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1、目 录序号文件编号文件名称版本页码1ZZW/QP/01-2008文件控制程序A2ZZW/QP/02-2008记录控制程序A3ZZW/QP/03-2008管理评审程序A4ZZW/QP/04-2008应急措施控制程序A5ZZW/QP/05-2008人员培训程序A6ZZW/QP/06-2008设备维修保养程序A7ZZW/QP/07-2008计量、监控设备校准程序A8ZZW/QP/08-2008危害分析控制程序A9ZZW/QP/09-2008HACCP计划控制程序A10ZZW/QP/10-2008食品安全验证控制程序A11ZZW/QP/11-2008不合格品控制程序A12ZZW/QP/12-2008产
2、品标识、追溯和撤回程序A13ZZW/QP/13-2008内部审核程序A14ZZW/QP/14-2008纠正和预防措施控制程序A文件控制程序1.目的对与食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2.适用范围适用于组成公司食品安全管理体系的文件。3.职责3.1总经理负责公司食品安全管理体系方针、目标文件、食品安全手册文件的批准。3.2 食品安全小组组长负责组织编写和审核食品安全管理手册,批准程序文件和工作文件。3.3各职能部门负责本部门工作范围内与食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理
3、。3.4 办公室是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。4.定义 无受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。5.工作程序5.1文件分类、编号和版本标识5.1.1食品安全管理体系由管理手册、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：a)食品安全管理手册： ZZW/FS 2008 b)程序文件：ZZW/QP/XXX-2008 发行年号 顺序号 程序文件代号 公司代号c)工作文件：公司代码(ZZW) -部门简称/顺序号-发布年号部门简称规定：办
4、公室BG、质检部ZJ、食品安全小组ST、供销部GX、生产部SC、总经理GM、食品安全小组组长MR。d)外来文件：公司代码/顺序号-原编号如ZZW/01-ISO9001:2000（ZZW第01号外来文件，ISO9001:2000，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。）e)表格（记录格式）：产生表格的文件编号（去除发布年份）-顺序号版本号。如ZZW/QP/01-01A表示第一个程序文件中涉及到的第一张记录表单。5.1.2文件的版本与状态：食品安全管理体系文件应标明版本和状态。其格式为A表示版本，0表示初始状态。即该版本未进行修改。5.2文件受控5.2.1 公司内部使用的食品安全管理体系文件
5、均为受控文件。 5.2.2 公司文件管理员针对所有受控文件建立公司受控文件清单，各部门编制本部门的受控文件清单。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。5.2.3 公司外部使用的食品安全管理体系文件均不为受控文件。5.3文件编制、审核、批准5.3.1 方针、目标和食品安全管理手册由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。5.3.2 程序文件由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由食品安全小组组长批准。5.3.4 组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代
6、表。5.3.6 管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用小四，行距固定为22。其他未详细规定事项套用本文件格式。5.4文件的发放、保存和管理5.4.1食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由办公室保存并不得外借。 以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。5.4.2文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件
7、发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。5.4.3 外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写文件借阅登记表，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。5.4.3受控文件清单应适时更新以反映实际。5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件只置于办公室)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。5.4.5办公室定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部管理体系审核前应全面检查各类在用文件的有效
8、性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，办公室做好相应发放签收记录。5.5文件的更改5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写文件更改申请表，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。5.5.2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只进行划改并签名或盖章即可；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由A变为B。5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放文件更改申
9、请表，由各文件保管人负责按文件更改申请表要求对原文件标注更改，并将文件更改申请表附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原文件中发放/回收登记栏注明，执行5.6的规定。5.6文件回收、作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，办公室应将相应的文件回收，在原文件中发放/回收登记栏注明。回收的文件，需要作废的，由办公室填写文件销毁登记表，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。5.7外来文件5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司办公室组织各职能部门识别、收集
10、、获取，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写文件分发/回收登记表。外来文件应编入单独列表受控文件清单，并在表头注明“外来文件”。5.7.2 公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与食品安全管理体系有关，若有关，转交公司办公室，执行5.7.1。5.7.3 办公室和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新受控文件清单。5.7.4 公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。5.8 文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有很
11、必要的培训，以确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。5.9 记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定执行（如受控分发、修改等）。6相关文件记录控制制程序7相关记录ZZW/QP/01-01A 受控文件清单ZZW/QP/01-02A 文件发放/回收登记表ZZW/QP/01-03A 文件借阅登记表ZZW/QP/01-04A 文件更改申请单ZZW/QP/01-05A 文件销毁登记表 记录控制程序1.
12、目的对食品安全管理体系进行有效的管理，保持食品安全管理体系有效运行的证据。2.适用范围适用于与食品安全管理体系所有相关的记录。3.职责3.1食品安全小组组长:负责组织所有食品安全管理体系管理工作。3.2各部门：负责本部门食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的食品安全管理体系。3.3办公室：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。4.定义 无记 录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。5.工作流程5.1 各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。5.2 记录的格式和标识
13、：5.2.1存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。5.2.2管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报食品安全小组组长批准，由文件管理人员备案后使用。5.2.3记录格式的设计、更改，按文件控制程序有关文件更改的规定执行。5.2.4记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按文件控制程序执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。5.3 记录的填写5.3.1 记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规
14、定）做记录。5.3.2 如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。5.3.3 记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。5.3.4 文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。5.3.5 记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。5.4 记录的管理和跟进5.4.1办公室编制公司记录清单，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。5.4.2在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。办公室至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存。5.4.3办公室应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。5.4.4 超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。5.4.5 记录是一种特殊的文件，应遵守文件控制程
