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1、清华紫光程序文件文档名称标准流程体系文档编写程序文档编号SW-001所属部门清华紫光股份商务部文档负责人标准操作流程编写程序 编制部门： 商务部文件审核: 文件批准: 批准日期： 2005.05.25 修改记录修改时间修改摘要批准人修改申请单号2005-5-25修改部门编码1 目的指导文件编写者能够高效的编写出符合文件编写标准程序的文件来。2 范围此文件适合所有编写标准操作流程的文件编写人员。3 职责3.1 SOP文件编写总负责人对程序的有效性负责。3.2 编写SOP文件的相关人员执行本程序，并反馈修改信息。3.3 SOP文件编写总负责人根据此程序对各部门文件编写人进行培训。3.4 各主过程负
2、责人对文件的编写和修改的有效性负责。4 定义4.1 SOP：SOP是标准操作程序（standard operation program）英文的第一个字母的缩写。为各部门共性的、可以固化的业务活动。4.2 工具书:制定的作为岗位快速参考的文件，例如：公差，目标值等贴或放在工作区域附近用于员工工作时参考的文件，这类文件主要包括操作方法，测试标准，流程图等限于特定岗位使用的操作指南，可以作为程序文件的一部分，也可以单独使用。4.3 附件:指SOP文件中所引用的文件，执行文件的同时也必须同时执行的文件，主要包括管理规定，规章制度和标准，可以作为程序文件的一部分，也可以单独使用。44流程体系：共由四部分
3、组成，SOP规范制度表单手册。其中，规范为各部门之间在共性流程操作之上的不同的业务管理细的规定，是对SOP的支持和补充；表单是与SOP，和管理规范相匹配的单据、附件等文件；手册是已经固化的指导我们进行SOP操作或执行规范制度的指南性文件。5 程序说明程序 作业负责人批准执行文件产生文件1编出流程图文件编写员5.12流程清单文件编写总负责人5.23流程编写部门主管5.3 4流程审核相关部门主管5.45流程审批部门主管5.56流程存档文件控制员5.67流程修改文件编写人5.78流程附件文件编写人5.85 程序说明 5.1 编出流程图5.1.1 文件编写员根据部门业务主过程编出相应的流程图。5.1.
4、2 根据管理的需要和流程的可持续性和有效性确定流程的控制环节。5.1.3 流程的控制环节一般是另一个新流程或子流程或附件的起点。5.1.4 画流程图的统一工具为Visio，图标模板为Sap.vss。图标说明：5.2 确定流程清单5.2.1 部门文件编写人员根据流程图的主过程确定本部门的流程数量和名称。53流程编写5.3.1 程序文件包括以下内容 : （1）目的此程序的执行目的。 （2）范围此程序文件所规定及涉及的范围。 （3）职责明确列出该程序的主要制定人及执行人。 （4）定义对程序中所使用的专门和特定名词给出定义。 （5）程序说明详细表述具体工作的执行方法来强调及解释如何作，其重心是技术 性
5、、技巧性及可操作性，应涉及技术指标、标准、规范和记录等。同样可用文字，流程图，表格，图片等多种形式描述并可以用数字或字母标明前后顺序，明了易懂。 （6）记录列出并在有可能的情况下附上本程序中所用的报告、记录、表格、单据或电子记录名称和编号。 （7）参考文件及附件列出并在有可能的情况下附上本程序中所采用的重要参考文 件。另外必须列明此程序支持的纲要和其他相关文件的名称，具体包括三项： -参考文件列出本程序所参考的重要文献及编号。 -本程序支持的纲要此程序支持的纲要及编号。 -附件列出全文引用的支持此程序的文件或工具书及编号等 5.3.2 程序文件内容的编码 、字体及版面 (1)页眉、页脚设置页眉
6、设置见模板，涵盖“文档名称”、“文档编号”、 “文件负责人”和“第X页 共X页”信息。页脚设置为空。特别说明：因业务文档为表格图片形式表现，表格部分的版面设置分别为竖版和图片部分的版面设置为横版。同时，竖版和横版的页面设置需分节设置，不能同前一节。(2) 文件字体及格式 1 （12号粗宋体，标题与文字间加3个空格） 1.1 （11号宋体，标题与文字间加3个空格） 1.1.1 （11号宋体，标题与文字间加3个空格） （1） （11号宋体，标题与文字间无空格） （2） （11号宋体，标题与文字间无空格） 1.1.2 1.2 2 (4)文件字体及版面 1. 所有文字均采用宋体字。 2. 封面文件名称
7、采用26号加粗宋体，编制部门采用16号加粗宋体。 3. 文件的题头题尾和封面审核栏均已设定好，只需改动题头的文件编号和相关纲要编号即可，文件颁布日期以文件的有效发放日期为准，由文控中心确定。正文大标题采用12号加粗宋体，小标题(或副标题)采用11号宋体，文件内容采用11号宋体字；表格内的的项目栏采用11号加粗宋体，内容为10号宋体；流程图标题为11号加粗宋体，其他标注及内容均为10号宋体。 4. 纸的尺寸及文本边框设置使用A4和常规尺寸，字间距为normal,行间距为At least，22pt不需另行设计。 5.3.3 文件编号 (1)业务流程编码XXX-PXX 示例 SW-P01 其中：SW
8、代表商务, P代表Process流程的含义前边的字母代表部门；后几位代表该流程在本部门的流程编码XXX-PXXXX 示例 SW -P0101 其中：P后3、4位编码代表该流程为111-P01的子流程，以此类推子流程编码。(2)规范制度附件编码XXX-PXX-RXX 示例 SW -R01 其中，R代表Rule 管理规范的含义前边的字母代表部门；R后几位代表该规范的编码(3)表单编码XXX-PXX-RXX-FXX 示例 SW -F01 其中，F代表Form 表单的含义前边的字母代表部门；F后几位代表对应的表单的编码(4)操作手册编码XXX-PXX-MXX 示例 SW -M01 其中，M代表Manu
9、al 操作手册的含义前边的字母代表部门； M后几位代表对应的操作手册编码。(5)部门代号财务部CW北京商务部BJSW人力资源RLZY采购CG上海商务部SHSW业务拓展部YWTZ产品部CHP沈阳商务部SYSW信息组XX法务部FW市场部SHCH信用管理部XY销售部XS武汉商务部WHSW商务部SW平管中心PG西安商务部XASW行政部XZH平台综合部PT南京商务部NJSW5.4文件审核5.4.1文件审核人指编写文件的直接上级或流程涉及到相关部门环节,需要相关部门确认的负责人.5.4.2各部门文件的审核人按下表执行.部门审核人部门审核人部门审核人财务部部门经理北京商务部股份商务经理人力资源部门经理采购采
10、购经理上海商务部股份商务经理业务拓展部部门经理产品部产品总监沈阳商务部股份商务经理信息组主管法务部法务主管市场部部门经理信用管理部主管销售部销售总监武汉商务部股份商务经理商务部股份商务经理平管中心平台管理总经理西安商务部股份商务经理行政部行政主管平台综合部平台管理总经理南京商务部股份商务经理5.5流程文件审批5.5.1文件审批人对文件的有效性最终负责人,只有经过最终文件审批人审批的文件才是有效文件.5.5.2各部门文件的审批人按下表执行.部门审核人部门审核人部门审核人财务部总经理北京商务部股份商务经理人力资源总经理采购股份商务经理上海商务部股份商务经理业务拓展部副总产品部副总沈阳商务部股份商务
11、经理信息组总经理法务部总经理市场部副总信用管理部总经理销售部销售总监武汉商务部股份商务经理商务部总经理平管中心平台管理总经理西安商务部股份商务经理行政部总经理平台综合部平台管理总经理南京商务部股份商务经理5.6流程文件存档5.6.1所有文档需要统一存档,按流程类SOP和制度规范类SOP2个文件夹存放在VSS(文件管理系统)中。5.6.2只有各部门经理有权限对存档文件进行增减,所有存档文件视为最新版本,部门经理对所存档文件的时效性负责。5.6.3各平台SOP文件由股份商务部经理对所存档文件的时效性负责。5.7流程文件的修改5.7.1对文件的修改必须填写修改记录。详细记录修改的时间和内容。5.7.2对修改过的文件应及时更新存档，保证存档文件为最新版本。5.8流程文件的附件5.8.1流程文件的附件是支持和说明流程文件的附属文件,是流程执行不可缺少的一部分.(等同类似于合同的附件)5.8.2对流程文件的附件,也必须填写文件修改记录。6 记录 内部文件清单（SW-P01-F01） 表格/记录清单（SW-P01-F02） 文件修改申请单（SW-P01-F03） 附件清单（SW-P01-F04） 废弃文件清单（SW-P01-F05） 文件销毁清单（SW-P01-F06） 7 参考文件及附件 7.1 参考文件 无第 8 页 共 8 页
