单元格中插入一个“=SUM(B2:C2)0.00”的域，并将其结果“2200.00”显示到用户的面前（注意，通常情况下，Word并不直
14、接显示域代码，而只是显示最后的计算结果，用户若打算查看域代码，则可现行选定该域，然后按下AltF9键，再次按下AltF9将切换回计算结果）。9. 采用同样的方法为D3、B4、C4、D4等单元格中定义所需的计算公式。至此，利用Word的表格计算功能自动计算“产品销售情况表”的步骤即告结束，表格中的有关数据都由Word自动计算完成，我们再也不必借助于其它应用程序进行有关数据计算工作了，从而大大地方便了用户的日常操作。需要注意的是，Word是通过“域”来完成数据计算功能的，它并不是真正的像Excel那样进行计算，因此当我们在表格中修改了有关数据之后，Word将不会自动进行刷新。为解决这一问题，我们可
15、先行选定需更改的域，然后再按下F9键，Word即会更改计算结果。如我们在计算上表中的数据之后，发现甲车间上半年的销售额应为900（即需要将B2单元格的值修改为900），当我们进行修改之后，D2单元格的值不会自动发生变化，此时我们可将光标移至D2单元格中，然后按下F9键，让Word自动将单元格中的数据更新为2100，从而满足了用户的要求。另外，我们在执行打印操作时，只需单击“打印”对话框中的“选项”按钮，然后复选“更新域”选项，此后Word在打印前会自动更新所有的“域”，这就免去了用户逐一对表格中的数据进行更新的步骤。从上面的介绍中可以看出，尽管Word不具备真正的数据计算功能，但通过它的“域”处理功能却可满足我们绝大多数表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用QUOTE:利用Word“自动更正”功能快速输入文字往往打字速度的提高和文字的出错率成正比，尤其是在输入一些英文单词的时候，由于输入的速度快，可能就会将英文单词打错。重复而又仔细地检查
