文秘应用文写作（第二版） 教学课件 ppt 作者 肖玉珍_ 第二章 事务类文书

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1、文秘应用文写作,单击此处添加标题文字,第一节 启事、海报,单击此处添加标题文字,启事、海报,一、启事和海报概述 二、启事和海报的结构和写法 三、撰写启事和海报的注意事项,一、启事和海报概述,1.启事概述 （1）概念。启事是单位、团体、单位或个人向公众说明事实或希望协办的一种诉求性文书。 （2）种类。按不同的分类标准，有不同的种类： 按内容划分，启事可分为寻找类启事，如寻人、寻物等；声明类启事，如作废、辨(伪、迁移、更名、更期、更正、开业等；征招类启事，如招聘、招生、招标、招领、征集、征婚、换房等。 按公布的方式划分，启事可分为张贴启事、报刊启事、广播启事、电视启事。,一、启事和海报概述,2.海

2、报概述 （1）概念：海报是预报有关影剧、表演、竞赛、讲座、联欢、节庆、展览等较大型活动，吸引鼓励公众参与的一种招贴型应用文体。 （3）种类： 按内容划分，海报可分为电影海报、文艺晚会或杂技体育等比赛的海报、学术报告类海报、个性海报等。 按制作方式划分，海报可分为印刷型海报和手写型海报。,二、启事和海报的结构和写法,1.启事的结构和写法 （1）标题。用大于正文的字体，居中。有以下几种形式： （2） 正文。启事具体内容，即要向大家说明的情况。要求真实、准确，有条理，简明扼要。 （3）落款及成为日期。启事发布者名称和发布日期。 2.海报的结构和写法 （1）标题。 （2）正文。海报在正文中要表现以下内

3、容： 1）活动的目的和意义。 2）活动的主要项目、时间、地点等。 3）参加的具体方法及一些必要的注意事项等，可以根据具体情况、版面设计等，省略部分内容。 （3）落款。署上主办单位的名称及海报的发文日期。,三、撰写启事和海报的注意事项,1. 撰写启事的注意事项 第一，标题要醒目，居中书写，准确概括文中主要内容。 第二，一事一启，针对性强，有关事项陈述清楚。 第三，语言简洁、清晰，没有歧义。重点要突出，篇幅不宜过长，否则读者会缺乏耐心看完全文。 2. 撰写海报的注意事项 第一，交代清楚活动的地点、时间及主要内容。 第二，语言简洁明了，篇幅短小精悍，可选用鼓动性词语，但不可夸大事实。 第三，版式精美

4、，可以做艺术性的处理使之具有视觉冲击性。,实训练习,一、填空题 1.按照启事的内容，启事大致可分为_、_和_三类。 2.启事的结构通常包括标题、_和_三部分。 3.按照海报的制作方式，海报可以分为 和 两种类型。 4.海报的正文，一般包括 、 、 等三方面内容。 二、判断题 1.启事可以一文多事。 （ ） 2.启事的语言应该具有鼓动性。 （ ） 3.为了提高吸引力，海报的内容可以夸大。 （ ） 4.海报应该图文并茂。 （ ）,第二节 便条、条据,单击此处添加标题文字,便条、条据,一、便条和条据概述 二、便条和条据的结构和写法 三、撰写便条和条据的注意事项,一、便条和条据概述,1.便条概述 （1

5、）概念。便条就是字条，又称便笺，是指日常生活或工作中处理琐细事务的便利性文书。便条多为托人转交或临时放置在特定的位置，有的时候甚至写在公共场所的留言板或留言簿上。 （2）种类： 1）请假条。请求领导或老师或其它，准假不参加某项工作、学习、活动的文书。 2）留言条。日常生活中，有事情通知对方，或有事托付对方，对方不在，又没时间等候对方回来，写张字条留给对方。,一、便条和条据概述,2.条据概述 （1）概念。条据是单位或个人在日常生活或工作中处理钱物关系的文字凭据，“口说无凭，立据为证”。 （2）种类。条据包括以下几类： 1）收条。收到交来的钱或物,写给送交者作为凭据的条据。 2）借条。借个人或公家

6、的现金或物品时写给对方的条据。 3）领条。个人(单位)向另外的个人(单位)领取钱款或物品后,留给发放个人(单位)的文字凭据。 4）欠条。为证明一方欠另一方财物而立下的字据。,二、便条和条据的结构和写法,1.便条的的结构和写法 （1）标题。以文种为标题，居中写，如“请假条”。留言条可不写标题。 （2）称谓。对受文人的称呼，可称呼姓名，或称呼名不带姓，或先生、小姐，或带敬语。写在标题下一行，顶格写，后面加冒号。 （3）正文。便条的主体部分，具体内容根据不同的便条的要求。一般只写一段，第一行空两格。 （4）落款。署名在正文的后下方。日期在署名之下，年、月、日要齐全。,二、便条和条据的结构和写法,2.

7、条据的的结构和写法 （1）标题。居中写，写明“收条”“领条”“欠条”“借条”“发条”“售给”等，表现条据的性质，也可以写“今收到”“今领到”“今借到”。 （2）正文。写明收到、借到的对象：个人或单位的名字，物件名称、数量或金额。金额后面要写上“整”字，以防添加或涂改。 正文写完后，另起一行，空两格写“此据”二字，也可省略不写。 （3）落款。在条据的右下方写明所在单位的名称和经手人姓名，写条据时的年、月、日。,三、撰写便条和条据的注意事项,1.撰写便条的注意事项 第一，内容要明确。 第二，遵守礼仪。 2.撰写条据的注意事项 第一，对外使用的条据，单位名称要用全称。 第二，物品要写明名称、规格、数

8、量；金额必须用大写。 第三，条据中的文字如果需要改动，要在涂改处加盖印章，以示负责。 第四，字迹要端正清楚，用钢笔或毛笔书写。 第五，写明日期，年、月、日齐备，否则难以确定诉讼时效。 第六，内容表述清楚，没有歧义。,实训练习,一、填空题 1.便条又称为 和 。 2.请假条是因 写给 的便条。 3.条据正文的结尾常写上 二字。 4.领条的标题可以写成 ，也可以写成 。 二、判断题 1.为防止涂改，条据的数字要用汉字小写 （ ） 2.条据可以用红色笔或者铅笔撰写。 （ ） 3.便条、条据的内容表述要求没有歧义。 （ ） 4.条据的文字如需要改动，需要加盖印章。 （ ）,第三节 计划,单击此处添加标

9、题文字,计划,一、计划概述 二、计划的结构和写法 三、撰写计划的注意事项,一、计划概述,1.计划的概念 计划是某个单位、部门、个人以书面文字的形式，对未来一定时期内的工作或活动等提出设想，作出安排的事务性文书。 2.计划的种类 按性质划分，分为综合性计划和专题性计划（单项计划）。 按内容划分，分为工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、训练计划以及各种会议活动计划等。 按时间划分，分为长期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等。 按范围划分，分为国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。 按表达形式划分，分为条文式计划、表格式计划和条文表格结合式计划。,二、计划的结构和写法,计划

10、通常是由标题、正文、落款和成文时间四部分构成。 1.标题 2.正文 计划的正文一般包括前言、主体和结尾三部分。 3.落款和成文时间,三、撰写计划的注意事项,第一，要注意深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、法规精神，以之作为制定计划的指导思想。 第二，要注意从本单位、本部门的实际情况出发，不要脱离现实，任务指标不要订得过高或过低。 第三，措施和办法要制订得具体、可行，以便于落实和监督检查。 第四，表达方式要以说明为主，行文中不要夹杂不必要的议论。,实训练习,一、填空题 1.计划具有 、 、 三个特点。 2.按照计划的表达形式，可以分为 、 、 计划。 3.计划的正文，一般包括 、 、 三部分

11、。 二、判断题 1.计划要充分发挥群众的积极性和创造性，要有预想的奋斗目标。因此，指标任务要订得高些，以体现计划的先进性。 （ ） 2.计划通过后，要经常检查督促，严格执行，要维护计划的严肃性，不能变。 （ ） 3.计划的实质是对理想、目标的具体化。 （ ）,第四节 总结,单击此处添加标题文字,总结,一、总结概述 二、总结的结构和写法 三、撰写总结的注意事项,一、总结概述,1.总结的概念 总结是对前一阶段工作或学习进行回顾、反思、分析、评价，从中找出成绩和经验、问题和教训，获得规律性的认识，以便指导下一阶段工作的事务文书。 通过总结，可以对过去的情况进行回顾分析，以便吸取经验教训，为下一步工作

12、提供借鉴和指导；还可以深入寻找事物的发展规律，提高认识水平，进而促进工作开展。 2.总结的种类 按内容划分，分为学习总结、工作总结、思想总结等。 按时间划分，分为年度总结、季度总结、月份总结等。 按性质划分，分为综合性、专题性总结等。 按范围划分，分为单位总结、部门总结、个人总结等。,二、总结的结构和写法,1.标题 （1）公文式标题，由单位名称、时间、事由、文种组成。 （2）新闻式标题，可以是单行标题。 2.正文 （1）前言。要求概述基本情况，要开门见山，简明扼要，紧扣中心，统领全文，有吸引力。 （2）主体。撰写主体部分时，一是要把握主体的内容，二是要掌握主体的的结构。 （3）结尾。正文的收束

13、，在总结经验、教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。 3.落款,三、撰写总结的注意事项,第一，要坚持实事求是原则。 第二，要体现特色。 第三，详略得当，突出重点。 第四，要有理论价值。,实训练习,一、填空题 1.总结的种类很多，常见的可以按 、 、 和 来划分。 2.总结的主要特点是 、 、 和 。 3.总结常用的标题形式有 和 两种。 4.总结常见的内部结构形式有 、 、 三种。 二、判断题 1.撰写总结的目的是为了探寻规律性的认识，以指导今后的工作。 ( ) 2.总结要用第一人称写，写的是自己的独到感受、体会。 （ ） 3.为了凸现自己，总结可以稍稍夸大自己，报喜不

14、报忧。 （ ）,第五节 传真,单击此处添加标题文字,传真,一、传真概述 二、传真稿的结构与写法 三、撰写传真写作注意事项,一、传真概述,1.传真的概念 传真是通过有线电、无线电或国际互联网络传送的文书、文字材料或图象。 2.传真的种类 从传输的内容分，传真可分为文书材料、文字材料和图像信息三种类型。其中文书材料一般是指有关文件材料，文字材料一般是指手写的函件。,二、传真稿的结构与写法,1标题 传真的标题通常由单位名称和文种构成，也可直接写明事由。 2正文 正文包括首部、主体、落款、成文时间。 首部通常包括收件人姓名和单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名和单位、发件日期、总页数、传真号、电话、

15、主题、处理要求等项目。 主体部分即为所传输的文书、文字材料或图像内容。 3. 落款 即发文者个人或单位名称，若属重要事项，还需加盖公章。 4.成文时间,三、撰写传真写作注意事项,第一，要重视首页项目。通常单位的传真文稿纸要求统一印制，上标所在单位的名称、地址、单位标志图案及电话、传真号、电子邮箱等。 第二，内容要简洁清晰。如果传真的文稿需自己撰写，则要求语言简洁，格式规范。,实训练习,一、填空题 1.传真是通过有线电、无线电或国际互联网络传送的_、_和_。 2.从传输的内容分，传真稿可分为_、_和_三种类型。 二、判断题 1.单位的传真文稿纸要求统一印制，上标所在单位的名称、地址、单位标志图案及电话、传真号、电子邮箱等。 （ ） 2.传真的首部只需要把收件人的信息写清楚即可。 （ ）,实训练习,三、写作题 市百货商