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1、ACCESS数据库基础,作者：陈恭和,责任编辑：邹小宁 出版日期：2008年9月 IDPN：308-2008-001 课件章数：12,第7章 制作报表,【本章要点】 利用向导设计报表 修改和调整报表 在设计视图中建立报表 预览和打印报表 报表举例,7.1 利用向导创建报表,在使用报表对象之前，首先要检查所使用的系统是否设置了一台打印机。如果没有设置，将无法使用报表对象，可以通过控制面板添加一台打印机。 Access为用户提供了3种创建报表的方法：自动创建报表、报表向导和报表设计视图。通常情况下，可以利用前两种方法建立简单报表，由于版面格式不太好，所以可以再利用”报表设计视图”进行修改，形成更加
2、令人满意的报表。,7.1.1 使用“报表向导”创建报表,使用“报表向导”创建报表时，首先要选择报表的数据来源，包含的字段，定义报表的布局和样式，以及汇总要求等。,7.1.2 使用”自动创建报表”创建报表,使用“自动创建报表”时，可以选择报表所用的表或查询。由系统自动建立报表。 自动报表分为“纵栏式”和“表格式”两种形式。“纵栏式”报表每个字段占1行，这类报表将耗费大量的纸张；“表格式”报表每条记录占1行，是最常用的形式。请读者尝试用“自动创建报表”方式建表。,7.1.3 使用“标签向导”建立标签,邮件标签都是任何公司都必不可少的。使用“标签向导”可以将数据表中的信息，以标签的形式打印出来，通常
3、用于打印地址、通知等信息。,7.1.4 使用”图表向导”建立图表,我们知道，图表可以更加直观地表示数据，有时使用图表的形式表示数据会更直观。Access的图表包括柱形图、条形图、面积图、折线图、散点图、饼图、气泡图和环形图等20多种形式。我们可以利用图表向导创建出多种实用的图表。图表的数据源可以是表或查询。,7.2 报表设计视图,很多情况是，使用“报表向导”和“自动创建报表”可以很方便地创建报表，但是报表的形式不够尽善尽美，例如显示的内容、字体格式等还需进一步改善。可以通过“报表设计视图”对以上所提到的内容和格式做进一步的改进；另外，也可以通过“报表设计视图”创建报表。,7.2.1使用报表设计
4、视图创建报表,使用这种方法，需要设置者自己选择数据源（可以不需要数据源）、自行设计报表的布局、自行选择控件等，所以在进入设计前，做一个概要的设计，可以提高设计的水平和效率。,7.2.2 对报表组成的说明,在“报表设计视图”窗口中可以看到，Access报表是由”报表页眉”、”页面页眉”、”主体”、”页面页脚”和”报表页脚”组成,报表页眉和报表页脚,报表页眉中的内容应该作为报表的开头显示的内容。报表页眉的信息只显示在报表的第1页。通常情况是包括报表的标题以及报表创建者的信息，例如“会员消费报表”。 报表页脚定义了结尾将显示哪些内容，位置在末页的主体部分之后、页面页脚之前。报表页脚一般被用来显示汇总
5、信息。,主体,在报表正文中，显示报表上每一条记录。创建报表的工作主要集中在主体部分。 Access允许用户在报表的正文中建立组。所谓分组，是一种在报表中进行筛选和计算小计的方法。可以指定以哪个字段为分组字段，即按什么分组，以及是否需要在分组中包括分组的页眉和页脚。,页面页眉和页面页脚,报表的每一页都有页眉和页脚信息。页面页眉和页脚包含了在每一页的顶端和底部显示的信息。不同的是在第一页，第一页的页面页眉位于报表页眉之下。 通常我们将表格的标题放在页面页眉区域，而页面页脚中的信息一般都是报表的页数与总页数，或者是报表的输出日期等信息。,7.3 报表的进一步设计,在报表设计视图中，用户可以对报表的设
6、计做进一步的修改，使得报表能够更符合要求。在设计过程中，可以随时单击工具栏左上方的“打印预览”图标，浏览结果。单击左上方的“设计视图”图标，将“报表”由“打印预览”切换到“设计视图”中。 增加分组页眉和分组页脚 通过增加字段、公式，以及使用子报表继续完善报表。,7.4 报表的预览和打印,在“报表”对象的列表框中选中要预览的报表，比如本章举例建立的报表“会员消费报表”，单击“预览”，打开报表。 或者在报表的设计视图中单击“预览”，打开报表。 以上两种方法的效果相同。在“预览”窗口中包含了有关的功能按钮,小结,报表打印功能是每一个信息系统必须具备的功能，Access提供的报表对象可以帮助用户创建各种报表，它与第6章介绍的窗体对象有很多近似的用法和功能。用户可以很容易地创建一个普通的报表，但要报表符合用户的要求，还需要利用介绍的方法对报表做进一步的改进。,
