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1、Access数据库应用基础教程(第三版),第 九 章,宏,学 习 目 标,Access引以为豪的是它标榜自己是一个不需要编写程序的数据库管理系统。Access之所以让众多非程序设计人员如此拥戴，除了它易学易用的特性外，另一个重要的原因就是它提供了功能强大却容易使用的宏，通过宏可以轻松实现许多在其他软件中必须编写大量程序代码才能实现的功能。本章将介绍有关宏的知识，内容包括宏的概念、宏的类型、创建与运行宏的基本方法以及与宏相关的各种事件和宏操作。,教 学 提 纲,宏的类型与视图 创建宏 调试和运行宏 常用的宏命令 应用举例,9.1 宏概述,在Access中，宏是一个重要的对象，是一种功能强大的工具
2、。宏可以自动完成一系列操作。使用宏非常方便，不需要记住语法，也不需要编程。通过执行宏可以完成许多繁琐的人工操作。 什么是宏 宏的类型 宏的设计视图,9.1.1 什么是宏,宏是由一个或多个操作组成的集合，其中的每个操作都能自动执行，并实现特定的功能。每个操作都由命令来完成，这些命令由Access定义，例如，Access定义了OpenForm命令来打开窗体。在宏对象中，可以定义各种动作，如打开和关闭窗体、显示及隐藏工具栏、预览或打印报表等。一般来说，在进行事务性或重复性的操作时需要使用到宏，如打开和关闭窗体，显示和隐藏工具栏或运行报表等。 通过宏能移自动执行重复任务，可以完成许多复杂的操作，而无需
3、编写程序，使用户更方便而快捷地操纵Access数据库系统。,9.1.2 宏的类型,在Access中，宏可以是包含操作序列的一个宏，也可以是由若干个宏构成的宏组，还可以使用条件表达式来决定在什么情况下运行宏，以及在运行宏时是否进行某项操作。根据以上的3种情况可以将宏分为3类：简单宏、宏组和条件宏。 简单宏的设计视图窗口只包含“操作”和“注释”两列；由一条或多条简单操作组成，按照操作的顺序逐条执行，直到操作完毕 一个宏对象是Access中的一个容器对象，其间可以包含若干个宏，而一个宏又是由若干个操作组成。 条件宏是指通过条件的设置来控制宏的执行。,9.1.3 宏的设计视图,在数据库窗口中，单击“对
4、象”列表中的“宏”按钮，然后单击数据库窗口工具栏中的“新建”按钮，打开宏的设计视图。 宏的设计视图窗口分为上下两个部分。窗口的上半部分是设计区；下半部分是操作参数区。使用F6键可以在两个区中移动光标。 设计区包含了4个参数列，分别为“宏名”、“条件”、“操作”和“注释”。在新建宏时，默认打开“操作”和“注释”列，单击工具栏中的“宏名”按钮 和“条件”按钮 可以显示“宏名”和“条件”列。这4个参数列中，“操作”列是必须的，其他3列的内容可以省略。,9.2 创建和使用宏,宏的创建方法和其他对象的创建方法稍有不同。其他对象都可以通过向导和设计视图进行创建，但是宏不能通过向导创建，只能在设计视图中创建
5、。 创建宏 调试和运行宏 编辑宏 常用的宏命令,9.2.1 创建宏,创建宏的过程主要有指定宏名、添加操作、设置参数及提供注释说明信息等。创建完宏之后，可以选择多种方式来运行、调试宏。下面分别介绍创建简单宏、条件宏和宏组的一般方法。,9.2.1 创建宏（续）,要创建一个简单宏，具体操作步骤如下： (1) 在“数据库”窗口中，单击“对象”列表中的“宏”按钮。 (2) 单击数据库窗口工具栏中的“新建”按钮 ，打开宏的设计视图 (3) 单击“操作”列的单元格，该单元格将显示一个下拉按钮。单击该按钮，弹出一个下拉列表，该下拉列表中包含了Access定义的所有操作命令。单击其中的某个操作命令选项，即可将该
6、命令添加到当前单元格中。在相应的“注释”单元格可以为该命令添加注释文本。注释文本不是必需的。 (4) 当在“操作”单元格中选择操作命令后，系统将在“操作参数”区域显示该命令的参数选项和功能说明。 (5) 单击“保存”按钮保存当前的宏，即可完成宏的创建。,9.2.1 创建宏（续）,创建条件宏的一般方法和创建简单宏基本相同，不同之处在于，条件宏的设计视图多了“条件”列。 默认情况下，“条件”列是不显示出来的。要将该列显示在宏设计视图中，选择“视图”|“条件”命令即可。可以在“条件”列中设置一些条件，使得在运行宏时，只有满足了这些条件，系统才会运行相应“操作”单元格中的命令。,9.2.1 创建宏（续
7、）,如果要将几个相关的宏组织在一个设计视图窗口中，而不是分别创建成单独的宏对象，则可以将它们组织成一个宏组。 创建宏组的一般方法和创建简单宏基本相同，不同之处在于，宏组的设计视图中，增加了“宏名”列。 在宏的设计视图窗口中可以同时添加“宏名”和“条件”列，以便创建包含条件的宏组。 如果要隐藏宏设计视图窗口中的“条件”列和“宏名”列，可以再次分别选择“视图”|“条件”命令和“视图”|“宏名”命令。这两个命令是开关命令，即当在设计视图窗口中显示“条件”列和“宏名”列时，系统会自动选中这两个命令；再次选择这两个命令即可隐藏“条件”和“宏名”列。,9.2.2 调试和运行宏,运行宏可以执行宏中的一系列操
8、作命令，形成一定的程序。系统在运行宏时，将从宏的起始行开始运行，直到宏对象结束或到达另一个宏(在宏组中)。宏的运行方式有很多种，可以直接在另一个宏中被执行，也可以由窗体、报表、控件中发生的事件触发并执行。也可以通过前面提到的组合键的触发运行，或者自行设计一个自定义工具栏或菜单栏运行宏。 为了保证宏命令的正确运行，一般在创建之后都需要对宏进行调试，然后再把它附加到某个宏中或事件触发属性中，因此，有必要深入了解宏的调试。，操作步骤如下： (1) 打开宏对象的设计视图窗口。 (2) 单击工具栏中的“单步”按钮，或者选择“运行”|“单步”命令，然后单击“运行”按钮，系统将自动运行当前的宏，并打开“单步
9、执行宏”对话框，显示每一步的运行结果。,9.2.2 调试和运行宏（续）,如果要运行一个宏，有以下几种方法： 如果要在宏的设计视图窗口中运行宏，直接单击工具栏中的“运行”按钮即可。 若要在数据库窗口中运行宏，首先选择需要运行的宏对象，然后单击工具栏中的运行按钮，或者直接双击打开宏对象。 选择“工具”|“宏”|“运行宏”命令，打开“执行宏”对话框，在“宏名”文本框中直接输入需要运行的宏的名称，然后单击“确定”按钮即可运行该宏。 通过使用DoCmd对象的RunMacro方法，从Microsoft Visual Basic过程中执行宏。,9.2.2 调试和运行宏（续）,如果要运行宏组中的宏，除了使用以
10、上介绍的几种方法外，还可以将宏指定为窗体或报表的事件属性值。例如，前面的判断四则混合运算中就将宏caculator.caculator指定为命令按钮command1的单击事件的属性值，即当单击该按钮时执行宏caculator.caculator。另外，还可以将宏指定为RunMacro操作的“宏名”参数。使用下列语法来引用宏： 宏组名.宏名,9.2.3 编辑宏,如果需要编辑已存在的宏，有以下两种方法： (1) 直接选中数据库窗口中的宏对象，然后单击数据库工具栏中的“设计”按钮打开宏的设计视图窗口，在其中对其进行编辑。 (2) 第二种方法是所谓的就地编辑，不需要先跳离窗体设计视图或报表设计视图，只
11、需选中应用宏的控件，然后单击工具栏中的“属性”按钮打开该控件的属性设置对话框，将对话框切换到“事件”选项卡，选中引用宏的事件选项，该选项后面立即出现一个省略号按钮，单击该按钮即可打开相应宏的设计视图窗口，对宏进行必要的编辑修改之后，单击工具栏中的“保存”按钮即可。,9.2.4 常用的宏命令,9.3 宏实例,本节将通过制作一些实用的例子，使用户从实践的层面上了解如何创建与使用宏。 指定键值 将宏对象转换为Visual Basic代码 判断空报表 检索数据,9.3.1 指定键值,可以创建一个AutoKeys宏组，将一个操作或一组操作指派给某个特定的键或组合键。这样，当按下指定的键或组合键时，Acc
12、ess将会执行相应的操作。 创建AutoKeys宏时，必须定义宏将执行的操作，如打开一个对象，最大化一个窗口或显示一条消息。另外还需要提供操作参数，宏在运行时需要这种参数，如要打开的数据库对象、要最大化的窗口或要在对话框中显示的消息的名称。如图9-22所示，在“宏名”列中输入要为一个或一组操作命令指派的键或组合键“1”，在“操作”列下选择OpenForm命令，然后将该命令的“窗体名称”参数设置为“学生课程成绩”。 这样，当按下组合键Ctrl+1，系统将自动打开窗体“学生课程成绩”。,9.3.2将宏对象转换为Visual Basic代码,Access数据库提供了将宏对象转换为Visual Bas
13、ic代码的功能，提高了宏对象的可用性。通过将宏对象转换为Visual Basic代码，增强了宏对象的通用性。转换后的代码可以供外部对象和应用程序进行调用。具体操作步骤如下： (1) 在数据库窗口中，单击“对象”列表中的“宏”按钮，在右边窗格中选择需要转换为Visual Basic代码的宏对象。 (2) 选择“工具”|“宏”|“将宏对象转换为Visual Basic代码”命令，打开“转换宏”对话框。在该对话框中，有两个复选框选项：“给生成的函数加入错误处理”和“包含宏注释”复选框。单击选中“给生成的函数加入错误处理”复选框时，转换后的代码将包含有异常处理的代码；单击选中“包含宏注释”复选框，转换
14、后的代码将包含有代码注释。 (3) 选中这两个复选框选项，然后单击“转换”按钮,9.3.3 判断空报表,当报表的来源数据表或查询没有任何数据记录时，报表的“无数据”事件便会被触发，因此，可以通过“无数据”事件属性建立一个宏或事件程序来提示用户取消空白报表的打印即可。,9.3.4 检索数据,检索数据是数据库最基本也是最重要的功能之一。Access中的宏对象也提供了对数据检索技术的支持。,9.4 本章小结,本章主要介绍了与宏对象相关的知识。宏的主要功能是使操作自动化。宏只有设计视图一种视图。宏有3种类型：简单宏、宏组和条件宏。一个宏组中可以包含任意多个宏，每个宏内还可以包含多个条件。通过设置条件，可以控制宏的流程，以便创建出功能更加强大的宏组。在运行宏的过程中，实际上每次只能连续执行一个简单宏中的所有宏命令，或者执行一个复杂宏组中的一个宏名下的所有操作。AutoKeys是Access提供的一个特殊的宏组名，用于指定键值。,9.5 思考和练习,1. OpenForm命令的作用是什么？ 2. RunMacro命令的作用是什么？ 3. MsgBox命令的作用是什么？该命令有哪些参数？ 4. 当新建一个宏时，默认情况下，宏的设计视图窗口中有哪些参数列？ 5. 什么是宏？常见的宏有哪些类型？ 6. 如何调用宏组中的宏？,
