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1、惠州爱浦瑞灯饰有限公司业务部运作管理程序编 号YW-W2-001版 次A/0页 次第4 页 共 4 页非体系文件颁布日期2017年3月1日1.0目的：为建设规范化、流程化的订单与产品交付管控程序，规范业务跟单、协调相关工作行为，依据ISO质量管理体系的相关要求，为有力地支持生产管控程序的有效性，提升订单交期的准确性，从更有力地支持公司业务的后续开发，特制订本办法。2.0适用范围：适用于惠州市爱浦瑞灯饰有限公司业务部工作管理及业务开发相关事宜。3.0名词解释：3.1前期业务开发：指业务部和客户对接相关新产品信息，负责客户意向的沟通、跟进客户样品订单的下达，及跟进工程部新产品开发项目的按时完成，客
2、户大货订单的下达视为前期开发业务的完成。设置前期业务主管和业务员。3.2后续业务跟单：指业务部负责大货订单及产品交付相关信息和生管部（PMC课）、品质部、采购部、工程部沟通协调。负责客户常规订单事务及客户特殊要求和公司内部相关事务的协调，负责产品生产过程的信息互通，及产品验货、出柜工作的协调，确保产品大货订单的按时完成。设置后续跟单主管和跟单员。4.0管理架构及人员配置业务部经理（1名）后续跟单主管（1名）前期业务主管（1名）跟单员（3名）业务员（3名）5.0职责权限：5.1前期业务主管（或业务员）对业务部经理负责，其主要职责负责与客户前期对接，接待来访客人，介绍公司产品特性，了解客户意愿，跟
3、进客户下达的新产品信息，负责新产品项目开发过程中相关信息在客户与工程部之间的传达，跟进开发项目和样品订单的按时完成，对新产品或样品订单的代码、型号、款式、工艺标准、材质、特性准确性及开发进度负责，确保新产品或样品订单按时完成（金版产品交付），并负责把经客户确认的新产品或样品订单信息产品款式、数量、工艺标准、材质、交期、单价及客户的特使要求等，准确无误地移交给后续跟单主管，由后续跟单主管负责订单产品的交付跟进工作。5.2后续跟单主管对业务部经理负责，其主要职责负责接收业务开发主管移交的订单信息产品款式、数量、工艺标准、材质、交期、单价及客户的特使要求等，并负责生产制令单的制作、报批及订单总订单库
4、的登记备案；配合PMC课建立公司总订单库，按订单交期和PMC课一起分解订单月度计划，参加产销会议制定周齐料计划、周装配计划；负责订单运营及生产过程中异常情况的沟通协调，建立起有效地厂商之间有关订单信息互通渠道（生产信息包括但不限于：生产过程异常、质量异常、交期延付等涉及订单交付的相关信息），并做好验货、出货相关工作的对接，对产品交付的准确性负有一定责任。6.0相关工作程序和行为要求：6.1业务前期开发经和客户有效沟通，接到客户书面的新产品开发项目指令或样品采购单时，应详细核对样品订单的代码、型号、款式、材质、单价、数量、特性及客户的特殊要求，制作样品制作指令单经业务部经理审核、总经理批准后转发
5、工程部进行样品制作，并配合工程部建立起项目开发跟进表，跟进项目开发进度。6.2对于客人只报价没有书面下样品采购单的，业务员不得下达制作样品制作指令单；对于客户报价后并接受公司回复价格，但没有马上下样品采购单的（一般指超过订单一个交期时限），以后下单务必重新下单，不的用原来的报价单，尤其注意下单日期要更新；对于客人挑选样品后并接受公司报价，但对产品要求有较大改动的，必须要求客户重新发样品采购单，更新下单日期。6.3当工程项目或样品订单制作完成，由业务开发主管（或业务员）负责和客户确认样品的质量标准，并时刻跟进客户的建议反馈，直至获得客户书面认可既原始订单的生成，业务开发主管（或业务员）应详细核对
6、原始订单产品的单价、数量、材质、交期及其他产品信息及客户的特殊要求，经客户书面或邮件确认无误后，移交给后续跟单主管（或业务员），表示该产品开发项目或样品订单任务完成，后续与PMC课配合沟通产品制作等事务及产品交付和业务前期开发没有任何关系。6.4后续跟单主管依据业务前期开发移交的订单信息，按订单产品款式、单价、数量、材质、交期及客户特殊要求，制成生产制令单报请业务部经理审核、总经理核准后进行登记备案，进入总订单库，同时通知下属跟单员按ERP系统要求输入系统负责以书面形式发送到生管部、品管部、采购部、工程部，并以邮件形式通知工程部完善订单资料，制作BOM资料，通知PMC课进行订单计划分析和采购计
7、划审核，由PMC课负责把订单资料转化成物料采购计划进行跟进。6.5以后除新产品以外的客户常规订单，由后续跟单主管负责和客户对接，按6.4要求进行操作。6.6进入总订单库的订单，由后续跟单主管负责与PMC课一起按订单验货时间及交期分解月度订单，并制定周齐料计划和周装配计划，在每周的产销会议上进行评审，经评审确定的计划由后续跟单主管签字认可，超过一个工作日没有书面确认的计划，PMC课视为认可，按会议上决定的周齐料计划和周装配计划，报请分管领导批准后，在4个小时内向采购部、品质部、装配课、仓库课下达执行命令。6.7任何时候，杜绝后续跟单主管（或跟单员）越过PMC课直接向装配课所属车间、仓库下达订单验
8、货、交期及更改产品排产的有关指令，否则，视为严重违纪行为，由此引起的一切后果由后续跟单员承担。6.8对于有关生产进度、客户问询等相关事宜，后续跟单主管（或跟单员）应先查询ERP系统的“生产管理-生产日报表查询”模块可以看到成品入仓数据，也可以查询“共享盘-物料进度管控文件夹-生产车间报表-生产进度汇总”模块的相关生产进度数据（如下图所示），如果还是不清楚，可以直接向PMC课主管查询相关的订单进度， PMC课有义务回答清楚明白。6.9对于日常跟单过程中，有如：标签信息、包装更新信息、PO/so信息、品质要求等，后续跟单主管可以以邮件形式向工程部、品管部、采购部、PMC课发送相关信息，并以邮件形式
9、抄送以上部门的分管领导，同时主动更新总订单库信息。按照公司保密原则，公司客户名称、订单信息、产品数量、工艺标准、销售单价、交货时间等均属公司绝密资料，不允许私自群发给公司所有内部邮箱，更不得发送外部邮箱，否则，视为泄密行为，视为严重违纪，由此造成损失将承担法律责任。6.10对于验货、出柜排程表信息，应在周滚动计划下单或日跟单过程中书面传达给PMC课，绝对不允许进入生产车间泄露以上信息，更不允许以任何形式直接指挥装配车间安排生产排程；关于产前样与CC这些具体的产品要求，由后续跟单主管负责与PMC课和品质部门沟通协调处理。6.11关于周滚动计划运作模式，也就是齐料计划和装配计划，其基本原则就是本周的齐料计划就是下周的装配计划，所有没有进入齐料计划的订单是不可能进入装配车间生产的，今后车间必将实施严厉的“齐料上线”生产的原则，所以，订单进入齐料计划是非常关键的，后续跟单主管务必重视并时刻保持有效协调；由于灯饰行业物料异常的不确定因素太多，进入齐料计划的订单不可能整柜齐料，没有齐料的产品将优先进入下个齐料计划，所以，装配计划有可能是不按整柜完成订单的。7.0本运作程序经总经理批准后执行。批准审核制定
